Tässä opetusohjelmassa selitetään Excelin HYPERLINK-toiminnon perusteet ja annetaan muutamia vinkkejä ja kaavaesimerkkejä sen tehokkaimpaan käyttöön.

Excelissä on monia tapoja luoda hyperlinkki. Jos haluat luoda linkin tietylle verkkosivulle, voit yksinkertaisesti kirjoittaa sen URL-osoitteen soluun, painaa Enter-näppäintä, ja Microsoft Excel muuntaa merkinnän automaattisesti napsautettavaksi hyperlinkiksi. Jos haluat luoda linkin toiseen laskentataulukkoon tai tiettyyn paikkaan toisessa Excel-tiedostossa, voit käyttää funktiota Hyperlinkki kontekstivalikosta tai pikanäppäimellä Ctrl + K. Jos aiot lisätä useita samanlaisia tai samankaltaisia linkkejä, nopein tapa on käyttää Hyperlinkki-kaavaa, joka helpottaa hyperlinkkien luomista, kopioimista ja muokkaamista Excelissä.

Excelin HYPERLINK-toiminto - syntaksi ja peruskäytöt

Excelin HYPERLINK-toimintoa käytetään viittauksen (pikakuvakkeen) luomiseen, joka ohjaa käyttäjän määritettyyn paikkaan samassa asiakirjassa tai avaa toisen asiakirjan tai verkkosivun. Käyttämällä Hyperlink-kaavaa voit linkittää seuraaviin kohteisiin:

• Tietty paikka, kuten solu tai nimetty alue Excel-tiedosto (olemassa olevalla arkilla tai toisella työarkilla tai työkirjassa).
• Word, PowerPoint tai muu asiakirja tallennettu kiintolevylle, lähiverkkoon tai verkkoon.
• Kirjanmerkki Word-asiakirjassa
• Verkkosivu Internetissä tai intranetissä
• Sähköpostiosoite uuden viestin luominen

Toiminto on käytettävissä kaikissa Excel 365 - 2000 -versioissa. Excel Online -versiossa HYPERLINK-toimintoa voidaan käyttää vain verkko-osoitteisiin (URL-osoitteisiin).

HYPERLINK-funktion syntaksi on seuraava:

Missä:

• Linkki_sijainti (pakollinen) on avattavan verkkosivun tai tiedoston polku.

  Linkki_sijainti voidaan toimittaa viittaus soluun joka sisältää linkin tai teksti merkkijono lainausmerkeissä, joka sisältää polun paikalliselle asemalle tallennettuun tiedostoon, UNC-polun palvelimella tai URL-osoitteen Internetissä tai intranetissä.

  Jos määritettyä linkkipolkua ei ole olemassa tai se on rikki, Hyperlinkki-kaava antaa virheilmoituksen, kun napsautat solua.

• Friendly_name (valinnainen) on solussa näytettävä linkkiteksti (eli hyppyteksti tai ankkuriteksti). Jos se jätetään pois, linkkitekstinä näytetään link_location.

  Friendly_name voidaan antaa numeerisena arvona, lainausmerkeissä olevana merkkijonona, nimenä tai viittauksena soluun, joka sisältää linkkitekstin.

Napsauttamalla solua, jossa on Hyperlinkki-kaava, avataan tiedosto tai verkkosivu, joka on määritetty Hyperlinkki-kaavassa. link_location argumentti.

Alla näet yksinkertaisimman esimerkin Excelin Hyperlinkki-kaavasta, jossa A2:ssa on friendly_name ja B2 sisältää link_location :

=HYPERLINK(B2, A2)

Tulos voi näyttää jotakuinkin tältä:

Seuraavassa on lisää kaavaesimerkkejä, jotka osoittavat Excelin HYPERLINK-funktion muita käyttötapoja.

HYPERLINKin käyttö Excelissä - kaavaesimerkkejä

Siirrymme teoriasta käytäntöön ja katsotaan, miten voit käyttää HYPERLINK-funktiota erilaisten asiakirjojen avaamiseen suoraan työarkistasi. Keskustelemme myös monimutkaisemmasta kaavasta, jossa Excelin HYPERLINK-funktiota käytetään yhdistettynä muutamaan muuhun funktioon ei-triviaalin haastavan tehtävän suorittamiseksi.

Miten linkittää arkkeihin, tiedostoihin, verkkosivuihin ja muihin kohteisiin?

Excelin HYPERLINK-toiminnon avulla voit lisätä napsautettavia hyperlinkkejä, joita on muutamia eri tyyppejä riippuen siitä, mitä arvoa annat kenttään link_location argumentti.

Hyperlinkki toiseen laskentataulukkoon

Jos haluat lisätä hyperlinkin saman työkirjan toiseen arkistoon, anna kohdelomakkeen nimi, jota edeltää punta-merkki (#) ja jota seuraa huutomerkki ja kohdesoluviittaus, esimerkiksi näin:

=HYPERLINK("#Sheet2!A1", "Sheet2")

Yllä oleva kaava luo hyperlinkin, jonka hyppyteksti on "Sheet2" ja joka avaa Sheet2:n nykyisessä työkirjassa.

Jos työarkin nimi sisältää tilat tai muut kuin aakkoselliset merkit , se on suljettava yksinkertaisiin lainausmerkkeihin, esimerkiksi näin:

=HYPERLINK("#'Hinnasto'!A1", "Hinnasto")

Samalla tavalla voit tehdä hyperlinkin toiseen soluun samassa taulukossa. Jos haluat esimerkiksi lisätä hyperlinkin, joka vie sinut saman taulukon soluun A1, käytä samanlaista kaavaa kuin tämä:

=HYPERLINK("#A1", "Siirry soluun A1")

Hyperlinkki toiseen työkirjaan

Jos haluat luoda hyperlinkin toiseen työkirjaan, sinun on määritettävä nimi täydellinen polku kohdetyökirjaan seuraavassa muodossa:

"Drive:\Folder\Workbook.xlsx"

Esimerkiksi:

=HYPERLINK("D:\Source data\Book3.xlsx", "Book3")

Jos haluat laskeutua tietylle arkille ja jopa tiettyyn soluun, käytä tätä muotoa:

"[Drive:\Folder\Workbook.xlsx]Sheet!Cell"

Jos haluat esimerkiksi lisätä hyperlinkin "Book3", joka avaa Sheet2:n Book3:ssa, joka on tallennettu tiedostoon Lähdetiedot kansio asemalla D, käytä tätä kaavaa:

=HYPERLINK("[D:\Source data\Book3.xlsx]Sheet2!A1", "Book3")

Jos aiot siirtää työkirjat pian toiseen paikkaan, voit luoda suhteellisen linkin näin:

=HYPERLINK("Lähdetiedot\Book3.xlsx", "Book3")

Kun siirrät tiedostoja, suhteellinen hyperlinkki toimii niin kauan kuin kohdetyökirjan suhteellinen polku pysyy muuttumattomana. Lisätietoja on kohdassa Absoluuttiset ja suhteelliset hyperlinkit Excelissä.

Hyperlinkki nimettyyn alueeseen

Jos teet hyperlinkin työarkkitason nimi , sisällytä kohteen nimen koko polku:

"[Drive:\Folder\Workbook.xlsx]Sheet!Name"

Jos haluat esimerkiksi lisätä linkin alueeseen nimeltä "Source_data", joka on tallennettu Sheet1:lle Book1:ssä, käytä tätä kaavaa:

=HYPERLINK("[D:\Excel files\Book1.xlsx]Sheet1!Source_data", "Lähdetiedot")

Jos viittaat työkirjan tason nimi , arkin nimeä ei tarvitse sisällyttää, esimerkiksi:

=HYPERLINK("[D:\Excel files\Book1.xlsx]Source_data", "Lähdetiedot")

Hyperlinkki kiintolevylle tallennetun tiedoston avaamiseen

Jos haluat luoda linkin, joka avaa toisen asiakirjan, määrittele täydellinen polku kyseiseen asiakirjaan tässä muodossa:

"Drive:\Folder\File_name.extension"

Avaa esimerkiksi Word-asiakirja nimeltä Hinnasto joka on tallennettu Word-tiedostot kansio asemalla D, käytät seuraavaa kaavaa:

=HYPERLINK("D:\Word files\Hinnasto.docx", "Hinnasto")

Hyperlinkki kirjanmerkkiin Word-asiakirjassa

Jos haluat tehdä hyperlinkin tiettyyn paikkaan Word-asiakirjassa, sulje asiakirjan polku [hakasulkeisiin] ja käytä merkkiä kirjanmerkki määrittääksesi sijainnin, johon haluat navigoida.

Esimerkiksi seuraava kaava lisää hyperlinkin kirjanmerkkiin nimeltä Subscription_prices kohdassa Hinnasto.docx:

=HYPERLINK("[D:\Word files\Hinnasto.docx]Subscription_prices", "Hinnasto")

Hyperlinkki tiedostoon verkkoasemalla

Jos haluat avata lähiverkkoon tallennetun tiedoston, anna tiedoston polku UNC-muodossa (Universal Naming Convention), jossa palvelimen nimen edessä on kaksinkertainen vinoviiva, esimerkiksi näin:

"\\\Server_name\Folder\File_name.extension"

Alla oleva kaava luo hyperlinkin otsikolla "Hinnasto", joka avaa sivun Hinnasto.xlsx tallennettu työkirja SERVER1 osoitteessa Svetlana kansio:

=HYPERLINK("\\SERVER1\Svetlana\Hinnasto.xlsx", "Hinnasto")

Excel-tiedoston avaaminen osoitteessa erityinen työlehti , sulje tiedoston polku [hakasulkeisiin] ja liitä mukaan arkin nimi, jota seuraa huutomerkki (!) ja viitattu solu:

=HYPERLINK("[\\SERVER1\Svetlana\Hinnasto.xlsx]Sheet4!A1", "Hinnasto")

Hyperlinkki verkkosivulle

Jos haluat luoda hyperlinkin Internetissä tai intranetissä olevaan verkkosivuun, anna sen URL-osoite lainausmerkeissä, esimerkiksi näin:

=HYPERLINK("//www.ablebits.com", "Siirry osoitteeseen Ablebits.com")

Yllä oleva kaava lisää hyperlinkin "Go to Ablebits.com", joka avaa verkkosivustomme etusivun.

Hyperlinkki sähköpostin lähettämiseen

Jos haluat luoda uuden viestin tietylle vastaanottajalle, anna sähköpostiosoite tässä muodossa:

"mailto:email_address"

Esimerkiksi:

=HYPERLINK("mailto:[email protected]", "Lähetä meille sähköpostia")

Yllä oleva kaava lisää hyperlinkin otsikolla "Lähetä meille sähköpostia", ja linkkiä napsauttamalla luodaan uusi viesti tukitiimillemme.

Vlookup ja luo hyperlinkki ensimmäiseen otteluun.

Kun työskentelet suurten tietokokonaisuuksien kanssa, saatat usein joutua tilanteeseen, jossa sinun on etsittävä tiettyä arvoa ja palautettava sitä vastaavat tiedot toisesta sarakkeesta. Tätä varten käytät joko VLOOKUP-toimintoa tai tehokkaampaa INDEX MATCH -yhdistelmää.

Mutta entä jos et halua vain vetää vastaavaa arvoa vaan myös hypätä kyseisen arvon sijaintiin lähdetietokannassa, jotta voit tarkastella muita tietoja samalla rivillä? Tämä voidaan tehdä käyttämällä Excelin HYPERLINK-toimintoa, jossa on hieman apua CELL-, INDEX- ja MATCH-toiminnoista.

Yleinen kaava hyperlinkin luomiseksi ensimmäiseen otteluun on seuraava:

Jos haluat nähdä yllä olevan kaavan toiminnassa, katso seuraava esimerkki. Oletetaan, että sinulla on luettelo myyjistä sarakkeessa A ja myydyistä tuotteista sarakkeessa C. Tarkoituksesi on vetää tietyn myyjän myymä ensimmäinen tuote ja tehdä hyperlinkki johonkin kyseisen rivin soluun, jotta voit tarkastella kaikkia muita kyseiseen tilaukseen liittyviä tietoja.

Kun hakuarvo on solussa E2, toimittajaluettelo (hakualue) soluissa A2:A10 ja tuoteluettelo (palautusalue) soluissa C2:C10, kaava on seuraavanlainen:

=HYPERLINK("#"&CELL("osoite", INDEX($C$2:$C$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0))), INDEX($C$2:$C$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0)))))

Kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy, kaava poimii täsmäävän arvon ja muuntaa sen napsautettavaksi hyperlinkiksi, joka ohjaa käyttäjän ensimmäisen täsmäävän arvon sijaintiin alkuperäisessä tietokokonaisuudessa.

Jos työskentelet pitkien tietorivien kanssa, voi olla kätevämpää, että hyperlinkki osoittaa rivin ensimmäiseen soluun, jossa vastaavuus löytyy. Tässä tapauksessa asetat ensimmäisen INDEX MATCH -yhdistelmän palautusalueen sarakkeeseen A (tässä esimerkissä $A$2:$A$10):

=HYPERLINK("#"&CELL("osoite", INDEX($A$2:$A$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0))), INDEX($C$2:$C$10, MATCH($E2,$A$2:$A$10,0)))))

Tämä kaava vie sinut hakuarvon ("Adam") ensimmäiseen esiintymään tietokannassa:

Miten tämä kaava toimii

Ne teistä, jotka tuntevat INDEX MATCH -kaavan monipuolisempana vaihtoehtona Excelin VLOOKUP-kaavalle, ovat luultavasti jo ymmärtäneet yleisen logiikan.

Pohjimmiltaan käytät klassista INDEX MATCH -yhdistelmää etsiessäsi hakuarvon ensimmäistä esiintymää hakualueella:

Löydät yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten tämä kaava toimii, yllä olevasta linkistä. Seuraavassa esitellään pääkohdat:

• MATCH-toiminto määrittää " Adam " (hakuarvo) alueella A2:A10 (hakualue) ja palauttaa arvon 3.
• MATCH:n tulos välitetään row_num INDEX-funktion argumentti, joka käskee sitä palauttamaan arvon alueelta C2:C10 (palautusalue) kolmannelta riviltä. Ja INDEX-funktio palauttaa " Sitruunat ".

Näin saat friendly_name argumentti Hyperlink-kaavassasi.

Selvitetään nyt link_location , eli solu, johon hyperlinkin pitäisi osoittaa. Solun osoitteen saamiseksi käytetään funktiota CELL("osoite", [viite]) INDEX MATCH -funktiolla seuraavasti viite Jotta HYPERLINK-toiminto tietää, että kohdesolu sijaitsee nykyisellä arkilla, liitä solun osoite ja punta-merkki ("#") yhteen.

Huomaa, että käytät absoluuttisia soluviittauksia haku- ja palautusalueiden kiinnittämiseen. Tämä on tärkeää, jos aiot lisätä useamman kuin yhden hyperlinkin kopioimalla kaavan.

Kuinka muokata useita hyperlinkkejä kerrallaan

Kuten tämän ohjeen alussa mainittiin, yksi kaavaohjattujen hyperlinkkien hyödyllisimmistä eduista on mahdollisuus muokata useita Hyperlink-kaavoja kerralla käyttämällä Excelin Korvaa kaikki ominaisuus.

Oletetaan, että haluat korvata yrityksesi vanhan URL-osoitteen (old-website.com) uudella URL-osoitteella (new-website.com) kaikissa nykyisen arkin tai koko työkirjan hyperlinkkeissä. Voit tehdä sen noudattamalla alla esitettyjä ohjeita:

1. Paina Ctrl + H avataksesi Vaihda välilehti Etsi ja korvaa vuoropuhelu.
2. Napsauta valintaikkunan oikeassa reunassa olevaa painiketta Vaihtoehdot nappi.
3. Vuonna Etsi mitä ruutuun teksti, jonka haluat muuttaa ("old-website.com" tässä esimerkissä).
4. Vuonna Osoitteessa Valitse avattavasta luettelosta joko Arkki tai Työkirja sen mukaan, haluatko muuttaa hyperlinkkejä vain nykyisellä työarkilla vai kaikilla nykyisen työkirjan arkeilla.
5. Vuonna Katso sisään avattavasta luettelosta, valitse Kaavat .
6. Lisävarotoimena napsauta Etsi kaikki painiketta ensin, ja Excel näyttää luettelon kaikista hakutekstiä sisältävistä kaavoista:

Samalla tavalla voit muokata linkkitekstiä (friendly_name) kaikissa Hyperlink-kaavoissa samaan aikaan. Muista tällöin tarkistaa, että korvattava teksti kohdassa friendly_name ei esiinny missään link_location jotta et rikkoisi kaavoja.

Excel HYPERLINK ei toimi - syyt ja ratkaisut

Yleisin syy siihen, että Hyperlinkki-kaava ei toimi (ja ensimmäinen asia, joka sinun kannattaa tarkistaa!), on olemattoman tai rikkinäisen polun puuttuminen tiedostossa link_location Jos näin ei ole, tarkista seuraavat kaksi asiaa:

1. Jos linkin kohde ei avaudu, kun napsautat hyperlinkkiä, varmista, että linkin sijainti on annettu oikeassa muodossa. Esimerkkejä kaavoista eri hyperlinkkityyppien luomiseksi löydät täältä.
2. Jos soluun ilmestyy linkkitekstin sijasta virhe, kuten VALUE! tai N/A, ongelma on luultavimmin friendly_name argumentti Hyperlink-kaavassasi.

   Tyypillisesti tällaisia virheitä esiintyy, kun friendly_name palautetaan jollakin muulla funktiolla (funktioilla), kuten esimerkissämme Vlookup ja hyperlinkki ensimmäiseen vastaavuuteen. Tässä tapauksessa #N/A-virhe näkyy kaavan solussa, jos hakuarvoa ei löydy hakutaulukosta. Tällaisten virheiden estämiseksi voit harkita IFERROR-funktion käyttämistä tyhjän merkkijonon tai jonkin käyttäjäystävällisen tekstin näyttämiseen virhearvon sijasta.

Näin luot hyperlinkkejä Excelin HYPERLINK-toiminnolla. Kiitos lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!

Käytännön työkirja ladattavissa

Esimerkkejä Excelin hyperlinkkikaavoista (.xlsx-tiedosto)