Vsake toliko časa se vsak uporabnik Google Sheets sooči z neizogibnim: združevanjem več listov v enega. Kopiranje in lepljenje je dolgočasno in zamudno, zato mora obstajati drug način. In prav imate - dejansko obstaja več načinov. Pripravite tabele in sledite korakom iz tega članka.

Vse načine, ki jih opisujem, je mogoče uporabiti za obdelavo velikih tabel. Da pa bi bil ta vodnik čim bolj pregleden, bodo moje tabele kratke in jih bom skrajšal na nekaj listov.

Sklicevanje na celice v Google Sheets za pridobivanje podatkov iz drugega zavihka

Najlažji način je prvi. Celotne tabele lahko prenesete v eno datoteko s sklicevanjem na celice s podatki iz drugih listov.

Opomba: To je primerno, če morate združitev dveh ali več listov v eni preglednici Google . Če želite združiti več preglednic (datotek) Google v eno, preskočite na naslednjo metodo.

Tako so moji podatki razpršeni po različnih listih: junij, julij, avgust . rad bi pridobil podatke iz Julij in . Avgust v . junij da bo rezultat ena tabela:

1. Poiščite prvo prazno celico takoj za tabelo (v junij list) in postavite kurzor tja.
2. Vnesite prvi sklic na celico. Prva tabela, ki jo želim pridobiti, se začne z A2 v Julij list. Zato sem dal:

   =Julij!A2

   Opomba: Če so v imenu lista presledki, ga morate oviti v enojne narekovaje, kot sledi:

   ='julij 2022'!A2

   Ta takoj replicira vse, kar se nahaja v tej celici:

   Opomba: Uporabite relativno referenco na celico, da se ob kopiranju v druge celice sama spremeni. V nasprotnem primeru bo vrnila napačne podatke.

3. Prepričajte se, da je izbrana celica z referenco, in kliknite na majhen modri kvadratek v spodnjem desnem kotu. Kazalec miške se bo spremenil v velik črn znak plus. Držite miško pritisnjeno in povlecite kazalec v toliko stolpcev na desno, kolikor jih potrebujete, da jih napolnite z novimi zapisi:

Čeprav je to verjetno prvi način, ki vam pride na misel za pridobivanje podatkov iz drugega zavihka, ni najbolj eleganten in hiter. Na srečo je Google posebej za ta namen pripravil druge instrumente.

Kopirajte zavihke v eno preglednico

Eden od standardnih načinov je kopiranje zavihkov, ki vas zanimajo, v ciljno preglednico:

1. Odprite datoteko, ki vsebuje liste, ki jih želite prenesti.
2. Z desno tipko miške kliknite prvi zavihek, ki ga želite izvoziti, in izberite Kopiraj v> Obstoječa preglednica :

3. Naslednja stvar, ki jo boste videli, je pojavno okno, ki vas poziva, da izberete preglednico. Poiščite jo, kliknite nanjo, da jo označite, in pritisnite Izberite ko boste pripravljeni:

4. Ko je list kopiran, boste prejeli ustrezno potrditveno sporočilo:
5. Lahko pritisnete V REDU in nadaljujte s trenutnim listom ali pa sledite povezavi, imenovani Odprite preglednico . Takoj boste prešli na drugo preglednico, v kateri je že prvi list:

Izvoz/uvoz listov

Drug način za uvoz podatkov iz več Google listov je, da najprej izvozite vse liste in jih nato vse uvozite v potrebno datoteko:

1. Odprite preglednico, ki vsebuje list, iz katerega želite povleči podatke.
2. List, ki vas zanima, naredite aktiven tako, da ga izberete.
3. Pojdi na Datoteka> Prenos> Vrednosti, ločene z vejico (.csv) :

   Datoteka bo prenesena v vaš računalnik.

4. Nato odprite drugo preglednico - tisto, v katero želite dodati list.
5. Tokrat izberite Datoteka> Uvoz v meniju in pojdite v Naložite v zavihku Uvozna datoteka okno:

6. Hit Izberite datoteko iz naprave in poiščite list, ki ste ga pravkar prenesli.
7. Ko je datoteka naložena, se prikaže okno z dodatnimi možnostmi za uvoz lista. Če želite vsebino tega drugega lista dodati za obstoječo tabelo, izberite Priključitev na trenutni list :

   Nasvet. Med drugimi nastavitvami lahko določite ločilo in pretvorite besedilo v številke, datume in formule.

8. Tako bosta združena dva lista - ena tabela pod drugo:

   Ker pa je treba uvoziti datoteko .csv, je druga tabela oblikovana na standarden način. Nekaj časa boste morali porabiti, da jo boste oblikovali po svojih potrebah.

Funkcije Google preglednic za združevanje podatkov iz več preglednic

Google seveda ne bi bil Google, če ne bi imel funkcij za združevanje podatkov v Google Sheets.

IMPORTRANGE za uvoz podatkov iz več listov Google

Kot pove že ime funkcije, funkcija IMPORTRANGE uvozi podatke iz več preglednic Google v en list.

Nasvet: Funkcija omogoča, da Google Sheets pridobi podatke iz drugega dokumenta in drugih zavihkov iz iste datoteke.

Funkcija zahteva naslednje:

• spreadsheet_url ni nič drugega kot povezava do preglednice, iz katere morate vzeti podatke. Vedno mora biti v dvojnih narekovajih.
• range_string pomeni posebej tiste celice, ki jih morate vnesti v trenutni list.

In tukaj je vzorec, ki ga uporabljam za uvoz podatkov iz več Google listov z uporabo IMPORTRANGE:

1. Odprite preglednico, iz katere želite pridobiti podatke.

   Opomba: Prepričajte se, da imate dostop do te datoteke vsaj za ogled.

2. Kliknite vrstico URL v brskalniku in kopirajte povezavo do te datoteke do znaka hash (#):


Opomba: Ta naslov URL boste potrebovali tudi, če boste združili liste iz iste datoteke.

Nasvet. Čeprav Google navaja, da funkcija zahteva celoten naslov URL, lahko z lahkoto uporabite ključ - del naslova URL med /d/ in . /redigiranje :

...google.com/spreadsheets/d/ XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4 /redigiranje

3. Vrnite se v preglednico, v katero želite dodati informacije, vnesite IMPORTRANGE na mesto, kjer naj se pojavi izposojena preglednica, in vstavite povezavo kot prvi argument. Nato jo od naslednjega dela ločite z vejico:


Opomba: Ne pozabite, da mora biti povezava obdana z dvojnimi narekovaji.

4. V drugi del formule vnesite ime lista in natančen obseg, ki ga želite izvleči. Potrdite s pritiskom tipke Enter .

Opomba. Tudi drugi argument zavijte v dvojne narekovaje:

=IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4/edit", "May!A2:D5")

5. Čeprav je formula zdaj videti pripravljena, bo vrnila #REF napaka že na začetku. To je zato, ker bo IMPORTRANGE, ko boste prvič poskusili povleči podatke iz neke preglednice, zahteval dostop do nje. Ko bo dovoljenje odobreno, boste brez težav uvozili zapise iz drugih listov te datoteke.

Kliknite celico z napako in pritisnite modro Dovolite dostop hitro:



Opomba: S tem, ko dovolite dostop, sporočite preglednicam, da vas ne moti, da obstoječi ali morebitni sodelavci v tej preglednici dostopajo do podatkov iz druge datoteke.

6. Ko se formula poveže z drugim listom, uvozi podatke iz njega:

Opomba: IMPORTRANGE ne pobere oblikovanja celic, temveč le vrednosti. Oblikovanje boste morali nato uporabiti ročno.

Nasvet. Če so tabele precej velike, počakajte nekaj časa, da formula pobere vse zapise.

Opomba: Zapisi, ki jih vrne funkcija, se samodejno posodobijo, če jih spremenite v izvirni datoteki.

Google Sheets poizvedba za uvoz obsegov iz več listov

Tako smo brez naglice ponovno prišli do funkcije QUERY :) Je tako vsestranska, da jo lahko v preglednicah Google uporabite tudi za združevanje podatkov iz več preglednic (znotraj iste datoteke).

Zato želim združiti tri različne Googlove liste (iz ene datoteke): Zima 2022, Pomlad 2022 in Poletje 2022. Vsebujejo imena vseh zaposlenih, ki so v različnih mesecih postali najboljši na svojem delovnem mestu.

Pojdem na prvi list - Zima 2022 - in dodam svojo poizvedbo neposredno pod obstoječo tabelo:

=QUERY({'Spring 2022'!A2:D7;'Summer 2022'!A2:D7}, "select * where Col1 ''")

Poglejmo, kaj vse to pomeni:

• {"Pomlad 2022"!A2:D7; "Poletje 2022"!A2:D7} - so vsi listi in območja, ki jih moram uvoziti.

  Opomba: Liste je treba zapisati med oglatimi oklepaji. Če njihova imena vsebujejo presledke, uporabite enojne narekovaje za navedbo imen.

  Nasvet: Razponi so ločeni s podpičjem, če želite podatke iz različnih zavihkov prenesti enega pod drugega. Če želite, da se uvozijo drug ob drugem, uporabite vejice.

  Nasvet. Uporabite neskončna območja, kot so A2:D .

• select * where Col1 '' - formuli povem, naj uvozi vse zapise ( izberite * ) le, če so celice v prvem stolpcu tabel ( kjer je Col1 ) niso prazni ( '' ). Za označevanje nepraznih mest uporabljam enojne narekovaje.

  Opomba. Uporabljam '' Če vaš stolpec vsebuje drugo vrsto podatkov (npr. datum ali čas itd.), morate uporabiti ni null namesto tega: "izberi * kjer Col1 ni nič"

Zato sta bili dve tabeli iz drugih listov združeni v enem listu pod drugim:

Nasvet. Če želite uporabiti Google Sheets QUERY za uvoz razponov iz več ločenih preglednic (datotek), boste morali uporabiti IMPORTRANGE. Tukaj je formula za pridobivanje podatkov iz drugih dokumentov:

=QUERY({IMPORTRANGE("XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4", "Mar-Apr-Maj!A2:D6");IMPORTRANGE("XYZahJZHSlhMGLSW_xA6ZBqNmt1I0ADo4N4M", "Jun-Jul-Aug!A2:D4")}, "select * where Col1'")

Nasvet. V tej dovolj dolgi formuli uporabljam ključe naslovov URL in ne celotnih povezav. Če ne veste, kaj to pomeni, preberite tukaj.

Nasvet. QUERY lahko uporabite tudi za združitev dveh listov Google, posodobitev celic, dodajanje povezanih stolpcev in neskladnih vrstic. To si oglejte v tem prispevku v blogu.

3 najhitrejši načini združevanja več listov Google

Če se vam zdijo standardni načini Googlovih preglednic za združevanje podatkov iz več listov dolgočasni in vas funkcije odvračajo, obstaja lažji pristop.

Združite dodatke za liste

Ta prvi posebni dodatek - Combine Sheets - je bil zasnovan z enim samim namenom: uvoz podatkov iz več listov Google. Je dovolj pameten, da prepozna iste stolpce v različnih listih in po potrebi ustrezno združi podatke.

Vse, kar morate storiti, je:

1. Izberite liste ali celotne preglednice, ki jih želite združiti, in po potrebi določite območja. Z možnostjo hitrega iskanja v programu Drive je postopek še hitrejši.
2. Izberite način vlečenja podatkov:
   • kot formulo. Označite potrditveno polje z imenom Uporabite formulo za združevanje listov če želite imeti glavni list, ki se bo dinamično spreminjal glede na izvirno vsebino.

     Čeprav nastale tabele ne boste mogli urejati, bo njena formula vedno povezana z izvornimi listi: uredite celico ali dodajte/odstranite celotne vrstice in glavni list se bo ustrezno spremenil.

   • kot vrednosti. Če je pomembnejše ročno urejanje tabele, zgornje možnosti ne upoštevajte in vsi podatki bodo združeni kot vrednosti.

   Na voljo so dodatne možnosti za natančne nastavitve:

   • združite zapise iz istih stolpcev v en stolpec.
   • ohranite formatiranje
   • dodajte prazno vrstico med različnimi razponi, da jih takoj opazite.
3. Odločite se, kam postaviti združene tabele: nova preglednica, nov list ali na izbranem mestu.

Tukaj je kratek prikaz, kako sem z dodatkom združil svoje tri majhne mize:

Seveda so lahko vaše tabele veliko večje in lahko združite veliko različnih listov, če nastala preglednica ne presega omejitve 10 milijonov celic.

Nasvet. Oglejte si stran pomoči za Combine Sheets.

Ena od možnosti, ki jih ponuja ta dodatek, je dodajanje dodatnih listov k že združenim podatkom. V tem primeru morate v koraku 1 poleg podatkov, ki jih želite združiti, izbrati tudi obstoječi rezultat. Tukaj je prikazano, kako je to videti:

Dodatek za konsolidacijo listov

Consolidate Sheets je razmeroma nov dodatek k našim dodatkom. Njegova glavna razlika od prej omenjenega orodja je možnost seštevanja podatkov v stolpcih v Google Sheets (ali vrsticah ali posameznih celicah).

Consolidate Sheets prepozna tudi skupne glave v vseh Googlovih listih, ki jih želite združiti, tudi če so v najbolj levem stolpcu in/ali prvi vrstici. Vedno je na voljo možnost združitve Googlovih listov in izračuna celic glede na njihovo mesto v tabelah.

Dovolite mi, da ga razčlenim na korake tudi za vas:

1. Izberite liste za združevanje. Po potrebi neposredno iz dodatka uvozite več datotek iz naprave Drive.
2. Izberite funkcijo za konsolidacijo v Google Sheets.
3. Izberite način seštevanja celic v Google Sheets: po oznakah (oznakah v glavi, levem stolpcu ali obeh) ali položaju.
4. Odločite se, kam postaviti konsolidiranih podatkov: nova preglednica, nov list ali določeno mesto v odprti datoteki.

Ta postopek je videti takole:

Na voljo je tudi možnost združitve vseh listov s formulo. Tako se bo vaš rezultat spreminjal sinhronizirano z vrednostmi v izvornih listih:

Opomba: Obstajajo nekatere posebnosti, ki jih morate poznati pri delovanju formule. Če na primer konsolidirate iz več različnih datotek, bo potreben dodaten korak za povezavo listov za uporabljeno IMPORTRANGE. Za te in druge podrobnosti obiščite stran z navodili za konsolidacijo listov.

Tukaj je tudi kratek vodič o delu dodatka:

Resnično vam priporočam, da preizkusite dodatek za svoje podatke. Sami boste videli, koliko dodatnega časa boste imeli po vključitvi tega orodja v svoje vsakodnevno delo.

Dodajanje dodatka Merge Sheets

Čeprav združuje le dva lista Google naenkrat, ne bi mogel biti bolj uporaben. Merge Sheets ujema zapise iz istega stolpca v obeh listih/dokumentih in nato iz lista/dokumenta za iskanje v glavni list/dokument prenese povezane podatke. Zato imate vedno pri roki posodobljeno preglednico.

Na voljo je 5 preprostih korakov:

1. Izberite vaš glavni list .
2. Izberite vaš list za iskanje (tudi če je v drugi preglednici).
3. Izberite stolpce kjer je ujemajoči se zapisi se lahko pojavi.
4. Kljukica stolpci z zapisi posodabljanje .
5. Prilagoditev vse dodatne možnosti ki vam bo pomagal združiti dva lista in doseči najboljši možni rezultat.

Če vam te besede ne govorijo veliko, vam namesto njih ponujamo videoučno gradivo:

Če želite preizkusiti sami, obiščite to stran pomoči, kjer boste našli podrobnosti o vsakem koraku in nastavitvi.

S tem bom končal ta članek. Upam, da vam bodo ti načini zbiranja podatkov iz več različnih listov v enega koristili. Kot vedno se veselim vaših komentarjev!