Το σεμινάριο παρουσιάζει μερικούς γρήγορους και εύκολους τρόπους για να κόψετε τα κενά του Excel. Μάθετε πώς να αφαιρείτε τα πρώτα, τα τελευταία και τα επιπλέον κενά μεταξύ των λέξεων, γιατί δεν λειτουργεί η λειτουργία TRIM του Excel και πώς να το διορθώσετε.

Συγκρίνετε δύο στήλες για διπλότυπα που ξέρετε ότι υπάρχουν, αλλά οι τύποι σας δεν μπορούν να βρουν ούτε μία διπλή καταχώρηση; Ή, προσθέτετε δύο στήλες αριθμών, αλλά συνεχίζετε να λαμβάνετε μόνο μηδενικά; Και γιατί στο καλό ο προφανώς σωστός τύπος Vlookup σας επιστρέφει μόνο ένα σωρό λάθη N/A; Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα προβλημάτων στα οποία μπορεί να αναζητάτε απαντήσεις. Και όλα προκαλούνται από επιπλέον χώροι κρύβοντας πριν, μετά ή μεταξύ αριθμητικών τιμών και τιμών κειμένου στα κελιά σας.

Το Microsoft Excel προσφέρει μερικούς διαφορετικούς τρόπους για να αφαιρέσετε κενά και να καθαρίσετε τα δεδομένα σας. Σε αυτό το σεμινάριο, θα διερευνήσουμε τις δυνατότητες της συνάρτησης TRIM ως τον ταχύτερο και ευκολότερο τρόπο διαγραφής κενών στο Excel.

Συνάρτηση TRIM - αφαίρεση επιπλέον κενών στο Excel

Χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση TRIM στο Excel για να αφαιρέσετε τα επιπλέον κενά από το κείμενο. Διαγράφει όλα τα μπροστινά, τα πίσω και τα ενδιάμεσα κενά. εκτός από ένα κενό χαρακτήρα μεταξύ των λέξεων.

Η σύνταξη της συνάρτησης TRIM είναι η ευκολότερη που θα μπορούσε κανείς να φανταστεί:

Πού κείμενο είναι ένα κελί από το οποίο θέλετε να αφαιρέσετε τα περιττά κενά.

Για παράδειγμα, για να αφαιρέσετε τα κενά στο κελί A1, χρησιμοποιείτε αυτόν τον τύπο:

=TRIM(A1)

Και το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει το αποτέλεσμα:

Ναι, είναι τόσο απλό!

Λάβετε υπόψη ότι η λειτουργία TRIM σχεδιάστηκε για να αφαιρεί μόνο τον χαρακτήρα κενό, ο οποίος έχει τιμή 32 στο σύστημα κωδικών ASCII των 7 bit. Εάν, εκτός από επιπλέον κενά, τα δεδομένα σας περιέχουν διαλείμματα γραμμής και μη εκτυπωμένους χαρακτήρες, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία TRIM σε συνδυασμό με τη λειτουργία CLEAN για να διαγράψετε τους πρώτους 32 μη εκτυπωμένους χαρακτήρες στο σύστημα ASCII.

Για παράδειγμα, για να αφαιρέσετε τα κενά, τα διαλείμματα και άλλους ανεπιθύμητους χαρακτήρες από το κελί A1, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο:

=TRIM(CLEAN(A1))

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να αφαιρέσετε μη εκτυπωμένους χαρακτήρες στο Excel

Για να απαλλαγείτε από τα μη διακεκομμένα κενά (χαρακτήρας html ), η οποία έχει τιμή 160, χρησιμοποιήστε την TRIM μαζί με τις συναρτήσεις SUBSTITUTE και CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να διαγράψετε μη διακεκομμένα κενά στο Excel

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TRIM στο Excel - παραδείγματα τύπων

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά, ας συζητήσουμε μερικές συγκεκριμένες χρήσεις του TRIM στο Excel, τις παγίδες που μπορεί να αντιμετωπίσετε και τις λειτουργικές λύσεις.

Πώς να κόψετε κενά σε μια ολόκληρη στήλη δεδομένων

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια στήλη με ονόματα που έχουν κάποιο κενό διάστημα πριν και μετά το κείμενο, καθώς και περισσότερα από ένα κενά μεταξύ των λέξεων. Πώς μπορείτε λοιπόν να αφαιρέσετε όλα τα μπροστινά, τα πίσω και τα πλεονάζοντα κενά μεταξύ των λέξεων σε όλα τα κελιά ταυτόχρονα; Αντιγράφοντας έναν τύπο TRIM του Excel σε όλη τη στήλη και στη συνέχεια αντικαθιστώντας τους τύπους με τις τιμές τους. Τα αναλυτικά βήματα ακολουθούν παρακάτω.

1. Γράψτε έναν τύπο TRIM για το πιο πάνω κελί, το A2 στο παράδειγμά μας:

   =TRIM(A2)

2. Τοποθετήστε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού του τύπου (B2 σε αυτό το παράδειγμα) και μόλις ο κέρσορας μετατραπεί σε σύμβολο συν, κάντε διπλό κλικ για να αντιγράψετε τον τύπο προς τα κάτω στη στήλη, μέχρι το τελευταίο κελί με δεδομένα. Ως αποτέλεσμα, θα έχετε 2 στήλες - τα αρχικά ονόματα με κενά και τα κομμένα ονόματα με βάση τον τύπο.

• Επιλέξτε όλα τα κελιά με τους τύπους Trim (B2:B8 σε αυτό το παράδειγμα) και πατήστε Ctrl+C για να τα αντιγράψετε.
• Επιλέξτε όλα τα κελιά με τα αρχικά δεδομένα (A2:A8) και πατήστε Ctrl+Alt+V , στη συνέχεια V . Είναι η συντόμευση επικόλλησης τιμών που εφαρμόζει την Ειδική επικόλληση >, Τιμές
• Πατήστε το πλήκτρο Enter. Έγινε!

Πώς να αφαιρέσετε κορυφαία κενά σε μια αριθμητική στήλη

Όπως μόλις είδατε, η συνάρτηση TRIM του Excel αφαίρεσε όλα τα επιπλέον κενά από μια στήλη δεδομένων κειμένου χωρίς πρόβλημα. Τι γίνεται όμως αν τα δεδομένα σας είναι αριθμοί και όχι κείμενο;

Με μια πρώτη ματιά, μπορεί να φαίνεται ότι η λειτουργία TRIM έχει κάνει τη δουλειά της. Με μια πιο προσεκτική ματιά, ωστόσο, θα παρατηρήσετε ότι οι περικομμένες τιμές δεν συμπεριφέρονται σαν αριθμοί. Ακολουθούν μερικές μόνο ενδείξεις ανωμαλίας:

• Τόσο η αρχική στήλη με τα κενά στην αρχή όσο και οι κομμένοι αριθμοί είναι αριστερά στοιχισμένοι, ακόμη και αν εφαρμόσετε τη μορφοποίηση Αριθμός στα κελιά, ενώ οι κανονικοί αριθμοί είναι εξ ορισμού δεξιά στοιχισμένοι.
• Όταν επιλέγονται δύο ή περισσότερα κελιά με κομμένους αριθμούς, το Excel εμφανίζει μόνο το COUNT στη γραμμή κατάστασης. Για τους αριθμούς, θα πρέπει επίσης να εμφανίζει το SUM και το AVERAGE.
• Ένας τύπος SUM που εφαρμόζεται στα κομμένα κελιά επιστρέφει μηδέν.

Απ' ό,τι φαίνεται, οι περικομμένες τιμές είναι συμβολοσειρές κειμένου , ενώ εμείς θέλουμε αριθμούς. Για να το διορθώσετε αυτό, μπορείτε να πολλαπλασιάσετε τις περικομμένες τιμές επί 1 (για να πολλαπλασιάσετε όλες τις τιμές με μία κίνηση, χρησιμοποιήστε την επιλογή Paste Special> Multiply).

Μια πιο κομψή λύση είναι να περικλείσετε τη συνάρτηση TRIM σε VALUE, όπως εδώ:

=VALUE(TRIM(A2))

Ο παραπάνω τύπος αφαιρεί όλα τα προηγούμενα και τα επόμενα κενά, αν υπάρχουν, και μετατρέπει την τιμή που προκύπτει σε αριθμό, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

Πώς να αφαιρέσετε μόνο τα κορυφαία διαστήματα στο Excel (Αριστερή περικοπή)

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να πληκτρολογήσετε διπλά ή και τριπλά διαστήματα μεταξύ των λέξεων για να κάνετε τα δεδομένα σας καλύτερα αναγνώσιμα. Ωστόσο, θέλετε να απαλλαγείτε από τα κορυφαία διαστήματα, όπως αυτό:

Όπως ήδη γνωρίζετε, η συνάρτηση TRIM εξαλείφει τα επιπλέον κενά στη μέση των συμβολοσειρών κειμένου, κάτι που δεν είναι αυτό που θέλουμε. Για να διατηρήσουμε όλα τα κενά στο ενδιάμεσο άθικτα, θα χρησιμοποιήσουμε έναν λίγο πιο σύνθετο τύπο:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

Στον παραπάνω τύπο, ο συνδυασμός των FIND, MID και TRIM υπολογίζει τη θέση του πρώτου χαρακτήρα κειμένου σε μια συμβολοσειρά. Και στη συνέχεια, παρέχετε αυτόν τον αριθμό σε μια άλλη συνάρτηση MID, ώστε να επιστρέψει ολόκληρη τη συμβολοσειρά κειμένου (το μήκος της συμβολοσειράς υπολογίζεται από το LEN) ξεκινώντας από τη θέση του πρώτου χαρακτήρα κειμένου.

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει ότι όλα τα κενά στην αρχή έχουν εξαφανιστεί, ενώ τα πολλαπλά κενά μεταξύ των λέξεων εξακολουθούν να υπάρχουν:

Ως τελική πινελιά, αντικαταστήστε το αρχικό κείμενο με τις περικομμένες τιμές, όπως φαίνεται στο βήμα 3 του παραδείγματος του τύπου Περικοπή, και είστε έτοιμοι!

Συμβουλή. Αν θέλετε επίσης να αφαιρέσετε τα κενά από το τέλος των κελιών, χρησιμοποιήστε το εργαλείο Trim Spaces. Δεν υπάρχει προφανής τύπος του Excel για την αφαίρεση των αρχικών και των τελικών κενών διατηρώντας άθικτα τα πολλαπλά κενά μεταξύ των λέξεων.

Πώς να μετρήσετε τα επιπλέον κενά σε ένα κελί

Μερικές φορές, πριν αφαιρέσετε τα κενά στο φύλλο Excel, ίσως θέλετε να γνωρίζετε πόσα κενά υπάρχουν στην πραγματικότητα.

Για να λάβετε τον αριθμό των επιπλέον κενών σε ένα κελί, βρείτε το συνολικό μήκος του κειμένου χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση LEN, στη συνέχεια υπολογίστε το μήκος της συμβολοσειράς χωρίς επιπλέον κενά και αφαιρέστε το τελευταίο από το πρώτο:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τον παραπάνω τύπο σε δράση:

Σημείωση. Ο τύπος επιστρέφει τον αριθμό των επιπλέον χώροι σε ένα κελί, δηλαδή τα πρώτα, τα τελευταία και τα περισσότερα από ένα διαδοχικά κενά μεταξύ των λέξεων, αλλά δεν υπολογίζει τα απλά κενά στη μέση του κειμένου. Αν θέλετε να λάβετε το συνολικό αριθμό των κενών σε ένα κελί, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο αντικατάστασης.

Πώς να επισημάνετε τα κελιά με υπερβολικά κενά

Όταν εργάζεστε με ευαίσθητες ή σημαντικές πληροφορίες, μπορεί να διστάζετε να διαγράψετε οτιδήποτε χωρίς να δείτε τι ακριβώς διαγράφετε. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να επισημάνετε πρώτα τα κελιά που περιέχουν επιπλέον κενά και, στη συνέχεια, να εξαλείψετε με ασφάλεια αυτά τα κενά.

Για το σκοπό αυτό, δημιουργήστε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με τον ακόλουθο τύπο:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Όπου A2 είναι το πιο πάνω κελί με τα δεδομένα που θέλετε να επισημάνετε.

Ο τύπος δίνει εντολή στο Excel να επισημάνει τα κελιά στα οποία το συνολικό μήκος της συμβολοσειράς είναι μεγαλύτερο από το μήκος του κομμένου κειμένου.

Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους, επιλέξτε όλα τα κελιά (γραμμές) που θέλετε να επισημάνετε χωρίς επικεφαλίδες στηλών, μεταβείτε στην επιλογή Αρχική σελίδα tab>, Στυλ και κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας >, Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν .

Αν δεν είστε ακόμη εξοικειωμένοι με την υπό όρους μορφοποίηση του Excel, θα βρείτε τα λεπτομερή βήματα εδώ: Πώς να δημιουργήσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με βάση τον τύπο.

Όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, το αποτέλεσμα συμφωνεί απόλυτα με την καταμέτρηση των επιπλέον κενών που είχαμε στο προηγούμενο παράδειγμα:

Όπως βλέπετε, η χρήση της συνάρτησης TRIM στο Excel είναι εύκολη και απλή. Παρ' όλα αυτά, αν κάποιος θέλει να ρίξει μια πιο προσεκτική ματιά στους τύπους που συζητούνται σε αυτό το σεμινάριο, είναι ευπρόσδεκτος να κατεβάσει το βιβλίο εργασίας Trim Excel Spaces.

Το Excel TRIM δεν λειτουργεί

Η συνάρτηση TRIM αφαιρεί μόνο το χαρακτήρας διαστήματος αντιπροσωπεύεται από την κωδική τιμή 32 στο σύνολο χαρακτήρων ASCII των 7 bit. Στο σύνολο χαρακτήρων Unicode, υπάρχει ένας ακόμη χαρακτήρας διαστήματος που ονομάζεται μη διακεκομμένο διάστημα, το οποίο χρησιμοποιείται συνήθως σε ιστοσελίδες ως χαρακτήρας html Το μη διακεκομμένο διάστημα έχει δεκαδική τιμή 160 και η συνάρτηση TRIM δεν μπορεί να το αφαιρέσει μόνη της.

Έτσι, εάν το σύνολο δεδομένων σας περιέχει ένα ή περισσότερα κενά που δεν αφαιρούνται από τη συνάρτηση TRIM, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUBSTITUTE για να μετατρέψετε τα μη διακεκομμένα κενά σε κανονικά κενά και στη συνέχεια να τα κόψετε. Υποθέτοντας ότι το κείμενο βρίσκεται στο A1, ο τύπος έχει ως εξής:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Ως επιπλέον προφύλαξη, μπορείτε να ενσωματώσετε τη λειτουργία ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ για να καθαρίσετε το κελί από τυχόν μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))))

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τη διαφορά:

Αν ούτε οι παραπάνω τύποι λειτουργούν για εσάς, είναι πιθανό τα δεδομένα σας να περιέχουν κάποιους συγκεκριμένους μη εκτυπωμένους χαρακτήρες με τιμές κωδικού διαφορετικές από 32 και 160. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιήστε έναν από τους παρακάτω τύπους για να μάθετε τον κωδικό του χαρακτήρα, όπου το Α1 είναι ένα προβληματικό κελί:

Επικεφαλής χώρος: =CODE(LEFT(A1,1))

Τελευταίο κενό: =CODE(RIGHT(A1,1))

Ενδιάμεσος χώρος (όπου n είναι η θέση του προβληματικού χαρακτήρα στη συμβολοσειρά κειμένου):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

Και στη συνέχεια, δώστε τον κωδικό χαρακτήρα που επιστρέφεται στον τύπο TRIM(SUBSTITUTE()) που συζητήθηκε παραπάνω.

Για παράδειγμα, εάν η συνάρτηση CODE επιστρέφει 9, που είναι ο χαρακτήρας Οριζόντιας ταμπέλας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο για να τον αφαιρέσετε:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Trim Spaces for Excel - αφαιρέστε τα επιπλέον κενά με ένα κλικ

Η ιδέα να μάθετε μια χούφτα διαφορετικούς τύπους για να αντιμετωπίσετε μια ασήμαντη εργασία σας ακούγεται γελοία; Τότε ίσως σας αρέσει αυτή η τεχνική ενός κλικ για να απαλλαγείτε από τα κενά στο Excel. Επιτρέψτε μου να σας παρουσιάσω το Text Toolkit που περιλαμβάνεται στην Ultimate Suite. Μεταξύ άλλων, όπως η αλλαγή πεζών, η διάσπαση κειμένου και η εκκαθάριση μορφοποίησης, προσφέρει την Χώροι περιποίησης επιλογή.

Με το Ultimate Suite εγκατεστημένο στο Excel σας, η αφαίρεση κενών στο Excel είναι τόσο απλή όσο αυτό:

1. Επιλέξτε το κελί ή τα κελιά όπου θέλετε να διαγράψετε κενά.
2. Κάντε κλικ στο Χώροι περιποίησης στην κορδέλα.
3. Επιλέξτε μία ή όλες τις ακόλουθες επιλογές:
   • Trim κορυφαία και πίσω χώροι
   • Trim επιπλέον κενά μεταξύ των λέξεων, εκτός από ένα κενό
   • Trim non-breaking χώροι ( )
4. Κάντε κλικ στο Trim .

Αυτό είναι όλο! Όλα τα επιπλέον κενά αφαιρούνται σε μια στιγμή.

Σε αυτό το παράδειγμα, αφαιρούμε μόνο τα πρώτα και τα τελευταία κενά, διατηρώντας άθικτα τα πολλαπλά κενά μεταξύ των λέξεων για καλύτερη αναγνωσιμότητα - η εργασία που δεν μπορούν να αντιμετωπίσουν οι τύποι του Excel ολοκληρώνεται με ένα κλικ του ποντικιού!

Εάν ενδιαφέρεστε να δοκιμάσετε Χώροι περιποίησης στα φύλλα σας, μπορείτε να κατεβάσετε μια δοκιμαστική έκδοση στο τέλος αυτής της ανάρτησης.

Σας ευχαριστώ που διαβάσατε και ανυπομονώ να σας δω την επόμενη εβδομάδα. Στο επόμενο σεμινάριό μας, θα συζητήσουμε άλλους τρόπους περικοπής κενών στο Excel, παρακαλούμε μείνετε συντονισμένοι!

Διαθέσιμες λήψεις

Trim Excel Spaces - παραδείγματα τύπων (.xlsx αρχείο)

Ultimate Suite - δοκιμαστική έκδοση (.exe αρχείο)