Lär dig hur du tar bort inledande, avslutande och extra mellanslag mellan ord, varför Excel TRIM-funktionen inte fungerar och hur du löser det.

Jämför du två kolumner för att hitta dubbletter som du vet finns där, men dina formler kan inte hitta en enda dubblett? Eller adderar du två kolumner med siffror, men får bara nollor? Och varför i hela friden returnerar din uppenbarligen korrekta Vlookup-formel bara en massa N/A-fel? Detta är bara några exempel på problem som du kanske söker svar på. Och alla orsakas av extra utrymmen dölja före, efter eller mellan numeriska värden och textvärden i cellerna.

Microsoft Excel erbjuder några olika sätt att ta bort mellanslag och rensa upp data. I den här handledningen kommer vi att undersöka TRIM-funktionens möjligheter som det snabbaste och enklaste sättet att ta bort mellanslag i Excel.

TRIM-funktionen - ta bort extra mellanslag i Excel

Du använder TRIM-funktionen i Excel för att ta bort extra mellanslag från text. Den tar bort alla inledande, avslutande och mellanliggande mellanslag. med undantag av ett enda mellanslag tecken mellan ord.

Syntaxen för TRIM-funktionen är den enklaste man kan tänka sig:

Var text är en cell som du vill ta bort överflödiga mellanslag från.

Om du till exempel vill ta bort mellanslag i cell A1 använder du den här formeln:

=TRIM(A1)

Följande skärmdump visar resultatet:

Ja, så enkelt är det!

Observera att TRIM-funktionen har utformats för att ta bort endast mellanslagstecknet, som har värdet 32 i det 7-bitariga ASCII-kodsystemet. Om dina data förutom extra mellanslag innehåller radbrytningar och tecken som inte skrivs ut, använd TRIM-funktionen i kombination med CLEAN för att ta bort de första 32 tecknen som inte skrivs ut i ASCII-systemet.

Om du till exempel vill ta bort mellanslag, radbrytningar och andra oönskade tecken från cell A1 använder du den här formeln:

=TRIM(CLEAN(A1))

För mer information, se Hur du tar bort icke-utskrivande tecken i Excel.

Om du vill bli av med blankstegsutrymmen (html-tecken ), som har värdet 160, använder du TRIM tillsammans med funktionerna SUBSTITUTE och CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

För fullständig information, se Hur du tar bort mellanslag utan brytning i Excel.

Hur man använder TRIM-funktionen i Excel - exempel på formler

Nu när du känner till grunderna ska vi diskutera några specifika användningsområden för TRIM i Excel, fallgropar som du kan stöta på och lösningar som fungerar.

Hur man trimmar mellanslag i en hel datakolumn

Anta att du har en kolumn med namn som har vissa vitrymder före och efter texten, samt mer än ett mellanslag mellan orden. Så hur tar du bort alla ledande, efterföljande och överflödiga mellanslag i alla celler på en gång? Genom att kopiera en Excel TRIM-formel över kolumnen och sedan ersätta formlerna med deras värden. De detaljerade stegen följer nedan.

1. Skriv en TRIM-formel för den översta cellen, A2 i vårt exempel:

   =TRIM(A2)

2. Placera markören i det nedre högra hörnet av formelcellen (B2 i det här exemplet), och så snart markören förvandlas till ett plustecken dubbelklickar du på den för att kopiera formeln nedåt i kolumnen, upp till den sista cellen med data. Resultatet blir två kolumner - originalnamn med mellanslag och formeldrivna, trimmade namn.

• Markera alla celler med Trim-formler (B2:B8 i det här exemplet) och tryck Ctrl+C för att kopiera dem.
• Markera alla celler med de ursprungliga uppgifterna (A2:A8) och tryck på Ctrl+Alt+V och sedan på V . Det är genvägen för att klistra in värden som tillämpar Klistra in speciellt > Värden
• Tryck på Enter-tangenten. Klart!

Hur man tar bort ledande mellanslag i en numerisk kolumn

Som du just har sett tog Excel-funktionen TRIM bort alla extra mellanslag från en kolumn med textdata utan problem. Men vad händer om dina data är siffror och inte text?

Vid en första anblick kan det tyckas att TRIM-funktionen har gjort sitt jobb, men vid en närmare granskning kommer du att märka att de trimmade värdena inte beter sig som siffror. Här är bara några tecken på att de är onormala:

• Både den ursprungliga kolumnen med inledande mellanslag och de trimmade siffrorna är vänsterjusterade även om du tillämpar formatet Nummer på cellerna, medan normala siffror är högerjusterade som standard.
• När två eller flera celler med trimmade tal är markerade visar Excel endast COUNT i statusfältet. För tal bör Excel också visa SUM och AVERAGE.
• En SUM-formel som tillämpas på de trimmade cellerna ger noll.

Av allt att döma är de trimmade värdena följande textsträngar För att åtgärda detta kan du multiplicera de trimmade värdena med 1 (om du vill multiplicera alla värden i ett svep använder du alternativet Klistra in special> Multiplicera).

En elegantare lösning är att omsluta TRIM-funktionen i VALUE, på följande sätt:

=VÄRDE(TRIM(A2))

Formeln ovan tar bort alla eventuella inledande och avslutande mellanslag och omvandlar det resulterande värdet till ett tal, vilket visas i skärmdumpen nedan:

Hur man tar bort endast ledande mellanslag i Excel (Left Trim)

I vissa situationer kan du skriva dubbla och till och med tredubbla mellanslag mellan ord för att göra dina data mer lättlästa. Du vill dock bli av med ledande mellanslag, som här:

Som du redan vet eliminerar TRIM-funktionen extra mellanslag i mitten av textsträngar, vilket inte är vad vi vill ha. För att behålla alla mellanslag intakta använder vi en lite mer komplex formel:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

I formeln ovan beräknar kombinationen av FIND, MID och TRIM positionen för det första texttecknet i en sträng. Därefter anger du det numret till en annan MID-funktion så att den returnerar hela textsträngen (strängens längd beräknas med LEN) med utgångspunkt i positionen för det första texttecknet.

Följande skärmdump visar att alla inledande mellanslag har försvunnit, medan flera mellanslag mellan ord fortfarande finns kvar:

Som en sista touch ersätter du originaltexten med de trimmade värdena, som visas i steg 3 i exemplet med Trim-formeln, och du är klar!

Tips: Om du också vill ta bort mellanslag i slutet av cellerna kan du använda verktyget Trim Spaces. Det finns ingen uppenbar Excel-formel för att ta bort inledande och avslutande mellanslag och behålla flera mellanslag mellan ord intakta.

Hur du räknar extra mellanslag i en cell

Innan du tar bort mellanslag i ditt Excel-ark kan du ibland vilja veta hur många överflödiga mellanslag som faktiskt finns där.

Om du vill få fram antalet extra mellanslag i en cell ska du ta reda på den totala textlängden med hjälp av LEN-funktionen, sedan beräkna strängens längd utan extra mellanslag och subtrahera det senare från det förra:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Följande skärmdump visar formeln ovan i praktiken:

Observera: Formeln returnerar antalet extra utrymmen i en cell, dvs. inledande, avslutande och mer än ett på varandra följande mellanslag mellan ord, men den räknar inte enskilda mellanslag mitt i texten. Om du vill få fram det totala antalet mellanslag i en cell använder du den här formeln Ersättare.

Hur du markerar celler med överflödiga mellanslag

När du arbetar med känslig eller viktig information kan du tveka att ta bort något utan att se exakt vad du tar bort. I det här fallet kan du markera celler som innehåller extra mellanslag först och sedan ta bort dessa mellanslag på ett säkert sätt.

Skapa en regel för villkorlig formatering med följande formel:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Där A2 är den översta cellen med data som du vill markera.

Formeln instruerar Excel att markera celler där den totala stränglängden är större än längden på den trimmade texten.

Om du vill skapa en regel för villkorlig formatering markerar du alla celler (rader) som du vill markera utan kolumnrubriker, går till Hem flik> Stilar grupp och klicka på Villkorlig formatering > Ny regel > Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .

Om du ännu inte är bekant med villkorlig formatering i Excel hittar du detaljerade steg här: Hur man skapar en regel för villkorlig formatering baserad på en formel.

Som framgår av skärmbilden nedan stämmer resultatet perfekt med antalet extra mellanslag som vi fick i det föregående exemplet:

Som du ser är det enkelt och okomplicerat att använda funktionen TRIM i Excel. Om någon vill titta närmare på de formler som diskuteras i den här handledningen är du dock välkommen att ladda ner arbetsboken Trim Excel Spaces.

Excel TRIM fungerar inte

TRIM-funktionen tar bara bort mellanslagstecken. representeras av kodvärde 32 i 7-bitars ASCII-teckensättningen. I Unicode-teckensättningen finns det ytterligare ett mellanslagstecken som kallas ett utrymme utan brytning, som vanligtvis används på webbsidor som html-tecken. Det icke-avbrytande mellanslaget har ett decimalvärde på 160 och TRIM-funktionen kan inte ta bort det på egen hand.

Så om din datamängd innehåller ett eller flera vita mellanslag som inte tas bort med funktionen TRIM, använd funktionen SUBSTITUTE för att omvandla mellanslag utan brytning till vanliga mellanslag och sedan trimma dem. Om texten finns i A1, ser formeln ut på följande sätt:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Som en extra försiktighetsåtgärd kan du använda funktionen CLEAN för att rensa cellen från alla icke-skrivbara tecken:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))))

Följande skärmdump visar skillnaden:

Om formlerna ovan inte heller fungerar för dig är det troligt att dina data innehåller vissa specifika icke-skriftliga tecken med andra kodvärden än 32 och 160. Använd i så fall en av följande formler för att ta reda på teckenkoden, där A1 är en problematisk cell:

Ledande utrymme: =KOD(VÄNSTER(A1,1))

Lämnande mellanslag: =KOD(HÖGER(A1,1))

Mellanrum (där n är positionen för det problematiska tecknet i textsträngen):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

Därefter anger du den returnerade teckenkoden i formeln TRIM(SUBSTITUTE()) som vi diskuterade ovan.

Om CODE-funktionen till exempel returnerar 9, som är det horisontella tabulaturtecknet, använder du följande formel för att ta bort det:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Trim Spaces för Excel - ta bort extra mellanslag med ett klick

Låter det löjligt att lära sig en handfull olika formler för att hantera en trivial uppgift? Då kanske du gillar den här tekniken för att bli av med mellanslag i Excel med ett klick. Låt mig presentera dig för Text Toolkit som ingår i vår Ultimate Suite. Förutom andra saker som att ändra storleken, dela upp text och rensa formatering, erbjuder det följande Trimmarnas utrymmen alternativ.

När Ultimate Suite är installerad i Excel är det enkelt att ta bort mellanslag i Excel:

1. Markera den eller de celler där du vill ta bort mellanslag.
2. Klicka på Trimmarnas utrymmen på bandet.
3. Välj ett eller alla följande alternativ:
   • Trim ledande och efterföljande utrymmen
   • Trim extra mellanrum mellan orden, med undantag av ett enda mellanslag
   • Trim icke-brytande utrymmen ( )
4. Klicka på Trim .

Det är allt! Alla extra mellanslag tas bort på ett ögonblick.

I det här exemplet tar vi bara bort inledande och avslutande mellanslag och behåller flera mellanslag mellan orden intakta för bättre läsbarhet - den uppgift som Excel-formlerna inte klarar av är utförd med ett musklick!

Om du är intresserad av att prova Trimmarnas utrymmen i dina ark, är du välkommen att ladda ner en utvärderingsversion i slutet av det här inlägget.

Jag tackar dig för att du läste och ser fram emot att träffa dig nästa vecka. I vår nästa handledning kommer vi att diskutera andra sätt att trimma mellanslag i Excel, håll ögonen öppna!

Tillgängliga nedladdningar

Trimma Excel-utrymmen - exempel på formler (.xlsx-fil)

Ultimate Suite - testversion (.exe-fil)