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Aprenda cómo eliminar espacios iniciales, finales y espacios adicionales entre palabras, por qué la función TRIM de Excel no funciona y cómo solucionarlo.
¿Está comparando dos columnas en busca de duplicados que sabe que están ahí, pero sus fórmulas no pueden encontrar ni una sola entrada duplicada? ¿O está sumando dos columnas de números, pero sigue obteniendo sólo ceros? ¿Y por qué su fórmula Vlookup, obviamente correcta, devuelve sólo un montón de errores N/A? Éstos son sólo algunos ejemplos de problemas para los que puede estar buscando respuestas. Y todos están causados por espacios adicionales ocultar antes, después o entre valores numéricos y de texto en sus celdas.
Microsoft Excel ofrece diferentes formas de eliminar espacios y limpiar los datos. En este tutorial, investigaremos las capacidades de la función TRIM como la forma más rápida y sencilla de eliminar espacios en Excel.
Función TRIM - eliminar espacios sobrantes en Excel
La función TRIM de Excel elimina los espacios sobrantes del texto. Elimina todos los espacios iniciales, finales e intermedios. excepto un único espacio carácter entre palabras.
La sintaxis de la función TRIM es la más sencilla que se pueda imaginar:
TRIM(texto)Dónde texto es una celda de la que desea eliminar los espacios sobrantes.
Por ejemplo, para eliminar espacios en la celda A1, se utiliza esta fórmula:
=TRIM(A1)
Y la siguiente captura de pantalla muestra el resultado:
Sí, así de sencillo.
Tenga en cuenta que la función TRIM se diseñó para eliminar sólo el carácter de espacio, que tiene valor 32 en el sistema de códigos ASCII de 7 bits. Si además de espacios adicionales, sus datos contienen saltos de línea y caracteres no imprimibles, utilice la función TRIM en combinación con CLEAN para eliminar los primeros 32 caracteres no imprimibles en el sistema ASCII.
Por ejemplo, para eliminar espacios, saltos de línea y otros caracteres no deseados de la celda A1, utilice esta fórmula:
=TRIM(CLEAN(A1))
Para más información, consulte Cómo eliminar caracteres no imprimibles en Excel
Para eliminar los espacios sin ruptura (carácter html ), que tiene el valor 160, utilice TRIM junto con las funciones SUBSTITUTE y CHAR:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))
Para más detalles, consulte Cómo eliminar espacios sin separación en Excel
Cómo utilizar la función TRIM en Excel - ejemplos de fórmulas
Ahora que conoce los conceptos básicos, vamos a discutir algunos usos específicos de TRIM en Excel, los escollos a los que puede enfrentarse y las soluciones prácticas.
Cómo recortar espacios en toda una columna de datos
Supongamos que tiene una columna de nombres que tienen algunos espacios en blanco antes y después del texto, así como más de un espacio entre las palabras. Entonces, ¿cómo se eliminan todos los espacios iniciales, finales y el exceso de espacios intermedios en todas las celdas a la vez? Copiando una fórmula TRIM de Excel a través de la columna, y luego reemplazando las fórmulas con sus valores. Los pasos detallados siguen a continuación.
- Escriba una fórmula TRIM para la celda superior, A2 en nuestro ejemplo:
=TRIM(A2) - Sitúe el cursor en la esquina inferior derecha de la celda de la fórmula (B2 en este ejemplo), y en cuanto el cursor se convierta en el signo más, haga doble clic para copiar la fórmula columna abajo, hasta la última celda con datos. Como resultado, tendrá 2 columnas: los nombres originales con espacios y los nombres recortados por la fórmula.
- Selecciona todas las celdas con fórmulas de recorte (B2:B8 en este ejemplo) y pulsa Ctrl+C para copiarlas.
- Selecciona todas las celdas con los datos originales (A2:A8), y pulsa Ctrl+Alt+V , luego V . Es el atajo de teclado de pegar valores que aplica el Pegado especial > Valores
- Pulse la tecla Intro. ¡Listo!
Cómo eliminar los espacios a la izquierda en una columna numérica
Como acabas de ver, la función TRIM de Excel eliminaba todos los espacios sobrantes de una columna de datos de texto sin problemas. Pero, ¿y si tus datos son números, no texto?
A primera vista, puede parecer que la función TRIM ha hecho su trabajo. Sin embargo, si se observa más de cerca, se dará cuenta de que los valores recortados no se comportan como números. A continuación se muestran algunos indicios de anormalidad:
- Tanto la columna original con espacios a la izquierda como los números recortados están alineados a la izquierda aunque aplique el formato Número a las celdas, mientras que los números normales están alineados a la derecha por defecto.
- Cuando se seleccionan dos o más celdas con números recortados, Excel sólo muestra CONTAR en la barra de estado. Para los números, también debería mostrar SUMA y PROMEDIO.
- Una fórmula SUMA aplicada a las celdas recortadas devuelve cero.
Según todas las apariencias, los valores recortados son cadenas de texto Para solucionar esto, puede multiplicar los valores recortados por 1 (para multiplicar todos los valores de una sola vez, utilice la opción Pegado especial> Multiplicar).
Una solución más elegante es encerrar la función TRIM en VALUE, así:
=VALOR(RECORTE(A2))
La fórmula anterior elimina todos los espacios iniciales y finales, si los hay, y convierte el valor resultante en un número, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
Cómo eliminar sólo los espacios iniciales en Excel (Recorte a la izquierda)
En algunas situaciones, puede escribir espacios duplicados e incluso triplicados entre las palabras para que los datos sean más legibles. Sin embargo, es conveniente eliminar los espacios intermedios, como en este caso:
Como ya sabes, la función TRIM elimina los espacios sobrantes en medio de las cadenas de texto, que no es lo que queremos. Para mantener intactos todos los espacios intermedios, utilizaremos una fórmula un poco más compleja:
=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))
En la fórmula anterior, la combinación de FIND, MID y TRIM calcula la posición del primer carácter de texto de una cadena y, a continuación, suministra ese número a otra función MID para que devuelva toda la cadena de texto (la longitud de la cadena se calcula mediante LEN) a partir de la posición del primer carácter de texto.
La siguiente captura de pantalla muestra que todos los espacios iniciales han desaparecido, mientras que los espacios múltiples entre palabras siguen ahí:
Como toque final, sustituya el texto original por los valores recortados, como se muestra en el paso 3 del ejemplo de la fórmula de recorte, y ¡listo!
Sugerencia: si también desea eliminar los espacios al final de las celdas, utilice la herramienta Recortar espacios. No existe una fórmula de Excel obvia para eliminar los espacios iniciales y finales manteniendo intactos los espacios entre palabras.
Cómo contar los espacios sobrantes en una celda
A veces, antes de eliminar espacios en su hoja de Excel, puede que desee saber cuántos espacios sobrantes hay en realidad.
Para obtener el número de espacios sobrantes en una celda, averigua la longitud total del texto utilizando la función LEN, calcula a continuación la longitud de la cadena sin espacios sobrantes y resta esta última de la primera:
=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))
La siguiente captura de pantalla muestra la fórmula anterior en acción:
Nota: la fórmula devuelve el recuento de espacios adicionales en una celda, es decir, espacios iniciales, finales y más de uno consecutivo entre palabras, pero no cuenta los espacios sueltos en medio del texto. Si desea obtener el número total de espacios en una celda, utilice esta fórmula de sustitución.
Cómo resaltar las celdas con exceso de espacios
Cuando trabaje con información sensible o importante, puede dudar si eliminar algo sin ver exactamente lo que está eliminando. En este caso, puede resaltar primero las celdas que contengan espacios de más y, a continuación, eliminar esos espacios de forma segura.
Para ello, cree una regla de formato condicional con la siguiente fórmula:
=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))
Donde A2 es la celda superior con los datos que desea resaltar.
La fórmula indica a Excel que resalte las celdas en las que la longitud total de la cadena sea mayor que la longitud del texto recortado.
Para crear una regla de formato condicional, seleccione todas las celdas (filas) que desee resaltar sin encabezados de columna, vaya a la opción Inicio tab> Estilos y haga clic en Formato condicional > Nueva norma > Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
Si aún no está familiarizado con el formato condicional de Excel, encontrará los pasos detallados aquí: Cómo crear una regla de formato condicional basada en una fórmula.
Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, el resultado corrobora perfectamente con el recuento de espacios extra que obtuvimos en el ejemplo anterior:
Como puede ver, el uso de la función TRIM en Excel es fácil y sencillo. No obstante, si alguien quiere profundizar más en las fórmulas tratadas en este tutorial, puede descargarse el Libro de trabajo Trim Excel Spaces.
Excel TRIM no funciona
La función TRIM sólo elimina los carácter espacial representado por el valor de código 32 en el juego de caracteres ASCII de 7 bits. En el juego de caracteres Unicode, existe un carácter de espacio más denominado espacio sin interrupción, que se utiliza habitualmente en las páginas web como carácter html El espacio de no ruptura tiene un valor decimal de 160, y la función TRIM no puede eliminarlo por sí misma.
Por lo tanto, si su conjunto de datos contiene uno o más espacios en blanco que la función TRIM no elimina, utilice la función SUBSTITUTE para convertir los espacios que no son de ruptura en espacios regulares y luego recortarlos. Suponiendo que el texto está en A1, la fórmula es la siguiente:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))
Como precaución adicional, puede incrustar la función CLEAN para limpiar la celda de cualquier carácter no imprimible:
=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " ")))
La siguiente captura de pantalla muestra la diferencia:
Si las fórmulas anteriores tampoco te funcionan, lo más probable es que tus datos contengan algunos caracteres específicos no imprimibles con valores de código distintos de 32 y 160. En este caso, utiliza una de las siguientes fórmulas para averiguar el código del carácter, donde A1 es una celda problemática:
Espacio líder: =CÓDIGO(IZQUIERDA(A1,1))
Espacio al final: =CÓDIGO(DERECHA(A1,1))
Espacio intermedio (donde n es la posición del carácter problemático en la cadena de texto):
=CODE(MID(A1, n , 1)))
Y, a continuación, suministre el código de carácter devuelto a la fórmula TRIM(SUBSTITUTE()) comentada anteriormente.
Por ejemplo, si la función CODE devuelve 9, que es el carácter Tabulador horizontal, utilice la siguiente fórmula para eliminarlo:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))
Trim Spaces for Excel - elimina los espacios sobrantes en un clic
¿Le parece ridícula la idea de aprenderse un puñado de fórmulas diferentes para ocuparse de una tarea trivial? Entonces puede que le guste esta técnica de un solo clic para deshacerse de los espacios en Excel. Permítame que le presente Text Toolkit, incluido en nuestra Ultimate Suite. Entre otras cosas, como cambiar mayúsculas y minúsculas, dividir el texto y borrar el formato, ofrece las funciones de Espacios para recortar opción.
Con Ultimate Suite instalado en su Excel, eliminar espacios en Excel es tan sencillo como esto:
- Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que desea eliminar espacios.
- Haga clic en el botón Espacios para recortar de la cinta.
- Elija una o todas las opciones siguientes:
- Recorte líder y siguiendo espacios
- Recorte extra espacios entre palabras, excepto un único espacio
- Recorte sin ruptura espacios ( )
- Haga clic en Recorte .
Todos los espacios sobrantes se eliminan en un abrir y cerrar de ojos.
En este ejemplo, sólo eliminamos los espacios iniciales y finales, manteniendo intactos los espacios múltiples entre palabras para mejorar la legibilidad: la tarea que las fórmulas de Excel no pueden realizar se lleva a cabo con un clic del ratón.
Si le interesa probar Espacios para recortar en sus hojas, puede descargar una versión de evaluación al final de esta entrada.
Les agradezco su lectura y espero verles la semana que viene. En nuestro próximo tutorial, hablaremos de otras formas de recortar espacios en Excel, ¡estén atentos!
Descargas disponibles
Recortar espacios en Excel - ejemplos de fórmulas (archivo .xlsx)
Ultimate Suite - versión de prueba (archivo .exe)
