Tento návod demonštruje niekoľko rýchlych a jednoduchých spôsobov orezávania medzier v programe Excel. Zistite, ako odstrániť úvodné, koncové a dodatočné medzery medzi slovami, prečo funkcia Excel TRIM nefunguje a ako ju opraviť.

Porovnávate dva stĺpce na duplicity, o ktorých viete, že tam sú, ale vaše vzorce nedokážu nájsť ani jednu duplicitnú položku? Alebo sčítavate dva stĺpce čísel, ale stále dostávate len nuly? A prečo váš zjavne správny vzorec Vlookup vracia len hromadu chýb N/A? Toto je len niekoľko príkladov problémov, na ktoré možno hľadáte odpovede. A všetky sú spôsobené ďalšie miesta skrývanie pred, za alebo medzi číselné a textové hodnoty v bunkách.

Microsoft Excel ponúka niekoľko rôznych spôsobov odstraňovania medzier a čistenia údajov. V tomto návode preskúmame možnosti funkcie TRIM ako najrýchlejšieho a najjednoduchšieho spôsobu odstraňovania medzier v programe Excel.

Funkcia TRIM - odstránenie nadbytočných medzier v programe Excel

Pomocou funkcie TRIM v programe Excel odstránite z textu nadbytočné medzery. Odstráni všetky úvodné, koncové a medzipriestorové medzery. okrem jednej medzery znak medzi slovami.

Syntax funkcie TRIM je najjednoduchšia, akú si môžete predstaviť:

Kde text je bunka, z ktorej chcete odstrániť prebytočné medzery.

Ak chcete napríklad odstrániť medzery v bunke A1, použite tento vzorec:

=TRIM(A1)

Nasledujúci obrázok zobrazuje výsledok:

Áno, je to také jednoduché!

Upozorňujeme, že funkcia TRIM bola navrhnutá na odstránenie iba znaku medzery, ktorý má v 7-bitovom kódovom systéme ASCII hodnotu 32. Ak vaše údaje obsahujú okrem dodatočných medzier aj zalomenia riadkov a netlačové znaky, použite funkciu TRIM v kombinácii s funkciou CLEAN na odstránenie prvých 32 netlačových znakov v systéme ASCII.

Ak chcete napríklad z bunky A1 odstrániť medzery, zalomenia riadkov a iné nežiaduce znaky, použite tento vzorec:

=TRIM(CLEAN(A1))

Ďalšie informácie nájdete v časti Ako odstrániť netlačové znaky v programe Excel

Zbavenie sa nelámavých medzier (html znak ), ktorý má hodnotu 160, použite TRIM spolu s funkciami SUBSTITUTE a CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Podrobné informácie nájdete v časti Ako odstrániť medzery v programe Excel

Ako používať funkciu TRIM v programe Excel - príklady vzorcov

Teraz, keď už poznáte základy, poďme sa pozrieť na niekoľko konkrétnych spôsobov použitia funkcie TRIM v programe Excel, na úskalia, s ktorými sa môžete stretnúť, a na pracovné riešenia.

Ako orezať medzery v celom stĺpci údajov

Predpokladajme, že máte stĺpec s názvami, ktoré majú pred a za textom niekoľko bielych znakov, ako aj viac ako jednu medzeru medzi slovami. Ako teda odstrániť všetky úvodné, koncové a prebytočné medzery vo všetkých bunkách naraz? Skopírovaním vzorca Excel TRIM cez celý stĺpec a následným nahradením vzorcov ich hodnotami. Podrobný postup nasleduje nižšie.

1. Napíšte vzorec TRIM pre najvyššiu bunku, v našom príklade A2:

   =TRIM(A2)

2. Umiestnite kurzor do pravého dolného rohu bunky vzorca (v tomto príklade B2) a hneď ako sa kurzor zmení na znamienko plus, dvakrát naň kliknite, aby ste vzorec skopírovali smerom nadol do stĺpca až po poslednú bunku s údajmi. Výsledkom budú 2 stĺpce - pôvodné názvy s medzerami a názvy upravené vzorcom.

• Vyberte všetky bunky so vzorcami Trim (v tomto príklade B2:B8) a stlačením klávesovej skratky Ctrl+C ich skopírujte.
• Vyberte všetky bunky s pôvodnými údajmi (A2:A8) a stlačte klávesovú skratku Ctrl+Alt+V , potom V. Je to klávesová skratka na vkladanie hodnôt, ktorá použije Vložiť špeciálne > Hodnoty
• Stlačte tlačidlo Enter. Hotovo!

Ako odstrániť úvodné medzery v číselnom stĺpci

Ako ste práve videli, funkcia TRIM aplikácie Excel bez problémov odstránila všetky nadbytočné medzery zo stĺpca s textovými údajmi. Ale čo ak sú vaše údaje čísla, a nie text?

Na prvý pohľad sa môže zdať, že funkcia TRIM splnila svoju úlohu. Pri bližšom pohľade si však všimnete, že orezané hodnoty sa nesprávajú ako čísla. Tu je len niekoľko náznakov abnormality:

• Pôvodný stĺpec s úvodnými medzerami aj orezané čísla sú zarovnané doľava, aj keď na bunky použijete formát Číslo, zatiaľ čo bežné čísla sú predvolene zarovnané doprava.
• Keď sú vybrané dve alebo viac buniek s orezanými číslami, Excel v stavovom riadku zobrazuje iba COUNT. V prípade čísel by mal zobrazovať aj SUM a AVERAGE.
• Vzorec SUM aplikovaný na orezané bunky vráti nulu.

Podľa všetkého sú orezané hodnoty textové reťazce , zatiaľ čo my chceme čísla. Ak to chcete napraviť, môžete orezané hodnoty vynásobiť 1 (ak chcete vynásobiť všetky hodnoty naraz, použite možnosť Vložiť špeciálne> Vynásobiť).

Elegantnejším riešením je uzavretie funkcie TRIM do VALUE, napríklad takto:

=HODNOTA(TRIM(A2))

Vyššie uvedený vzorec odstráni všetky prípadné úvodné a koncové medzery a výslednú hodnotu zmení na číslo, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku:

Ako odstrániť iba úvodné medzery v programe Excel (ľavé orezávanie)

V niektorých situáciách môžete medzi slovami napísať zdvojené alebo dokonca strojené medzery, aby boli vaše údaje lepšie čitateľné. Chcete sa však zbaviť úvodných medzier, napríklad takto:

Ako už viete, funkcia TRIM odstraňuje dodatočné medzery uprostred textových reťazcov, čo nie je to, čo chceme. Aby sme zachovali všetky medzery nedotknuté, použijeme trochu zložitejší vzorec:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

Vo vyššie uvedenom vzorci kombinácia funkcií FIND, MID a TRIM vypočíta pozíciu prvého textového znaku v reťazci. A potom toto číslo zadáte ďalšej funkcii MID tak, aby vrátila celý textový reťazec (dĺžka reťazca sa vypočíta pomocou LEN) začínajúci na pozícii prvého textového znaku.

Nasledujúci obrázok ukazuje, že všetky úvodné medzery sú preč, zatiaľ čo viacnásobné medzery medzi slovami sú stále prítomné:

Na záver nahraďte pôvodný text orezanými hodnotami, ako je uvedené v kroku 3 príkladu vzorca Trim, a môžete začať!

Tip. Ak chcete odstrániť aj medzery z konca buniek, použite nástroj Trim Spaces (Orezanie medzier). Neexistuje žiadny zrejmý vzorec programu Excel na odstránenie úvodných a končiacich medzier, ktorý by zachoval viacero medzier medzi slovami.

Ako počítať ďalšie medzery v bunke

Pred odstránením medzier v hárku programu Excel môžete niekedy chcieť zistiť, koľko medzier tam v skutočnosti je.

Ak chcete zistiť počet ďalších medzier v bunke, zistite celkovú dĺžku textu pomocou funkcie LEN, potom vypočítajte dĺžku reťazca bez ďalších medzier a odčítajte ju od prvej hodnoty:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Nasledujúci obrázok zobrazuje vyššie uvedený vzorec v praxi:

Poznámka: Vzorec vracia počet ďalšie miesta v bunke, t. j. úvodné, koncové a viac ako jednu po sebe idúcu medzeru medzi slovami, ale nepočíta jednotlivé medzery uprostred textu. Ak chcete získať celkový počet medzier v bunke, použite tento vzorec Substitute.

Ako zvýrazniť bunky s nadbytočnými medzerami

Pri práci s citlivými alebo dôležitými informáciami môžete váhať, či niečo odstrániť bez toho, aby ste videli, čo presne odstraňujete. V takom prípade môžete najprv zvýrazniť bunky obsahujúce ďalšie medzery a potom tieto medzery bezpečne odstrániť.

Na tento účel vytvorte pravidlo podmieneného formátovania s nasledujúcim vzorcom:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Kde A2 je najvyššia bunka s údajmi, ktoré chcete zvýrazniť.

Vzorec prikazuje programu Excel zvýrazniť bunky, v ktorých je celková dĺžka reťazca väčšia ako dĺžka orezaného textu.

Ak chcete vytvoriť pravidlo podmieneného formátovania, vyberte všetky bunky (riadky), ktoré chcete zvýrazniť bez záhlaví stĺpcov, prejdite na Domov karta> Štýly a kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie > Nové pravidlo > Použitie vzorca na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať .

Ak ešte nepoznáte podmienené formátovanie programu Excel, podrobný postup nájdete tu: Ako vytvoriť pravidlo podmieneného formátovania na základe vzorca.

Ako je znázornené na nasledujúcom obrázku, výsledok sa dokonale zhoduje s počtom ďalších medzier, ktoré sme získali v predchádzajúcom príklade:

Ako vidíte, používanie funkcie TRIM v programe Excel je jednoduché a priamočiare. Napriek tomu, ak sa chce niekto bližšie pozrieť na vzorce, o ktorých sa hovorí v tomto návode, môžete si stiahnuť zošit Trim Excel Spaces.

Excel TRIM nefunguje

Funkcia TRIM odstráni iba priestorový znak v 7-bitovej znakovej sade ASCII má kódovú hodnotu 32. V znakovej sade Unicode je ešte jeden znak medzery, tzv. nezalomiteľná medzera, ktorý sa bežne používa na webových stránkach ako znak html . Nezalomená medzera má desatinnú hodnotu 160 a funkcia TRIM ju nedokáže sama odstrániť.

Ak teda váš súbor údajov obsahuje jednu alebo viac bielych medzier, ktoré funkcia TRIM neodstráni, použite funkciu SUBSTITUTE na prevod nelomených medzier na obyčajné medzery a potom ich orežte. Za predpokladu, že text je v A1, vzorec vyzerá takto:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Ako ďalšie opatrenie môžete vložiť funkciu CLEAN, ktorá vyčistí bunku od všetkých netlačiteľných znakov:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " ")))

Nasledujúci obrázok ukazuje rozdiel:

Ak vám nefungujú ani vyššie uvedené vzorce, je pravdepodobné, že vaše údaje obsahujú niektoré špecifické netlačové znaky s kódovými hodnotami inými ako 32 a 160. V takom prípade použite na zistenie kódu znaku jeden z nasledujúcich vzorcov, pričom A1 je problematická bunka:

Vedúci priestor: =CODE(LEFT(A1,1))

Medzera na konci: =CODE(RIGHT(A1,1))

Medzipriestor (kde n je pozícia problematického znaku v textovom reťazci):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

A potom zadajte vrátený kód znaku do vyššie uvedeného vzorca TRIM(SUBSTITUTE()).

Ak napríklad funkcia CODE vráti 9, čo je znak horizontálnej tabuľky, na jeho odstránenie použijete nasledujúci vzorec:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Trim Spaces for Excel - odstránenie nadbytočných medzier jedným kliknutím

Zdá sa vám predstava, že sa musíte naučiť hŕbu rôznych vzorcov, aby ste vyriešili triviálnu úlohu, smiešna? Potom sa vám možno bude páčiť táto technika na zbavenie sa medzier v programe Excel jedným kliknutím. Dovoľte mi, aby som vám predstavil sadu nástrojov Text Toolkit, ktorá je súčasťou nášho balíka Ultimate Suite. Okrem iných vecí, ako je zmena veľkosti písmen, rozdelenie textu a vymazanie formátovania, ponúka Priestory na orezávanie možnosť.

S balíkom Ultimate Suite nainštalovaným v aplikácii Excel je odstraňovanie medzier v aplikácii Excel také jednoduché:

1. Vyberte bunky, v ktorých chcete odstrániť medzery.
2. Kliknite na tlačidlo Priestory na orezávanie na páse.
3. Vyberte jednu alebo všetky nasledujúce možnosti:
   • Trim vedúci a koncové priestory
   • Trim extra medzery medzi slovami, okrem jednej medzery
   • Trim nezlomiteľné medzery ( )
4. Kliknite na . Trim .

To je všetko! Všetky dodatočné medzery sa v okamihu odstránia.

V tomto príklade odstraňujeme len úvodné a koncové medzery, pričom viacero medzier medzi slovami zostáva zachovaných kvôli lepšej čitateľnosti - úlohu, ktorú vzorce Excelu nezvládajú, vykonáte kliknutím myšou!

Ak máte záujem vyskúšať Priestory na orezávanie v hárkoch, môžete si stiahnuť skúšobnú verziu na konci tohto príspevku.

Ďakujem vám za prečítanie a teším sa na vás budúci týždeň. V našom ďalšom návode sa budeme venovať ďalším spôsobom orezávania medzier v programe Excel, zostaňte s nami!

Dostupné súbory na stiahnutie

Orezávanie medzier v programe Excel - príklady vzorcov (.xlsx súbor)

Ultimate Suite - skúšobná verzia (.exe súbor)