Výukový program ukazuje několik rychlých a snadných způsobů ořezávání mezer v aplikaci Excel. Zjistěte, jak odstranit počáteční, koncové a nadbytečné mezery mezi slovy, proč funkce Excel TRIM nefunguje a jak ji opravit.

Porovnáváte dva sloupce, zda se v nich nevyskytují duplicity, o kterých víte, ale vaše vzorce nemohou najít ani jednu duplicitní položku? Nebo sčítáte dva sloupce čísel, ale stále dostáváte jen nuly? A proč váš zjevně správný vzorec Vlookup vrací jen hromadu chyb N/A? To je jen několik příkladů problémů, na které možná hledáte odpovědi. A všechny jsou způsobeny tím. další místa skrývání před, za nebo mezi číselné a textové hodnoty v buňkách.

Aplikace Microsoft Excel nabízí několik různých způsobů, jak odstranit mezery a vyčistit data. V tomto kurzu prozkoumáme možnosti funkce TRIM jako nejrychlejšího a nejjednoduššího způsobu odstranění mezer v aplikaci Excel.

Funkce TRIM - odstranění přebytečných mezer v aplikaci Excel

Pomocí funkce TRIM v aplikaci Excel odstraníte z textu přebytečné mezery. Odstraní všechny počáteční, koncové a mezislovní mezery. s výjimkou jediné mezery znak mezi slovy.

Syntaxe funkce TRIM je nejjednodušší, jakou si lze představit:

Kde: text je buňka, ze které chcete odstranit přebytečné mezery.

Chcete-li například odstranit mezery v buňce A1, použijte tento vzorec:

=TRIM(A1)

Následující snímek obrazovky ukazuje výsledek:

Ano, je to tak jednoduché!

Upozorňujeme, že funkce TRIM byla navržena tak, aby odstranila pouze znak mezery, který má v 7bitovém kódovém systému ASCII hodnotu 32. Pokud vaše data obsahují kromě dalších mezer také zalomení řádků a netisknutelné znaky, použijte funkci TRIM v kombinaci s funkcí CLEAN k odstranění prvních 32 netisknutelných znaků v systému ASCII.

Chcete-li například z buňky A1 odstranit mezery, řádkové zlomy a další nežádoucí znaky, použijte tento vzorec:

=TRIM(CLEAN(A1))

Další informace naleznete v části Jak odstranit netisknutelné znaky v aplikaci Excel.

Zbavení se nelomených mezer (znak html) ), který má hodnotu 160, použijte funkci TRIM spolu s funkcemi SUBSTITUTE a CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Podrobné informace naleznete v části Jak odstranit nezáporné mezery v aplikaci Excel.

Jak používat funkci TRIM v aplikaci Excel - příklady vzorců

Nyní, když znáte základy, probereme několik konkrétních způsobů použití funkce TRIM v aplikaci Excel, úskalí, se kterými se můžete setkat, a funkční řešení.

Jak oříznout mezery v celém sloupci dat

Předpokládejme, že máte sloupec se jmény, která mají před textem a za ním několik bílých znaků a také více než jednu mezeru mezi slovy. Jak tedy odstranit všechny počáteční, koncové a přebytečné mezery ve všech buňkách najednou? Zkopírováním vzorce Excel TRIM napříč sloupcem a následným nahrazením vzorců jejich hodnotami. Podrobný postup následuje níže.

1. Napište vzorec TRIM pro nejvyšší buňku, v našem případě A2:

   =TRIM(A2)

2. Umístěte kurzor do pravého dolního rohu buňky se vzorcem (v tomto příkladu B2), a jakmile se kurzor změní na znaménko plus, poklepejte na něj, abyste vzorec zkopírovali dolů do sloupce až k poslední buňce s daty. Výsledkem budou 2 sloupce - původní názvy s mezerami a ořezané názvy podle vzorce.

• Vyberte všechny buňky se vzorci Trim (v tomto příkladu B2:B8) a stisknutím klávesové zkratky Ctrl+C je zkopírujte.
• Označte všechny buňky s původními daty (A2:A8) a stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+Alt+V , poté V. Jedná se o zkratku pro vkládání hodnot, která aplikuje hodnotu Vložit speciální > Hodnoty
• Stiskněte klávesu Enter. Hotovo!

Jak odstranit počáteční mezery v číselném sloupci

Jak jste se právě přesvědčili, funkce TRIM aplikace Excel bez problémů odstranila ze sloupce textových dat všechny mezery navíc. Ale co když vaše data nejsou textová, ale číselná?

Na první pohled se může zdát, že funkce TRIM odvedla svou práci. Při bližším pohledu si však všimnete, že ořezané hodnoty se nechovají jako čísla. Zde je jen několik náznaků abnormalit:

• Původní sloupec s počátečními mezerami i ořezaná čísla jsou zarovnána vlevo, i když na buňky použijete formát Číslo, zatímco normální čísla jsou ve výchozím nastavení zarovnána vpravo.
• Pokud jsou vybrány dvě nebo více buněk s ořezanými čísly, Excel ve stavovém řádku zobrazí pouze POČET. U čísel by měl zobrazit také SUMA a PRŮMĚR.
• Vzorec SUMA aplikovaný na ořezané buňky vrátí nulu.

Podle všeho jsou ořezané hodnoty následující. textové řetězce , zatímco my chceme čísla. Chcete-li to napravit, můžete ořezané hodnoty vynásobit 1 (chcete-li vynásobit všechny hodnoty najednou, použijte možnost Vložit speciální> násobit).

Elegantnějším řešením je uzavření funkce TRIM do VALUE, například takto:

=HODNOTA(TRIM(A2))

Výše uvedený vzorec odstraní všechny případné počáteční a koncové mezery a výslednou hodnotu změní na číslo, jak ukazuje obrázek níže:

Jak odstranit pouze úvodní mezery v aplikaci Excel (levý trim)

V některých situacích můžete psát zdvojené nebo dokonce ztrojené mezery mezi slovy, aby byla data lépe čitelná. Chcete se však zbavit počátečních mezer, například takto:

Jak již víte, funkce TRIM odstraňuje přebytečné mezery uprostřed textových řetězců, což není to, co chceme. Abychom zachovali všechny mezery nedotčené, použijeme trochu složitější vzorec:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

Ve výše uvedeném vzorci kombinace funkcí FIND, MID a TRIM vypočítá pozici prvního textového znaku v řetězci. Toto číslo pak zadáte další funkci MID tak, aby vrátila celý textový řetězec (délka řetězce se vypočítá pomocí LEN) počínaje pozicí prvního textového znaku.

Následující snímek obrazovky ukazuje, že všechny úvodní mezery jsou pryč, zatímco více mezer mezi slovy zůstává:

Na závěr nahraďte původní text ořezanými hodnotami, jak je uvedeno v kroku 3 příkladu vzorce Trim, a můžete začít!

Tip: Pokud chcete odstranit mezery i z konců buněk, použijte nástroj Oříznout mezery. Neexistuje žádný zřejmý vzorec aplikace Excel, který by odstranil počáteční a koncové mezery a zachoval tak více mezer mezi slovy.

Jak počítat další mezery v buňce

Někdy můžete před odstraněním mezer v listu aplikace Excel chtít zjistit, kolik nadbytečných mezer tam vlastně je.

Chcete-li zjistit počet mezer navíc v buňce, zjistěte celkovou délku textu pomocí funkce LEN, poté vypočítejte délku řetězce bez mezer navíc a odečtěte ji od první hodnoty:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Následující snímek obrazovky ukazuje výše uvedený vzorec v akci:

Poznámka: Vzorec vrací počet další místa v buňce, tj. počáteční, koncové a více než jednu po sobě jdoucí mezeru mezi slovy, ale nepočítá jednotlivé mezery uprostřed textu. Pokud chcete získat celkový počet mezer v buňce, použijte tento vzorec Substitute.

Jak zvýraznit buňky s nadbytečnými mezerami

Při práci s citlivými nebo důležitými informacemi můžete váhat, zda něco odstranit, aniž byste viděli, co přesně odstraňujete. V takovém případě můžete nejprve zvýraznit buňky obsahující mezery navíc a poté tyto mezery bezpečně odstranit.

Za tímto účelem vytvořte pravidlo podmíněného formátování s následujícím vzorcem:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Kde A2 je nejvyšší buňka s daty, která chcete zvýraznit.

Vzorec dává aplikaci Excel pokyn ke zvýraznění buněk, ve kterých je celková délka řetězce větší než délka oříznutého textu.

Chcete-li vytvořit pravidlo podmíněného formátování, vyberte všechny buňky (řádky), které chcete zvýraznit bez záhlaví sloupců, přejděte do okna. Home karta> Styly a klikněte na tlačítko Podmíněné formátování > Nové pravidlo > Pomocí vzorce určete, které buňky se mají formátovat .

Pokud ještě neznáte podmíněné formátování aplikace Excel, najdete podrobný postup zde: Jak vytvořit pravidlo podmíněného formátování na základě vzorce.

Jak ukazuje snímek obrazovky níže, výsledek dokonale odpovídá počtu mezer navíc, který jsme získali v předchozím příkladu:

Jak vidíte, použití funkce TRIM v aplikaci Excel je snadné a přímočaré. Nicméně pokud se chce někdo blíže seznámit se vzorci probíranými v tomto návodu, můžete si stáhnout sešit Trim Excel Spaces.

Nefunguje aplikace Excel TRIM

Funkce TRIM odstraní pouze prostorový znak v sedmibitové znakové sadě ASCII má kódovou hodnotu 32. Ve znakové sadě Unicode je ještě jeden znak mezery, tzv. nezalomené mezery, který se běžně používá na webových stránkách jako znak html. . Nezalomená mezera má desetinnou hodnotu 160 a funkce TRIM ji sama o sobě nedokáže odstranit.

Pokud tedy váš soubor dat obsahuje jednu nebo více bílých mezer, které funkce TRIM neodstraní, použijte funkci SUBSTITUTE k převodu nelomených mezer na běžné mezery a poté je ořízněte. Za předpokladu, že text je v A1, vzorec vypadá následovně:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Jako další opatření můžete vložit funkci CLEAN, která buňku vyčistí od netisknutelných znaků:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " ")))

Následující snímek obrazovky ukazuje rozdíl:

Pokud vám nefungují ani výše uvedené vzorce, je pravděpodobné, že vaše data obsahují některé specifické netisknutelné znaky s jinými kódovými hodnotami než 32 a 160. V takovém případě použijte ke zjištění kódu znaku jeden z následujících vzorců, kde A1 je problematická buňka:

Vedoucí prostor: =CODE(LEFT(A1,1))

Mezera na konci: =CODE(RIGHT(A1,1))

Meziprostor (kde n je pozice problematického znaku v textovém řetězci):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

A poté zadejte vrácený kód znaku do výše uvedeného vzorce TRIM(SUBSTITUTE()).

Pokud například funkce CODE vrátí hodnotu 9, což je znak vodorovné tabulátoru, můžete jej odstranit pomocí následujícího vzorce:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Trim Spaces for Excel - odstranění přebytečných mezer jedním kliknutím

Zní vám představa, že se kvůli triviálnímu úkolu učíte několik různých vzorců, směšně? Pak by se vám mohla líbit tato technika, jak se v Excelu zbavit mezer jedním kliknutím. Dovolte mi, abych vám představil sadu Text Toolkit, která je součástí našeho balíku Ultimate Suite. Kromě jiných funkcí, jako je změna velikosti písmen, rozdělení textu a vymazání formátování, nabízí Prostory pro úpravy možnost.

Pokud máte v aplikaci Excel nainstalovanou sadu Ultimate Suite, je odstraňování mezer v aplikaci Excel velmi jednoduché:

1. Vyberte buňky, ve kterých chcete odstranit mezery.
2. Klikněte na Prostory pro úpravy na pásu karet.
3. Vyberte jednu nebo všechny následující možnosti:
   • Trim vedoucí a koncové prostory
   • Trim extra mezery mezi slovy, s výjimkou jediné mezery
   • Trim nezlomitelné mezery ( )
4. Klikněte na Trim .

To je vše! Všechny mezery navíc jsou v mžiku odstraněny.

V tomto příkladu odstraňujeme pouze počáteční a koncové mezery a ponecháváme několik mezer mezi slovy pro lepší čitelnost - úkol, se kterým si vzorce Excelu neporadí, se provádí kliknutím myši!

Pokud máte zájem vyzkoušet Prostory pro úpravy ve svých listech, můžete si stáhnout zkušební verzi na konci tohoto příspěvku.

Děkuji vám za přečtení a těším se na vás příští týden. V příštím tutoriálu probereme další způsoby ořezávání mezer v Excelu, zůstaňte prosím naladěni!

Dostupné soubory ke stažení

Ořezávání mezer v aplikaci Excel - příklady vzorců (.xlsx soubor)

Ultimate Suite - zkušební verze (.exe soubor)