Tutorial ini mendemonstrasikan beberapa cara cepat dan mudah untuk memangkas spasi Excel. Pelajari cara menghapus spasi terdepan, tertinggal, dan spasi ekstra di antara kata-kata, mengapa fungsi TRIM Excel tidak berfungsi dan cara memperbaikinya.

Apakah Anda membandingkan dua kolom untuk duplikat yang Anda tahu ada di sana, tetapi rumus Anda tidak dapat menemukan satu pun entri duplikat? Atau, apakah Anda menjumlahkan dua kolom angka, tetapi terus mendapatkan hanya angka nol? Dan mengapa rumus Vlookup Anda yang jelas-jelas benar hanya mengembalikan sekumpulan kesalahan N/A? Ini hanya beberapa contoh masalah yang mungkin Anda cari jawabannya. Dan semuanya disebabkan oleh ruang ekstra bersembunyi sebelum, sesudah, atau di antara nilai numerik dan teks di cell Anda.

Microsoft Excel menawarkan beberapa cara berbeda untuk menghapus spasi dan membersihkan data Anda. Dalam tutorial ini, kami akan menyelidiki kemampuan fungsi TRIM sebagai cara tercepat dan termudah untuk menghapus spasi di Excel.

Fungsi TRIM - hapus spasi ekstra di Excel

Anda menggunakan fungsi TRIM di Excel menghapus spasi ekstra dari teks. Ini menghapus semua spasi di depan, di belakang dan di antara kecuali untuk satu spasi karakter di antara kata-kata.

Sintaks fungsi TRIM adalah yang paling mudah yang bisa dibayangkan:

Di mana teks adalah sel yang ingin Anda hapus spasi berlebihnya.

Misalnya, untuk menghapus spasi di sel A1, Anda menggunakan rumus ini:

=TRIM(A1)

Dan tangkapan layar berikut ini menunjukkan hasilnya:

Ya, sesederhana itu!

Harap diperhatikan bahwa fungsi TRIM didesain hanya untuk menghapus karakter spasi, yang memiliki nilai 32 dalam sistem kode ASCII 7-bit. Jika selain spasi ekstra, data Anda mengandung jeda baris dan karakter non-cetak, gunakan fungsi TRIM yang dikombinasikan dengan CLEAN untuk menghapus 32 karakter non-cetak pertama dalam sistem ASCII.

Misalnya, untuk menghapus spasi, jeda baris, dan karakter lain yang tidak diinginkan dari sel A1, gunakan rumus ini:

=TRIM(BERSIH(A1))

Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Cara menghapus karakter non-cetak di Excel

Untuk menyingkirkan spasi yang tidak terputus (karakter html ), yang memiliki nilai 160, gunakan TRIM bersama dengan fungsi SUBSTITUTE dan CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Untuk detail lengkapnya, silakan lihat Cara menghapus spasi non-breaking di Excel

Cara menggunakan fungsi TRIM di Excel - contoh rumus

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasarnya, mari kita bahas beberapa penggunaan TRIM secara spesifik di Excel, jebakan yang mungkin Anda hadapi, dan solusi yang berfungsi.

Cara memangkas spasi di seluruh kolom data

Misalkan Anda memiliki kolom nama yang memiliki beberapa spasi sebelum dan sesudah teks, serta lebih dari satu spasi di antara kata-katanya. Jadi, bagaimana Anda menghapus semua spasi terdepan, tertinggal, dan kelebihan di antara spasi di semua sel sekaligus? Dengan menyalin rumus TRIM Excel di seluruh kolom, lalu mengganti rumus dengan nilainya. Langkah-langkah detailnya ikuti di bawah ini.

1. Tulis rumus TRIM untuk sel paling atas, A2 dalam contoh kita:

   =TRIM(A2)

2. Posisikan kursor ke sudut kanan bawah sel rumus (B2 dalam contoh ini), dan segera setelah kursor berubah menjadi tanda plus, klik dua kali untuk menyalin rumus ke bawah kolom, hingga sel terakhir dengan data. Hasilnya, Anda akan memiliki 2 kolom - nama asli dengan spasi dan nama yang dipangkas berdasarkan rumus.

• Pilih semua sel dengan rumus Trim (B2: B8 dalam contoh ini), dan tekan Ctrl + C untuk menyalinnya.
• Pilih semua sel dengan data asli (A2: A8), dan tekan Ctrl + Alt + V , lalu V. Ini adalah pintasan nilai tempel yang menerapkan Tempel Khusus > Nilai-nilai
• Tekan tombol Enter. Selesai!

Cara menghapus spasi di depan dalam kolom numerik

Seperti yang baru saja Anda lihat, fungsi Excel TRIM menghapus semua spasi ekstra dari kolom data teks tanpa hambatan. Tetapi bagaimana jika data Anda adalah angka, bukan teks?

Pada pandangan pertama, mungkin terlihat bahwa fungsi TRIM telah melakukan tugasnya. Namun, setelah melihat lebih dekat, Anda akan melihat bahwa nilai yang dipangkas tidak berperilaku seperti angka. Berikut ini hanya beberapa indikasi ketidaknormalan:

• Baik kolom asli dengan spasi di depan dan angka yang dipangkas rata kiri bahkan jika Anda menerapkan format Number ke sel, sementara angka normal rata kanan secara default.
• Ketika dua atau lebih sel dengan angka yang dipangkas dipilih, Excel hanya menampilkan COUNT di bilah status. Untuk angka, itu juga harus menampilkan SUM dan AVERAGE.
• Rumus SUM yang diterapkan ke sel yang dipangkas mengembalikan nol.

Dari semua penampilan, nilai yang dipangkas adalah string teks Untuk mengatasinya, Anda bisa mengalikan nilai yang sudah dipangkas dengan 1 (untuk mengalikan semua nilai dalam satu gerakan, gunakan opsi Paste Special> Multiply).

Solusi yang lebih elegan adalah melampirkan fungsi TRIM dalam VALUE, seperti ini:

=VALUE(TRIM(A2))

Rumus di atas menghilangkan semua spasi di depan dan di belakang, jika ada, dan mengubah nilai yang dihasilkan menjadi angka, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah:

Cara menghapus hanya spasi di depan di Excel (Potong Kiri)

Dalam beberapa situasi, Anda dapat mengetikkan spasi duplikasi dan bahkan spasi rangkap tiga di antara kata-kata untuk membuat data Anda dapat dibaca dengan lebih baik. Namun demikian, Anda memang ingin menyingkirkan spasi terdepan, seperti ini:

Seperti yang sudah Anda ketahui, fungsi TRIM menghilangkan spasi ekstra di tengah string teks, yang bukan yang kita inginkan. Untuk menjaga agar semua spasi di antaranya tetap utuh, kita akan menggunakan rumus yang sedikit lebih kompleks:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

Dalam rumus di atas, kombinasi FIND, MID, dan TRIM menghitung posisi karakter teks pertama dalam sebuah string. Dan kemudian, Anda memberikan nomor itu ke fungsi MID lain sehingga mengembalikan seluruh string teks (panjang string dihitung oleh LEN) mulai dari posisi karakter teks pertama.

Tangkapan layar berikut ini menunjukkan bahwa semua spasi terdepan sudah hilang, sementara beberapa spasi di antara kata-kata masih ada:

Sebagai sentuhan akhir, gantilah teks asli dengan nilai yang sudah dipangkas, seperti yang ditunjukkan pada langkah 3 dari contoh rumus Trim, dan Anda siap melakukannya!

jenis. Jika Anda juga ingin menghapus spasi dari akhir sel, manfaatkan alat Pangkas Spasi. Tidak ada rumus Excel yang jelas untuk menghapus spasi di depan dan di belakang agar beberapa spasi di antara kata-kata tetap utuh.

Cara menghitung spasi ekstra dalam sel

Terkadang, sebelum menghapus spasi di lembar Excel Anda, Anda mungkin ingin tahu berapa banyak spasi berlebih yang sebenarnya ada di sana.

Untuk mendapatkan jumlah spasi ekstra dalam sel, cari tahu panjang teks total menggunakan fungsi LEN, lalu hitung panjang string tanpa spasi ekstra, dan kurangi yang terakhir dari yang pertama:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Tangkapan layar berikut ini menunjukkan rumus di atas dalam tindakan:

Catatan. Rumus mengembalikan hitungan dari ruang ekstra dalam sel, yaitu spasi di depan, di belakang, dan lebih dari satu spasi berurutan di antara kata-kata, tetapi tidak menghitung spasi tunggal di tengah teks. Jika Anda ingin mendapatkan jumlah total spasi dalam sel, gunakan rumus Pengganti ini.

Cara menyorot sel dengan spasi berlebih

Saat bekerja dengan informasi sensitif atau penting, Anda mungkin ragu-ragu untuk menghapus apa pun tanpa melihat apa yang sebenarnya Anda hapus. Dalam kasus ini, Anda dapat menyorot sel yang berisi spasi ekstra terlebih dahulu, lalu menghilangkan spasi tersebut dengan aman.

Untuk ini, buat aturan pemformatan bersyarat dengan rumus berikut:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Di mana A2 adalah sel paling atas dengan data yang ingin Anda sorot.

Rumus tersebut menginstruksikan Excel untuk menyorot sel di mana panjang string total lebih besar dari panjang teks yang dipangkas.

Untuk membuat aturan pemformatan bersyarat, pilih semua sel (baris) yang ingin Anda sorot tanpa tajuk kolom, buka Rumah tab> Gaya kelompok, dan klik Pemformatan bersyarat > Aturan Baru > Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang akan diformat .

Jika Anda belum terbiasa dengan pemformatan bersyarat Excel, Anda akan menemukan langkah-langkah mendetail di sini: Cara membuat aturan pemformatan bersyarat berdasarkan rumus.

Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan layar di bawah ini, hasilnya secara sempurna sesuai dengan jumlah spasi ekstra yang kita dapatkan dalam contoh sebelumnya:

Seperti yang Anda lihat, penggunaan fungsi TRIM di Excel mudah dan lugas. Namun demikian, jika seseorang ingin melihat lebih dekat rumus yang dibahas dalam tutorial ini, Anda dipersilakan untuk mengunduh Buku Kerja Trim Excel Spaces.

Excel TRIM tidak berfungsi

Fungsi TRIM hanya menghapus karakter ruang diwakili oleh nilai kode 32 dalam set karakter ASCII 7-bit. Dalam set karakter Unicode, ada satu karakter spasi lagi yang disebut dengan ruang yang tidak putus, yang umumnya digunakan pada halaman web sebagai karakter html Spasi yang tidak terputus memiliki nilai desimal 160, dan fungsi TRIM tidak dapat menghapusnya dengan sendirinya.

Jadi, jika kumpulan data Anda berisi satu atau lebih spasi putih yang tidak dihapus oleh fungsi TRIM, gunakan fungsi SUBSTITUTE untuk mengubah spasi yang tidak terputus menjadi spasi biasa dan kemudian memangkasnya. Dengan asumsi teks ada di A1, rumusnya adalah sebagai berikut:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Sebagai tindakan pencegahan ekstra, Anda dapat menyematkan fungsi CLEAN untuk membersihkan sel dari karakter yang tidak dapat dicetak:

=TRIM(CLEAN(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " ")))

Tangkapan layar berikut ini menunjukkan perbedaannya:

Jika rumus di atas juga tidak berfungsi untuk Anda, kemungkinan data Anda berisi beberapa karakter noncetak tertentu dengan nilai kode selain 32 dan 160. Dalam kasus ini, gunakan salah satu rumus berikut untuk mengetahui kode karakter, di mana A1 adalah sel yang bermasalah:

Ruang utama: =CODE(KIRI(A1,1))

Ruang yang tertinggal: =CODE(KANAN(A1,1))

Ruang di antara (di mana n adalah posisi karakter yang bermasalah dalam string teks):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

Dan kemudian, berikan kode karakter yang dikembalikan ke rumus TRIM(SUBSTITUTE()) yang dibahas di atas.

Misalnya, jika fungsi CODE mengembalikan 9, yang merupakan karakter Tab Horizontal, Anda menggunakan rumus berikut untuk menghapusnya:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Pangkas Spaces for Excel - hapus spasi ekstra dalam satu klik

Apakah ide mempelajari beberapa rumus yang berbeda untuk menangani tugas sepele terdengar konyol? Maka Anda mungkin menyukai teknik satu klik ini untuk menghilangkan spasi di Excel. Izinkan saya memperkenalkan Anda pada Text Toolkit yang termasuk dalam Ultimate Suite kami. Di antara hal-hal lain seperti mengubah case, memisahkan teks dan menghapus pemformatan, ia menawarkan Pangkas Ruang pilihan.

Dengan Ultimate Suite terinstal di Excel Anda, menghapus spasi di Excel semudah ini:

1. Pilih sel tempat Anda ingin menghapus spasi.
2. Klik Pangkas Ruang pada pita.
3. Pilih salah satu atau semua opsi berikut ini:
   • Pangkas memimpin dan trailing ruang
   • Pangkas ekstra spasi di antara kata-kata, kecuali untuk satu spasi
   • Pangkas tidak putus ruang ( )
4. Klik Pangkas .

Hanya itu saja! Semua spasi ekstra dihilangkan dalam sekejap.

Dalam contoh ini, kita hanya menghapus spasi di depan dan di belakang, menjaga beberapa spasi di antara kata-kata tetap utuh untuk keterbacaan yang lebih baik - tugas yang tidak bisa diatasi oleh rumus Excel diselesaikan dengan klik mouse!

Jika Anda tertarik untuk mencoba Pangkas Ruang dalam lembaran Anda, Anda dipersilakan mengunduh versi evaluasi di akhir postingan ini.

Dalam tutorial kami berikutnya, kami akan membahas cara lain untuk memangkas spasi di Excel, harap nantikan!

Unduhan yang tersedia

Pangkas Ruang Excel - contoh rumus (file .xlsx)

Ultimate Suite - versi percobaan (file .exe)