У навчальному посібнику пояснюються основи роботи розширеного фільтра Excel і показується, як використовувати його для пошуку записів, що відповідають одному або декільком складним критеріям.

Якщо ви мали можливість прочитати наш попередній урок, ви знаєте, що фільтр Excel надає безліч варіантів для різних типів даних. Ці вбудовані варіанти фільтрації для тексту, чисел і дат можуть обробляти багато сценаріїв. Багато, але не всі! Коли звичайний автофільтр не може зробити те, що вам потрібно, скористайтеся інструментом "Розширений фільтр" і налаштуйте критерії, які точно підходять для ваших потреб.

Розширений фільтр Excel дійсно корисний, коли мова йде про пошук даних, які відповідають двом або більше складним критеріям, таким як вилучення збігів і відмінностей між двома стовпцями, фільтрація рядків, які збігаються з елементами в іншому списку, пошук точних збігів, включаючи великі та малі літери, і багато іншого.

Розширений фільтр доступний у всіх версіях Excel 365 - 2003. Будь ласка, натисніть на посилання нижче, щоб дізнатися більше.

Розширений фільтр Excel проти автофільтру

У порівнянні з базовим інструментом Автофільтр, Розширений фільтр працює по-іншому в кількох важливих аспектах.

• Автофільтр Excel - це вбудована функція, яка застосовується одним натисканням кнопки. Просто натисніть кнопку Фільтр на стрічці, і ваш Excel-фільтр готовий до роботи.

  Розширений фільтр не може бути застосований автоматично, оскільки він не має попередньо визначених налаштувань, а потребує налаштування діапазону списку та діапазону критеріїв вручну.

• Автофільтр дозволяє фільтрувати дані максимум по 2 критеріям, причому ці умови вказуються безпосередньо в Спеціальний автофільтр діалогове вікно.

  За допомогою розширеного фільтра можна знайти рядки, які відповідають декільком критеріям у декількох стовпцях, а розширені критерії потрібно ввести в окремий діапазон на робочому аркуші.

Нижче ви знайдете докладні інструкції щодо використання розширених фільтрів в Excel, а також кілька корисних прикладів застосування розширених фільтрів для текстових і числових значень.

Як створити розширений фільтр в Excel

Використовувати розширений фільтр Excel не так просто, як автофільтр (як і багато інших "просунутих" речей :), але це, безумовно, варте зусиль. Щоб створити розширений фільтр для свого аркуша, виконайте наступні дії.

1. впорядкувати вихідні дані

Для кращого результату впорядкуйте свій набір даних, дотримуючись цих 2 простих правил:

• Додайте рядок заголовків, де кожен стовпець має унікальний заголовок - повторювані заголовки призведуть до плутанини в розширеному фільтрі.
• Переконайтеся, що у вашому наборі даних немає порожніх рядків.

Для прикладу, ось як виглядає наша вибіркова таблиця:

2. встановити діапазон критеріїв

Введіть свої умови, так звані критерії, в окремий діапазон на робочому аркуші. Теоретично діапазон критеріїв може знаходитися в будь-якому місці аркуша. На практиці зручніше розмістити його вгорі і відокремити від набору даних одним або декількома порожніми рядками.

Примітки до розширених критеріїв:

• Діапазон критеріїв повинен мати однакові заголовки колонок як таблиця / діапазон, який потрібно відфільтрувати.
• Критерії, перераховані в одному рядку, працюють за логікою І. Критерії, введені в різних рядках, працюють за логікою АБО.

Наприклад, для фільтрації записів за Північ регіон, чий Проміжний підсумок більше або дорівнює 900, встановлюється наступний діапазон критеріїв:

• Регіон: Північ
• Проміжний підсумок:>=900

Детальну інформацію про оператори порівняння, підстановочні знаки та формули, які ви можете використовувати у своїх критеріях, ви можете знайти в розділі "Діапазон критеріїв розширеного фільтру".

3. застосувати розширений фільтр Excel

У наявному діапазоні критеріїв застосуйте розширений фільтр таким чином:

• Виберіть будь-яку окрему комірку у вашому наборі даних.
• В Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 і Excel 2007 перейдіть на вкладку Дані вкладка> Сортування та фільтрація згрупувати і натиснути Просунутий .

  У програмі Excel 2003 натисніть кнопку Дані меню, виберіть пункт Фільтр , а потім натисніть Розширений фільтр... .

  

З'явиться діалогове вікно Розширений фільтр Excel, в якому ви можете налаштувати його, як описано нижче.

4. налаштувати параметри розширеного фільтра

У діалоговому вікні Розширений фільтр Excel вкажіть наступні параметри:

• Дія Виберіть, чи потрібно фільтрувати список на місці або скопіювати результати в інше місце.

  Вибравши " Фільтрувати список на місці" приховає рядки, які не відповідають вашим критеріям.

Якщо ви обираєте " Скопіювати результати в інше місце" виберіть ліву верхню комірку діапазону, куди потрібно вставити відфільтровані рядки. Переконайтеся, що в цільовому діапазоні немає даних ніде в стовпцях, оскільки всі комірки нижче скопійованого діапазону будуть очищені.

• Діапазон списку Це діапазон комірок для фільтрації, заголовки стовпців повинні бути включені.

  Якщо ви виділили будь-яку комірку в наборі даних перед тим, як натиснути кнопку Просунутий Excel автоматично вибере весь діапазон списку. Якщо Excel неправильно вибрав діапазон списку, натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно значок безпосередньо праворуч від Діапазон списку та виберіть потрібний діапазон за допомогою миші.

• Діапазон критеріїв Це діапазон комірок, в які ви вводите критерії.

Крім того, прапорець в лівому нижньому кутку діалогового вікна Розширений фільтр дозволяє відображати тільки унікальні записи Наприклад, ця опція може допомогти вам виділити всі різні (відмінні) елементи в стовпчику.

У цьому прикладі ми фільтруємо список на місці, тому налаштуйте параметри розширеного фільтра Excel таким чином:

Нарешті, натисніть "ОК", і Ви отримаєте наступний результат:

Це чудово... але ж такого ж результату можна досягти і за допомогою звичайного автофільтра Excel, чи не так? У будь-якому випадку, не поспішайте залишати цю сторінку, адже ми лише подряпали поверхню, щоб ви отримали основне уявлення про те, як працює розширений фільтр Excel. Далі в статті ви знайдете кілька прикладів, які можна зробити тільки за допомогою розширеного фільтра. Щоб вам було простіше слідувати за ними,Давайте спочатку дізнаємося більше про критерії розширеного фільтра.

Діапазон критеріїв розширеного фільтра Excel

Як ви щойно переконалися, у використанні розширеного фільтра в Excel немає нічого складного. Але як тільки ви дізнаєтеся тонкощі критеріїв розширеного фільтра, ваші можливості будуть практично безмежними!

Оператори порівняння чисел і дат

У критеріях розширеного фільтра можна порівнювати різні числові значення за допомогою наступних операторів порівняння.

Використання операторів порівняння з числами є очевидним. У вищенаведеному прикладі ми вже використовували числові критерії >=900 відфільтрувати записи за допомогою Підсумок більше або дорівнює 900.

А ось ще один приклад. Припустимо, ви хочете вивести на екран Північ регіон рекорди за місяць липень з Сума більше 800. Для цього в діапазоні критеріїв необхідно вказати наступні умови:

• Регіон: Північ
• Дата замовлення:>=7/1/2016
• Дата замовлення: <=7/30/2016
• Сума: 800

А тепер запускаємо інструмент "Розширений фільтр Excel", вказуємо Діапазон списку (А4:D50) та Діапазон критеріїв (A2:D2) і ви отримаєте наступний результат:

Примітка: Незалежно від формату дати, що використовується у вашому робочому аркуші, ви завжди повинні вказувати повна дата в діапазоні критеріїв розширеного фільтра у форматі, який розуміє Excel, наприклад, 7/1/2016 або 1-Jul-2016.

Розширений фільтр для текстових значень

Крім чисел і дат, для порівняння текстових значень можна використовувати логічні оператори, правила яких визначені в таблиці нижче.

Як бачите, створення розширеного фільтра для текстових значень має ряд особливостей, тому зупинимося на цьому докладніше.

Приклад 1. Текстовий фільтр на точний збіг

Відобразити тільки ті комірки, які є точно дорівнює до конкретного тексту або символу, включають в себе знак рівності в критеріях.

Наприклад, відфільтрувати тільки Банан Microsoft Excel відобразить критерії у вигляді =банан в комірці, але ви можете переглянути весь вираз у рядку формул:

Як ви можете бачити на скріншоті вище, критерії показують тільки Банан записи з Проміжний підсумок більше або дорівнює 900, ігноруючи Зелений банан і Банан Goldfinger .

Примітка. При фільтрації числові значення які є точно дорівнює до заданого значення, ви можете використовувати або не використовувати знак рівності в критеріях. Наприклад, для фільтрації записів з проміжним підсумком, що дорівнює 900, ви можете використовувати будь-який з наступних критеріїв проміжного підсумку:, =900 або просто 900.

Приклад 2. Фільтрація текстових значень, що починаються з певного символу (символів)

Щоб відобразити всі клітинки, вміст яких починається з певного тексту, просто введіть цей текст у діапазон критеріїв без знаку рівності або подвійних лапок.

Наприклад, щоб відфільтрувати всі " зелений " з проміжним підсумком більше або дорівнює 900, використовуються наступні критерії:

• Артикул: Зелений
• Проміжний підсумок:>=900

Розширений фільтр Excel зі спецсимволами

Для фільтрації текстових записів за допомогою частковий збіг У критеріях розширеного фільтра можна використовувати наступні символи підстановки:

• Знак питання (?) на відповідність будь-якому окремому символу.
• Зірочка (*) відповідає будь-якій послідовності символів.
• Тильда (~) з наступним *, ? або ~ для фільтрації комірок, які містять справжній знак питання, зірочку або тильду.

У наступній таблиці наведено кілька прикладів діапазонів критеріїв з використанням підстановочних знаків.

А ось найпростіший підстановочний критерій в дії (*банан*), який знаходить всі клітинки, що містять слово "банан":

Формули в критеріях розширеного фільтра

Для створення розширеного фільтра з більш складними умовами можна використовувати одну або декілька функцій Excel в діапазоні критеріїв. Для коректної роботи критеріїв на основі формул, будь ласка, дотримуйтесь наступних правил:

• Формула повинна мати значення ІСТИНА або ХИБНІСТЬ.
• Діапазон критеріїв повинен включати мінімум 2 комірки: комірка формул і комірка заголовка .
• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. комірка заголовка у формульних критеріях повинні бути порожній або має заголовок, відмінний від будь-якого із заголовків діапазону переліку.
• Для формули, що підлягає оцінці для кожен рядок даних в діапазоні списку використовуйте відносне посилання (без $, наприклад, A1) для посилання на комірку в першому рядку даних.
• Для того, щоб формула була оцінена тільки для конкретна клітина або діапазон комірок використовуйте абсолютне посилання (з $, наприклад, $A$1) для посилання на цю комірку або діапазон.
• При посиланні на діапазон списку у формулі завжди використовуйте абсолютні посилання на комірки.

Наприклад, відфільтрувати рядки, де серпень продажі (колонка С) більше, ніж липень продажів (стовпець D), використовуйте критерій =D5>C5, де 5 - перший рядок даних:

Примітка: якщо ваші критерії включають тільки одна формула Як і в цьому прикладі, обов'язково включіть принаймні 2 комірки в діапазон критеріїв (комірку формули та комірку заголовка).

Більш складні приклади застосування декількох критеріїв на основі формул див. у розділі Як використовувати розширений фільтр в Excel - приклади діапазонів критеріїв.

Використання розширеного фільтра з логікою "І" та "АБО

Як вже згадувалося на початку цього уроку, розширений фільтр Excel може працювати як з логікою І, так і з логікою АБО, в залежності від того, як ви налаштували діапазон критеріїв :

• Критерії щодо той самий ряд з'єднуються з І оператор.
• Критерії щодо різні ряди з'єднуються з АБО оператор.

Для того, щоб було легше зрозуміти, розглянемо наступні приклади.

Розширений фільтр Excel з логікою AND

Для відображення записів з Проміжний підсумок >=900 AND Середній показник >=350, визначте обидва критерії в одному рядку:

Розширений фільтр Excel з логікою АБО

Для відображення записів з Проміжний підсумок >=900 АБО Середній показник >=350, розмістити кожну умову в окремому рядку:

Розширений фільтр Excel з логікою І та АБО

Для відображення записів для Північ регіон з Проміжний підсумок більше або дорівнює 900 АБО Середній показник більше або дорівнює 350, встановити діапазон критеріїв таким чином:

Інакше кажучи, діапазон критеріїв у цьому прикладі зводиться до наступної умови:

( Регіон =Північ. І Проміжний підсумок >=900) АБО ( Регіон =Північ. І Середній показник >=350)

Примітка. Вихідна таблиця в цьому прикладі містить лише чотири регіони: Північ, Південь, Схід та Захід, тому ми можемо сміливо використовувати Північ Якби були інші регіони, що містять слово "північ", наприклад, Північний Захід або Північний Схід, ми б використовували критерій точного збігу: ="=Північ" .

Як витягти тільки певні стовпці

При налаштуванні Розширеного фільтра так, щоб він копіював результати в інше місце, можна вказати які стовпці витягувати .

1. Перед застосуванням фільтра введіть або скопіюйте заголовки стовпців, які ви хочете витягти, в перший рядок діапазону призначення.

   Наприклад, для копіювання зведених даних, таких як Регіон , Пункт і Проміжний підсумок на основі заданого діапазону критеріїв введіть мітки 3-х стовпчиків в комірки H1:J1 (див. скріншот нижче).

2. Застосуйте розширений фільтр Excel і виберіть Копіювати в інше місце опціон за Дія .
3. В рамках проекту Скопіювати на введіть посилання на мітки стовпців у діапазоні призначення (H1:J1) і натисніть кнопку ОК.

В результаті Excel відфільтрував рядки відповідно до умов, перерахованих в діапазоні критеріїв ( Північ регіон пунктів з Проміжний підсумок >=900), та скопіював 3 стовпчики у вказане місце:

Як скопіювати відфільтровані рядки на інший аркуш

Якщо ви відкриваєте інструмент "Розширений фільтр" на аркуші, що містить вихідні дані, виберіть " Копіювати в інше місце " і виберіть опцію Скопіювати на на іншому аркуші, ви отримаєте наступне повідомлення про помилку: " На активний лист можна копіювати тільки відфільтровані дані ".

Однак є спосіб скопіювати відфільтровані рядки на інший аркуш, і ви вже отримали підказку - просто запустіть Розширений фільтр з кнопки лист призначення , щоб він був вашим активним аркушем.

Припустимо, ваша вихідна таблиця знаходиться на Аркуші 1, і ви хочете скопіювати відфільтровані дані на Аркуш 2. Ось дуже простий спосіб зробити це:

1. Для початку налаштуйте діапазон критеріїв на Аркуші 1.
2. Перейдіть на аркуш 2 і виберіть будь-яку порожню комірку в невикористаній частині аркуша.
3. Запустіть розширений фільтр Excel ( Дані вкладка> Просунутий ).
4. В рамках проекту Розширений фільтр оберіть наступні опції:
   • Під Дія обрав Копіювати в інше місце .
   • Натисніть на кнопку Діапазон списку переключіться на Аркуш1 і виберіть таблицю, яку потрібно відфільтрувати.
   • Натисніть на кнопку Діапазон критеріїв переключіться на Аркуш1 і виберіть діапазон критеріїв.
   • Натисніть на кнопку Скопіювати на і виберіть верхню ліву комірку діапазону призначення на Аркуші 2 (якщо ви хочете скопіювати лише деякі стовпці, заздалегідь введіть потрібні заголовки стовпців на Аркуші 2, а тепер виберіть ці заголовки).
   • Натисни ОК.

У цьому прикладі ми витягуємо 4 стовпці на Аркуш2, тому ми ввели відповідні заголовки стовпців точно так, як вони відображаються на Аркуші1, і виділили діапазон, що містить заголовки (A1:D1), в полі Скопіювати на Ящик:

В основному, це і є використання розширеного фільтра в Excel. У наступному уроці ми розглянемо більш складні приклади діапазонів критеріїв з формулами, тому слідкуйте за оновленнями!