Kennslan útskýrir grunnatriðin í Excel's Advanced Filter og sýnir hvernig á að nota hana til að finna færslur sem uppfylla eitt eða fleiri flókin skilyrði.

Ef þú hefðir tækifæri til að lesa okkar fyrri kennslu, þú veist að Excel Filter býður upp á margs konar valkosti fyrir mismunandi gagnagerðir. Þessir innbyggðu síunarvalkostir fyrir texta, tölur og dagsetningar geta séð um margar aðstæður. Margir, en ekki allir! Þegar venjulegur sjálfvirkur sía getur ekki gert það sem þú vilt skaltu nota Advanced Filter tólið og stilla viðmiðin sem henta nákvæmlega þínum þörfum.

Excel's Advanced Filter er mjög gagnleg þegar kemur að því að finna gögn sem uppfylla tvö eða fleiri flókin viðmið eins og að draga út samsvörun og mismun á milli tveggja dálka, sía línur sem passa við atriði á öðrum lista, finna nákvæma samsvörun þar á meðal hástafi og lágstafi og fleira.

Ítarleg sía er fáanleg í öllum útgáfum af Excel 365 - 2003. Vinsamlega smelltu á hlekkina hér að neðan til að fá frekari upplýsingar.

Excel Advanced Filter vs AutoFilter

Í samanburði við grunn sjálfvirka síuna virkar Advanced Filter öðruvísi í pari af mikilvægum leiðum.

• Excel AutoFilter er innbyggður eiginleiki sem er notaður með einum smelli. Smelltu bara á Sía hnappinn á borðinu og Excel sían þín er tilbúin til notkunar.

  Ekki er hægt að nota háþróaða síu sjálfkrafa þar sem hún hefur enga fyrirfram skilgreinda uppsetningu, hún krefst þess(*banani*), sem finnur allar frumur sem innihalda orðið "banani":

  

  Formúlur í Advanced Filter skilyrði

  Til að búa til háþróaða síu með flóknari skilyrði, getur þú notað eina eða fleiri Excel aðgerðir á viðmiðunarsviðinu. Til þess að formúluviðmiðin virki rétt, vinsamlegast fylgdu þessum reglum:

  • Formúlan verður að vera annaðhvort TRUE eða FALSE.
  • Viðmiðunarsviðið ætti að innihalda að lágmarki 2 frumur : formúluhólfi og fyrirsagnarreitur .
  • fyrirsagnarreiturinn í formúluviðmiðunum ætti að vera autt , eða hefur aðra fyrirsögn en einhverja af listasviðsfyrirsögnunum.
  • Til þess að formúlan sé metin fyrir hverja gagnalínu á listasviðinu skaltu nota hlutfallslega tilvísun (án $, eins og A1) til að vísa til reitsins í fyrstu röð gagna.
  • Til þess að formúlan sé metin eingöngu fyrir sérstakan reit eða hólf hólfa , notið algild tilvísun (með $, eins og $A$1) til að vísa til þess hólfs eða sviðs.
  • Þegar vísað er til listasviðs í formúlunni, notaðu alltaf algildar reittilvísanir.

  Til dæmis, til að sía línur þar sem sala á ágúst (dálkur C) er meiri en sala í júlí (dálkur D), notaðu viðmiðin =D5>C5, þar sem 5 er fyrsta röð gagna:

  

  Athugið. Ef viðmiðin þín innihalda aðeins eina formúlu eins og í þessu dæmi, vertu viss um að innihalda að minnsta kosti 2frumur á viðmiðunarsviðinu (formúlufruma og fyrirsagnarhólfi).

  Til að fá flóknari dæmi um mörg viðmið byggð á formúlum, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að nota háþróaða síu í Excel - dæmi um viðmiðunarsvið.

  Notkun háþróaðrar síu með OG vs. OR rökfræði

  Sem sem þegar hefur verið nefnt í upphafi þessarar kennslu, Excel Advanced sía getur virkað með OG sem og OR rökfræði eftir því hvernig þú setur upp viðmiðunarsviðið :

  • Forsendur á sama röð eru sameinuð með OG rekstraraðila.
  • Viðmið á mismunandi línum eru sameinuð með EÐA rekstraraðila.

  Til að gera hlutina auðveldari að skilja skaltu íhuga eftirfarandi dæmi.

  Excel Advanced Filter with AND logic

  Til að birta færslur með Undantölu >=900 OG Meðaltal >=350, skilgreindu bæði viðmiðin í sömu línu:

  

  Excel Advanced Filter with OR logic

  Til að birta færslur með undirtölu >=900 EÐA meðaltal >=350 skaltu setja hvert skilyrði í sérstakri línu:

  

  Sjá einnig: Excel RegEx dæmi: Notkun reglulegra segða í formúlum

  Excel Advanced Filter með OG líka l sem EÐA rökfræði

  Til að birta færslur fyrir Norður svæðið með undirtölu hærri en eða jafnt og 900 EÐA Meðaltal stærra en eða jafnt og 350, settu upp viðmiðunarsviðið á þennan hátt:

  

  Til að orða það öðruvísi, þá þýðir viðmiðunarsviðið í þessu dæmi eftirfarandi ástandi:

  ( Svæði =Norður OG Undirtala >=900) EÐA ( Svæði =Norður OG Meðaltal >=350)

  Athugið. Upprunataflan í þessu dæmi inniheldur aðeins fjögur svæði: Norður, Suður, Austur og Vestur, þess vegna getum við örugglega notað Norður á viðmiðunarsviðinu. Ef það væru einhver önnur svæði sem innihalda orðið „norður“ eins og norðvestur eða norðaustur, þá myndum við nota nákvæm samsvörunarskilyrði: ="=North" .

  Hvernig á að draga aðeins út tiltekna dálka

  Þegar þú stillir háþróaða síu þannig að hún afritar niðurstöðurnar á annan stað geturðu tilgreint hvaða dálka á að draga út .

  1. Áður en þú notar síuna skaltu slá inn eða afrita fyrirsagnir þeirra dálka sem þú vilt draga út í þann fyrsta röð áfangastaðarins.

     Til dæmis, til að afrita gagnayfirlit eins og Svæði , Item og Undantala byggt á tilgreindu viðmiðunarsviði skaltu slá inn 3 dálkamerkin í frumur H1:J1 (vinsamlegast sjáðu skjámyndina hér að neðan).

  2. Notaðu Excel Advanced Filter og veldu Afrita á annan stað valkostinn undir Aðgerð .
  3. Í reitnum Afrita til skaltu slá inn tilvísun í dálkmerkin á áfangastaðnum (H1:J1) og smella á OK.

  

  Í kjölfarið hefur Excel síað línurnar í samræmi við skilyrðin sem talin eru upp á viðmiðunarsviðinu ( Norður svæðisatriði með undirtölu >=900), og afritaði 3 dálkana í tilgreindanstaðsetning:

  

  Hvernig á að afrita síaðar línur í annað vinnublað

  Ef þú opnar Advanced Filter tólið í vinnublaðinu sem inniheldur upprunalegu gögnin þín skaltu velja " Afrita á annan stað " valmöguleikann og velja Afrita í svið í öðru blaði, þú myndir endar með eftirfarandi villuskilaboðum: " Þú getur aðeins afritað síuð gögn yfir á virka blaði ".

  Hins vegar er leið til að afrita síaðar línur í annað vinnublað, og þú hefur þegar fengið vísbendingu - byrjaðu bara Advanced Filter frá áfangastaðsblaðinu , svo að það verði virka blaðið þitt.

  Svo sem upphaflega taflan þín sé í Sheet1 og þú vilt afrita síuð gögnin á Sheet2. Hér er mjög einföld leið til að gera það:

  1. Til að byrja með skaltu setja upp viðmiðunarsviðið á Sheet1.
  2. Farðu í Sheet2 og veldu hvaða tóma reit sem er í ónotuðum hluta vinnublaðsins.
  3. Keyra Excel's Advanced Filter ( Data flipinn > Advanced ).
  4. Í Advanced Filter valmynd, veldu eftirfarandi valkosti:
     • Undir Aðgerð , veldu Afrita á annan stað .
     • Smelltu í List Range kassi, skiptu yfir í Sheet1 og veldu töfluna sem þú vilt sía.
     • Smelltu í reitinn Criteria range , skiptu yfir í Sheet1 og veldu viðmiðunarsviðið.
     • Smelltu í reitinn Afrita til og veldu efri vinstra hólf á áfangasvæðinu á Sheet2. (Ef þúvilt afrita aðeins nokkra dálka, sláðu inn viðeigandi dálkafyrirsagnir á Sheet2 fyrirfram og veldu nú þær fyrirsagnir).
     • Smelltu á OK.

  Í þessu dæmi erum við að draga út 4 dálka í Sheet2, þannig að við skrifuðum samsvarandi dálkafyrirsagnir nákvæmlega eins og þær birtast í Sheet1, og völdum sviðið sem inniheldur fyrirsagnirnar (A1:D1) í Afrita í reitinn:

  

  Í grundvallaratriðum, þetta er hvernig þú notar Advanced Filter í Excel. Í næsta kennsluefni munum við skoða flóknari dæmi um viðmiðunarsvið með formúlum, svo vinsamlegast fylgist með!

  stilla listasviðið og viðmiðunarsviðið handvirkt.
• Sjálfvirkur sía gerir kleift að sía gögn með að hámarki 2 viðmiðum og þau skilyrði eru tilgreind beint í Sérsniðin sjálfsía valmynd.

  Með því að nota háþróaða síu geturðu fundið línur sem uppfylla mörg skilyrði í mörgum dálkum og háþróuð skilyrði þarf að færa inn í sérstakt svið á vinnublaðinu þínu.

Hér að neðan muntu finna ítarlegar leiðbeiningar um hvernig á að nota Advanced Filter í Excel sem og nokkur gagnleg dæmi um háþróaða síur fyrir texta og tölugildi.

Hvernig á að búa til háþróaða síu í Excel

Notkun Excel Advanced Sía er ekki eins auðvelt og að beita AutoFilter (eins og raunin er með marga "háþróaða" hluti :) en það er svo sannarlega fyrirhafnarinnar virði. Til að búa til háþróaða síu fyrir blaðið þitt skaltu framkvæma eftirfarandi skref.

1. Skipuleggðu upprunagögnin

Til að ná betri árangri skaltu raða gagnasettinu þínu eftir þessum 2 einföldu reglum:

• Bættu við hauslínu þar sem hver dálkur hefur einstaka fyrirsögn - tvíteknar fyrirsagnir valda ruglingi í Advanced Filter.
• Gakktu úr skugga um að engar auðar línur séu í gagnasettinu þínu.

Til dæmis lítur sýnistaflan okkar út:

2. Settu upp viðmiðunarsviðið

Sláðu inn skilyrði þín, aka viðmið, í sérstakt svæði á vinnublaðinu. Fræðilega séð getur viðmiðunarsviðið verið hvar sem er á blaðinu. Íæfa, það er þægilegra að setja það efst og aðskilið frá gagnasafninu með einni eða fleiri auðum línum.

Ítarlegar athugasemdir við viðmið:

• The skilyrðasvið verður að hafa sömu dálkafyrirsagnir og taflan/sviðið sem þú vilt sía.
• Forsendur sem skráðar eru í sömu línu vinna með OG rökfræðinni. Skilyrði sem færð eru inn í mismunandi línur vinna með OR rökfræði.

Til dæmis, til að sía færslur fyrir Norður svæðið þar sem undirtalan er hærri en eða jafnt og 900, settu upp eftirfarandi viðmiðunarsvið:

• Svæði: Norður
• Undantala: >=900

Til að fá nákvæmar upplýsingar um samanburðaraðgerðir, algildisstafi og formúlur sem þú getur notað í viðmiðunum þínum, vinsamlegast sjáðu Ítarlegar síuviðmiðunarsvið.

3. Notaðu háþróaða síu Excel

Í viðmiðunarsviðinu sem er til staðar, notaðu háþróaða síu á þennan hátt:

• Veldu einhvern stakan reit í gagnasafninu þínu.
• Í Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 og Excel 2007, farðu í Gögn flipann > Raða & Sía hópinn og smelltu á Advanced .

  Í Excel 2003, smelltu á Gögn valmyndina, bentu á Sía og smelltu síðan á Ítarleg sía... .

  

Excel Advanced Filter valmyndin birtist og þú setur hann upp eins og útskýrt er hér að neðan.

4. Stilltu Advanced Filter færibreyturnar

Í Excel Advanced Filter valmyndinniglugga, tilgreindu eftirfarandi færibreytur:

• Aðgerð . Veldu hvort þú vilt sía listann á sinn stað eða afrita niðurstöðurnar á annan stað.

  Ef þú velur " Sía listann á sinn stað" mun fela þær línur sem passa ekki við skilyrðin þín.

Ef þú velur " Afrita niðurstöður á annan stað" , veldu efri vinstra hólfið á sviðinu þar sem þú vilt líma síuðu línurnar. Gakktu úr skugga um að ákvörðunarsviðið hafi engin gögn neins staðar í dálkunum vegna þess að allar reiti fyrir neðan afritaða sviðið verða hreinsaðar.

• Listasvið . Það er svið frumna sem á að sía, dálkafyrirsagnirnar ættu að vera með.

  Ef þú hefur valið einhvern reit í gagnasettinu þínu áður en þú smellir á hnappinn Advanced , mun Excel velja allt listasviðið sjálfkrafa. Ef Excel hefur rangt fyrir listasviðinu skaltu smella á Skjóta gluggann táknið strax hægra megin við Listasvið reitinn og velja viðeigandi svið með músinni.

• Viðmiðunarsvið . Það er reitsviðið sem þú setur inn skilyrðin í.

Að auki gerir gátreiturinn í neðra vinstra horninu á Advanced Filter valmyndinni þér kleift að birta eins einstakar færslur . Til dæmis getur þessi valkostur hjálpað þér að draga út alla mismunandi (aðgreinda) hluti í dálki.

Í þessu dæmi erum við að sía listann á sínum stað, svo stilltu Excel Advanced Filter færibreyturnar í þessuleið:

Smelltu loksins á OK, og þú munt fá eftirfarandi niðurstöðu:

Þetta er frábært... en sömu niðurstöðu er í raun hægt að ná með venjulegum Excel AutoFilter, ekki satt? Engu að síður, vinsamlegast ekki flýta þér að yfirgefa þessa síðu, því við höfum aðeins klórað yfirborðið svo þú hafir grunnhugmyndina um hvernig Excel Advanced Filter virkar. Nánar í greininni finnur þú nokkur dæmi sem aðeins er hægt að gera með háþróaðri síu. Til að auðvelda þér að fylgjast með hlutunum skulum við fyrst læra meira um Advanced Filter skilyrðin.

Excel Advanced Filter skilyrðin

Eins og þú hefur nýlega séð þá eru engin eldflaugavísindi í notkun Advanced Filter Sía í Excel. En þegar þú hefur lært nákvæmar upplýsingar um háþróaða síuskilyrðin verða valkostir þínir næstum ótakmarkaðir!

Samburðaraðgerðir fyrir tölur og dagsetningar

Í Advanced Filter-viðmiðunum geturðu borið saman mismunandi tölugildi með því að nota eftirfarandi samanburðaraðgerðir.

Thenotkun samanburðartækja með tölum er augljós. Í dæminu hér að ofan notuðum við nú þegar tölulegu skilyrðin >=900 til að sía færslur með undirtölu hærri en eða jafnt og 900.

Og hér er annað dæmi. Segjum sem svo að þú viljir birta Norður svæðis færslurnar fyrir mánuðinn júlí með upphæð hærri en 800. Fyrir þetta skaltu tilgreina eftirfarandi skilyrði á viðmiðunarsviðinu:

• Svæði: Norður
• Pöntunardagur: >=7/1/2016
• Pöntunardagur: <=30/7 /2016
• Upphæð: >800

Og nú skaltu keyra Excel Advanced Filter tólið, tilgreina List range (A4:D50) og viðmiðunarsvið (A2:D2) og þú færð eftirfarandi niðurstöðu:

Athugið. Burtséð frá dagsetningarsniðinu sem notað er í vinnublaðinu þínu, ættir þú alltaf að tilgreina heila dagsetninguna á sviðinu Advanced Filter skilyrði á því sniði sem Excel getur skilið, eins og 7/1/2016 eða 1-Júl-2016.

Ítarleg sía fyrir textagildi

Fyrir utan tölur og dagsetningar geturðu líka notað rökrænu aðgerðirnar til að bera saman textagildi. Reglurnar eru skilgreindar í töflunni hér að neðan.

Eins og þú sérð hefur það ýmsar sérstöðu að búa til háþróaða síu fyrir textagildi, svo við skulum útskýra þetta nánar.

Dæmi 1. Textasía fyrir nákvæma samsvörun

Til að birta aðeins þær hólf sem eru nákvæmlega jöfn tilteknum texta eða staf skaltu hafa jafntmerki með í viðmiðunum.

Til dæmis, til að sía aðeins Banana hluti skaltu nota eftirfarandi skilyrði:. Microsoft Excel mun birta skilyrðin sem =banani í reit, en þú getur skoðað alla tjáninguna á formúlustikunni:

Eins og þú sérð í skjámyndinni hér að ofan sýna viðmiðin aðeins Banana færslurnar með undirtölu hærri en eða jafnt og 900, hunsuð Grænn banani og Goldfinger banani .

Athugið. Þegar þú síar tölugildi sem eru nákvæmlega jöfn tilteknu gildi, gætirðu notað jöfnunartáknið í viðmiðunum eða ekki. Til dæmis, til að sía færslur með undirtölu sem er jöfn 900, geturðu notað eitthvert af eftirfarandi viðmiðum fyrir undirsamtölu:, =900 eða einfaldlega 900.

Dæmi 2. Sía textagildi sembyrja á ákveðnum staf(um)

Til að birta allar reiti sem innihalda innihaldið á tilteknum texta skaltu bara slá inn textann í skilyrðasviðinu án jöfnunarmerkis eða tvöfaldra gæsalappa.

Til dæmis , til að sía alla " græna " hluti með undirsamtölu hærri en eða jafnt og 900, notaðu eftirfarandi skilyrði:

• Atriði: Grænt
• Undantala: >=900

Excel Advanced Filter with Wildcards

Til að sía textaskrár með samsvörun að hluta geturðu notað eftirfarandi algildisstafi í Advanced Filter skilyrði:

• Spurningarmerki (?) til að passa við einhvern stakan staf.
• Stjörnu (*) til að passa við hvaða röð stafa sem er.
• Tilde (~) á eftir *, ?, eða ~ til að sía frumur sem innihalda raunverulegt spurningarmerki, stjörnu eða tilde.

Eftirfarandi tafla gefur nokkur dæmi um viðmiðunarsvið með algildum táknum. .

Og hér eru einföldustu algildisviðmiðin í aðgerð