De handleiding legt de basisbeginselen uit van het Geavanceerde filter van Excel en laat zien hoe u het kunt gebruiken om de records te vinden die voldoen aan een of meer complexe criteria.

Als u een kans had om onze vorige tutorial te lezen, weet u dat Excel Filter een verscheidenheid aan opties biedt voor verschillende soorten gegevens. Die ingebouwde filteropties voor tekst, getallen en data kunnen veel scenario's aan. Veel, maar niet alle! Wanneer een gewone AutoFilter niet kan doen wat u wilt, gebruik dan de Geavanceerde Filtertool en configureer de criteria die precies passen bij uw behoeften.

Het Geavanceerde filter van Excel is echt nuttig bij het vinden van gegevens die voldoen aan twee of meer complexe criteria, zoals het extraheren van overeenkomsten en verschillen tussen twee kolommen, het filteren van rijen die overeenkomen met items in een andere lijst, het vinden van exacte overeenkomsten, inclusief hoofdletters en kleine letters, en meer.

Advanced Filter is beschikbaar in alle versies van Excel 365 - 2003. Klik op de onderstaande links voor meer informatie.

Excel Advanced Filter vs. AutoFilter

Vergeleken met de basistool AutoFilter werkt Advanced Filter op een paar belangrijke manieren anders.

• Excel AutoFilter is een ingebouwde mogelijkheid die wordt toegepast met een enkele klik op de knop. Druk gewoon op de knop Filter knop op het lint, en uw Excel-filter is klaar.

  Advanced Filter kan niet automatisch worden toegepast omdat het geen voorgedefinieerde instelling heeft, het vereist het handmatig configureren van het lijstbereik en het criteriabereik.

• Met AutoFilter kunnen gegevens worden gefilterd met maximaal 2 criteria, en die voorwaarden worden rechtstreeks gespecificeerd in het Aangepaste AutoFilter dialoogvenster.

  Met Advanced Filter kunt u rijen vinden die voldoen aan meerdere criteria in meerdere kolommen, en de geavanceerde criteria moeten worden ingevoerd in een afzonderlijk bereik op uw werkblad.

Hieronder vindt u de gedetailleerde richtlijnen voor het gebruik van een geavanceerd filter in Excel, evenals enkele nuttige voorbeelden van geavanceerde filters voor tekst en numerieke waarden.

Een geavanceerd filter maken in Excel

Excel Advanced Filter gebruiken is niet zo eenvoudig als AutoFilter toepassen (zoals het geval is met veel "geavanceerde" dingen :) maar het is zeker de moeite waard. Om een geavanceerd filter te maken voor uw blad voert u de volgende stappen uit.

1. Organiseer de brongegevens

Voor betere resultaten schikt u uw gegevensverzameling volgens deze 2 eenvoudige regels:

• Voeg een kopregel toe waar elke kolom een unieke kop heeft - dubbele koppen zorgen voor verwarring bij Advanced Filter.
• Zorg ervoor dat er geen lege rijen zijn in uw gegevensverzameling.

Zo ziet onze voorbeeldtabel er bijvoorbeeld uit:

2. Stel het criteriabereik in

Typ uw voorwaarden, oftewel criteria, in een apart bereik op het werkblad. In theorie kan het criteriabereik overal op het blad staan. In de praktijk is het handiger om het bovenaan te plaatsen en te scheiden van de gegevensverzameling met een of meer lege rijen.

Criteria voor gevorderden:

• Het criteriabereik moet de dezelfde kolomtitels als de tabel / het bereik dat u wilt filteren.
• Criteria vermeld op dezelfde rij werken met de AND logica. Criteria ingevoerd op verschillende rijen werken met de OR logica.

Om bijvoorbeeld records te filteren voor de Noord regio waarvan Subtotaal groter of gelijk is aan 900, stel het volgende criteriabereik in:

• Regio: Noord
• Subtotaal:>=900

Voor gedetailleerde informatie over de vergelijkingsoperatoren, jokertekens en formules die u in uw criteria kunt gebruiken, zie Bereik geavanceerde filtercriteria.

3. Excel Advanced Filter toepassen

In het geldende criteriabereik past u zo een geavanceerd filter toe:

• Selecteer een willekeurige cel in uw dataset.
• Ga in Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 en Excel 2007 naar de Gegevens tab> Sorteren en filteren groep en klik op Geavanceerd .

  In Excel 2003 klikt u op de Gegevens menu, wijs naar Filter en klik dan op Geavanceerde filter... .

  

Het dialoogvenster Excel Advanced Filter verschijnt en u stelt het in zoals hieronder wordt uitgelegd.

4. Configureer de parameters van het geavanceerde filter

Geef in het dialoogvenster Excel Advanced Filter de volgende parameters op:

• Actie Kies of u de lijst ter plaatse wilt filteren of de resultaten naar een andere locatie wilt kopiëren.

  Selecteren " Filter de lijst op zijn plaats" verbergt de rijen die niet aan uw criteria voldoen.

Als u kiest voor " Kopieer de resultaten naar een andere locatie" Selecteer de cel linksboven van het bereik waar u de gefilterde rijen wilt plakken. Zorg ervoor dat het bestemmingsbereik nergens gegevens in de kolommen heeft, want alle cellen onder het gekopieerde bereik worden gewist.

• Lijst bereik Het is het cellenbereik dat moet worden gefilterd, de kolomkoppen moeten worden opgenomen.

  Als u een cel in uw gegevensverzameling hebt geselecteerd voordat u op de Geavanceerd knop, kiest Excel automatisch het hele lijstbereik. Als Excel het lijstbereik verkeerd heeft gekozen, klikt u op de knop Dialoog samenvouwen icoon rechts van de Lijst Bereik en selecteer het gewenste bereik met de muis.

• Criteria Het is de reeks cellen waarin u de criteria invoert.

Bovendien kunt u met het selectievakje in de linkerbenedenhoek van het dialoogvenster Geavanceerd filteren het volgende weergeven alleen unieke records Met deze optie kunt u bijvoorbeeld alle verschillende (afzonderlijke) items in een kolom extraheren.

In dit voorbeeld filteren we de lijst ter plaatse, dus configureren we de Excel Advanced Filter parameters op deze manier:

Klik tenslotte op OK, en u krijgt het volgende resultaat:

Dit is geweldig... maar hetzelfde resultaat kan eigenlijk ook worden bereikt met de normale Excel AutoFilter, toch? Hoe dan ook, haast u niet om deze pagina te verlaten, want we hebben slechts een tipje van de sluier opgelicht, zodat u het basisidee heeft van hoe Excel Advanced Filter werkt. Verderop in het artikel vindt u een paar voorbeelden die alleen met advanced filter kunnen worden gedaan. Om het voor u gemakkelijker te maken om te volgen,laten we eerst meer leren over de geavanceerde filtercriteria.

Excel Advanced Filter criteria bereik

Zoals u zojuist hebt gezien, is er geen raketwetenschap in het gebruik van Geavanceerd filteren in Excel. Maar zodra u de details van de criteria van het Geavanceerd filter kent, zijn uw mogelijkheden vrijwel onbeperkt!

Vergelijkingsoperatoren voor getallen en data

In de Geavanceerde filtercriteria kunt u verschillende numerieke waarden vergelijken met behulp van de volgende vergelijkingsoperatoren.

Het gebruik van vergelijkingsoperatoren met getallen ligt voor de hand. In het bovenstaande voorbeeld gebruikten we al de numerieke criteria >=900 om records te filteren met Subtotaal groter dan of gelijk aan 900.

En hier is een ander voorbeeld. Stel dat u de Noord regio records voor de maand van Juli met Bedrag groter dan 800. Geef hiervoor de volgende voorwaarden op in het criteriabereik:

• Regio: Noord
• Besteldatum:>=7/1/2016
• Datum bestelling: <=7/30/2016
• Bedrag:>800

En voer nu de Excel Advanced Filter tool uit, specificeer de Lijst bereik (A4:D50) en Criteria (A2:D2) en je krijgt het volgende resultaat:

Opmerking. Ongeacht de datumnotatie die in uw werkblad wordt gebruikt, moet u altijd de volledige datum in het Advanced Filter criteriabereik in het formaat dat Excel kan begrijpen, zoals 7/1/2016 of 1-Jul-2016.

Geavanceerd filter voor tekstwaarden

Behalve getallen en datums kunt u ook de logische operatoren gebruiken om tekstwaarden te vergelijken. De regels zijn gedefinieerd in de onderstaande tabel.

Zoals u ziet heeft het maken van een geavanceerd filter voor tekstwaarden een aantal bijzonderheden, dus laten we hier verder op ingaan.

Voorbeeld 1. Tekstfilter voor exacte overeenkomst

Om alleen de cellen weer te geven die precies gelijk naar een specifieke tekst of een specifiek teken, de gelijkheidsteken in de criteria.

Om bijvoorbeeld alleen Banaan Gebruik de volgende criteria: Microsoft Excel zal de criteria weergeven als =banaan in een cel, maar u kunt de hele uitdrukking bekijken in de formulebalk:

Zoals u in de bovenstaande schermafbeelding kunt zien, tonen de criteria alleen de Banaan records met Subtotaal groter dan of gelijk aan 900, zonder rekening te houden met Groene banaan en Goldfinger banaan .

Opmerking. Bij het filteren van numerieke waarden die precies gelijk U kunt bijvoorbeeld records met een subtotaal gelijk aan 900 filteren door een van de volgende subtotaalcriteria te gebruiken:, =900 of gewoon 900.

Voorbeeld 2. Filter tekstwaarden die beginnen met een of meer specifieke tekens

Om alle cellen weer te geven waarvan de inhoud begint met een bepaalde tekst, typt u die tekst in het criteriabereik zonder het gelijkheidsteken of dubbele aanhalingstekens.

Om bijvoorbeeld alle " groen " posten met een subtotaal van 900 of meer, gebruik de volgende criteria:

• Item: Groen
• Subtotaal:>=900

Excel Advanced Filter met jokertekens

Om tekstrecords te filteren met gedeeltelijke overeenkomst kunt u de volgende jokertekens gebruiken in de geavanceerde filtercriteria:

• Vraagteken (?) komt overeen met elk afzonderlijk teken.
• Asterisk (*) voor een willekeurige reeks tekens.
• Tilde (~) gevolgd door *, ?, of ~ om cellen te filteren die een echt vraagteken, sterretje of tilde bevatten.

De volgende tabel geeft enkele voorbeelden van criteria met jokertekens.

En hier is het eenvoudigste jokertekencriterium in actie (*banaan*), dat alle cellen vindt die het woord "banaan" bevatten:

Formules in de geavanceerde filtercriteria

Om een geavanceerd filter met complexere voorwaarden te maken, kunt u een of meer Excel-functies gebruiken in het criteriabereik. Om de op formules gebaseerde criteria correct te laten werken, moet u de volgende regels volgen:

• De formule moet uitkomen op WAAR of ONWAAR.
• Het criteriabereik moet minimaal 2 cellen omvatten: formulecel en rubriek cel .
• De rubriek cel in de op formules gebaseerde criteria moeten blanco of een andere titel heeft dan een van de titels van het lijstbereik.
• Voor de formule die moet worden geëvalueerd voor elke rij gegevens in het lijstbereik gebruikt u een relatieve verwijzing (zonder $, zoals A1) om te verwijzen naar de cel in de eerste rij gegevens.
• Om de formule alleen voor een specifieke cel of reeks cellen Gebruik een absolute verwijzing (met $, zoals $A$1) om naar die cel of dat bereik te verwijzen.
• Bij verwijzing naar de lijstbereik in de formule, altijd absolute celverwijzingen gebruiken.

Om bijvoorbeeld rijen te filteren waar Augustus verkoop (kolom C) groter is dan Juli verkoop (kolom D), gebruik het criterium =D5>C5, waarbij 5 de eerste rij gegevens is:

Opmerking. Als uw criteria alleen een formule zoals in dit voorbeeld, zorg ervoor dat u ten minste 2 cellen in het criteriabereik opneemt (formulecel en kopcel).

Voor meer complexe voorbeelden van meervoudige criteria op basis van formules, zie Hoe gebruik ik een geavanceerd filter in Excel - voorbeelden van criteriabereik.

Geavanceerd filter gebruiken met AND vs. OR-logica

Zoals reeds vermeld in het begin van deze handleiding, kan het Excel Advanced filter zowel met AND als OR logica werken, afhankelijk van hoe u de criteriumbereik :

• Criteria voor de dezelfde rij zijn verbonden met een EN operator.
• Criteria voor verschillende rijen zijn verbonden met een OF operator.

Om de zaken begrijpelijker te maken, kunnen we de volgende voorbeelden bekijken.

Excel Advanced Filter met AND logica

Om records weer te geven met Subtotaal >=900 AND Gemiddeld >=350, definieer beide criteria op dezelfde rij:

Excel Advanced Filter met OR-logica

Om records weer te geven met Subtotaal >=900 OF Gemiddeld >=350, zet elke voorwaarde op een aparte rij:

Excel Advanced Filter met zowel AND als OR logica

Om records weer te geven voor de Noord regio met Subtotaal groter dan of gelijk aan 900 OF Gemiddeld groter dan of gelijk aan 350, stel het criteriabereik op deze manier in:

Anders gezegd, het criteriabereik in dit voorbeeld vertaalt zich in de volgende voorwaarde:

( Regio =Noord EN Subtotaal >=900) OF ( Regio =Noord EN Gemiddeld >=350)

Opmerking. De brontabel in dit voorbeeld bevat slechts vier regio's: Noord, Zuid, Oost en West, en daarom kunnen we veilig gebruik maken van Noord Als er andere regio's zouden zijn die het woord "noord" bevatten, zoals Noordwest of Noordoost, dan zouden we de exacte match criteria gebruiken: ="=Noord" .

Hoe alleen specifieke kolommen te extraheren

Wanneer u Advanced Filter zo configureert dat de resultaten naar een andere locatie worden gekopieerd, kunt u het volgende opgeven welke kolommen moeten worden geëxtraheerd .

1. Voordat u het filter toepast, typt of kopieert u de koppen van de kolommen die u wilt extraheren naar de eerste rij van het bestemmingsbereik.

   Om bijvoorbeeld het gegevensoverzicht te kopiëren zoals Regio , Item en Subtotaal op basis van het opgegeven criteriabereik de 3 kolomlabels in de cellen H1:J1 typen (zie onderstaande schermafbeelding).

2. Pas Excel Advanced Filter toe en kies de Kopiëren naar een andere locatie optie onder Actie .
3. In de Kopieer naar vak, voer een verwijzing in naar de kolomlabels in het bestemmingsbereik (H1:J1), en klik op OK.

Als resultaat heeft Excel de rijen gefilterd volgens de voorwaarden in het criteriabereik ( Noord regio-items met Subtotaal >=900), en kopieerde de 3 kolommen naar de opgegeven plaats:

Hoe gefilterde rijen kopiëren naar een ander werkblad

Als u het gereedschap Geavanceerd filteren opent in het werkblad met uw oorspronkelijke gegevens, kiest u " Kopiëren naar een andere locatie " optie, en selecteer de Kopieer naar reeks in een ander blad, zou u de volgende foutmelding krijgen: " U kunt alleen gefilterde gegevens kopiëren naar het actieve blad ".

Er is echter een manier om gefilterde rijen naar een ander werkblad te kopiëren, en u hebt de hint al - start Advanced Filter gewoon vanuit de bestemmingsblad zodat het je actieve blad wordt.

Stel, uw oorspronkelijke tabel staat in Blad1, en u wilt de gefilterde gegevens kopiëren naar Blad2. Hier is een supersimpele manier om dat voor elkaar te krijgen:

1. Stel om te beginnen het criteriabereik in op Blad1.
2. Ga naar Blad2, en selecteer een lege cel in een ongebruikt deel van het werkblad.
3. Excel's geavanceerde filter uitvoeren ( Gegevens tab> Geavanceerd ).
4. In de Geavanceerd filter dialoogvenster, selecteert u de volgende opties:
   • Onder Actie koos Kopiëren naar een andere locatie .
   • Klik in de Lijst Bereik vak, ga naar Blad1 en selecteer de tabel die u wilt filteren.
   • Klik in de Criteria vak, ga naar Blad1 en selecteer het criteriabereik.
   • Klik in de Kopieer naar en selecteer de cel linksboven van het bestemmingsbereik op Blad2. (Indien u slechts enkele kolommen wilt kopiëren, typ dan vooraf de gewenste kolomkoppen op Blad2 en selecteer nu die koppen).
   • Klik op OK.

In dit voorbeeld extraheren we 4 kolommen naar Blad2, dus hebben we de overeenkomstige kolomkoppen precies zo getypt als in Blad1, en het bereik met de koppen (A1:D1) geselecteerd in het Kopieer naar doos:

In principe is dit hoe u het geavanceerde filter in Excel gebruikt. In de volgende tutorial zullen we meer complexe voorbeelden van criteria met formules bekijken, dus blijf kijken!