Hướng dẫn giải thích những điều cơ bản về Bộ lọc nâng cao của Excel và chỉ ra cách sử dụng nó để tìm các bản ghi đáp ứng một hoặc nhiều tiêu chí phức tạp.

Nếu bạn có cơ hội đọc của chúng tôi hướng dẫn trước, bạn biết rằng Bộ lọc Excel cung cấp nhiều tùy chọn cho các loại dữ liệu khác nhau. Các tùy chọn lọc sẵn có cho văn bản, số và ngày có thể xử lý nhiều tình huống. Nhiều, nhưng không phải tất cả! Khi Bộ lọc tự động thông thường không thể thực hiện những gì bạn muốn, hãy sử dụng công cụ Bộ lọc nâng cao và định cấu hình tiêu chí phù hợp chính xác với nhu cầu của bạn.

Bộ lọc nâng cao của Excel thực sự hữu ích khi tìm dữ liệu đáp ứng hai hoặc nhiều hơn các tiêu chí phức tạp chẳng hạn như trích xuất các kết quả trùng khớp và khác biệt giữa hai cột, lọc các hàng khớp với các mục trong danh sách khác, tìm các kết quả khớp chính xác bao gồm các ký tự chữ hoa và chữ thường, v.v.

Bộ lọc Nâng cao có sẵn trong tất cả các phiên bản của Excel 365 - 2003. Vui lòng nhấp vào các liên kết bên dưới để tìm hiểu thêm.

Bộ lọc nâng cao của Excel so với Bộ lọc tự động

So với công cụ Bộ lọc tự động cơ bản, Bộ lọc nâng cao hoạt động theo một số cách khác nhau theo những cách quan trọng.

• Bộ lọc Tự động Excel là một chức năng tích hợp sẵn được áp dụng chỉ bằng một lần nhấp vào nút. Chỉ cần nhấn nút Bộ lọc trên dải băng và bộ lọc Excel của bạn đã sẵn sàng hoạt động.

  Bộ lọc Nâng cao không thể được áp dụng tự động vì nó không có thiết lập được xác định trước, nó yêu cầu(*banana*), tìm tất cả các ô có chứa từ "chuối":

  

  Công thức trong tiêu chí Bộ lọc nâng cao

  Để tạo bộ lọc nâng cao với điều kiện phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều hàm Excel trong phạm vi tiêu chí. Để tiêu chí dựa trên công thức hoạt động chính xác, vui lòng tuân theo các quy tắc sau:

  • Công thức phải đánh giá là TRUE hoặc FALSE.
  • Phạm vi tiêu chí phải bao gồm tối thiểu 2 ô : ô công thức và ô tiêu đề .
  • ô tiêu đề trong tiêu chí dựa trên công thức phải là trống , hoặc có tiêu đề khác với bất kỳ tiêu đề nào trong phạm vi danh sách.
  • Để công thức được đánh giá cho mỗi hàng dữ liệu trong phạm vi danh sách, hãy sử dụng tham chiếu tương đối (không có $, chẳng hạn như A1) để tham chiếu đến ô trong hàng dữ liệu đầu tiên.
  • Để công thức chỉ được đánh giá cho một ô cụ thể hoặc phạm vi ô , hãy sử dụng một tham chiếu tuyệt đối (với $, như $A$1) để chỉ ô hoặc dải ô đó.
  • Khi tham chiếu dải ô danh sách trong công thức, hãy luôn sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối.

  Ví dụ: để lọc các hàng có doanh số Tháng 8 (cột C) lớn hơn doanh số Tháng 7 (cột D), hãy sử dụng tiêu chí =D5>C5, trong đó 5 Là hàng dữ liệu đầu tiên:

  

  Lưu ý. Nếu tiêu chí của bạn chỉ bao gồm một công thức như trong ví dụ này, hãy đảm bảo bao gồm ít nhất 2các ô trong phạm vi tiêu chí (ô công thức và ô tiêu đề).

  Để biết các ví dụ phức tạp hơn về nhiều tiêu chí dựa trên công thức, vui lòng xem Cách sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel - ví dụ về phạm vi tiêu chí.

  Sử dụng Bộ lọc nâng cao với logic AND so với OR

  Như đã được đề cập ở phần đầu của hướng dẫn này, bộ lọc Nâng cao của Excel có thể hoạt động với logic AND cũng như OR tùy thuộc vào cách bạn thiết lập phạm vi tiêu chí :

  • Tiêu chí trên cùng hàng được nối với toán tử AND .
  • Tiêu chí trên các hàng khác nhau được nối với toán tử OR .

  Để dễ hiểu hơn, hãy xem xét các ví dụ sau.

  Bộ lọc nâng cao của Excel với logic AND

  Để hiển thị các bản ghi có Tổng phụ >=900 VÀ Trung bình >=350, xác định cả hai tiêu chí trên cùng một hàng:

  

  Bộ lọc Nâng cao Excel với logic OR

  Để hiển thị các bản ghi có Tổng phụ >=900 HOẶC Trung bình >=350, hãy đặt từng điều kiện trên một hàng riêng biệt:

  

  Bộ lọc Nâng cao Excel với AND cũng như l ở dạng logic OR

  Để hiển thị các bản ghi cho vùng Bắc có Tổng phụ lớn hơn hoặc bằng 900 HOẶC Trung bình lớn hơn hoặc bằng 350, hãy thiết lập phạm vi tiêu chí theo cách này:

  Xem thêm: Bảng Excel: hướng dẫn toàn diện với các ví dụ

  

  Nói cách khác, phạm vi tiêu chí trong ví dụ này chuyển thành điều kiện sau:

  ( Vùng =Bắc AND Tổng phụ >=900) HOẶC ( Khu vực =Bắc AND Trung bình >=350)

  Lưu ý. Bảng nguồn trong ví dụ này chỉ chứa bốn vùng: Bắc, Nam, Đông và Tây, do đó chúng ta có thể sử dụng Bắc một cách an toàn trong phạm vi tiêu chí. Nếu có bất kỳ khu vực nào khác chứa từ "phía bắc" như Tây Bắc hoặc Đông Bắc, thì chúng tôi sẽ sử dụng tiêu chí đối sánh chính xác: ="=North" .

  Cách chỉ trích xuất các cột cụ thể

  Khi định cấu hình Bộ lọc nâng cao để nó sao chép kết quả sang một vị trí khác, bạn có thể chỉ định cột nào sẽ trích xuất .

  1. Trước khi áp dụng bộ lọc, hãy nhập hoặc sao chép tiêu đề của các cột bạn muốn trích xuất vào cột đầu tiên hàng của phạm vi đích.

     Ví dụ: để sao chép tóm tắt dữ liệu, chẳng hạn như Vùng , Mục và Tổng phụ dựa trên phạm vi tiêu chí đã chỉ định, hãy nhập 3 nhãn cột vào các ô H1:J1 (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới).

  2. Áp dụng Bộ lọc Nâng cao của Excel và chọn tùy chọn Sao chép sang vị trí khác trong Hành động .
  3. Trong hộp Sao chép vào , hãy nhập tham chiếu đến các nhãn cột trong phạm vi đích (H1:J1) và nhấp vào OK.

  

  Kết quả là Excel đã lọc các hàng theo các điều kiện được liệt kê trong phạm vi tiêu chí (các mục vùng Bắc có Tổng phụ >=900), và sao chép 3 cột vào chỉ địnhvị trí:

  

  Cách sao chép các hàng đã lọc sang trang tính khác

  Nếu bạn mở công cụ Bộ lọc nâng cao trong trang tính chứa dữ liệu gốc của mình, hãy chọn " Sao chép vào vị trí khác " và chọn phạm vi Sao chép vào trong một trang tính khác, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau: " Bạn chỉ có thể sao chép dữ liệu đã lọc vào trang hiện hành trang tính ".

  Tuy nhiên, có một cách để sao chép các hàng đã lọc sang một trang tính khác và bạn đã có manh mối - chỉ cần khởi động Bộ lọc nâng cao từ trang tính đích , vì vậy rằng đó sẽ là trang tính hoạt động của bạn.

  Giả sử, bảng gốc của bạn nằm trong Trang tính 1 và bạn muốn sao chép dữ liệu đã lọc sang Trang tính 2. Đây là một cách cực kỳ đơn giản để thực hiện:

  1. Để bắt đầu, hãy thiết lập phạm vi tiêu chí trên Trang tính 1.
  2. Chuyển đến Trang tính 2 và chọn bất kỳ ô trống nào trong phần không sử dụng của trang tính.
  3. Chạy Bộ lọc nâng cao của Excel (tab Dữ liệu > Nâng cao ).
  4. Trong Bộ lọc nâng cao cửa sổ hộp thoại, chọn các tùy chọn sau:
     • Trong Hành động , chọn Sao chép sang vị trí khác .
     • Nhấp vào Phạm vi danh sách , chuyển sang Trang tính 1 và chọn bảng bạn muốn lọc.
     • Nhấp vào hộp Phạm vi tiêu chí , chuyển sang Trang tính 1 và chọn phạm vi tiêu chí.
     • Nhấp vào hộp Sao chép vào và chọn ô phía trên bên trái của phạm vi đích trên Trang tính 2. (Trong trường hợp bạnmuốn chỉ sao chép một số cột, hãy nhập trước các tiêu đề cột mong muốn trên Trang tính 2 và bây giờ chọn các tiêu đề đó).
     • Nhấp vào OK.

  Trong ví dụ này, chúng tôi đang trích xuất 4 cột sang Trang tính 2, vì vậy chúng tôi đã nhập các tiêu đề cột tương ứng chính xác như chúng xuất hiện trong Trang tính 1 và chọn phạm vi chứa các tiêu đề (A1:D1) trong hộp Sao chép vào :

  

  Về cơ bản, đây là cách bạn sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel. Trong hướng dẫn tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các ví dụ về phạm vi tiêu chí phức tạp hơn với các công thức, vì vậy hãy chú ý theo dõi!

  định cấu hình phạm vi danh sách và phạm vi tiêu chí theo cách thủ công.
• Bộ lọc tự động cho phép lọc dữ liệu với tối đa 2 tiêu chí và những điều kiện đó được chỉ định trực tiếp trong hộp thoại Bộ lọc tự động tùy chỉnh .

  Khi sử dụng Bộ lọc nâng cao, bạn có thể tìm thấy các hàng đáp ứng nhiều tiêu chí trong nhiều cột và tiêu chí nâng cao cần được nhập vào một phạm vi riêng trên trang tính của bạn.

Dưới đây, bạn sẽ tìm hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel cũng như một số ví dụ hữu ích về bộ lọc nâng cao cho văn bản và giá trị số.

Cách tạo bộ lọc nâng cao trong Excel

Sử dụng Excel nâng cao Bộ lọc không dễ dàng như áp dụng Bộ lọc tự động (như trường hợp của nhiều thứ "nâng cao" :) nhưng nó chắc chắn đáng để nỗ lực. Để tạo bộ lọc nâng cao cho trang tính của bạn, hãy thực hiện các bước sau.

1. Sắp xếp dữ liệu nguồn

Để có kết quả tốt hơn, hãy sắp xếp tập dữ liệu của bạn theo 2 quy tắc đơn giản sau:

• Thêm hàng tiêu đề trong đó mỗi cột có một tiêu đề duy nhất - tiêu đề trùng lặp sẽ gây nhầm lẫn sang Bộ lọc nâng cao.
• Đảm bảo không có hàng trống nào trong tập dữ liệu của bạn.

Ví dụ: đây là bảng mẫu của chúng tôi trông như thế nào:

2. Thiết lập phạm vi tiêu chí

Nhập điều kiện của bạn, còn gọi là tiêu chí, trong một phạm vi riêng trên trang tính. Về lý thuyết, phạm vi tiêu chí có thể nằm ở bất kỳ đâu trong trang tính. Trongthực tế, sẽ thuận tiện hơn nếu đặt nó ở trên cùng và tách khỏi tập dữ liệu bằng một hoặc nhiều hàng trống.

Lưu ý về tiêu chí nâng cao:

• Các phạm vi tiêu chí phải có cùng tiêu đề cột với bảng/phạm vi mà bạn muốn lọc.
• Tiêu chí được liệt kê trên cùng một hàng hoạt động với logic AND. Tiêu chí được nhập trên các hàng khác nhau hoạt động với logic OR.

Ví dụ: để lọc các bản ghi cho vùng Bắc có Tổng phụ lớn hơn hoặc bằng 900, thiết lập phạm vi tiêu chí sau:

• Khu vực: Bắc
• Tổng phụ: >=900

Để biết thông tin chi tiết về toán tử so sánh, ký tự đại diện và công thức mà bạn có thể sử dụng trong tiêu chí của mình, vui lòng xem phạm vi tiêu chí của Bộ lọc nâng cao.

3. Áp dụng bộ lọc nâng cao của Excel

Trong phạm vi tiêu chí có sẵn, hãy áp dụng bộ lọc nâng cao theo cách sau:

• Chọn bất kỳ ô đơn lẻ nào trong tập dữ liệu của bạn.
• Trong Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 và Excel 2007, chuyển đến tab Dữ liệu > Sắp xếp & Lọc nhóm và nhấp vào Nâng cao .

  Trong Excel 2003, nhấp vào menu Dữ liệu , trỏ tới Bộ lọc rồi nhấp vào Bộ lọc nâng cao… .

  

Hộp thoại Bộ lọc nâng cao của Excel sẽ xuất hiện và bạn thiết lập nó như được giải thích bên dưới.

4. Định cấu hình tham số Bộ lọc nâng cao

Trong hộp thoại Bộ lọc nâng cao Excelcửa sổ, hãy chỉ định các tham số sau:

• Hành động . Chọn lọc danh sách tại chỗ hay sao chép kết quả sang vị trí khác.

  Việc chọn " Lọc danh sách tại chỗ" sẽ ẩn các hàng không phù hợp với tiêu chí của bạn.

Nếu bạn chọn " Sao chép kết quả đến một vị trí khác" , hãy chọn ô phía trên bên trái của phạm vi nơi bạn muốn dán các hàng đã lọc. Đảm bảo phạm vi đích không có dữ liệu ở bất kỳ vị trí nào trong các cột vì tất cả các ô bên dưới phạm vi đã sao chép sẽ bị xóa.

• Liệt kê phạm vi . Đó là phạm vi ô sẽ được lọc, nên bao gồm tiêu đề cột.

  Nếu bạn đã chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của mình trước khi nhấp vào nút Nâng cao , Excel sẽ tự động chọn toàn bộ phạm vi danh sách. Nếu Excel sai phạm vi danh sách, hãy nhấp vào biểu tượng Hộp thoại Thu gọn ở ngay bên phải hộp Phạm vi Danh sách và chọn phạm vi mong muốn bằng chuột.

• Phạm vi tiêu chí . Đó là phạm vi ô mà bạn nhập tiêu chí.

Ngoài ra, hộp kiểm ở góc dưới bên trái của cửa sổ hộp thoại Bộ lọc nâng cao cho phép bạn hiển thị chỉ các bản ghi duy nhất . Ví dụ: tùy chọn này có thể giúp bạn trích xuất tất cả các mục khác nhau (riêng biệt) trong một cột.

Trong ví dụ này, chúng tôi đang lọc danh sách tại chỗ, vì vậy hãy định cấu hình tham số Bộ lọc nâng cao Excel trong phần nàycách:

Cuối cùng, nhấp vào OK và bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Thật tuyệt… nhưng kết quả tương tự thực sự có thể đạt được với Bộ lọc tự động Excel thông thường, phải không? Dù sao đi nữa, xin đừng vội rời khỏi trang này, bởi vì chúng tôi mới chỉ vạch ra bề nổi để bạn có ý tưởng cơ bản về cách thức hoạt động của Bộ lọc nâng cao trong Excel. Trong phần tiếp theo của bài viết, bạn sẽ tìm thấy một số ví dụ chỉ có thể được thực hiện với bộ lọc nâng cao. Để giúp bạn theo dõi mọi thứ dễ dàng hơn, trước tiên hãy tìm hiểu thêm về tiêu chí Bộ lọc nâng cao.

Phạm vi tiêu chí Bộ lọc nâng cao của Excel

Như bạn vừa thấy, không có khoa học tên lửa nào khi sử dụng Nâng cao Lọc trong Excel. Nhưng khi bạn tìm hiểu các chi tiết cơ bản của tiêu chí Bộ lọc nâng cao, các tùy chọn của bạn sẽ gần như không giới hạn!

Các toán tử so sánh cho số và ngày

Trong tiêu chí Bộ lọc nâng cao, bạn có thể so sánh các tiêu chí khác nhau của Bộ lọc nâng cao giá trị số bằng cách sử dụng các toán tử so sánh sau.

Cácviệc sử dụng các toán tử so sánh với các số là hiển nhiên. Trong ví dụ trên, chúng tôi đã sử dụng tiêu chí số >=900 để lọc các bản ghi có Tổng phụ lớn hơn hoặc bằng 900.

Và đây là một ví dụ khác. Giả sử bạn muốn hiển thị các bản ghi Bắc khu vực cho tháng tháng 7 với Số tiền lớn hơn 800. Đối với điều này, hãy chỉ định như sau điều kiện trong phạm vi tiêu chí:

• Khu vực: Miền Bắc
• Ngày đặt hàng: >=1/7/2016
• Ngày đặt hàng: <=30/7 /2016
• Số tiền: >800

Và bây giờ, hãy chạy công cụ Bộ lọc nâng cao của Excel, chỉ định Phạm vi danh sách (A4:D50) và Criteria range (A2:D2) và bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Lưu ý. Bất kể định dạng ngày được sử dụng trong trang tính của bạn là gì, bạn phải luôn chỉ định ngày đầy đủ trong phạm vi tiêu chí Bộ lọc nâng cao ở định dạng mà Excel có thể hiểu được, chẳng hạn như 1/7/2016 hoặc 1/7/2016.

Bộ lọc nâng cao cho các giá trị văn bản

Ngoài số và ngày, bạn cũng có thể sử dụng các toán tử logic để so sánh các giá trị văn bản. Các quy tắc được xác định trong bảng bên dưới.

Như bạn thấy, việc tạo bộ lọc nâng cao cho các giá trị văn bản có một số điểm đặc biệt, vì vậy, hãy giải thích thêm về điều này.

Ví dụ 1. Bộ lọc văn bản để khớp chính xác

Để chỉ hiển thị những ô chính xác bằng nhau với một văn bản hoặc ký tự cụ thể, hãy bao gồm dấu bằng trong tiêu chí.

Ví dụ: để chỉ lọc các mục Chuối , hãy sử dụng các tiêu chí sau:. Microsoft Excel sẽ hiển thị các tiêu chí dưới dạng =banana trong một ô nhưng bạn có thể xem toàn bộ biểu thức trong thanh công thức:

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, tiêu chí chỉ hiển thị các bản ghi Banana có Tổng phụ lớn hơn hoặc bằng 900, bỏ qua Chuối xanh và Chuối ngón tay vàng .

Lưu ý. Khi lọc giá trị số chính xác bằng nhau với một giá trị nhất định, bạn có thể sử dụng hoặc không sử dụng dấu bằng trong tiêu chí. Ví dụ: để lọc các bản ghi có tổng phụ bằng 900, bạn có thể sử dụng bất kỳ tiêu chí Tổng phụ nào sau đây:, =900 hoặc đơn giản là 900.

Ví dụ 2. Lọc các giá trị văn bản màbắt đầu bằng (các) ký tự cụ thể

Để hiển thị tất cả các ô có nội dung bắt đầu bằng một văn bản cụ thể, chỉ cần nhập văn bản đó vào phạm vi tiêu chí mà không có dấu bằng hoặc dấu ngoặc kép.

Ví dụ: , để lọc tất cả các mục " xanh lục " có tổng phụ lớn hơn hoặc bằng 900, hãy sử dụng các tiêu chí sau:

• Mục: Xanh lục
• Tổng phụ: >=900

Bộ lọc nâng cao của Excel có ký tự đại diện

Để lọc các bản ghi văn bản có khớp một phần , bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện sau trong tiêu chí Bộ lọc nâng cao:

• Dấu chấm hỏi (?) để khớp với bất kỳ ký tự đơn nào.
• Dấu hoa thị (*) để khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào.
• Dấu ngã (~) theo sau là *, ?, hoặc ~ để lọc các ô chứa dấu chấm hỏi, dấu hoa thị hoặc dấu ngã thực sự.

Bảng sau đây cung cấp một số ví dụ về phạm vi tiêu chí có ký tự đại diện .

Và đây là tiêu chí ký tự đại diện đơn giản nhất đang hoạt động