Ohjeessa selitetään Excelin laajennetun suodattimen perusteet ja näytetään, miten sen avulla voidaan etsiä tietueet, jotka täyttävät yhden tai useamman monimutkaisen kriteerin.

Jos sinulla oli tilaisuus lukea edellinen opetusohjelmamme, tiedät, että Excel-suodatin tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja eri tietotyypeille. Tekstin, numeroiden ja päivämäärien sisäänrakennetuilla suodatusvaihtoehdoilla voidaan käsitellä monia skenaarioita. Monia, mutta ei kaikkia! Kun tavallinen automaattinen suodatin ei pysty tekemään sitä, mitä haluat, käytä Advanced Filter -työkalua ja määritä kriteerit täsmälleen tarpeittesi mukaan.

Excelin laajennettu suodatin on todella hyödyllinen, kun etsitään tietoja, jotka täyttävät kaksi tai useampia monimutkaisia kriteerejä, kuten kahden sarakkeen välisten vastaavuuksien ja erojen poimiminen, toisen luettelon kohteita vastaavien rivien suodattaminen, tarkkojen vastaavuuksien löytäminen, mukaan lukien isojen ja pienten kirjainten merkit, ja paljon muuta.

Advanced Filter on käytettävissä kaikissa Excel 365 - 2003 -versioissa. Lisätietoja saat klikkaamalla alla olevia linkkejä.

Excel Advanced Filter vs. AutoFilter

Verrattuna perus-AutoFilter-työkaluun Advanced Filter toimii eri tavalla muutamalla tärkeällä tavalla.

• Excel AutoFilter on sisäänrakennettu ominaisuus, jota käytetään yhdellä painikkeen napsautuksella. Paina vain painiketta Suodatin painiketta nauhalla, ja Excel-suodattimesi on valmis.

  Advanced Filter -suodatinta ei voi käyttää automaattisesti, koska siinä ei ole valmiita asetuksia, vaan se edellyttää luettelon ja kriteerien alueen määrittämistä manuaalisesti.

• AutoFilter sallii tietojen suodattamisen enintään kahdella kriteerillä, ja nämä ehdot määritetään suoraan kentässä Mukautettu AutoFilter valintaikkuna.

  Käyttämällä laajennettua suodatinta voit etsiä rivejä, jotka täyttävät useita kriteerejä useissa sarakkeissa, ja laajennetut kriteerit on syötettävä erilliseen alueeseen laskentataulukkoon.

Alta löydät yksityiskohtaiset ohjeet Excelin laajennetun suodattimen käytöstä sekä joitakin hyödyllisiä esimerkkejä teksti- ja numeeristen arvojen laajennetuista suodattimista.

Miten luoda Excelissä kehittynyt suodatin

Excelin kehittyneen suodattimen käyttäminen ei ole yhtä helppoa kuin AutoFilterin käyttäminen (kuten monissa "kehittyneissä" asioissa :), mutta se on ehdottomasti vaivan arvoista. Voit luoda kehittyneen suodattimen arkkiisi suorittamalla seuraavat vaiheet.

1. Lähdetietojen järjestäminen

Parempien tulosten saamiseksi järjestä aineistosi näiden kahden yksinkertaisen säännön mukaisesti:

• Lisää otsikkorivi, jossa jokaisella sarakkeella on oma otsikkonsa - päällekkäiset otsikot aiheuttavat sekaannusta Advanced Filterissä.
• Varmista, että tietokokonaisuudessa ei ole tyhjiä rivejä.

Esimerkiksi seuraavalta näyttää esimerkkitaulukkomme:

2. Määritä kriteerialue

Kirjoita ehdot eli kriteerit erilliseen alueeseen laskentataulukkoon. Teoriassa kriteerialue voi sijaita missä tahansa kohdassa laskentataulukkoa. Käytännössä on kuitenkin kätevämpää sijoittaa se yläosaan ja erottaa se tietokokonaisuudesta yhdellä tai useammalla tyhjällä rivillä.

Edistyneet kriteerit:

• Kriteerialueen on oltava samat sarakeotsikot taulukkona/alueena, jonka haluat suodattaa.
• Samalla rivillä olevat kriteerit toimivat AND-logiikalla. Eri riveillä olevat kriteerit toimivat OR-logiikalla.

Jos haluat esimerkiksi suodattaa tietueet North alue, jonka Välisumma on suurempi tai yhtä suuri kuin 900, määritä seuraava kriteerialue:

• Alue: Pohjoinen
• Välisumma:>=900

Yksityiskohtaiset tiedot vertailuoperaattoreista, jokerimerkinnöistä ja kaavoista, joita voit käyttää kriteereissäsi, löydät kohdasta Advanced Filter criteria range.

3. Sovelletaan Excelin laajennettua suodatinta

Sovellat laajennettua suodatinta paikallaan olevaan kriteerialueeseen tällä tavalla:

• Valitse mikä tahansa yksittäinen solu tietokokonaisuudestasi.
• Excel 2016:ssa, Excel 2013:ssa, Excel 2010:ssä ja Excel 2007:ssä siirry Excelin Tiedot tab> Lajittele & suodata ryhmä ja klikkaa Edistynyt .

  Napsauta Excel 2003:ssa Tiedot valikko, valitse Suodatin ja napsauta sitten Edistynyt suodatin... .

  

Excelin laajennettu suodatin -valintaikkuna tulee näkyviin, ja voit määrittää sen alla kuvatulla tavalla.

4. Määritä Advanced Filter -parametrit

Määritä seuraavat parametrit Excelin laajennetun suodattimen valintaikkunassa:

• Toiminta . Valitse, suodatetaanko luettelo paikallaan vai kopioidaanko tulokset toiseen paikkaan.

  Valitsemalla " Suodata luettelo paikallaan" piilottaa rivit, jotka eivät vastaa kriteerejäsi.

Jos valitset " Kopioi tulokset toiseen paikkaan" , valitse sen alueen vasen yläsolu, johon haluat liittää suodatetut rivit. Varmista, että kohdealueen sarakkeissa ei ole tietoja, koska kaikki kopioidun alueen alapuolella olevat solut tyhjennetään.

• Luetteloalue . Se on suodatettavien solujen alue, sarakkeiden otsikot olisi sisällytettävä.

  Jos olet valinnut minkä tahansa solun tietokokonaisuudestasi ennen kuin napsautit painiketta Edistynyt painiketta, Excel valitsee koko luettelon alueen automaattisesti. Jos Excel valitsi luettelon alueen väärin, napsauta painiketta. Sulje dialogi kuvake välittömästi oikealla puolella Luetteloalue ja valitse haluamasi alue hiirellä.

• Kriteerien vaihteluväli . Se on solujen alue, johon syötät kriteerit.

Lisäksi Advanced Filter -valintaikkunan vasemmassa alakulmassa olevan valintaruudun avulla voit näyttää seuraavat tiedot vain yksilölliset tietueet Tämän vaihtoehdon avulla voit esimerkiksi poimia kaikki sarakkeen eri (erilliset) kohteet.

Tässä esimerkissä suodatamme luettelon paikallaan, joten määritä Excelin Advanced Filter -parametrit näin:

Napsauta lopuksi OK, ja saat seuraavan tuloksen:

Tämä on hienoa... mutta saman tuloksen voi itse asiassa saavuttaa normaalilla Excelin automaattisella suodattimella, eikö? Älä kuitenkaan kiirehdi poistumaan tältä sivulta, koska olemme vasta raapaisseet pintaa, joten olet saanut perusidean siitä, miten Excelin laajennettu suodatin toimii. Artikkelin jatkossa löydät muutamia esimerkkejä, jotka voidaan tehdä vain laajennetulla suodattimella. Jotta sinun olisi helpompi seurata,Tutustutaan ensin tarkemmin Advanced Filter -kriteereihin.

Excel Advanced Filter -suodatinkriteerien alue

Kuten olet juuri nähnyt, Excelin Advanced Filter -suodattimen käyttäminen ei ole mitään rakettitiedettä. Mutta kun opit Advanced Filter -kriteerien yksityiskohdat, vaihtoehtosi ovat lähes rajattomat!

Numeroiden ja päivämäärien vertailuoperaattorit

Voit vertailla eri numeerisia arvoja Advanced Filter -kriteereissä käyttämällä seuraavia vertailuoperaattoreita.

Vertailuoperaattoreiden käyttö numeroiden kanssa on ilmeistä. Yllä olevassa esimerkissä käytimme jo numeerisia kriteerejä. >=900 suodattaa tietueita Yhteensä suurempi tai yhtä suuri kuin 900.

Ja tässä on toinen esimerkki. Oletetaan, että haluat näyttää tiedoston North alue kirjaa kuukaudelta Heinäkuu kanssa Määrä suurempi kuin 800. Määritä tätä varten kriteerialueelle seuraavat ehdot:

• Alue: Pohjoinen
• Tilauspäivä:>=7/1/2016
• Tilauspäivä: <=7/30/2016
• Määrä:>800

Suorita nyt Excelin Advanced Filter -työkalu, määritä parametriin Luetteloalue (A4:D50) ja Kriteerien vaihteluväli (A2:D2) ja saat seuraavan tuloksen:

Huomautus: Riippumatta siitä, mitä päivämäärämuotoa käytetään laskentataulukossa, on aina määritettävä koko päivämäärä Advanced Filter -kriteerialueella Excelin ymmärtämässä muodossa, kuten 7/1/2016 tai 1-Jul-2016.

Tarkennettu suodatin tekstiarvoille

Numeroiden ja päivämäärien lisäksi voit käyttää loogisia operaattoreita myös tekstiarvojen vertailuun. Säännöt on määritelty alla olevassa taulukossa.

Kuten huomaat, tekstiarvojen kehittyneen suodattimen luomiseen liittyy useita erityispiirteitä, joten käsittelemme asiaa tarkemmin.

Esimerkki 1. Tekstisuodatin tarkkaa vastaavuutta varten

Jos haluat näyttää vain ne solut, jotka ovat täsmälleen yhtä suuri tiettyyn tekstiin tai merkkiin, sisällytä yhtäläisyysmerkki kriteereissä.

Jos haluat esimerkiksi suodattaa vain Banaani kohteita, käytä seuraavia kriteerejä:. Microsoft Excel näyttää kriteerit muodossa =banaani solussa, mutta voit tarkastella koko lauseketta kaavapalkissa:

Kuten yllä olevasta kuvakaappauksesta näkyy, kriteerit näyttävät vain seuraavat tiedot Banaani tietueet, joissa on Välisumma suurempi tai yhtä suuri kuin 900, ottamatta huomioon Vihreä banaani ja Kultasormi banaani .

Huom. Kun suodatetaan numeeriset arvot jotka ovat täsmälleen yhtä suuri Jos haluat suodattaa tietueet, joiden välisumma on 900, voit esimerkiksi käyttää mitä tahansa seuraavista välisummakriteereistä:, =900 tai yksinkertaisesti 900.

Esimerkki 2. Suodata tekstiarvot, jotka alkavat tietyllä merkillä (tietyillä merkeillä).

Jos haluat näyttää kaikki solut, joiden sisältö alkaa määritetyllä tekstillä, kirjoita kyseinen teksti kriteerialueelle ilman yhtäläisyysmerkkiä tai lainausmerkkejä.

Jos haluat esimerkiksi suodattaa kaikki " vihreä " kohteet, joiden välisumma on vähintään 900, käytä seuraavia kriteerejä:

• Kohde: Vihreä
• Välisumma:>=900

Excelin laajennettu suodatin jokerimerkkien kanssa

Suodattaa tekstitietueet osittainen ottelu , voit käyttää seuraavia jokerimerkkejä Advanced Filter -kriteereissä:

• Kysymysmerkki (?) vastaa mitä tahansa yksittäistä merkkiä.
• Tähti (*), joka vastaa mitä tahansa merkkijonoa.
• Tilde (~), jota seuraa *, ? tai ~, suodattaa solut, jotka sisältävät todellisen kysymysmerkin, tähti- tai tilde-merkin.

Seuraavassa taulukossa on muutamia esimerkkejä kriteerialueista, joissa on jokerimerkkejä.

Ja tässä on yksinkertaisin jokerimerkkikriteeri toiminnassa (*banaani*), joka löytää kaikki solut, jotka sisältävät sanan "banaani":

Kaavat tarkennetuissa suodatuskriteereissä

Jos haluat luoda monimutkaisempia ehtoja sisältävän edistyneen suodattimen, voit käyttää yhtä tai useampaa Excel-funktiota kriteerialueella. Jotta kaavapohjaiset kriteerit toimisivat oikein, noudata seuraavia sääntöjä:

• Kaavan on oltava joko TRUE tai FALSE.
• Kriteerialueen tulisi sisältää vähintään 2 solua: kaavan solu ja otsikkosolu .
• The otsikkosolu kaavaan perustuvissa perusteissa olisi oltava tyhjä , tai sen otsikko poikkeaa jostakin luettelon alueen otsikosta.
• Jotta kaava voidaan arvioida jokainen tietorivi luettelon alueella, käytä suhteellista viittausta (ilman $, kuten A1) viitattaessa ensimmäisen tietorivin soluun.
• Jotta kaava voidaan arvioida vain erityinen solu tai soluväli , käytä absoluuttista viittausta ($:llä, kuten $A$1) viittaamaan kyseiseen soluun tai alueeseen.
• Kun viitataan luetteloalue kaavassa, käytä aina absoluuttisia soluviittauksia.

Jos haluat esimerkiksi suodattaa rivit, joissa Elokuu myynti (sarake C) on suurempi kuin Heinäkuu myynti (sarake D), käytä kriteeriä =D5>C5, jossa 5 on ensimmäinen tietorivi:

Huomautus: Jos kriteerisi sisältävät vain yksi kaava kuten tässä esimerkissä, varmista, että kriteerialueeseen kuuluu vähintään kaksi solua (kaavan solu ja otsikon solu).

Monimutkaisempia esimerkkejä useista kaavoihin perustuvista kriteereistä on kohdassa Lisäsuodattimen käyttö Excelissä - kriteerialueen esimerkkejä.

Edistyneen suodattimen käyttäminen AND vs. OR -logiikan kanssa

Kuten tämän opetusohjelman alussa mainittiin, Excel Advanced -suodatin voi toimia sekä AND- että OR-logiikan kanssa riippuen siitä, miten asetat kriteerien vaihteluväli :

• Kriteerit sama rivi yhdistetään AND operaattori.
• Kriteerit eri rivit yhdistetään TAI operaattori.

Jotta asiat olisivat helpommin ymmärrettävissä, tarkastellaan seuraavia esimerkkejä.

Excelin laajennettu suodatin AND-logiikalla

Jos haluat näyttää tietueet, joissa on Välisumma >=900 AND Keskimääräinen >=350, määritä molemmat kriteerit samalle riville:

Excelin kehittynyt suodatin OR-logiikalla

Jos haluat näyttää tietueet, joissa on Välisumma >=900 TAI Keskimääräinen >=350, aseta kukin ehto erilliselle riville:

Excelin kehittynyt suodatin AND- ja OR-logiikalla

Jos haluat näyttää tietueet North alue, jossa on Välisumma vähintään 900 TAI Keskimääräinen suurempi tai yhtä suuri kuin 350, määritä kriteerialue näin:

Toisin sanoen tämän esimerkin kriteerialue vastaa seuraavaa ehtoa:

( Alue = Pohjoinen AND Välisumma >=900) TAI ( Alue = Pohjoinen AND Keskimääräinen >=350)

Huomautus: Tämän esimerkin lähdetaulukossa on vain neljä aluetta: pohjoinen, eteläinen, itäinen ja läntinen, joten voimme käyttää turvallisesti seuraavia alueita North Jos olisi muita alueita, jotka sisältävät sanan "north", kuten Northwest tai Northeast, käytettäisiin täsmällisen vastaavuuden kriteerejä: ="=Pohjoinen" .

Miten poimia vain tiettyjä sarakkeita

Kun määrität Advanced Filter -suodattimen niin, että se kopioi tulokset toiseen paikkaan, voit määrittää seuraavat asetukset mitkä sarakkeet poimitaan .

1. Ennen suodattimen käyttöä kirjoita tai kopioi poistettavien sarakkeiden otsikot kohdealueen ensimmäiselle riville.

   Jos haluat esimerkiksi kopioida tietojen yhteenvedon, kuten esimerkki Alue , Kohde ja Välisumma määritetyn kriteerialueen perusteella kirjoita 3 sarakkeen merkinnät soluihin H1:J1 (katso alla oleva kuvakaappaus).

2. Sovelletaan Excelin kehittynyttä suodatinta ja valitaan Kopioi toiseen paikkaan vaihtoehto Toiminta .
3. Vuonna Kopioi osoitteeseen ruutuun, kirjoita viittaus kohdealueen sarakkeiden merkintöihin (H1:J1) ja napsauta OK.

Tuloksena Excel on suodattanut rivit kriteerialueella lueteltujen ehtojen mukaisesti ( North alueen kohteet, joissa on Välisumma >=900) ja kopioi kolme saraketta määritettyyn paikkaan:

Kuinka kopioida suodatetut rivit toiseen laskentataulukkoon?

Jos avaat Advanced Filter -työkalun alkuperäiset tiedot sisältävässä laskentataulukossa, valitse " Kopioi toiseen paikkaan " -vaihtoehto ja valitse Kopioi osoitteeseen alueella toisessa arkissa, saat seuraavan virheilmoituksen: " Voit kopioida suodatettuja tietoja vain aktiiviselle arkille. ".

On kuitenkin olemassa tapa kopioida suodatettuja rivejä toiseen laskentataulukkoon, ja olet jo saanut vihjeen - käynnistä Advanced Filter (Lisäsuodatin) valikosta kohdearkki , jotta se olisi aktiivinen arkki.

Oletetaan, että alkuperäinen taulukkosi on Sheet1:ssä ja haluat kopioida suodatetut tiedot Sheet2:een. Tässä on erittäin yksinkertainen tapa tehdä se:

1. Määritä aluksi kriteerialue Sheet1:lle.
2. Siirry Sheet2-arkille ja valitse mikä tahansa tyhjä solu työarkin käyttämättömästä osasta.
3. Suorita Excelin laajennettu suodatin ( Tiedot tab> Edistynyt ).
4. Vuonna Edistynyt suodatin valintaikkunassa, valitse seuraavat vaihtoehdot:
   • osoitteessa Toiminta , valitsi Kopioi toiseen paikkaan .
   • Napsauta Luetteloalue ruutuun, siirry Sheet1:een ja valitse taulukko, jonka haluat suodattaa.
   • Napsauta Kriteerien vaihteluväli ruutuun, siirry Sheet1:een ja valitse kriteerialue.
   • Napsauta Kopioi osoitteeseen ja valitse kohdealueen vasen yläsolu Sheet2:lla (jos haluat kopioida vain osan sarakkeista, kirjoita haluamasi sarakeotsikot Sheet2:lla etukäteen ja valitse nyt nämä otsikot).
   • Napsauta OK.

Tässä esimerkissä otamme 4 saraketta Sheet2:een, joten kirjoitimme vastaavat sarakeotsikot täsmälleen sellaisina kuin ne näkyvät Sheet1:ssä, ja valitsimme otsikot sisältävän alueen (A1:D1) Sheet2:een. Kopioi osoitteeseen laatikko:

Periaatteessa näin käytät Excelin kehittynyttä suodatinta. Seuraavassa opetusohjelmassa tarkastelemme tarkemmin monimutkaisempia kriteerialueen esimerkkejä kaavojen avulla, joten pysy kuulolla!