Tento návod vysvetľuje základy pokročilého filtra programu Excel a ukazuje, ako ho používať na vyhľadávanie záznamov, ktoré spĺňajú jedno alebo viac zložitých kritérií.

Ak ste mali možnosť prečítať si náš predchádzajúci návod, viete, že aplikácia Excel Filter poskytuje rôzne možnosti pre rôzne typy údajov. Tieto vstavané možnosti filtrovania pre text, čísla a dátumy si poradia s mnohými scenármi. S mnohými, ale nie so všetkými! Keď bežný automatický filter nedokáže urobiť to, čo chcete, použite nástroj Rozšírený filter a nakonfigurujte kritériá presne podľa vašich potrieb.

Rozšírený filter programu Excel je naozaj užitočný, keď ide o vyhľadávanie údajov, ktoré spĺňajú dve alebo viac zložitých kritérií, ako je napríklad extrahovanie zhody a rozdielov medzi dvoma stĺpcami, filtrovanie riadkov, ktoré sa zhodujú s položkami v inom zozname, vyhľadávanie presných zhôd vrátane veľkých a malých písmen a ďalšie.

Rozšírený filter je k dispozícii vo všetkých verziách programu Excel 365 - 2003. Ak sa chcete dozvedieť viac, kliknite na odkazy nižšie.

Rozšírený filter programu Excel vs. Automatický filter

V porovnaní so základným nástrojom AutoFilter funguje pokročilý filter odlišne v niekoľkých dôležitých ohľadoch.

• Automatický filter programu Excel je zabudovaná funkcia, ktorá sa aplikuje jediným kliknutím na tlačidlo. Stačí stlačiť tlačidlo Filter na páse kariet a váš filter Excel je pripravený na použitie.

  Rozšírený filter nie je možné použiť automaticky, pretože nemá žiadne preddefinované nastavenie, vyžaduje si manuálnu konfiguráciu rozsahu zoznamu a rozsahu kritérií.

• Funkcia AutoFilter umožňuje filtrovanie údajov pomocou maximálne 2 kritérií, ktoré sa zadávajú priamo v Vlastný automatický filter dialógové okno.

  Pomocou rozšíreného filtra môžete nájsť riadky, ktoré spĺňajú viacero kritérií vo viacerých stĺpcoch, pričom rozšírené kritériá je potrebné zadať v samostatnom rozsahu na pracovnom hárku.

Nižšie nájdete podrobný návod, ako používať pokročilý filter v programe Excel, ako aj niekoľko užitočných príkladov pokročilých filtrov pre textové a číselné hodnoty.

Ako vytvoriť pokročilý filter v programe Excel

Použitie pokročilého filtra programu Excel nie je také jednoduché ako použitie automatického filtra (ako je to v prípade mnohých "pokročilých" vecí :), ale určite stojí za námahu. Ak chcete vytvoriť pokročilý filter pre svoj hárok, vykonajte nasledujúce kroky.

1. Usporiadajte zdrojové údaje

Ak chcete dosiahnuť lepšie výsledky, usporiadajte súbor údajov podľa týchto dvoch jednoduchých pravidiel:

• Pridajte riadok záhlavia, v ktorom má každý stĺpec jedinečný nadpis - duplicitné nadpisy spôsobia zmätok v Rozšírenom filtri.
• Uistite sa, že v súbore údajov nie sú žiadne prázdne riadky.

Takto napríklad vyzerá naša vzorová tabuľka:

2. Nastavte rozsah kritérií

Zadajte svoje podmienky, čiže kritériá, do samostatného rozsahu na pracovnom hárku. Teoreticky sa rozsah kritérií môže nachádzať kdekoľvek v hárku. V praxi je vhodnejšie umiestniť ho na začiatok a oddeliť od súboru údajov jedným alebo viacerými prázdnymi riadkami.

Poznámky k pokročilým kritériám:

• Rozsah kritérií musí mať rovnaké nadpisy stĺpcov ako tabuľku/rozsah, ktorý chcete filtrovať.
• Kritériá uvedené v tom istom riadku pracujú s logikou AND. Kritériá zadané v rôznych riadkoch pracujú s logikou OR.

Napríklad na filtrovanie záznamov pre Sever región, ktorého Medzisúčet je väčšia alebo rovná 900, nastavte nasledujúci rozsah kritérií:

• Región: Sever
• Medzisúčet:>=900

Podrobné informácie o operátoroch porovnávania, zástupných znakoch a vzorcoch, ktoré môžete použiť v kritériách, nájdete v časti Rozšírený rozsah kritérií filtra.

3. Použite pokročilý filter programu Excel

V nastavenom rozsahu kritérií použite rozšírený filter týmto spôsobom:

• Vyberte ľubovoľnú jednu bunku v rámci súboru údajov.
• V aplikáciách Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 a Excel 2007 prejdite na Údaje karta> Triedenie & amp; Filter a kliknite na tlačidlo Pokročilé .

  V programe Excel 2003 kliknite na Údaje menu, prejdite na položku Filter a potom kliknite na tlačidlo Pokročilý filter... .

  

Zobrazí sa dialógové okno Rozšírený filter programu Excel, ktorý nastavíte podľa nasledujúceho postupu.

4. Nakonfigurujte parametre rozšíreného filtra

V dialógovom okne Rozšírený filter programu Excel zadajte nasledujúce parametre:

• Akcia . Vyberte, či sa má zoznam filtrovať na mieste alebo sa majú výsledky skopírovať na iné miesto.

  Výber " Filtrovanie zoznamu na mieste" skryje riadky, ktoré nezodpovedajú vašim kritériám.

Ak si vyberiete možnosť " Skopírujte výsledky na iné miesto" , vyberte ľavú hornú bunku rozsahu, do ktorej chcete vložiť filtrované riadky. Uistite sa, že cieľový rozsah nemá nikde v stĺpcoch žiadne údaje, pretože všetky bunky pod kopírovaným rozsahom budú vymazané.

• Rozsah zoznamu . Je to rozsah buniek, ktoré sa majú filtrovať, mali by sa zahrnúť hlavičky stĺpcov.

  Ak ste pred kliknutím na tlačidlo Pokročilé Excel automaticky vyberie celý rozsah zoznamu. Ak Excel nesprávne určil rozsah zoznamu, kliknite na tlačidlo Dialógové okno Zrútiť ikona bezprostredne vpravo od Rozsah zoznamu a vyberte požadovaný rozsah pomocou myši.

• Rozsah kritérií . Je to rozsah buniek, do ktorých zadávate kritériá.

Okrem toho vám zaškrtávacie políčko v ľavom dolnom rohu dialógového okna Rozšírený filter umožňuje zobraziť iba jedinečné záznamy Táto možnosť vám napríklad pomôže extrahovať všetky rôzne (odlišné) položky v stĺpci.

V tomto príklade filtrujeme zoznam na mieste, takže takto nakonfigurujte parametre rozšíreného filtra programu Excel:

Nakoniec kliknite na tlačidlo OK a dostanete nasledujúci výsledok:

To je skvelé... ale rovnaký výsledok sa dá v skutočnosti dosiahnuť aj pomocou bežného automatického filtra Excelu, však? Každopádne sa neponáhľajte opustiť túto stránku, pretože sme len poškriabali povrch, aby ste mali základnú predstavu o tom, ako pokročilý filter Excelu funguje. Ďalej v článku nájdete niekoľko príkladov, ktoré sa dajú urobiť len pomocou pokročilého filtra. Aby sa vám ľahšie sledovalo,najskôr sa dozvieme viac o kritériách rozšíreného filtra.

Rozsah kritérií pokročilého filtra Excel

Ako ste práve videli, používanie pokročilého filtra v programe Excel nie je žiadna raketová veda. Keď sa však naučíte detaily kritérií pokročilého filtra, vaše možnosti budú takmer neobmedzené!

Operátory porovnávania čísel a dátumov

V kritériách rozšíreného filtra môžete porovnávať rôzne číselné hodnoty pomocou nasledujúcich operátorov porovnávania.

Použitie operátorov porovnávania s číslami je zrejmé. Vo vyššie uvedenom príklade sme už použili číselné kritériá >=900 na filtrovanie záznamov pomocou Medzisúčet väčšia alebo rovná 900.

A tu je ďalší príklad. Predpokladajme, že chcete zobraziť Sever región záznamy za mesiac Júl s Suma väčšia ako 800. Na tento účel zadajte v rozsahu kritérií tieto podmienky:

• Región: Sever
• Dátum objednávky:>=7/1/2016
• Dátum objednávky: <=7/30/2016
• Suma:>800

A teraz spustite nástroj Rozšírený filter programu Excel, zadajte Rozsah zoznamu (A4:D50) a Rozsah kritérií (A2:D2) a dostanete nasledujúci výsledok:

Poznámka: Bez ohľadu na formát dátumu použitý v pracovnom hárku by ste mali vždy uviesť celý dátum v rozsahu kritérií rozšíreného filtra vo formáte, ktorému Excel rozumie, napríklad 7/1/2016 alebo 1-Jul-2016.

Rozšírený filter pre textové hodnoty

Okrem čísel a dátumov môžete na porovnávanie textových hodnôt používať aj logické operátory. Pravidlá sú definované v nasledujúcej tabuľke.

Ako vidíte, vytváranie pokročilého filtra pre textové hodnoty má viacero špecifík, preto si to rozoberieme podrobnejšie.

Príklad 1. Textový filter pre presnú zhodu

Zobrazenie iba tých buniek, ktoré sú presne rovnaké na konkrétny text alebo znak, uveďte znamienko rovnosti v kritériách.

Ak chcete napríklad filtrovať iba Banán položky, použite nasledujúce kritériá:. Microsoft Excel zobrazí kritériá ako =banana v bunke, ale celý výraz môžete zobraziť na paneli vzorcov:

Ako vidíte na obrázku vyššie, kritériá zobrazujú iba Banán záznamy s Medzisúčet väčšia alebo rovná 900, pričom sa neberie do úvahy Zelený banán a Goldfinger banán .

Poznámka. Pri filtrovaní číselné hodnoty ktoré sú presne rovnaké na danú hodnotu, môžete alebo nemusíte v kritériu použiť znamienko rovnosti. Napríklad na filtrovanie záznamov s medzisúčtom rovným 900 môžete použiť niektoré z nasledujúcich kritérií medzisúčtu:, =900 alebo jednoducho 900.

Príklad 2. Filtrovanie textových hodnôt, ktoré začínajú určitým(-i) znakom(-mi)

Ak chcete zobraziť všetky bunky, ktorých obsah začína zadaným textom, stačí tento text zadať do rozsahu kritérií bez znamienka rovnosti alebo dvojitých úvodzoviek.

Ak chcete napríklad odfiltrovať všetky " zelená " položky s medzisúčtom väčším alebo rovným 900, použite nasledujúce kritériá:

• Položka: Zelená
• Medzisúčet:>=900

Rozšírený filter programu Excel so zástupnými znakmi

Filtrovanie textových záznamov pomocou čiastočná zhoda , môžete v kritériách rozšíreného filtra použiť tieto zástupné znaky:

• Otáznik (?) na porovnanie s ľubovoľným jedným znakom.
• Hviezdička (*) na priradenie ľubovoľnej postupnosti znakov.
• Tilda (~) nasledovaná *, ? alebo ~ na filtrovanie buniek, ktoré obsahujú skutočný otáznik, hviezdičku alebo tildu.

V nasledujúcej tabuľke je uvedených niekoľko príkladov rozsahu kritérií so zástupnými znakmi.

A tu je najjednoduchšie kritérium s náhradným znakom v akcii (*banán*), ktoré nájde všetky bunky obsahujúce slovo "banán":

Vzorce v kritériách rozšíreného filtra

Ak chcete vytvoriť pokročilý filter so zložitejšími podmienkami, môžete v rozsahu kritérií použiť jednu alebo viac funkcií programu Excel. Aby kritériá založené na vzorcoch fungovali správne, dodržiavajte tieto pravidlá:

• Vzorec sa musí vyhodnotiť ako TRUE alebo FALSE.
• Rozsah kritérií by mal obsahovať minimálne 2 bunky: bunka vzorca a bunka záhlavia .
• Stránka bunka záhlavia v kritériách založených na vzorci by mali byť prázdne stránky alebo má iný nadpis ako ktorýkoľvek z nadpisov rozsahu zoznamu.
• Pre vzorec, ktorý sa má vyhodnotiť pre každý riadok údajov v rozsahu zoznamu použite relatívny odkaz (bez $, napríklad A1) na bunku v prvom riadku údajov.
• Aby sa vzorec vyhodnotil len pre špecifická bunka alebo rozsah buniek , použite absolútny odkaz (so symbolom $, napríklad $A$1) na odkaz na danú bunku alebo rozsah.
• Pri odkazovaní na rozsah zoznamu vo vzorci vždy používajte absolútne odkazy na bunky.

Napríklad na filtrovanie riadkov, v ktorých August tržby (stĺpec C) sú vyššie ako Júl predaja (stĺpec D), použite kritérium =D5>C5, kde 5 je prvý riadok údajov:

Poznámka: Ak vaše kritériá zahŕňajú len jeden vzorec ako v tomto príklade, nezabudnite do rozsahu kritérií zahrnúť aspoň 2 bunky (bunku vzorca a bunku nadpisu).

Zložitejšie príklady viacerých kritérií na základe vzorcov nájdete v časti Ako používať pokročilý filter v programe Excel - príklady rozsahu kritérií.

Používanie pokročilého filtra s logikou AND vs. OR

Ako už bolo spomenuté na začiatku tohto návodu, pokročilý filter programu Excel môže pracovať s logikou AND aj OR v závislosti od toho, ako nastavíte rozsah kritérií :

• Kritériá na ten istý riadok sú spojené s A prevádzkovateľ.
• Kritériá na rôzne riadky sú spojené s ALEBO prevádzkovateľ.

Pre ľahšie pochopenie si uveďte nasledujúce príklady.

Pokročilý filter programu Excel s logikou AND

Zobrazenie záznamov s Medzisúčet >=900 AND Priemer >=350, definujte obe kritériá v tom istom riadku:

Pokročilý filter programu Excel s logikou OR

Zobrazenie záznamov s Medzisúčet >=900 ALEBO Priemer >=350, umiestnite každú podmienku na samostatný riadok:

Pokročilý filter programu Excel s logikou AND aj OR

Zobrazenie záznamov pre Sever oblasť s Medzisúčet väčšia alebo rovná 900 ALEBO Priemer väčšia alebo rovná 350, nastavte rozsah kritérií týmto spôsobom:

Inak povedané, rozsah kritérií v tomto príklade zodpovedá nasledujúcej podmienke:

( Región =North A Medzisúčet >=900) ALEBO ( Región =North A Priemer >=350)

Poznámka: Zdrojová tabuľka v tomto príklade obsahuje len štyri regióny: sever, juh, východ a západ, preto môžeme pokojne použiť Sever Ak by sa v rozsahu kritérií nachádzali ďalšie regióny obsahujúce slovo "sever", napríklad severozápad alebo severovýchod, potom by sme použili presné kritériá zhody: ="=Sever" .

Ako extrahovať iba konkrétne stĺpce

Pri konfigurácii pokročilého filtra tak, aby kopíroval výsledky do iného umiestnenia, môžete zadať ktoré stĺpce sa majú extrahovať .

1. Pred použitím filtra zadajte alebo skopírujte nadpisy stĺpcov, ktoré chcete extrahovať, do prvého riadku cieľového rozsahu.

   Ak chcete napríklad skopírovať súhrn údajov, ako napr. Región , Položka a Medzisúčet na základe zadaného rozsahu kritérií zadajte do buniek H1:J1 3 štítky stĺpcov (pozri obrázok nižšie).

2. Použite pokročilý filter programu Excel a vyberte Kopírovanie na iné miesto možnosť v rámci Akcia .
3. V Kopírovať do zadajte odkaz na štítky stĺpcov v cieľovom rozsahu (H1:J1) a kliknite na tlačidlo OK.

Výsledkom je, že Excel filtruje riadky podľa podmienok uvedených v rozsahu kritérií ( Sever položky regiónu s Medzisúčet >=900) a skopíroval 3 stĺpce na určené miesto:

Ako skopírovať filtrované riadky do iného pracovného hárka

Ak otvoríte nástroj Rozšírený filter v pracovnom hárku obsahujúcom pôvodné údaje, vyberte položku " Kopírovanie na iné miesto " a vyberte možnosť Kopírovať do v inom hárku, zobrazí sa nasledujúca chybová správa: " Filtrované údaje môžete kopírovať len do aktívneho hárka ".

Existuje však spôsob, ako skopírovať filtrované riadky do iného pracovného hárka, a vy ste už dostali nápovedu - stačí spustiť Rozšírený filter z cieľový list , aby to bol váš aktívny hárok.

Predpokladajme, že vaša pôvodná tabuľka je v hárku 1 a vy chcete skopírovať filtrované údaje do hárku 2. Tu je veľmi jednoduchý spôsob, ako to urobiť:

1. Na začiatku nastavte rozsah kritérií na hárku 1.
2. Prejdite na hárok 2 a vyberte ľubovoľnú prázdnu bunku v nepoužívanej časti pracovného hárka.
3. Spustite pokročilý filter programu Excel ( Údaje karta> Pokročilé ).
4. V Rozšírený filter v dialógovom okne vyberte nasledujúce možnosti:
   • Pod Akcia , vybral si Kopírovanie na iné miesto .
   • Kliknite na Rozsah zoznamu prepnite na hárok 1 a vyberte tabuľku, ktorú chcete filtrovať.
   • Kliknite na Rozsah kritérií prepnite na hárok 1 a vyberte rozsah kritérií.
   • Kliknite na Kopírovať do (V prípade, že chcete skopírovať len niektoré stĺpce, zadajte vopred požadované nadpisy stĺpcov na hárku 2 a teraz tieto nadpisy vyberte).
   • Kliknite na tlačidlo OK.

V tomto príklade extrahujeme 4 stĺpce do hárku 2, takže sme zadali príslušné hlavičky stĺpcov presne tak, ako sú uvedené v hárku 1, a vybrali sme rozsah obsahujúci hlavičky (A1:D1) v Kopírovať do box:

V podstate takto používate Rozšírený filter v programe Excel. V ďalšom návode sa bližšie pozrieme na zložitejšie príklady rozsahu kritérií so vzorcami, takže zostaňte naladení!