VLOOKUP-funktio on Excelin suosituin haku- ja viittaustoiminto. Se on myös yksi hankalimmista, ja pelätty #N/A-virheilmoitus voi olla yleinen näky.

Tässä artikkelissa tarkastellaan 6 yleisintä syytä, miksi VLOOKUP ei toimi.

Tarvitset tarkan vastaavuuden

VLOOKUP-funktion viimeinen argumentti, joka tunnetaan nimellä range_lookup kysyy, haluatko likimääräisen vai tarkan vastaavuuden.

Useimmissa tapauksissa ihmiset etsivät tiettyä tuotetta, tilausta, työntekijää tai asiakasta, ja siksi he tarvitsevat tarkan vastaavuuden. Kun etsitään yksilöllistä arvoa, FALSE tulisi kirjoittaa kohtaan range_lookup argumentti.

Tämä argumentti on valinnainen, mutta jos se jätetään tyhjäksi, käytetään TRUE-arvoa. TRUE-arvo edellyttää, että tiedot on lajiteltu nousevaan järjestykseen.

Alla olevassa kuvassa näkyy VLOOKUP, jossa range_lookup-argumentti on jätetty pois, ja virheellinen arvo palautetaan.

Ratkaisu

Jos etsit ainutlaatuista arvoa, kirjoita viimeiseksi argumentiksi FALSE. Yllä oleva VLOOKUP tulisi kirjoittaa muodossa =VLOOKUP(H3,B3:F11,2,FALSE) .

Lukitse taulukon viite

Ehkä haluat käyttää useita VLOOKUPeja palauttaaksesi eri tietoja tietueesta. Jos aiot kopioida VLOOKUPin useisiin soluihin, sinun on lukittava taulukkosi.

Alla olevassa kuvassa näkyy virheellisesti syötetty VLOOKUP. Väärät solualueet ovat viitteenä, kun lookup_value ja taulukkotyyppi .

Ratkaisu

Taulukkoa, josta VLOOKUP-funktio etsii ja palauttaa tietoja, kutsutaan nimellä table_array Tähän on ehdottomasti viitattava kopioidaksesi VLOOKUPin.

Napsauta kaavan sisällä olevia viittauksia ja paina näppäimistön F4-näppäintä muuttaaksesi viittauksen suhteellisesta absoluuttiseksi. Kaava on kirjoitettava seuraavasti =VLOOKUP($H$3,$B$3:$F$11,4,FALSE) .

Tässä esimerkissä sekä lookup_value ja table_array viittaukset tehtiin ehdottomiksi. Tyypillisesti se voi olla vain table_array joka on lukittava.

Sarake on lisätty

Sarakkeen indeksin numero tai col_index_num , käytetään VLOOKUP-toiminnossa antamaan, mitä tietoja tietueesta palautetaan.

Koska tämä syötetään indeksinumerona, se ei ole kovin kestävä. Jos taulukkoon lisätään uusi sarake, se voi estää VLOOKUPin toiminnan. Alla olevassa kuvassa on tällainen skenaario.

Määrä oli sarakkeessa 3, mutta uuden sarakkeen lisäämisen jälkeen siitä tuli sarake 4. VLOOKUP ei kuitenkaan ole päivittynyt automaattisesti.

Ratkaisu 1

Yksi ratkaisu voisi olla työarkin suojaaminen siten, että käyttäjät eivät voi lisätä sarakkeita. Jos käyttäjien on voitava tehdä tämä, se ei ole käyttökelpoinen ratkaisu.

Ratkaisu 2

Toinen vaihtoehto olisi lisätä MATCH-funktio tiedostoon col_index_num VLOOKUPin argumentti.

The MATCH funktiota voidaan käyttää etsimään ja palauttamaan haluttu sarakenumero. Tämä tekee funktiosta col_index_num dynaaminen, joten lisätyt sarakkeet eivät enää vaikuta VLOOKUPiin.

Alla oleva kaava voitaisiin syöttää tähän esimerkkiin edellä esitetyn ongelman välttämiseksi.

Pöytä on kasvanut

Kun taulukkoon lisätään uusia rivejä, VLOOKUP-operaatiota on ehkä päivitettävä sen varmistamiseksi, että nämä ylimääräiset rivit otetaan mukaan. Alla olevassa kuvassa on VLOOKUP-operaatio, joka ei tarkista koko taulukkoa hedelmien osalta.

Ratkaisu

Harkitse alueen muotoilua taulukkona (Excel 2007+) tai dynaamisen alueen nimenä. Näillä tekniikoilla varmistetaan, että VLOOKUP-funktio tarkistaa aina koko taulukon.

Jos haluat muotoilla alueen taulukkona, valitse solualue, jota haluat käyttää taulukon muotoiluun. table_array ja klikkaa Etusivu > Muotoilu taulukkona ja valitse tyyli galleriasta. Napsauta painiketta Suunnittelu välilehti kohdassa Taulukkotyökalut ja vaihda taulukon nimi sille varattuun ruutuun.

Alla oleva VLOOKUP näyttää taulukon nimeltä FruitList käytetään.

VLOOKUP ei voi katsoa vasemmalle puolelleen

VLOOKUP-toiminnon rajoituksena on, että se ei voi katsoa vasemmalle. Se katsoo taulukon vasemmanpuoleisinta saraketta alaspäin ja palauttaa tietoja oikealta puolelta.

Ratkaisu

Ratkaisu tähän on se, ettei VLOOKUPia käytetä lainkaan. Excelin INDEX- ja MATCH-toimintojen yhdistelmän käyttäminen on yleinen vaihtoehto VLOOKUPille. Se on paljon monipuolisempi.

Alla olevassa esimerkissä sitä käytetään palauttamaan tietoja, jotka sijaitsevat etsimäsi sarakkeen vasemmalla puolella.

Lisätietoja INDEXin ja MATCHin käytöstä

Taulukkosi sisältää kaksoiskappaleita

VLOOKUP-funktio voi palauttaa vain yhden tietueen. Se palauttaa ensimmäisen tietueen, joka vastaa etsimääsi arvoa.

Jos taulukkosi sisältää päällekkäisyyksiä, VLOOKUP ei ole tehtäviensä tasalla.

Ratkaisu 1

Pitäisikö luettelossasi olla päällekkäisyyksiä? Jos ei, harkitse niiden poistamista. Nopea tapa tehdä tämä on valita taulukko ja napsauttaa painiketta Poistaa kaksoiskappaleet painiketta Tiedot välilehti.

Tutustu AbleBits Duplicate Removeriin, joka on kattavampi työkalu Excel-taulukoiden kaksoiskappaleiden käsittelyyn.

Ratkaisu 2

Okei, luettelossasi pitäisi siis olla kaksoiskappaleita. Tässä tapauksessa VLOOKUP ei ole se, mitä tarvitset. PivotTable olisi sen sijaan täydellinen arvojen valintaan ja tulosten luettelointiin.

Alla oleva taulukko on luettelo tilauksista. Oletetaan, että haluat palauttaa kaikki tietyn hedelmän tilaukset.

PivotTable-taulukkoa on käytetty, jotta käyttäjä voi valita hedelmätunnuksen raportin suodattimesta, jolloin näkyviin tulee luettelo kaikista tilauksista.

Ongelmattomat VLOOKUPit

Tämä artikkeli osoitti ratkaisun 6 yleisimpään syyhyn, joiden vuoksi VLOOKUP-toiminto ei toimi. Näiden tietojen avulla sinun pitäisi nauttia vähemmän ongelmallisesta tulevaisuudesta tämän mahtavan Excel-toiminnon kanssa.

Kirjoittajasta

Alan Murray on IT-kouluttaja ja Computergagan perustaja. Hän tarjoaa verkkokoulutusta sekä uusimpia vinkkejä ja niksejä Exceliin, Wordiin, PowerPointiin ja Projectiin.