I dag ska jag ta upp formlerna i Google Sheets. Jag börjar med de element som de består av, påminner om hur de beräknas och visar skillnaden mellan enkla och komplexa formler.

Här är vad du behöver veta:

Kärnan i Google Sheets-formler

Först och främst - för att bygga en formel behöver du logiska uttryck och funktioner.

En funktion är ett matematiskt uttryck med ett eget namn.

För att Google Sheets ska veta att du ska skriva in en formel i stället för ett nummer eller text börjar du med att skriva in ett likhetstecken (=) i en intressant cell. Skriv sedan funktionsnamnet och resten av formeln.

Tips: Du kan se en fullständig lista över alla funktioner som finns tillgängliga i Google Sheets här.

Din formel kan innehålla:

• cellreferenser
• namngivna uppgiftsområden
• numeriska konstanter och textkonstanter
• operatörer
• andra funktioner

Typer av cellreferenser

Varje funktion kräver data att arbeta med, och cellreferenser används för att ange dessa data.

För att hänvisa till en cell används en alfanumerisk kod - bokstäver för kolumner och siffror för rader - till exempel, A1 är den första cellen i kolumnen A .

Det finns tre typer av cellreferenser i Google Sheets:

• Relativ: A1
• Absolut: $A$1
• Blandat (halvt relativt och halvt absolut): $A1 eller A$1

Dollartecknet ($) ändrar referenstypen.

När de relativa cellreferenserna flyttas ändras de beroende på målcellen. Till exempel innehåller B1 =A1 . Kopiera den till C2 så blir den till =B2 Eftersom den kopierades 1 kolumn till höger och 1 rad nedåt har alla koordinater ökat med 1.

Om formlerna har absoluta referenser ändras de inte när de kopieras. De anger alltid en och samma cell, även om nya rader och kolumner läggs till i tabellen eller om cellen flyttas någon annanstans.

För att förhindra att referenser ändras om de kopieras eller flyttas, använd absoluta referenser.

Om du snabbt vill växla mellan relativa och absoluta värden markerar du bara en cellreferens och trycker på F4 på tangentbordet.

Till en början är din relativa referens - A1 - kommer att ändras till absolut - $A$1 Tryck på F4 en gång till så får du en blandad referens - A$1 Vid nästa knapptryckning ser du följande $A1 En annan kommer att återställa allting till sitt ursprungliga skick - A1 Och så vidare.

Tips: Om du vill ändra alla referenser på en gång markerar du hela formeln och trycker på F4.

Dataområden

Google Sheets använder inte bara enskilda cellreferenser utan även grupper av intilliggande celler - intervall. De begränsas av cellerna längst upp till vänster och längst ner till höger, A1:B5 signaler för att använda alla celler som är markerade i orange nedan:

Konstanter i formler i Google Sheets

Konstanta värden i Google Sheets är de värden som inte kan beräknas och som alltid förblir desamma. Oftast är det siffror och text, till exempel 250 (nummer), 03/08/2019 (datum), Vinst (text). Dessa är alla konstanter och vi kan ändra dem med hjälp av olika operatörer och funktioner.

Formeln kan till exempel bara innehålla konstanta värden och operatörer:

=30+5*3

Eller så kan den användas för att beräkna ett nytt värde baserat på en annan cells data:

=A2+500

Ibland måste du dock ändra konstanterna manuellt. Och det enklaste sättet att göra det är att placera varje värde i en separat cell och hänvisa till dem i formlerna. Då behöver du bara göra ändringar i en enda cell i stället för i alla formler.

Om du alltså lägger in 500 till B2, hänvisa till den med formeln:

=A2+B2

För att få 700 ändra bara siffran i B2 och resultatet kommer att räknas om.

Operatorer för Google Sheets-formler

I kalkylblad används olika operatorer för att ställa in typen och ordningen av beräkningar. De kan delas in i fyra grupper:

• aritmetiska operatörer
• Jämförelseoperatörer.
• Operatorerna för sammankoppling.
• referensoperatörer.

Aritmetiska operatörer

Som namnet antyder används de för att utföra matematiska beräkningar, t.ex. addera, subtrahera, multiplicera och dividera. Som ett resultat får vi siffror.

Jämförelseoperatörer

Jämförelseoperatorer används för att jämföra två värden och återge ett logiskt uttryck: TRUE (sant) eller FALSE (falskt).

Operatorer för sammanlänkning av text

Ampersand (&) används för att koppla ihop (concatenate) flera textsträngar till en. Skriv in nedanstående text i en av Google Sheets celler och du får tillbaka Flygplan :

="Air"& "craft"

Eller, om du vill Efternamn till A1 och Namn till B1 och få den Efternamn, namn text med följande:

=A1&", "&B1

Formeloperatörer

De här operatörerna används för att skapa formler i Google Sheets och ange datavärden:

Alla operatorer har olika prioritet (precedence) som definierar ordningen för formelberäkningarna och oftast påverkar de resulterande värdena.

Beräkningsordning och operatörernas företräde

Varje formel i Google Sheets hanterar sina värden i en viss ordning: från vänster till höger baserat på operatörens företräde. Operatorer med samma prioritet, t.ex. multiplikation och division, beräknas i den ordning de visas (från vänster till höger).

Hur du använder parenteser för att ändra ordningsföljden för beräkningar

Om du vill ändra ordningsföljden för beräkningarna i formeln, sätter du in den del som ska komma först inom parentes. Låt oss se hur det fungerar.

Anta att vi har en standardformel:

=5+4*3

Eftersom multiplikation är ledande och addition följer efter, kommer formeln att ge följande resultat 17 .

Om vi lägger till parenteser förändras spelet:

=(5+4)*3

Formeln adderar först talen, multiplicerar dem sedan med 3 och ger följande resultat 27 .

Parenteserna från nästa exempel innebär följande:

=(A2+25)/SUMMA(D2:D4)

• Beräkna värdet för A2 och lägg till det till 25.
• Hitta summan av värdena från D2, D3 och D4.
• dela det första talet till summan av värdena

Jag hoppas att det inte blir svårt för dig att komma runt dessa eftersom vi lär oss ordningen för beräkningar från mycket ung ålder och all aritmetik runt omkring oss utförs på detta sätt. :)

Namngivna intervall i Google Sheets

Visste du att du kan märka separata celler och hela dataräckvidder? Detta gör det snabbt och enkelt att bearbeta stora datamängder. Dessutom kommer du att kunna guida dig själv i formlerna i Google Sheets mycket snabbare.

Antag att du har en kolumn där du beräknar den totala försäljningen per produkt och kund. Namnge ett sådant intervall Total försäljning och använda den i formler.

Jag tror att ni håller med om att formeln

=SUMMA(Totalförsäljning)

är mycket tydligare och mer lättläst än

=SUM($E$2:$E$13)

Observera att du inte kan skapa namngivna intervall från celler som inte är intilliggande.

Gör följande för att identifiera ditt intervall:

1. Markera de intilliggande cellerna.
2. Gå till Data> Namngivna intervall i arkmenyn. En motsvarande ruta visas till höger.
3. Ange ett namn för intervallet och klicka på Klart .

Tips: På detta sätt kan du också kontrollera, redigera och ta bort alla intervall som du har skapat:

Välja rätt namn för dataområdet

Namngivna intervall gör dina Google Sheets-formler vänligare, tydligare och begripligare. Men det finns en liten uppsättning regler som du bör följa när det gäller att märka intervall. Namnet:

• Kan endast innehålla bokstäver, siffror och understrykningar (_).
• Bör inte utgå från ett nummer eller från "sanna" eller "falska" ord.
• Får inte innehålla mellanslag ( ) eller andra skiljetecken.
• Bör vara 1-250 tecken lång.
• bör inte stämma överens med själva intervallet. Om du försöker namnge intervallet som A1:B2 kan fel uppstå.

Om något går fel, t.ex. om du använder mellanslag i namnet Total försäljning får du genast ett fel. Det korrekta namnet skulle vara Totalförsäljning eller . Total försäljning .

Observera: Namngivna områden i Google Sheets liknar absoluta cellreferenser. Om du lägger till rader och kolumner i tabellen kommer Total försäljning Om du flyttar intervallet till vilken plats som helst på arket ändras inte resultaten.

Typer av Google Sheets-formler

Formler kan vara enkla och komplexa.

Enkla formler innehåller konstanter, referenser till celler på samma ark och operatorer. Som regel är det antingen en funktion eller en operatör, och beräkningsordningen är mycket enkel och okomplicerad - från vänster till höger:

=SUMMA(A1:A10)

=A1+B1

Så snart ytterligare funktioner och operatörer dyker upp, eller så fort beräkningsordningen blir lite mer komplicerad, blir formeln komplex.

Komplexa formler kan innehålla cellreferenser, flera funktioner, konstanter, operatörer och namngivna områden. Deras längd kan vara överväldigande och endast författaren kan snabbt "dechiffrera" dem (men vanligtvis bara om den skapades för mindre än en vecka sedan).

Hur du enkelt läser komplexa formler

Det finns ett knep för att få dina formler att se begripliga ut.

Du kan använda så många mellanslag och radbrytningar som du behöver, vilket inte påverkar resultatet utan ordnar allt på det mest praktiska sättet.

Om du vill sätta en brytlinje i formeln trycker du på Alt+Enter på tangentbordet. Om du vill se hela formeln expanderar du Formel bar :

Utan dessa extra mellanslag och brytlinjer skulle formeln se ut så här:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13=B18)*($C$2:$C$13=C18), $E$2:$E$13,"")))

Kan ni hålla med om att det första sättet är bättre?

Nästa gång går jag djupare in på hur man bygger och redigerar Google Sheets-formler, och vi övar lite mer. Om du har några frågor kan du lämna dem i kommentarerna nedan.