Opplæringen forklarer det grunnleggende om Excels avanserte filter og viser hvordan du bruker det til å finne postene som oppfyller ett eller flere komplekse kriterier.

Hvis du hadde en sjanse til å lese vår forrige veiledning, vet du at Excel Filter gir en rekke alternativer for forskjellige datatyper. De innebygde filtreringsalternativene for tekst, tall og datoer kan håndtere mange scenarier. Mange, men ikke alle! Når et vanlig autofilter ikke kan gjøre det du vil, bruk Advanced Filter-verktøyet og konfigurer kriteriene som er nøyaktig tilpasset dine behov.

Excels avanserte filter er veldig nyttig når det gjelder å finne data som oppfyller to eller flere komplekse kriterier som å trekke ut treff og forskjeller mellom to kolonner, filtrere rader som samsvarer med elementer i en annen liste, finne eksakte treff inkludert store og små bokstaver og mer.

Avansert filter er tilgjengelig i alle versjoner av Excel 365 - 2003. Klikk på lenkene nedenfor for å lære mer.

Excel Advanced Filter vs. AutoFilter

Sammenlignet med det grunnleggende AutoFilter-verktøyet, fungerer Advanced Filter annerledes på et par av viktige måter.

• Excel AutoFilter er en innebygd funksjon som brukes med et enkelt knappeklikk. Bare trykk på Filter -knappen på båndet, og Excel-filteret ditt er klart til bruk.

  Avansert filter kan ikke brukes automatisk siden det ikke har noe forhåndsdefinert oppsett, det krever(*banan*), som finner alle celler som inneholder ordet "banan":

  

  Formler i de avanserte filterkriteriene

  For å lage et avansert filter med mer komplekse forhold, kan du bruke en eller flere Excel-funksjoner i kriterieområdet. For at de formelbaserte kriteriene skal fungere riktig, følg disse reglene:

  • Formelen må evalueres til enten TRUE eller FALSE.
  • Kriteriumområdet bør inneholde minimum 2 celler : formelcelle og overskriftscelle .
  • overskriftscellen i de formelbaserte kriteriene skal være tom , eller har en overskrift som er forskjellig fra noen av listeområdeoverskriftene.
  • For formelen som skal evalueres for hver rad med data i listeområdet, bruk en relativ referanse (uten $, som f.eks. A1) for å referere til cellen i den første raden med data.
  • For at formelen bare skal evalueres for en spesifikk celle eller celleområde , bruk en absolutt referanse (med $, som $A$1) for å referere til den cellen eller området.
  • Når du refererer til listeområdet i formelen, bruk alltid absolutte cellereferanser.

  For å filtrere rader der august -salg (kolonne C) er større enn juli -salg (kolonne D), bruker du kriteriene =D5>C5, hvor 5 er den første raden med data:

  

  Merk. Hvis kriteriene dine inkluderer bare én formel som i dette eksemplet, sørg for å inkludere minst 2celler i kriterieområdet (formelcelle og overskriftscelle).

  For mer komplekse eksempler på flere kriterier basert på formler, se Hvordan bruke avansert filter i Excel - eksempler på kriterieområde.

  Bruk av avansert filter med OG vs. ELLER-logikk

  Som allerede nevnt i begynnelsen av denne opplæringen, Excel Advanced-filteret kan fungere med OG så vel som ELLER-logikk avhengig av hvordan du setter opp kriterieområdet :

  • Kriterier på samme rad er slått sammen med en AND -operator.
  • Kriterier på forskjellige rader er sammenføyd med en ELLER -operator.

  For å gjøre ting enklere å forstå, vurder følgende eksempler.

  Se også: Excel IF OR-setning med formeleksempler

  Excel Advanced Filter med OG-logikk

  For å vise poster med Subtotal >=900 OG Gjennomsnitt >=350, definer begge kriteriene på samme rad:

  

  Se også: Excel OFFSET-funksjon - formeleksempler og bruksområder

  Excel avansert filter med ELLER-logikk

  For å vise poster med Subtotal >=900 ELLER Gjennomsnitt >=350, plasser hver betingelse på en egen rad:

  

  Excel avansert filter med OG også l som ELLER-logikk

  For å vise poster for Nord -regionen med Subtotal større enn eller lik 900 ELLER Gjennomsnitt større enn eller lik 350, sett opp kriterieområdet på denne måten:

  

  For å si det annerledes, oversettes kriterieområdet i dette eksemplet til følgende tilstand:

  ( Region =Nord OG Subtotal >=900) ELLER ( Region =Nord OG Gjennomsnitt >=350)

  Merk. Kildetabellen i dette eksemplet inneholder bare fire regioner: Nord, Sør, Øst og Vest, derfor kan vi trygt bruke Nord i kriterieområdet. Hvis det var noen andre regioner som inneholder ordet "nord" som Nordvest eller Nordøst, ville vi brukt de eksakte samsvarskriteriene: ="=North" .

  Hvordan trekke ut bare spesifikke kolonner

  Når du konfigurerer avansert filter slik at det kopierer resultatene til et annet sted, kan du spesifisere hvilke kolonner som skal trekkes ut .

  1. Før du bruker filteret, skriv eller kopier overskriftene til kolonnene du vil trekke ut til den første rad i destinasjonsområdet.

     For for eksempel å kopiere datasammendraget som Region , Vare og Subtotal basert på det angitte kriterieområdet, skriv inn de tre kolonneetikettene i cellene H1:J1 (se skjermbildet nedenfor).

  2. Bruk Excel Advanced Filter, og velg alternativet Kopier til en annen plassering under Handling .
  3. I boksen Kopier til skriver du inn en referanse til kolonneetikettene i målområdet (H1:J1), og klikker OK.

  

  Som et resultat har Excel filtrert radene i henhold til betingelsene som er oppført i kriterieområdet ( Nord regionelementer med Subtotal >=900), og kopierte de 3 kolonnene til den spesifiserteplassering:

  

  Hvordan kopiere filtrerte rader til et annet regneark

  Hvis du åpner verktøyet Avansert filter i regnearket som inneholder originaldataene dine, velger du " Kopier til en annen plassering "-alternativet, og velg Kopier til -området i et annet ark, vil du ende opp med følgende feilmelding: " Du kan bare kopiere filtrerte data til den aktive ark ".

  Det er imidlertid en måte å kopiere filtrerte rader til et annet regneark, og du har allerede fått ledetråden - bare start Advanced Filter fra destinasjonsarket , så at det vil være ditt aktive ark.

  Anta at den opprinnelige tabellen er i Ark1, og du vil kopiere de filtrerte dataene til Ark2. Her er en superenkel måte å få det gjort på:

  1. Til å begynne med, sett opp kriterieområdet på Ark1.
  2. Gå til Ark2, og velg en tom celle i en ubrukt del i regnearket.
  3. Kjør Excels avanserte filter ( Data -fanen > Avansert ).
  4. I Avansert filter dialogvinduet, velg følgende alternativer:
     • Under Handling , velg Kopier til en annen plassering .
     • Klikk i Listeområde -boksen, bytt til Ark1, og velg tabellen du vil filtrere.
     • Klikk i boksen Kriteriumområde , bytt til Ark1 og velg kriterieområdet.
     • Klikk i boksen Kopier til , og velg cellen øverst til venstre i målområdet på Ark2. (I tilfelle duønsker å kopiere bare noen av kolonnene, skriv inn de ønskede kolonneoverskriftene på Ark2 på forhånd, og velg nå disse overskriftene).
     • Klikk OK.

  I dette eksemplet trekker vi ut 4 kolonner til Ark2, så vi skrev inn de tilsvarende kolonneoverskriftene nøyaktig slik de vises i Ark1, og valgte området som inneholder overskriftene (A1:D1) i boksen Kopier til :

  

  I utgangspunktet er det slik du bruker det avanserte filteret i Excel. I den neste opplæringen skal vi se nærmere på eksempler på mer komplekse kriterier med formler, så følg med!

  konfigurere listeområdet og kriterieområdet manuelt.
• AutoFilter tillater filtrering av data med maksimalt 2 kriterier, og disse betingelsene spesifiseres direkte i dialogboksen Egendefinert autofilter .

  Ved bruk av avansert filter kan du finne rader som oppfyller flere kriterier i flere kolonner, og de avanserte kriteriene må angis i et eget område på regnearket ditt.

Nedenfor vil du finn den detaljerte veiledningen om hvordan du bruker avansert filter i Excel, samt noen nyttige eksempler på avanserte filtre for tekst og numeriske verdier.

Hvordan lage et avansert filter i Excel

Bruke Excel Advanced Filter er ikke så enkelt som å bruke AutoFilter (som tilfellet er med mange "avanserte" ting :) men det er definitivt verdt innsatsen. For å lage et avansert filter for arket ditt, utfør følgende trinn.

1. Organiser kildedataene

For bedre resultater, ordne datasettet etter disse to enkle reglene:

• Legg til en overskriftsrad der hver kolonne har en unik overskrift – dupliserte overskrifter vil forårsake forvirring til avansert filter.
• Sørg for at det ikke er noen tomme rader i datasettet.

Slik ser eksempeltabellen for eksempel ut:

2. Sett opp kriterieområdet

Skriv inn betingelsene dine, aka kriterier, i et eget område på regnearket. I teorien kan kriterieområdet ligge hvor som helst i arket. Iøv, er det mer praktisk å plassere det øverst og skille fra datasettet med én eller flere tomme rader.

Avanserte kriteriemerknader:

• kriterieområdet må ha samme kolonneoverskrifter som tabellen/området du vil filtrere.
• Kriterier som er oppført på samme rad fungerer med OG-logikken. Kriterier angitt på forskjellige rader fungerer med OR-logikken.

For eksempel, for å filtrere poster for Nord -regionen hvis Subtotal er større enn eller lik 900, sett opp følgende kriterieområde:

• Region: Nord
• Subtotal: >=900

For detaljert informasjon om sammenligningsoperatorene, jokertegnene og formlene du kan bruke i kriteriene dine, se Avansert filterkriterieområde.

3. Bruk Excel Advanced Filter

I kriterieområdet bruker du et avansert filter på denne måten:

• Velg en enkelt celle i datasettet.
• I Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 og Excel 2007, gå til Data -fanen > Sorter & Filtrer -gruppen og klikk Avansert .

  I Excel 2003, klikk på Data -menyen, pek på Filter og klikk deretter Avansert filter... .

  

Dialogboksen Excel Advanced Filter vises og du setter den opp som forklart nedenfor.

4. Konfigurer de avanserte filterparametrene

I dialogboksen Excel Advanced Filtervindu, spesifiser følgende parametere:

• Handling . Velg om du vil filtrere listen på plass eller kopiere resultatene til et annet sted.

  Velge " Filtrer listen på plass" vil skjule radene som ikke samsvarer med kriteriene dine.

Hvis du velger " Kopier resultater til en annen plassering" , velg cellen øverst til venstre i området der du vil lime inn de filtrerte radene. Sørg for at destinasjonsområdet ikke har data noe sted i kolonnene fordi alle cellene under det kopierte området vil bli slettet.

• Listeområde . Det er celleområdet som skal filtreres, kolonneoverskriftene skal inkluderes.

  Hvis du har valgt en celle i datasettet før du klikker på Avansert -knappen, vil Excel velge hele listeområdet automatisk. Hvis Excel fikk listeområdet feil, klikk på Skjul dialogboks -ikonet rett til høyre for boksen Listeområde og velg ønsket område med musen.

• Kriteriumområde . Det er celleområdet du legger inn kriteriene i.

I tillegg lar avmerkingsboksen i nedre venstre hjørne av dialogvinduet Avansert filter deg vise bare unike poster . For eksempel kan dette alternativet hjelpe deg med å trekke ut alle forskjellige (distinkte) elementer i en kolonne.

I dette eksemplet filtrerer vi listen på plass, så konfigurer Excel Advanced Filter-parametrene i dennemåte:

Til slutt klikker du OK, og du får følgende resultat:

Dette er flott... men det samme resultatet kan faktisk oppnås med vanlig Excel AutoFilter, ikke sant? Uansett, ikke skynd deg å forlate denne siden, for vi har bare skrapet på overflaten slik at du har den grunnleggende ideen om hvordan Excel Advanced Filter fungerer. Videre i artikkelen finner du noen få eksempler som kun kan gjøres med avansert filter. For å gjøre ting enklere for deg å følge, la oss først lære mer om Advanced Filter-kriteriene.

Excel Advanced Filter-kriterieområde

Som du nettopp har sett, er det ingen rakettvitenskap i å bruke Advanced Filter Filtrer i Excel. Men når du først har lært deg de grove detaljene til de avanserte filterkriteriene, vil alternativene dine være nesten ubegrensede!

Sammenligningsoperatorer for tall og datoer

I de avanserte filterkriteriene kan du sammenligne forskjellige numeriske verdier som bruker følgende sammenligningsoperatorer.

Debruk av sammenligningsoperatorer med tall er åpenbar. I eksemplet ovenfor brukte vi allerede de numeriske kriteriene >=900 for å filtrere poster med Subtotal større enn eller lik 900.

Og her er et annet eksempel. Anta at du vil vise Nord region -postene for måneden juli med Beløp større enn 800. For dette, spesifiser følgende betingelser i kriterieområdet:

• Region: Nord
• Bestillingsdato: >=7/1/2016
• Ordredato: <=7/30 /2016
• Beløp: >800

Og nå, kjør Excel Advanced Filter-verktøyet, spesifiser Listeområde (A4:D50) og Criteria range (A2:D2) og du vil få følgende resultat:

Merk. Uavhengig av datoformatet som brukes i regnearket ditt, bør du alltid spesifisere full dato i kriterieområdet for avansert filter i formatet som Excel kan forstå, for eksempel 1.7.2016 eller 1.juli-2016.

Avansert filter for tekstverdier

Bortsett fra tall og datoer kan du også bruke de logiske operatorene for å sammenligne tekstverdier. Reglene er definert i tabellen nedenfor.

Som du ser, har å lage et avansert filter for tekstverdier en rekke spesifisiteter, så la oss utdype dette mer.

Eksempel 1. Tekstfilter for eksakt samsvar

For å vise bare de cellene som er nøyaktig lik med en bestemt tekst eller tegn, inkluderer likningstegnet i kriteriene.

For å filtrere bare Banan -elementer, bruk for eksempel følgende kriterier:. Microsoft Excel vil vise kriteriene som =banan i en celle, men du kan se hele uttrykket i formellinjen:

Som du kan se i skjermbildet ovenfor viser kriteriene bare Banana -postene med Subtotal større enn eller lik 900, og ignorerer Grønn banan og Goldfinger-banan .

Merk. Når du filtrerer numeriske verdier som er nøyaktig lik med en gitt verdi, kan du kanskje bruke likhetstegnet i kriteriene. For å filtrere poster med subtotal lik 900, kan du for eksempel bruke et av følgende Subtotalkriterier:, =900 eller ganske enkelt 900.

Eksempel 2. Filtrer tekstverdier sombegynne med et(e) bestemt(e) tegn

For å vise alle celler hvis innhold begynner med en spesifisert tekst, skriv inn teksten i kriterieområdet uten likhetstegnet eller doble anførselstegn.

For eksempel , for å filtrere alle « grønne »-elementer med delsum større enn eller lik 900, bruk følgende kriterier:

• Element: Grønn
• Subtotal: >=900

Excel avansert filter med jokertegn

For å filtrere tekstposter med delvis samsvar , kan du bruke følgende jokertegn i kriteriene for avansert filter:

• Spørsmålstegn (?) for å matche et enkelt tegn.
• Asterisk (*) for å matche en hvilken som helst sekvens av tegn.
• Tilde (~) etterfulgt av *, ? eller ~ for å filtrere celler som inneholder et ekte spørsmålstegn, stjerne eller tilde.

Den følgende tabellen gir noen eksempler på kriterieområde med jokertegn .

Og her er de enkleste jokertegnkriteriene i aksjon