V učbeniku je prikazana uporaba naprednega filtra v Excelu in podani so številni netrivialni primeri obsega meril za ustvarjanje filtra, občutljivega na velikost črk, iskanje ujemanj in razlik med dvema stolpcema, izločanje zapisov, ki ustrezajo manjšemu seznamu, in drugo.

V prejšnjem članku smo obravnavali različne vidike naprednega filtra Excel in kako ga uporabiti za filtriranje vrstic z logiko AND in OR. Zdaj, ko poznate osnove, si oglejmo bolj zapletene primere območij meril, ki se lahko izkažejo za koristne pri vašem delu.

Nastavitev razpona meril na podlagi formule

Ker bo večina primerov območij meril, obravnavanih v tem učbeniku, vključevala različne formule, začnimo z opredelitvijo bistvenih pravil za njihovo pravilno nastavitev. Verjemite mi, ta majhen delček teorije vam bo prihranil veliko časa in prihranil glavobol pri odpravljanju težav z zapletenimi območji meril, ki vključujejo več pogojev na podlagi formul.

• Formula, ki jo uporabljate v območju meril, mora biti ocenjena na TRUE ali FALSE .
• Območje meril mora vsebovati vsaj 2 celici: celica formule in . celica v glavi.
• Spletna stran celica v glavi meril, ki temeljijo na formuli, morajo biti prazni ali drugačni od naslovov tabel (območij seznamov).
• Za formulo, ki jo je treba ovrednotiti za vsaka vrstica v območju seznama se na najvišjo celico s podatki sklicujte z relativnim sklicevanjem, kot je A1.
• Da se formula oceni samo za posebna celica ali obseg celic , se na to celico ali območje sklicujte z uporabo absolutnega sklica, kot je $A$1.
• Pri sklicevanju na obseg seznama v formuli vedno uporabite absolutne reference na celice.
• Če podate več pogojev, vnesite vsa merila v isto vrstico, da jih združite z IN in postavite vsako merilo v ločeno vrstico, da jih združite z ALI upravljavec.

Primeri meril za napredni filter v Excelu

V naslednjih primerih se boste naučili, kako v Excelu ustvariti lastne filtre za zahtevnejša opravila, ki jih ni mogoče opraviti z običajnim samodejnim filtrom Excel.

Filter za besedilne vrednosti, občutljiv na velikost črk

Tako kot Excelov samodejni filter tudi orodje za napredni filter po svoji naravi ne upošteva velikih in malih črk, kar pomeni, da pri filtriranju besedilnih vrednosti ne razlikuje med velikimi in malimi črkami. Vendar lahko iskanje, ki upošteva velike in male črke, preprosto izvedete z uporabo funkcije EXACT v merilih naprednega filtra.

Če želite na primer filtrirati vrstice, ki vsebujejo Banana , pri čemer se ne upošteva BANANA in . banana , v območje meril vnesite naslednjo formulo:

=EXACT(B5, "Banana")

Pri čemer je B stolpec z imeni predmetov, vrstica 5 pa je prva podatkovna vrstica.

Nato uporabite Excelov napredni filter s klikom na Napredno gumb na Podatki in konfigurirajte zavihek Razpon seznama in . Razpon meril kot je prikazano na spodnji sliki zaslona. Bodite pozorni, da Razpon meril vključuje 2 celici - celica v glavi in celica formule .

Opomba: Na zgornji sliki in vseh nadaljnjih slikah zaslona v tem priročniku so formule v celicah območja meril zgolj zaradi jasnosti. V resničnih delovnih listih mora celica formule vrniti TRUE ali FALSE, odvisno od tega, ali prva vrstica podatkov ustreza merilom ali ne:

Filtriranje vrednosti nad ali pod povprečjem v stolpcu

Pri filtriranju številčnih vrednosti boste morda pogosto želeli prikazati samo tiste celice, ki so nad ali pod povprečno vrednostjo v stolpcu:

Filtriranje vrstic z vmesnim seštevkom nadpovprečno , v območju meril uporabite naslednjo formulo:

=F5>PRIMERJAVA($F$5:$F$50)

Filtriranje vrstic z vmesnim seštevkom pod povprečjem , uporabite naslednjo formulo:

=F5

Bodite pozorni, da uporabljamo relativno referenco za zgornjo celico s podatki (F5) in absolutno referenco za opredelitev celotnega območja, za katerega želite izračunati povprečje, razen naslovnega stolpca ($F$5:$F$50).

Naslednja slika zaslona prikazuje delovanje zgornje povprečne formule:

Tisti, ki poznate Excelove številske filtre, se morda sprašujete, zakaj bi se nekdo trudil z uporabo naprednega filtra, ko pa imajo vgrajeni številski filtri že Nadpovprečno in . Podpovprečno Prav, vendar vgrajenih Excelovih filtrov ni mogoče uporabiti z logiko OR!

Če želimo ta primer nadaljevati, filtrirajmo vrstice, v katerih Vmesni seštevek (stolpec F) ALI september prodaja (stolpec E) je nad povprečjem. V ta namen nastavite območje meril z logiko OR tako, da vsak pogoj vnesete v ločeno vrstico. Kot rezultat boste dobili seznam elementov z nadpovprečnimi vrednostmi v stolpcu E ali F:

Filtriranje vrstic s praznimi ali nepraznimi mesti

Kot vsi vedo, ima Excelov filter vgrajeno možnost za filtriranje praznih celic. Z izbiro ali odstranitvijo izbire (prazna mesta) potrditveno polje v meniju Samodejni filter, lahko prikažete samo tiste vrstice, ki imajo v enem ali več stolpcih prazne ali neprazne celice. Težava je v tem, da lahko vgrajeni filter Excel za prazne celice deluje samo z logiko AND.

Če želite filtrirati prazne ali neprazne celice z logiko OR ali uporabiti pogoje za prazne ali neprazne celice skupaj z drugimi merili, nastavite območje naprednih meril za filtriranje z eno od naslednjih formul:

Filter prazne strani :

Filter brez praznih mest:

Filtriranje praznih celic z logiko OR

Če želite filtrirati vrstice, ki imajo prazno celico v stolpcu A ali B ali v obeh stolpcih, konfigurirajte območje meril naprednega filtra na ta način:

• =A6=""
• =B6=""

Pri čemer je 6 najvišja vrstica podatkov.

Filtriranje nepraznih celic z logiko OR in AND

Da bi bolje razumeli, kako Excelov napredni filter deluje z več merili, filtrirajmo vrstice v naši vzorčni tabeli z naslednjimi pogoji:

• Ali Regija (stolpec A) ali Artikel (stolpec B) ne sme biti prazen in
• Vmesni seštevek (stolpec C) mora biti večji od 900.

Povedano drugače, želimo prikazati vrstice, ki izpolnjujejo naslednje pogoje:

( Vmesni seštevek >900 IN Regija =neprazno) ALI ( Vmesni seštevek >900 IN Artikel =neprazno)

Kot že veste, je treba v območju meril naprednega filtra Excel pogoji, združeni z logiko AND, vnesti v isto vrstico, pogoji, združeni z logiko OR, pa v različne vrstice:

Ker je eno merilo v tem primeru izraženo s formulo (brez praznih mest), drugo pa vključuje primerjalni operator (Sub-total> 900), naj vas spomnim, da:

• Kriteriji, oblikovani s primerjalnimi operatorji, morajo imeti naslove, ki so popolnoma enaki naslovom tabele, kot npr. Vmesni seštevek v zgornji sliki zaslona.
• Merila, ki temeljijo na formuli, morajo imeti prazno celico z naslovom ali naslov, ki se ne ujema z nobenim od naslovov tabele, kot je npr. Brez praznih mest v zgornji sliki zaslona.

Kako izluščiti zgornji/spodnji del N zapisov

Kot verjetno veste, imajo vgrajeni Excelovi številski filtri možnost, da prikažejo 10 najvišjih ali 10 najnižjih elementov. Kaj pa, če morate filtrirati 3 najvišje ali 5 najnižjih vrednosti? V tem primeru vam pride prav Excelov napredni filter z naslednjimi formulami:

Izvleček top N predmetov:

Izvleček dno N predmetov:

Če želite na primer filtrirati 3 najvišje vmesne seštevke, ustvarite območje meril s to formulo:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Če želite pridobiti spodnje tri vmesne seštevke, uporabite to formulo:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

kjer je F5 najvišja celica s podatki v Vmesni seštevek (razen naslova stolpca).

Naslednja slika zaslona prikazuje delovanje formule top 3:

Opomba: Če obseg seznama vsebuje nekaj vrstic z enakimi vrednostmi, ki spadajo v zgornji/spodnji del seznama N, bodo prikazane vse take vrstice, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Filtriranje ujemanj in razlik med dvema stolpcema

V enem od naših prejšnjih člankov smo razložili različne načine za primerjavo dveh stolpcev v Excelu ter iskanje ujemanj in razlik med njima. Poleg Excelovih formul, pravil pogojnega oblikovanja in orodja za odstranjevanje dvojnikov, opisanih v zgornjem vodniku, lahko uporabite tudi Excelov napredni filter za izločanje vrstic, ki imajo enake ali različne vrednosti v dveh ali več stolpcih. Če želite to narediti, vnesite enonaslednjih preprostih formul v območju meril:

• Filter za se ujema z (dvojniki) v 2 stolpcih:

=B5=C5

=B5C5

kjer sta B5 in C5 najvišji celici s podatki v obeh stolpcih, ki ju želite primerjati.

Opomba: Orodje za napredno filtriranje lahko išče le ujemanja in razlike v ista vrstica Če želite poiskati vse vrednosti, ki so v stolpcu A, vendar niso nikjer v stolpcu B, uporabite to formulo.

Filtriranje vrstic na podlagi ujemajočih se elementov na seznamu

Recimo, da imate veliko tabelo z več sto ali tisoč vrsticami in ste prejeli krajši seznam, ki vsebuje samo elemente, pomembne v danem trenutku. Vprašanje je, kako poiščete vse vnose v tabeli, ki so ali niso na manjšem seznamu?

Filtriranje vrstic, ki ustrezajo elementom na seznamu

Če želite poiskati vse elemente v izvorni tabeli, ki so prisotni tudi v manjšem seznamu, uporabite naslednjo formulo COUNTIF:

Ob predpostavki, da je manjši seznam v območju D2:D7 in da so elementi tabele, ki jih je treba primerjati s tem seznamom, v stolpcu B z začetkom v vrstici 10, je formula naslednja (opazite uporabo absolutnih in relativnih referenc):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Seveda niste omejeni na filtriranje tabele samo z enim merilom.

Če želite na primer filtrirati vrstice, ki ustrezajo seznamu, vendar za Severna regija samo v isto vrstico vnesite dve merili, da bosta delovali z logiko AND:

• Regija: ="=Sever"
• Ujemajoči se predmeti: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Kot lahko vidite na spodnji sliki zaslona, sta v tabeli le dva zapisa, ki ustrezata obema kriterijema:

Opomba: V tem primeru uporabljamo natančno ujemanje merila za besedilne vrednosti: ="=Sever " da bi našli samo tiste celice, ki so natančno enake določenemu besedilu. Sever (brez enakega znaka in dvojnih narekovajev), bo Microsoft Excel poiskal vse elemente, ki se začnejo z navedenim besedilom, npr. Severovzhod ali Severozahodni Za več informacij glejte Excelov napredni filter za besedilne vrednosti.

Filtriranje vrstic, ki se ne ujemajo z elementi na seznamu

Če želite poiskati vse elemente v tabeli, ki niso na manjšem seznamu, preverite, ali je rezultat naše formule COUNTIF enak nič:

Če želite na primer filtrirati Severna regija elementov v tabeli, ki so prikazani na seznamu, uporabite naslednja merila:

• Regija: ="=Sever"
• Neustrezni predmeti: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Opombe:

• Če se seznam, ki ga želite uskladiti, nahaja v drugem delovnem listu, v formulo obvezno vključite ime lista, npr. =COUNTIF(List2!$A$2:$A$7,B10) .
• Če želite izločiti rezultate v drug list, zaženite napredni filter iz ciljnega lista, kot je razloženo v poglavju Kako izločiti filtrirane vrstice v drug delovni list.

Filtriranje za vikende in delovne dni

Doslej smo v naših primerih za območje meril naprednega filtra obravnavali predvsem številčne in besedilne vrednosti. Zdaj je čas, da nekaj napotkov posredujemo tistim, ki operirajo z datumi.

Vgrajeni filtri datumov v Excelu ponujajo široko paleto možnosti, ki pokrivajo številne scenarije. Veliko, vendar ne vseh! Na primer, če bi dobili seznam datumov in bi morali filtrirati delovne dni in vikende, kako bi to storili?

Kot verjetno veste, Microsoft Excel ponuja posebno funkcijo WEEKDAY, ki vrne dan v tednu, ki ustreza danemu datumu. To funkcijo bomo uporabili v območju meril Excelovega naprednega filtra.

Kako filtrirati vikende v Excelu

Če upoštevate, da v izrazih za tedenski dan 1 pomeni nedeljo, 6 pa soboto, je formula za filtriranje vikendov naslednja:

V tem primeru filtriramo datume v stolpcu B z začetkom v vrstici 5, zato je naša formula Vikendi naslednja:

=OR(DAN(B5)=7, DAN(B5)=1)

Kako filtrirati dneve v tednu v Excelu

Če želite filtrirati delovne dni, spremenite zgornjo formulo tako, da izpustite 1 (nedelja) in 7 (sobota):

Za našo vzorčno tabelo se bo obnesla naslednja formula:

=AND(DAN(B5)7, DAN(B5)1)

Poleg tega lahko dodate še en pogoj za filtriranje praznih celic: =B5""

Če želite datume v delovnih listih filtrirati na druge načine, poiščite ustrezno funkcijo Datum in jo brez oklevanja uporabite v naprednem območju meril za filtriranje.

No, to je način uporabe naprednega filtra v Excelu s kompleksnimi merili. Seveda vaše možnosti niso omejene na primere, obravnavane v tem učbeniku, naš cilj je bil le dati vam nekaj navdihujočih idej, ki vas bodo usmerile na pravo pot. Ne pozabite, da je pot do mojstrstva tlakovana z vajo, zato lahko prenesete naše primere prek spodnje povezave in jih razširite ali obrnete.jih za boljše razumevanje. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!

Delovni zvezek za prakso

Primeri naprednih filtrov Excel (.xlsx datoteka)