Tento návod ukazuje, ako používať pokročilý filter v programe Excel, a poskytuje niekoľko netriviálnych príkladov rozsahu kritérií na vytvorenie filtra citlivého na veľkosť písmen, hľadanie zhody a rozdielov medzi dvoma stĺpcami, extrahovanie záznamov, ktoré zodpovedajú menšiemu zoznamu, a ďalšie.

V našom predchádzajúcom článku sme sa venovali rôznym aspektom pokročilého filtra Excelu a tomu, ako ho používať na filtrovanie riadkov pomocou logiky AND aj OR. Teraz, keď už poznáte základy, pozrime sa na zložitejšie príklady rozsahu kritérií, ktoré sa môžu ukázať ako užitočné pre vašu prácu.

Nastavenie rozsahu kritérií na základe vzorca

Keďže väčšina príkladov rozsahov kritérií rozoberaných v tomto návode bude obsahovať rôzne vzorce, začneme definovaním základných pravidiel na ich správne nastavenie. Verte mi, tento malý kúsok teórie vám ušetrí veľa času a ušetrí vás bolesti hlavy pri riešení problémov s vašimi zložitými rozsahmi kritérií, ktoré obsahujú viacero podmienok založených na vzorcoch.

• Vzorec, ktorý použijete v rozsahu kritérií, sa musí vyhodnotiť ako TRUE alebo FALSE .
• Rozsah kritérií by mal obsahovať aspoň 2 bunky: bunka vzorca a bunka záhlavia.
• Stránka bunka záhlavia kritérií založených na vzorci by mali byť buď prázdne, alebo odlišné od nadpisov tabuliek (rozsahov zoznamov).
• Pre vzorec, ktorý sa má vyhodnotiť pre každý riadok v rozsahu zoznamu sa odkazuje na najvyššiu bunku s údajmi pomocou relatívneho odkazu, napríklad A1.
• Aby sa vzorec vyhodnotil len pre špecifická bunka alebo rozsah buniek , odkazujte na túto bunku alebo rozsah pomocou absolútneho odkazu, napríklad $A$1.
• Pri odkazovaní na rozsah zoznamu vo vzorci vždy používajte absolútne odkazy na bunky.
• Pri zadávaní viacerých podmienok zadajte všetky kritériá do toho istého riadku, aby ste ich spojili pomocou A a umiestnite každé kritérium na samostatný riadok, aby ste ich mohli spojiť pomocou ALEBO prevádzkovateľ.

Rozsah kritérií pokročilého filtra Excel Príklady

Nasledujúce príklady vás naučia, ako si v programe Excel vytvoriť vlastné filtre na zvládnutie zložitejších úloh, ktoré nie je možné vykonať pomocou bežného automatického filtra programu Excel.

Filtrovanie textových hodnôt s rozlišovaním veľkých a malých písmen

Rovnako ako nástroj Excel AutoFilter, aj nástroj Rozšírený filter vo svojej podstate nerozlišuje veľké a malé písmená, čo znamená, že pri filtrovaní textových hodnôt nerozlišuje medzi veľkými a malými písmenami. Pomocou funkcie EXACT v kritériách rozšíreného filtra však môžete ľahko vykonať vyhľadávanie s rozlišovaním veľkých a malých písmen.

Napríklad na filtrovanie riadkov obsahujúcich Banán , ignorujúc BANANA a banán , zadajte do rozsahu kritérií nasledujúci vzorec:

=EXACT(B5, "Banán")

Kde B je stĺpec obsahujúci názvy položiek a riadok 5 je prvý riadok údajov.

A potom použite pokročilý filter programu Excel kliknutím na tlačidlo Pokročilé tlačidlo na Údaje a nakonfigurujte kartu Rozsah zoznamu a Rozsah kritérií ako je znázornené na obrázku nižšie. Venujte prosím pozornosť tomu, že Rozsah kritérií obsahuje 2 bunky - bunka záhlavia a bunka vzorca .

Poznámka: Na vyššie uvedenom obrázku, ako aj na všetkých ďalších snímkach obrazovky v tomto návode sú vzorce v bunkách rozsahu kritérií len kvôli prehľadnosti. V skutočných pracovných hárkoch by bunka vzorca mala vrátiť buď TRUE alebo FALSE v závislosti od toho, či prvý riadok údajov zodpovedá kritériám alebo nie:

Filtrovanie hodnôt nad alebo pod priemerom v stĺpci

Pri filtrovaní číselných hodnôt môžete často chcieť zobraziť len tie bunky, ktoré sú vyššie alebo nižšie ako priemerná hodnota v stĺpci. Napríklad:

Filtrovanie riadkov s medzisúčtom nadpriemerné , v rozsahu kritérií použite nasledujúci vzorec:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

Filtrovanie riadkov s medzisúčtom pod priemerom , použite tento vzorec:

=F5

Dávajte pozor na to, že používame relatívny odkaz na hornú bunku s údajmi (F5) a absolútny odkaz na definovanie celého rozsahu, pre ktorý chcete vypočítať priemer, okrem záhlavia stĺpca ($F$5:$F$50).

Nasledujúca snímka obrazovky demonštruje vyššie uvedený priemerný vzorec v praxi:

Tí z vás, ktorí poznajú číselné filtre programu Excel, sa možno čudujú, prečo by sa niekto obťažoval používať pokročilý filter, keď zabudované číselné filtre už majú Nadpriemerný a Pod priemerom Možnosti? Presne tak, ale vstavané filtre Excelu sa nedajú použiť s logikou OR!

Aby sme tento príklad posunuli ďalej, filtrujme riadky, v ktorých Medzisúčet (stĺpec F) ALEBO September predaj (stĺpec E) je nadpriemerná. Na tento účel nastavte rozsah kritérií s logikou OR zadaním každej podmienky na samostatnom riadku. Výsledkom bude zoznam položiek s nadpriemernými hodnotami v stĺpci E alebo F:

Filtrovanie riadkov s prázdnymi alebo nevyplnenými riadkami

Ako každý vie, filter programu Excel má zabudovanú možnosť filtrovania prázdnych buniek. Výberom alebo zrušením výberu (prázdne miesta) začiarkavacieho políčka v ponuke Automatický filter, môžete zobraziť len tie riadky, ktoré majú v jednom alebo viacerých stĺpcoch prázdne alebo neprázdne bunky. Problémom je, že vstavaný filter Excelu pre prázdne bunky môže pracovať len s logikou AND.

Ak chcete filtrovať prázdne alebo neprázdne bunky pomocou logiky OR alebo použiť podmienky pre prázdne/neprázdne bunky spolu s niektorými inými kritériami, nastavte rozšírený rozsah kritérií filtrovania pomocou jedného z nasledujúcich vzorcov:

Filter polotovary :

Filter bez prázdnych políčok:

Filtrovanie prázdnych buniek pomocou logiky OR

Ak chcete filtrovať riadky, ktoré majú prázdnu bunku buď v stĺpci A, alebo B, alebo v oboch stĺpcoch, nakonfigurujte rozsah kritérií rozšíreného filtra týmto spôsobom:

• =A6=""
• =B6=""

Kde 6 je najvyšší riadok údajov.

Filtrovanie neprázdnych buniek pomocou logiky OR aj AND

Ak chcete lepšie pochopiť, ako pokročilý filter programu Excel pracuje s viacerými kritériami, vyfiltrujme riadky v našej vzorovej tabuľke pomocou nasledujúcich podmienok:

• Buď Región (stĺpec A) alebo Položka (stĺpec B) by nemal byť prázdny a
• Medzisúčet (stĺpec C) by mala byť vyššia ako 900.

Inak povedané, chceme zobraziť riadky, ktoré spĺňajú nasledujúce podmienky:

( Medzisúčet >900 A Región =neprázdny) ALEBO ( Medzisúčet >900 A Položka =neprázdny)

Ako už viete, v rozsahu kritérií rozšíreného filtra Excel by mali byť podmienky spojené logikou AND zadané v tom istom riadku a podmienky spojené logikou OR v rôznych riadkoch:

Keďže jedno kritérium v tomto príklade je vyjadrené pomocou vzorca (bez medzier) a druhé obsahuje operátor porovnania (čiastkový súčet> 900), pripomeniem vám, že:

• Kritériá vytvorené pomocou operátorov porovnávania by mali mať nadpisy presne rovnaké ako nadpisy tabuliek, ako napr. Medzisúčet kritériá na vyššie uvedenej snímke obrazovky.
• Kritériá založené na vzorcoch by mali mať buď prázdnu bunku s nadpisom, alebo nadpis, ktorý sa nezhoduje so žiadnym z nadpisov tabuľky, ako napr. Nevyplnené kritériá na vyššie uvedenej snímke obrazovky.

Ako extrahovať horné/dolné N záznamy

Ako pravdepodobne viete, vstavané číselné filtre programu Excel majú možnosť zobraziť 10 najvyšších alebo 10 najnižších položiek. Čo však v prípade, ak potrebujete vyfiltrovať 3 najvyššie alebo 5 najnižších hodnôt? V takom prípade sa vám bude hodiť pokročilý filter programu Excel s nasledujúcimi vzorcami:

Výpis top N položiek:

Výpis spodná časť N položiek:

Ak chcete napríklad vyfiltrovať 3 najvyššie medzisúčty, vytvorte rozsah kritérií pomocou tohto vzorca:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Ak chcete získať spodné 3 medzisúčty, použite tento vzorec:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Kde F5 je najvyššia bunka s údajmi v Medzisúčet stĺpec (okrem nadpisu stĺpca).

Nasledujúci obrázok zobrazuje vzorec Top 3 v akcii:

Poznámka: Ak rozsah zoznamu obsahuje niekoľko riadkov s rovnakými hodnotami, ktoré patria do hornej/dolnej časti zoznamu N, zobrazia sa všetky takéto riadky, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky:

Filtrovanie zhody a rozdielov medzi dvoma stĺpcami

V jednom z našich predchádzajúcich článkov sme vysvetlili rôzne spôsoby porovnávania dvoch stĺpcov v programe Excel a hľadania zhody a rozdielov medzi nimi. Okrem vzorcov programu Excel, pravidiel podmieneného formátovania a nástroja na odstraňovanie duplicít, o ktorých sme písali vo vyššie uvedenom návode, môžete použiť aj pokročilý filter programu Excel na extrahovanie riadkov, ktoré majú rovnaké alebo rozdielne hodnoty v dvoch alebo viacerých stĺpcoch. Ak to chcete urobiť, zadajte jedennasledujúcich jednoduchých vzorcov v rozsahu kritérií:

• Filter pre zodpovedá (duplikáty) v 2 stĺpcoch:

=B5=C5

=B5C5

Kde B5 a C5 sú najvyššie položené bunky s údajmi v dvoch stĺpcoch, ktoré chcete porovnať.

Poznámka: Nástroj Rozšírený filter môže vyhľadávať iba zhody a rozdiely v ten istý riadok Ak chcete nájsť všetky hodnoty, ktoré sú v stĺpci A, ale nie sú nikde v stĺpci B, použite tento vzorec.

Filtrovanie riadkov na základe zhodných položiek v zozname

Predpokladajme, že máte veľkú tabuľku so stovkami alebo tisíckami riadkov a dostali ste kratší zoznam, ktorý obsahuje len položky relevantné v danom okamihu. Otázka znie - ako nájdete všetky položky v tabuľke, ktoré sú alebo nie sú v menšom zozname?

Filtrovanie riadkov, ktoré zodpovedajú položkám v zozname

Ak chcete nájsť všetky položky v zdrojovej tabuľke, ktoré sa nachádzajú aj v menšom zozname, použite nasledujúci vzorec COUNTIF:

Za predpokladu, že menší zoznam je v rozsahu D2:D7 a položky tabuľky, ktoré sa majú porovnať s týmto zoznamom, sú v stĺpci B začínajúcom riadkom 10, vzorec vyzerá takto (všimnite si, prosím, použitie absolútnych a relatívnych odkazov):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Samozrejme, nie ste obmedzení na filtrovanie tabuľky len jedným kritériom.

Napríklad na filtrovanie riadkov zodpovedajúcich zoznamu, ale pre Severný región len zadajte dve kritériá do toho istého riadku, aby fungovali s logikou AND:

• Región: ="=Sever"
• Zodpovedajúce položky: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Ako vidíte na snímke obrazovky nižšie, v tabuľke sú len dva záznamy, ktoré vyhovujú obom kritériám:

Poznámka: V tomto príklade používame presná zhoda kritériá pre textové hodnoty: ="=Sever " nájsť len tie bunky, ktoré sa presne rovnajú zadanému textu. Ak zadáte kritériá regiónu jednoducho ako Sever (bez znamienka rovnosti a dvojitých úvodzoviek), Microsoft Excel nájde všetky položky, ktoré začínajú zadaným textom, napr. Severovýchod alebo Severozápad . Ďalšie informácie nájdete v časti Rozšírený filter programu Excel pre textové hodnoty.

Filtrovanie riadkov, ktoré sa nezhodujú s položkami v zozname

Ak chcete nájsť všetky položky v tabuľke, ktoré nie sú v menšom zozname, skontrolujte, či sa výsledok nášho vzorca COUNTIF rovná nule:

Ak chcete napríklad filtrovať Severný región položky v tabuľke, ktoré sa zobrazujú v zozname, použite nasledujúce kritériá:

• Región: ="=Sever"
• Neodpovedajúce položky: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Poznámky:

• Ak sa zoznam, ktorý chcete porovnať, nachádza v inom hárku, nezabudnite do vzorca uviesť názov hárku, napr. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
• Ak chcete extrahovať výsledky do iného hárku, spustite pokročilý filter z cieľového hárku, ako je vysvetlené v časti Ako extrahovať filtrované riadky do iného pracovného hárku.

Filter pre víkendy a pracovné dni

Doteraz sa naše príklady rozsahu kritérií rozšíreného filtra zaoberali prevažne číselnými a textovými hodnotami. Teraz je čas poskytnúť nejaké nápovedy tým z vás, ktorí pracujú s dátumami.

Vstavané filtre dátumu aplikácie Excel poskytujú širokú škálu možností, ktoré pokrývajú mnohé scenáre. Mnohé, ale nie všetky! Napríklad, ak by ste dostali zoznam dátumov a požiadali by ste o filtrovanie dní v týždni a víkendov, ako by ste postupovali?

Ako pravdepodobne viete, Microsoft Excel poskytuje špeciálnu funkciu WEEKDAY, ktorá vráti deň v týždni zodpovedajúci danému dátumu. A práve túto funkciu budeme používať v rozsahu kritérií pokročilého filtra Excel.

Ako filtrovať víkendy v programe Excel

Vzhľadom na to, že v termínoch WEEKDAY znamená 1 nedeľu a 6 sobotu, vzorec na filtrovanie víkendov je nasledovný:

V tomto príklade filtrujeme dátumy v stĺpci B počnúc riadkom 5, takže náš vzorec Víkendy má nasledujúci tvar:

=ALEBO(DEŇ V TÝŽDNI(B5)=7, DEŇ V TÝŽDNI(B5)=1)

Ako filtrovať dni v týždni v programe Excel

Ak chcete filtrovať dni v týždni, upravte uvedený vzorec tak, aby sa vynechali číslice 1 (nedeľa) a 7 (sobota):

Pre našu vzorovú tabuľku sa hodí nasledujúci vzorec:

=AND(DEŇ V TÝŽDNI(B5)7, DEŇ V TÝŽDNI(B5)1)

Okrem toho môžete pridať ešte jednu podmienku na odfiltrovanie prázdnych buniek: =B5""

Ak chcete filtrovať dátumy v hárkoch iným spôsobom, stačí nájsť príslušnú funkciu Dátum a neváhajte ju použiť v rozsahu kritérií rozšíreného filtra.

Nuž, takto sa používa pokročilý filter v programe Excel so zložitými kritériami. Samozrejme, vaše možnosti nie sú obmedzené na príklady uvedené v tomto návode, naším cieľom bolo len poskytnúť vám niekoľko inšpiratívnych nápadov, ktoré vás nasmerujú na správnu cestu. Nezabúdajte, že cesta k majstrovstvu je dláždená praxou, môžete si stiahnuť naše príklady pomocou nižšie uvedeného odkazu a rozšíriť alebo obrátiťinžinier ich pre lepšie pochopenie. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme na našom blogu budúci týždeň!

Cvičný zošit

Príklady pokročilých filtrov programu Excel (.xlsx súbor)