El tutorial muestra cómo utilizar Filtro avanzado en Excel y proporciona una serie de ejemplos de rangos de criterios no triviales para crear un filtro que distinga entre mayúsculas y minúsculas, encontrar coincidencias y diferencias entre dos columnas, extraer registros que coincidan con una lista más pequeña, etc.

En nuestro artículo anterior, discutimos diferentes aspectos del Filtro Avanzado de Excel y cómo usarlo para filtrar filas con lógica AND y OR. Ahora que conoce los conceptos básicos, echemos un vistazo a ejemplos de rangos de criterios más complejos que pueden ser útiles para su trabajo.

Establecer un intervalo de criterios basado en fórmulas

Dado que la mayoría de los ejemplos de rangos de criterios tratados en este tutorial van a incluir varias fórmulas, empecemos por definir las reglas esenciales para configurarlos correctamente. Créame, este pequeño fragmento de teoría le ahorrará mucho tiempo y le evitará el dolor de cabeza que supone solucionar sus complejos rangos de criterios que incluyen múltiples condiciones basadas en fórmulas.

• La fórmula que utilice en el intervalo de criterios debe evaluar a TRUE o FALSO .
• El rango de criterios debe contener al menos 2 celdas: celda de fórmula y celda de cabecera.
• En celda de cabecera de los criterios basados en fórmulas debe estar en blanco o ser diferente de cualquiera de los encabezamientos de la tabla (intervalo de listas).
• Para que la fórmula se evalúe para cada fila en el rango de lista, refiérase a la celda superior con datos utilizando una referencia relativa como A1.
• Para que la fórmula se evalúe sólo para un célula específica o rango de celdas , refiérase a esa celda o rango usando una referencia absoluta como $A$1.
• Al hacer referencia al rango de la lista en la fórmula, utilice siempre referencias de celda absolutas.
• Cuando proporcione varias condiciones, introduzca todos los criterios en la misma fila para unirlos con un Y y poner cada criterio en una fila separada para unirlos con el operador O operador.

Ejemplos de rango de criterios de filtro avanzado de Excel

Los siguientes ejemplos le enseñarán cómo crear sus propios filtros en Excel para manejar tareas más complejas que no se pueden realizar utilizando el Autofiltro de Excel normal.

Filtro para valores de texto que distingue mayúsculas de minúsculas

Al igual que el Autofiltro de Excel, la herramienta Filtro avanzado no distingue entre mayúsculas y minúsculas por naturaleza, lo que significa que no distingue entre mayúsculas y minúsculas al filtrar valores de texto. Sin embargo, puede realizar fácilmente una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas utilizando la función EXACTO en los criterios del filtro avanzado.

Por ejemplo, para filtrar filas que contengan Plátano ignorando PLÁTANO y plátano introduzca la siguiente fórmula en el intervalo de criterios:

=EXACT(B5, "Plátano")

Donde B es la columna que contiene los nombres de los artículos, y la fila 5 es la primera fila de datos.

A continuación, aplique el filtro avanzado de Excel haciendo clic en el botón Avanzado en el botón Datos y configure el Rango de la lista y Gama de criterios como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Por favor, preste atención a que el Gama de criterios incluye 2 células - la celda de cabecera y el celda de fórmula .

Nota: La imagen anterior, así como todas las capturas de pantalla de este tutorial, muestran fórmulas en las celdas del intervalo de criterios únicamente por motivos de claridad. En las hojas de cálculo reales, la celda de la fórmula debería devolver VERDADERO o FALSO, dependiendo de si la primera fila de datos coincide o no con los criterios:

Filtrar valores por encima o por debajo de la media en una columna

Al filtrar valores numéricos, es posible que a menudo desee mostrar sólo las celdas que están por encima o por debajo de un valor medio de la columna. Por ejemplo:

Para filtrar filas con subtotal por encima de la media utilice la siguiente fórmula en el intervalo de criterios:

=F5>MEDIA($F$5:$F$50)

Para filtrar filas con subtotal por debajo de la media utiliza la siguiente fórmula:

=F5

Preste atención a que utilizamos una referencia relativa para referirnos a la celda superior con datos (F5), y referencias absolutas para definir todo el rango para el que se quiere calcular la media, excluyendo la cabecera de la columna ($F$5:$F$50).

La siguiente captura de pantalla muestra la fórmula media anterior en acción:

Aquellos de ustedes que estén familiarizados con los filtros numéricos de Excel pueden preguntarse, ¿por qué alguien se molestaría en utilizar un filtro avanzado cuando los filtros numéricos incorporados ya tienen el Por encima de la media y Por debajo de la media Así es, pero los filtros integrados de Excel no pueden utilizarse con la lógica OR.

Para seguir con el ejemplo, vamos a filtrar las filas en las que Subtotal (columna F) O Septiembre ventas (columna E) está por encima de la media. Para ello, configure el rango de criterios con la lógica OR introduciendo cada condición en una fila distinta. Como resultado, obtendrá una lista de elementos con los valores por encima de la media en la columna E o F:

Filtrar filas con espacios en blanco o sin espacios en blanco

Como todo el mundo sabe, el Filtro de Excel tiene una opción incorporada para filtrar las celdas en blanco. Seleccionando o deseleccionando la celda (espacios en blanco) en el menú Autofiltro, puede mostrar sólo aquellas filas que tengan celdas vacías o no vacías en una o más columnas. El problema es que el filtro incorporado de Excel para espacios en blanco sólo puede funcionar con la lógica AND.

Si desea filtrar celdas en blanco o no en blanco con la lógica OR, o utilizar las condiciones en blanco / no en blanco junto con algún otro criterio, configure un rango de criterios de filtro avanzado con una de las siguientes fórmulas:

Filtro espacios en blanco :

Filtro sin espacios en blanco:

Filtrado de celdas en blanco con la lógica OR

Para filtrar filas que tienen una celda en blanco en la columna A o B, o en ambas columnas, configure el rango de criterios del Filtro avanzado de esta manera:

• =A6=""
• =B6=""

Donde 6 es la fila superior de datos.

Filtrado de celdas no vacías con lógica OR y AND

Para comprender mejor cómo funciona el Filtro Avanzado de Excel con múltiples criterios, vamos a filtrar las filas de nuestra tabla de ejemplo con las siguientes condiciones:

• O bien Región (columna A) o Artículo (columna B) no debe estar en blanco, y
• Subtotal (columna C) debe ser superior a 900.

Dicho de otro modo, queremos mostrar las filas que cumplan las siguientes condiciones:

( Subtotal 900 Y Región =no en blanco) O ( Subtotal 900 Y Artículo =no en blanco)

Como ya sabe, en el rango de criterios del Filtro avanzado de Excel, las condiciones unidas con la lógica AND deben introducirse en la misma fila, y las condiciones unidas con la lógica OR - en filas diferentes:

Dado que uno de los criterios de este ejemplo se expresa con una fórmula (sin espacios en blanco) y el otro incluye un operador de comparación (Subtotal> 900), permítame recordarle que:

• Los criterios formados con operadores de comparación deben tener encabezamientos exactamente iguales a los encabezamientos de la tabla, como el Subtotal en la captura de pantalla anterior.
• Los criterios basados en fórmulas deben tener una celda de encabezamiento en blanco o un encabezamiento que no coincida con ninguno de los encabezamientos de la tabla, como el encabezamiento Sin espacios en blanco en la captura de pantalla anterior.

Cómo extraer los N registros superiores/inferiores

Como usted probablemente sabe, los Filtros Numéricos de Excel incorporados tienen una opción para mostrar los 10 primeros o los 10 últimos elementos. Pero, ¿qué pasa si usted necesita filtrar los 3 primeros o los 5 últimos valores? En este caso, el Filtro Avanzado de Excel con las siguientes fórmulas es muy útil:

Extracto top N artículos:

Extracto fondo N artículos:

Por ejemplo, para filtrar los 3 subtotales principales, cree el rango de criterios con esta fórmula:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Para extraer los 3 subtotales inferiores, utilice esta fórmula:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Donde F5 es la celda superior con datos en el Subtotal columna (excluyendo el encabezado de la columna).

La siguiente captura de pantalla muestra la fórmula top 3 en acción:

Nota: si el intervalo de la lista contiene algunas filas con los mismos valores que se encuentran en la lista N superior/inferior, se mostrarán todas esas filas, como se muestra en la captura de pantalla siguiente:

Filtro de coincidencias y diferencias entre dos columnas

En uno de nuestros artículos anteriores se explicaban diversas formas de comparar dos columnas en Excel y encontrar coincidencias y diferencias entre ellas. Además de las fórmulas de Excel, las reglas de formato condicional y la herramienta Eliminador de duplicados tratadas en el tutorial anterior, también puede utilizar el Filtro avanzado de Excel para extraer filas que tengan valores iguales o diferentes en dos o más columnas. Para ello, introduzca unade las siguientes fórmulas simples en el intervalo de criterios:

• Filtro para coincide con (duplicados) en 2 columnas:

=B5=C5

=B5C5

Donde B5 y C5 son las celdas superiores con datos en las dos columnas que desea comparar.

Nota: La herramienta Filtro avanzado sólo puede buscar coincidencias y diferencias en los campos misma fila Para encontrar todos los valores que están en la columna A pero que no están en ninguna parte de la columna B, utilice esta fórmula.

Filtrar filas en función de los elementos coincidentes de una lista

Supongamos que tienes una tabla grande con cientos o miles de filas y recibes una lista más corta que sólo contiene los elementos relevantes en un momento dado. La pregunta es: ¿cómo encuentras todas las entradas de tu tabla que están o no en la lista más pequeña?

Filtrar filas que coincidan con elementos de una lista

Para encontrar todos los elementos de la tabla de origen que también están presentes en una lista más pequeña, utilice la siguiente fórmula COUNTIF:

Suponiendo que la lista más pequeña está en el rango D2:D7, y que los elementos de la tabla que se van a comparar con esa lista están en la columna B empezando por la fila 10, la fórmula es la siguiente (fíjese en el uso de referencias absolutas y relativas):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Por supuesto, no está limitado a filtrar su tabla con un solo criterio.

Por ejemplo, para filtrar las filas que coincidan con la lista, pero para el campo Región Norte sólo, introduzca dos criterios en la misma fila para que funcionen con la lógica AND:

• Región: ="=Norte"
• Artículos a juego: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, sólo hay dos registros en la tabla que coinciden con ambos criterios:

Nota: En este ejemplo, utilizamos la función coincidencia exacta criterios para los valores de texto: ="=Norte " para encontrar sólo aquellas celdas que sean exactamente iguales al texto especificado. Si introduce los criterios de Región simplemente como Norte (sin el signo igual ni las comillas dobles), Microsoft Excel encontrará todos los elementos que empiecen por el texto especificado, por ejemplo Noreste o Noroeste Para obtener más información, consulte Filtro avanzado de Excel para valores de texto.

Filtrar las filas que no coinciden con los elementos de una lista

Para encontrar todos los elementos de la tabla que no están en la lista más pequeña, compruebe si el resultado de nuestra fórmula COUNTIF es igual a cero:

Por ejemplo, para filtrar los Región Norte elementos de la tabla que sí aparecen en la lista, utilice los siguientes criterios:

• Región: ="=Norte"
• Artículos no coincidentes: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Notas:

• Si la lista a comparar reside en una hoja de cálculo diferente, asegúrese de incluir el nombre de la hoja en la fórmula, por ejemplo =COUNTIF(Hoja2!$A$2:$A$7,B10) .
• Si desea extraer los resultados a una hoja diferente, inicie el Filtro avanzado desde la hoja de destino, como se explica en Cómo extraer filas filtradas a otra hoja de cálculo.

Filtro para fines de semana y días laborables

Hasta ahora, nuestros ejemplos de rangos de criterios de Filtro Avanzado han tratado principalmente con valores numéricos y de texto. Ahora, es el momento de dar algunas pistas a aquellos de ustedes que operan con fechas.

Los filtros de fechas incorporados en Excel ofrecen una amplia gama de opciones que cubren muchos escenarios. Muchos, ¡pero no todos! Por ejemplo, si le dieran una lista de fechas y le pidieran que filtrara los días de la semana y los fines de semana, ¿cómo lo haría?

Como usted probablemente sabe, Microsoft Excel proporciona una función especial WEEKDAY que devuelve el día de la semana correspondiente a una fecha dada. Y es esta función la que vamos a utilizar en el rango de criterios del Filtro Avanzado de Excel.

Cómo filtrar los fines de semana en Excel

Teniendo en cuenta que, en los términos WEEKDAY, 1 representa el domingo y 6 el sábado, la fórmula para filtrar los fines de semana es la siguiente:

En este ejemplo, estamos filtrando las fechas de la columna B a partir de la fila 5, por lo que nuestra fórmula Fines de semana adopta la siguiente forma:

=O(DÍA DE LA SEMANA(B5)=7, DÍA DE LA SEMANA(B5)=1)

Cómo filtrar los días de la semana en Excel

Para filtrar los días de la semana, modifique la fórmula anterior para que deje fuera los 1 (domingo) y los 7 (sábado):

Para nuestra tabla de muestra, la siguiente fórmula funcionará a las mil maravillas:

=AND(DÍA DE LA SEMANA(B5)7, DÍA DE LA SEMANA(B5)1)

Además, puede añadir una condición más para filtrar las celdas en blanco: =B5""

Para filtrar las fechas de sus hojas de cálculo de otras formas, sólo tiene que buscar la función Fecha correspondiente y no dude en utilizarla en su rango de criterios de filtrado avanzados.

Bueno, así es como se utiliza el Filtro Avanzado en Excel con criterios complejos. Por supuesto, sus opciones no se limitan a los ejemplos discutidos en este tutorial, nuestro objetivo era sólo para darle algunas ideas de inspiración que le pondrá en el camino correcto. Recordando que el camino hacia la maestría está pavimentado con la práctica, es posible que desee descargar nuestros ejemplos utilizando el enlace de abajo y ampliar o revertir-Les agradezco su lectura y espero verles en nuestro blog la semana que viene.

Cuaderno de prácticas

Ejemplos de filtros avanzados de Excel (archivo .xlsx)