एक्सेल में उन्नत फ़िल्टर का उपयोग कैसे करें - सूत्र के साथ मापदंड श्रेणी के उदाहरण

Michael Brown

03-06-2023 एक्सेल
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Michael Brown

विषयसूची

ट्यूटोरियल दिखाता है कि एक्सेल में उन्नत फ़िल्टर का उपयोग कैसे करें और केस-संवेदी फ़िल्टर बनाने के लिए कई गैर-तुच्छ मानदंड श्रेणी उदाहरण प्रदान करता है, दो कॉलम के बीच मिलान और अंतर ढूंढें, छोटी सूची से मेल खाने वाले रिकॉर्ड निकालें , और बहुत कुछ।

हमारे पिछले लेख में, हमने एक्सेल एडवांस्ड फ़िल्टर के विभिन्न पहलुओं पर चर्चा की और साथ ही OR तर्क के साथ पंक्तियों को फ़िल्टर करने के लिए इसका उपयोग कैसे करें। अब जब आप मूल बातें जान गए हैं, तो आइए अधिक जटिल मानदंड श्रेणी के उदाहरणों पर एक नज़र डालते हैं जो आपके काम के लिए मददगार साबित हो सकते हैं।

    फ़ॉर्मूला-आधारित मानदंड श्रेणी सेट अप करना

    चूंकि इस ट्यूटोरियल में चर्चा किए गए अधिकांश मानदंड श्रेणी के उदाहरणों में विभिन्न सूत्र शामिल होने जा रहे हैं, आइए उन्हें ठीक से सेट करने के लिए आवश्यक नियमों को परिभाषित करने के साथ शुरू करें। मुझ पर विश्वास करें, सिद्धांत का यह छोटा सा अंश आपका बहुत समय बचाएगा और आपकी जटिल मानदंड श्रेणियों के समस्या निवारण के सिरदर्द को दूर करेगा जिसमें सूत्रों के आधार पर कई शर्तें शामिल हैं।

    • आप मानदंड सीमा में जिस सूत्र का उपयोग करते हैं TRUE या FALSE का मूल्यांकन करना चाहिए।
    • मानदंड श्रेणी में कम से कम 2 सेल होने चाहिए: फ़ॉर्मूला सेल और हेडर सेल।
    • फ़ॉर्मूला-आधारित मानदंड का हेडर सेल या तो खाली होना चाहिए या किसी तालिका (सूची श्रेणी) शीर्षक से अलग होना चाहिए।
    • फ़ॉर्मूला के लिए सूची श्रेणी में प्रत्येक पंक्ति के लिए मूल्यांकित किए जाने के लिए, शीर्षतम को देखेंएक्सेल में सप्ताह के दिनों को फ़िल्टर करने के लिए

      सप्ताह के दिनों को फ़िल्टर करने के लिए, उपरोक्त सूत्र को संशोधित करें ताकि यह 1 (रविवार) और 7 (शनिवार) को छोड़ दे:

      AND(WEEKDAY( तारीख ) 7, WEEKDAY( तारीख )1)

      हमारी नमूना तालिका के लिए, निम्न सूत्र एक इलाज का काम करेगा:

      =AND(WEEKDAY(B5)7, WEEKDAY(B5)1)

      इसके अलावा, आप एक जोड़ सकते हैं रिक्त कक्षों को फ़िल्टर करने के लिए अधिक शर्त: =B5""

      अपने कार्यपत्रकों में दिनांकों को अन्य तरीकों से फ़िल्टर करने के लिए, बस प्रासंगिक दिनांक फ़ंक्शन ढूंढें और इसे उपयोग करने में संकोच न करें आपकी उन्नत फ़िल्टर मानदंड श्रेणी।

      खैर, इस तरह आप एक्सेल में उन्नत फ़िल्टर का जटिल मानदंड के साथ उपयोग करते हैं। बेशक, आपके विकल्प इस ट्यूटोरियल में चर्चा किए गए उदाहरणों तक ही सीमित नहीं हैं, हमारा लक्ष्य आपको कुछ प्रेरणादायक विचार देना था जो आपको सही रास्ते पर स्थापित करेगा। यह याद रखते हुए कि निपुणता का मार्ग अभ्यास से प्रशस्त होता है, आप नीचे दिए गए लिंक का उपयोग करके हमारे उदाहरणों को डाउनलोड कर सकते हैं और बेहतर समझ के लिए उन्हें विस्तारित या रिवर्स-इंजीनियर कर सकते हैं। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह आप हमारे ब्लॉग पर मिलेंगे!

      अभ्यास कार्यपुस्तिका

      एक्सेल उन्नत फ़िल्टर उदाहरण (.xlsx फ़ाइल)

      <3 A1 जैसे सापेक्ष संदर्भ का उपयोग करके डेटा के साथ सेल।
    • केवल विशिष्ट सेल या सेल की श्रेणी के लिए सूत्र का मूल्यांकन करने के लिए, उस सेल या श्रेणी को देखें $A$1 जैसे पूर्ण संदर्भ का उपयोग करना।
    • सूत्र में सूची श्रेणी का संदर्भ देते समय, हमेशा पूर्ण सेल संदर्भों का उपयोग करें।
    • कई शर्तों की आपूर्ति करते समय, सभी दर्ज करें एक AND ऑपरेटर के साथ उन्हें जोड़ने के लिए एक ही पंक्ति पर मानदंड, और उन्हें OR ऑपरेटर के साथ जोड़ने के लिए प्रत्येक मानदंड को एक अलग पंक्ति में रखें।

    Excel उन्नत फ़िल्टर मानदंड श्रेणी के उदाहरण

    निम्नलिखित उदाहरण आपको सिखाएंगे कि अधिक जटिल कार्यों को संभालने के लिए Excel में अपने स्वयं के फ़िल्टर कैसे बनाएं जिन्हें नियमित Excel AutoFilter का उपयोग करके निष्पादित नहीं किया जा सकता है।

    मामला- पाठ मानों के लिए संवेदनशील फ़िल्टर

    एक्सेल ऑटोफ़िल्टर के साथ-साथ, उन्नत फ़िल्टर उपकरण स्वभाव से केस-संवेदी है, जिसका अर्थ है कि यह पाठ मानों को फ़िल्टर करते समय अपरकेस और लोअरकेस वर्णों के बीच अंतर नहीं करता है। हालाँकि, आप उन्नत फ़िल्टर मानदंड में सटीक फ़ंक्शन का उपयोग करके केस-संवेदी खोज आसानी से कर सकते हैं।

    उदाहरण के लिए, केला वाली पंक्तियों को फ़िल्टर करने के लिए, केला<2 को अनदेखा करना> और केला , मानदंड श्रेणी में निम्न सूत्र दर्ज करें:

    =EXACT(B5, "Banana")

    जहां बी कॉलम है जिसमें आइटम नाम हैं, और पंक्ति 5 पहली डेटा पंक्ति है

    और फिर, एक्सेल उन्नत फ़िल्टर लागू करें डेटा टैब पर उन्नत बटन पर क्लिक करके, और सूची श्रेणी और मानदंड श्रेणी को कॉन्फ़िगर करें जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। कृपया ध्यान दें कि मानदंड श्रेणी में 2 सेल शामिल हैं - हेडर सेल और फॉर्मूला सेल ।

    ध्यान दें। ऊपर दी गई छवि और साथ ही इस ट्यूटोरियल में आगे के सभी स्क्रीनशॉट केवल स्पष्टता के लिए मानदंड श्रेणी कक्षों में सूत्र दिखाते हैं। आपके वास्तविक कार्यपत्रकों में, सूत्र कक्ष को या तो TRUE या FALSE लौटाना चाहिए, यह इस बात पर निर्भर करता है कि डेटा की पहली पंक्ति मानदंड से मेल खाती है या नहीं:

    किसी कॉलम में औसत से ऊपर या नीचे के मानों को फ़िल्टर करें

    संख्यात्मक मानों को फ़िल्टर करते समय, आप अक्सर केवल उन कक्षों को प्रदर्शित करना चाहेंगे जो कॉलम में औसत मान से ऊपर या नीचे हैं। उदाहरण के लिए:

    सब-टोटल औसत से अधिक वाली पंक्तियों को फ़िल्टर करने के लिए, मानदंड श्रेणी में निम्न सूत्र का उपयोग करें:

    =F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

    पंक्तियों को फ़िल्टर करने के लिए उप-योग औसत से कम के साथ, निम्न सूत्र का उपयोग करें:

    =F5

    कृपया ध्यान दें कि हम डेटा के साथ शीर्ष-सेल को संदर्भित करने के लिए एक सापेक्ष संदर्भ का उपयोग करते हैं ( F5), और संपूर्ण संदर्भ को परिभाषित करने के लिए संपूर्ण संदर्भ जिसके लिए आप औसत की गणना करना चाहते हैं, कॉलम शीर्षक ($F$5:$F$50) को छोड़कर।

    निम्नलिखित स्क्रीनशॉट कार्रवाई में उपरोक्त औसत सूत्र को प्रदर्शित करता है :

    आपमें से जो एक्सेल नंबर से परिचित हैंफ़िल्टर आश्चर्यचकित हो सकते हैं, कोई उन्नत फ़िल्टर का उपयोग करने के लिए परेशान क्यों होगा जबकि अंतर्निहित संख्या फ़िल्टर में पहले से ही औसत से ऊपर और औसत से नीचे विकल्प हैं? यह सही है, लेकिन अंतर्निहित एक्सेल फ़िल्टर का उपयोग OR तर्क के साथ नहीं किया जा सकता है!

    इसलिए, इस उदाहरण को आगे ले जाने के लिए, पंक्तियों को फ़िल्टर करते हैं जहाँ सब-टोटल (कॉलम F) या सितंबर बिक्री (कॉलम ई) औसत से ऊपर है। इसके लिए, प्रत्येक शर्त को एक अलग पंक्ति में दर्ज करके मानदंड श्रेणी को OR तर्क के साथ सेट करें। नतीजतन, आपको कॉलम ई या एफ में उपरोक्त औसत मूल्यों वाले आइटमों की एक सूची मिल जाएगी:

    खाली या गैर-खाली पंक्तियों को फ़िल्टर करें

    जैसा कि सभी जानते हैं, एक्सेल फ़िल्टर में रिक्त कक्षों को फ़िल्टर करने के लिए एक अंतर्निहित विकल्प होता है। AutoFilter मेनू में (रिक्त स्थान) चेक बॉक्स का चयन या अचयनित करके, आप केवल उन पंक्तियों को प्रदर्शित कर सकते हैं जिनमें एक या अधिक कॉलम में खाली या गैर-खाली सेल हैं। समस्या यह है कि रिक्त स्थान के लिए अंतर्निहित Excel फ़िल्टर केवल AND तर्क के साथ कार्य कर सकता है.

    यदि आप OR तर्क के साथ रिक्त या गैर-रिक्त कक्षों को फ़िल्टर करना चाहते हैं, या रिक्त / गैर-रिक्त का उपयोग करें कुछ अन्य मानदंडों के साथ शर्तें, निम्न सूत्रों में से एक के साथ एक उन्नत फ़िल्टर मानदंड श्रेणी सेट अप करें:

    फ़िल्टर रिक्त स्थान :

    top_cell =""

    फ़िल्टर गैर-रिक्त:

    top_cell ""

    OR तर्क के साथ रिक्त कक्षों को फ़िल्टर करना

    पंक्तियों को फ़िल्टर करने के लिएकॉलम ए या बी में या दोनों कॉलम में एक खाली सेल है, उन्नत फ़िल्टर मानदंड श्रेणी को इस तरह से कॉन्फ़िगर करें:

    • =A6=""
    • =B6=""

    जहां 6 डेटा की सबसे ऊपरी पंक्ति है।

    गैर-खाली सेल को OR के साथ-साथ AND तर्क के साथ फ़िल्टर करना

    अधिक समझ हासिल करने के लिए एक्सेल का उन्नत फ़िल्टर कई मानदंडों के साथ कैसे काम करता है, आइए निम्नलिखित शर्तों के साथ हमारी नमूना तालिका में पंक्तियों को फ़िल्टर करें:

    • या तो क्षेत्र (कॉलम ए) या आइटम (कॉलम बी) गैर-रिक्त होना चाहिए, और
    • सब-टोटल (कॉलम सी) 900 से अधिक होना चाहिए।

    इसे अलग तरीके से रखने के लिए , हम उन पंक्तियों को प्रदर्शित करना चाहते हैं जो निम्न शर्तों को पूरा करती हैं:

    ( सबटोटल >900 और क्षेत्र =गैर-रिक्त) या ( सबटोटल >900 और आइटम =गैर-रिक्त)

    जैसा कि आप पहले से ही जानते हैं, एक्सेल उन्नत में फ़िल्टर मापदंड श्रेणी, AND तर्क से जुड़ी हुई शर्तें एक ही पंक्ति में दर्ज की जानी चाहिए, और OR तर्क से जुड़ी शर्तें - अलग-अलग पंक्तियाँ:

    क्योंकि इस उदाहरण में एक मानदंड एक सूत्र (गैर-रिक्त) के साथ व्यक्त किया गया है और दूसरे में एक तुलना ऑपरेटर (उप-कुल > 900), मैं आपको याद दिला दूं कि:

    • तुलनात्मक ऑपरेटरों के साथ गठित मानदंड में तालिका शीर्षकों के बिल्कुल बराबर शीर्षक होने चाहिए, जैसे उपरोक्त स्क्रीनशॉट में सब-टोटल मानदंड।
    • फॉर्मूला-बेस्ड क्राइटेरिया होना चाहिएया तो एक खाली शीर्षक सेल या एक शीर्षक जो किसी भी तालिका शीर्षक से मेल नहीं खाता है, जैसे उपरोक्त स्क्रीनशॉट में गैर-रिक्त मानदंड।

    ऊपर/नीचे कैसे निकालें एन रिकॉर्ड्स

    जैसा कि आप शायद जानते हैं, बिल्ड-इन एक्सेल नंबर फिल्टर में शीर्ष 10 या नीचे 10 आइटम प्रदर्शित करने का विकल्प होता है। लेकिन क्या होगा अगर आपको शीर्ष 3 या नीचे के 5 मूल्यों को फ़िल्टर करने की आवश्यकता है? इस मामले में, निम्नलिखित सूत्रों के साथ एक्सेल उन्नत फ़िल्टर काम में आता है:

    निकालें शीर्ष एन आइटम:

    top_cell >=LARGE( श्रेणी , N)

    निकालें नीचे N आइटम:

    top_cell <=SMALL( श्रेणी , N)

    के लिए उदाहरण के लिए, शीर्ष 3 उप-योगों को फ़िल्टर करने के लिए, इस सूत्र के साथ मानदंड श्रेणी बनाएँ:

    =F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

    नीचे के 3 उप-योग निकालने के लिए, इस सूत्र का उपयोग करें:

    =F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

    जहां F5 सबटोटल कॉलम (कॉलम शीर्षक को छोड़कर) में डेटा के साथ सबसे ऊपर वाला सेल है।

    निम्नलिखित स्क्रीनशॉट कार्रवाई में शीर्ष 3 सूत्र दिखाता है:

    ध्यान दें। यदि सूची श्रेणी में समान मान वाली कुछ पंक्तियाँ हैं जो ऊपर/नीचे N सूची में आती हैं, तो ऐसी सभी पंक्तियाँ प्रदर्शित होंगी, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:

    के लिए फ़िल्टर करें दो कॉलम के बीच मेल और अंतर

    हमारे पिछले लेखों में से एक ने एक्सेल में दो कॉलम की तुलना करने और उनके बीच मिलान और अंतर खोजने के विभिन्न तरीकों की व्याख्या की। एक्सेल फ़ार्मुलों के अलावा, सशर्त स्वरूपण नियमऔर उपरोक्त ट्यूटोरियल में शामिल डुप्लिकेट रिमूवर टूल, आप दो या दो से अधिक कॉलम में समान या भिन्न मान वाली पंक्तियों को निकालने के लिए एक्सेल के उन्नत फ़िल्टर का भी उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मानदंड श्रेणी में निम्न सरल सूत्रों में से एक इनपुट करें:

    • 2 कॉलम में मिलान (डुप्लिकेट) के लिए फ़िल्टर करें:

    =B5=C5

  • 2 कॉलम में अंतर (अद्वितीय मान) के लिए फ़िल्टर करें:

    • =B5C5

    जहां B5 और C5 डेटा के साथ सबसे शीर्ष सेल हैं जिन दो स्तंभों की आप तुलना करना चाहते हैं।

    ध्यान दें। उन्नत फ़िल्टर टूल केवल समान पंक्ति में मिलान और अंतर खोज सकता है। कॉलम A में मौजूद सभी मानों को खोजने के लिए, लेकिन कॉलम B में कहीं भी नहीं हैं, इस सूत्र का उपयोग करें।

    किसी सूची में मेल खाने वाली वस्तुओं के आधार पर पंक्तियों को फ़िल्टर करें

    मान लें कि आपके पास सैकड़ों या हजारों पंक्तियों वाली एक बड़ी तालिका है, और आपको एक छोटी सूची प्राप्त हुई है जिसमें केवल एक निश्चित समय पर प्रासंगिक आइटम हैं। प्रश्न यह है - आप अपनी तालिका में उन सभी प्रविष्टियों को कैसे ढूंढते हैं जो छोटी सूची में हैं या नहीं हैं?

    उन पंक्तियों को फ़िल्टर करें जो सूची में आइटम से मेल खाती हैं

    स्रोत में सभी आइटम खोजने के लिए तालिका जो निम्न COUNTIF सूत्र का उपयोग करते हुए एक छोटी सूची में भी मौजूद है:

    COUNTIF( list_to_match , top_data_cell)

    यह मानते हुए कि छोटी सूची D2 श्रेणी में है : D7, और उस सूची से तुलना की जाने वाली तालिका के आइटम कॉलम B में पंक्ति 10 से शुरू होते हैं, सूत्रनिम्नानुसार जाता है (कृपया पूर्ण और सापेक्ष संदर्भों के उपयोग पर ध्यान दें):

    =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

    बेशक, आप केवल अपनी तालिका को फ़िल्टर करने तक ही सीमित नहीं हैं एक मानदंड।

    उदाहरण के लिए, सूची से मेल खाने वाली पंक्तियों को फ़िल्टर करने के लिए, लेकिन केवल उत्तरी क्षेत्र के लिए, एक ही पंक्ति में दो मापदंड दर्ज करें ताकि वे AND तर्क के साथ काम करें:<3

    • क्षेत्र: ="=North"
    • मिलान वाले आइटम: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

    जैसा कि आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं, तालिका में केवल दो रिकॉर्ड हैं जो दोनों मानदंडों से मेल खाते हैं :

    ध्यान दें। इस उदाहरण में, हम टेक्स्ट मानों के लिए सटीक मिलान मानदंड का उपयोग करते हैं: ="=North " केवल उन सेल को खोजने के लिए जो निर्दिष्ट टेक्स्ट के बिल्कुल बराबर हैं। यदि आप क्षेत्र मानदंड केवल उत्तर (समान चिह्न और दोहरे उद्धरण चिह्नों के बिना) दर्ज करते हैं, तो Microsoft Excel निर्दिष्ट पाठ से शुरू होने वाले सभी आइटम ढूंढेगा, उदा. पूर्वोत्तर या उत्तरपश्चिम । अधिक जानकारी के लिए, कृपया पाठ मानों के लिए एक्सेल उन्नत फ़िल्टर देखें।

    उन पंक्तियों को फ़िल्टर करें जो सूची में आइटम से मेल नहीं खाती हैं

    तालिका में सभी आइटम खोजने के लिए जो छोटी सूची में नहीं हैं, जांचें कि क्या हमारे COUNTIF सूत्र का परिणाम शून्य के बराबर है:

    COUNTIF( list_to_match , top_data_cell) =0

    उदाहरण के लिए, सूची में दिखाई देने वाले उत्तर क्षेत्र आइटम को फ़िल्टर करने के लिए, का उपयोग करें निम्न मापदंड:

    • क्षेत्र: ="=North"
    • न मिलने वाले आइटम: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

    नोट:

    • यदि मिलान की जाने वाली सूची किसी भिन्न कार्यपत्रक में रहती है, तो सूत्र में शीट का नाम शामिल करना सुनिश्चित करें, उदा. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
    • यदि आप परिणाम को किसी भिन्न पत्रक में निकालना चाहते हैं, तो गंतव्य पत्रक से उन्नत फ़िल्टर प्रारंभ करें, जैसा कि किसी अन्य कार्यपत्रक में फ़िल्टर की गई पंक्तियों को निकालने का तरीका बताया गया है।

    सप्ताहांत और सप्ताह के दिनों के लिए फ़िल्टर करें

    अब तक, हमारे उन्नत फ़िल्टर मानदंड श्रेणी के उदाहरणों में अधिकतर अंकीय और टेक्स्ट मानों के साथ काम किया गया है। अब, आप में से उन लोगों को कुछ सुराग देने का समय आ गया है जो तारीखों पर काम करते हैं।

    अंतर्निहित एक्सेल दिनांक फ़िल्टर विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करते हैं जो कई परिदृश्यों को कवर करते हैं। बहुत सारे, लेकिन सभी नहीं! उदाहरण के लिए, यदि आपको तिथियों की एक सूची दी गई थी और सप्ताह के दिनों और सप्ताहांतों को फ़िल्टर करने के लिए कहा गया था, तो आप इसे कैसे करेंगे?

    जैसा कि आप शायद जानते हैं, Microsoft Excel एक विशेष WEEKDAY फ़ंक्शन प्रदान करता है जो दिन दी गई तारीख के अनुरूप सप्ताह। और यह वह कार्य है जिसका उपयोग हम एक्सेल उन्नत फ़िल्टर मापदंड श्रेणी में करने जा रहे हैं। रविवार और 6 शनिवार के लिए खड़ा है, सप्ताहांत फ़िल्टर करने का सूत्र इस प्रकार है:

    OR(WEEKDAY( date )=7, WEEKDAY( date )=1)

    इस उदाहरण में, हम पंक्ति 5 से शुरू होने वाले कॉलम B में दिनांक फ़िल्टर कर रहे हैं, इसलिए हमारा सप्ताहांत सूत्र निम्न आकार लेता है:

    =OR(WEEKDAY(B5)=7, WEEKDAY(B5)=1)

    कैसे

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    माइकल ब्राउन सॉफ्टवेयर टूल्स का उपयोग करके जटिल प्रक्रियाओं को सरल बनाने के जुनून के साथ एक समर्पित प्रौद्योगिकी उत्साही है। टेक उद्योग में एक दशक से अधिक के अनुभव के साथ, उन्होंने माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और आउटलुक के साथ-साथ गूगल शीट्स और डॉक्स में अपने कौशल को निखारा है। माइकल का ब्लॉग अपने ज्ञान और विशेषज्ञता को दूसरों के साथ साझा करने के लिए समर्पित है, उत्पादकता और दक्षता में सुधार के लिए आसान-से-अनुसरण युक्तियाँ और ट्यूटोरियल प्रदान करता है। चाहे आप एक अनुभवी पेशेवर हों या नौसिखिए, माइकल का ब्लॉग इन आवश्यक सॉफ़्टवेयर उपकरणों से अधिकाधिक लाभ उठाने के लिए मूल्यवान अंतर्दृष्टि और व्यावहारिक सलाह प्रदान करता है।