Tutorialul arată cum se utilizează Filtru avansat în Excel și oferă o serie de exemple de intervale de criterii non-triviale pentru a crea un filtru sensibil la majuscule și minuscule, pentru a găsi corespondențe și diferențe între două coloane, pentru a extrage înregistrările care se potrivesc cu o listă mai mică și multe altele.

În articolul nostru anterior, am discutat diferite aspecte ale Excel Advanced Filter și cum să îl folosim pentru a filtra rândurile cu logică AND, precum și OR. Acum că știți elementele de bază, să aruncăm o privire la exemple de intervale de criterii mai complexe care se pot dovedi utile pentru munca dvs.

Stabilirea unui interval de criterii bazat pe o formulă

Deoarece majoritatea exemplelor de intervale de criterii discutate în acest tutorial vor include diverse formule, să începem cu definirea regulilor esențiale pentru a le configura în mod corespunzător. Credeți-mă, această mică parte de teorie vă va economisi mult timp și vă va scuti de durerea de cap de a vă rezolva problemele legate de intervalele de criterii complexe care includ condiții multiple bazate pe formule.

• Formula pe care o utilizați în intervalul de criterii trebuie să evalueze la ADEVĂRAT sau FALSE .
• Intervalul de criterii trebuie să conțină cel puțin 2 celule: celulă de formulă și celula de antet.
• The celula de antet a criteriilor bazate pe formule trebuie să fie fie goale sau diferite de oricare dintre titlurile tabelului (interval de liste).
• Pentru ca formula să fie evaluată pentru fiecare rând în intervalul de listă, faceți referire la celula cea mai de sus cu date utilizând o referință relativă, cum ar fi A1.
• Pentru ca formula să fie evaluată numai pentru un celulă specifică sau interval de celule , faceți referire la acea celulă sau interval folosind o referință absolută, cum ar fi $A$1.
• Atunci când se face referire la intervalul listei în formulă, utilizați întotdeauna referințe absolute la celule.
• Atunci când furnizați mai multe condiții, introduceți toate criteriile pe același rând pentru a le uni cu un semn de asociere. ȘI și puneți fiecare criteriu pe un rând separat pentru a le uni cu operatorul OR operator.

Exemple de exemple de intervale de criterii de filtrare avansată Excel

Următoarele exemple vă vor învăța cum să vă creați propriile filtre în Excel pentru a gestiona sarcini mai complexe care nu pot fi efectuate cu ajutorul filtrului automat obișnuit din Excel.

Filtru sensibil la majuscule și minuscule pentru valorile textului

La fel ca și Excel AutoFilter, instrumentul de filtrare avansată este insensibil la majuscule și minuscule prin natura sa, ceea ce înseamnă că nu face distincție între caracterele majuscule și minuscule atunci când filtrează valorile textului. Cu toate acestea, puteți efectua cu ușurință o căutare sensibilă la majuscule și minuscule utilizând funcția EXACT în criteriile de filtrare avansată.

De exemplu, pentru a filtra rândurile care conțin Banană , ignorând BANANA și banană , introduceți următoarea formulă în intervalul de criterii:

=EXACT(B5, "Banana")

Unde B este coloana care conține numele articolelor, iar rândul 5 este primul rând de date.

Și apoi, aplicați Excel Advanced Filter făcând clic pe butonul Avansat de pe butonul Date și configurați Intervalul listei și Gama de criterii așa cum se arată în captura de ecran de mai jos. Vă rugăm să acordați atenție faptului că Gama de criterii include 2 celule - celula celula de antet și celulă de formulă .

Notă. Imaginea de mai sus, precum și toate capturile de ecran ulterioare din acest tutorial, prezintă formule în celulele intervalului de criterii numai de dragul clarității. În foile de lucru reale, celula de formulă ar trebui să returneze fie ADEVĂRAT, fie FALS, în funcție de faptul dacă primul rând de date corespunde sau nu criteriilor:

Filtrarea valorilor peste sau sub medie într-o coloană

Atunci când filtrați valori numerice, este posibil să doriți adesea să afișați numai acele celule care se află deasupra sau sub o valoare medie din coloană. De exemplu:

Pentru a filtra rândurile cu sub-total peste medie , utilizați următoarea formulă în intervalul de criterii:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

Pentru a filtra rândurile cu sub-total sub medie , utilizați următoarea formulă:

=F5

Vă rugăm să fiți atenți la faptul că folosim o referință relativă pentru a ne referi la celula de sus cu date (F5) și referințe absolute pentru a defini întregul interval pentru care doriți să calculați media, cu excepția titlului coloanei ($F$5:$F$50).

Următoarea captură de ecran demonstrează formula medie de mai sus în acțiune:

Cei care sunt familiarizați cu filtrele numerice Excel se pot întreba, de ce s-ar deranja cineva să folosească un filtru avansat în timp ce filtrele numerice încorporate au deja Peste medie și Sub medie Corect, dar filtrele încorporate în Excel nu pot fi utilizate cu logica OR!

Deci, pentru a duce exemplul mai departe, să filtrăm rândurile în care Sub-total (coloana F) OR Septembrie vânzări (coloana E) este peste medie. Pentru aceasta, configurați intervalul de criterii cu logica OR, introducând fiecare condiție pe un rând separat. Ca rezultat, veți obține o listă de elemente cu valori peste medie în coloana E sau F:

Filtrați rândurile cu spații libere sau fără spații libere

După cum știe toată lumea, Excel Filter are o opțiune încorporată pentru filtrarea celulelor goale. Prin selectarea sau deselectarea celulei (Goluri) din meniul AutoFilter, puteți afișa numai acele rânduri care au celule goale sau nevide în una sau mai multe coloane. Problema este că filtrul Excel încorporat pentru spații goale poate funcționa numai cu logica AND.

Dacă doriți să filtrați celulele goale sau necolante cu logica OR sau să folosiți condițiile goale/necolante împreună cu alte criterii, configurați un interval de criterii de filtrare avansată cu una dintre următoarele formule:

Filtru spații goale :

Filtru fără spații libere:

Filtrarea celulelor goale cu ajutorul logicii OR

Pentru a filtra rândurile care au o celulă goală fie în coloana A, fie în coloana B, fie în ambele coloane, configurați intervalul de criterii de filtrare avansată în acest mod:

• =A6=""
• =B6=""

Unde 6 este rândul de date cel mai de sus.

Filtrarea celulelor necomplete cu logica OR și AND

Pentru a înțelege mai bine modul în care funcționează filtrul avansat al Excel cu mai multe criterii, să filtrăm rândurile din tabelul nostru de probă cu următoarele condiții:

• Fie Regiune (coloana A) sau Articolul (coloana B) trebuie să fie necompletă, iar
• Sub-total (coloana C) trebuie să fie mai mare de 900.

Altfel spus, dorim să afișăm rândurile care îndeplinesc următoarele condiții:

( Subtotal >900 ȘI Regiune =non-blank) OR ( Subtotal >900 ȘI Articolul =non-blank)

După cum știți deja, în intervalul de criterii de filtrare avansată Excel, condițiile unite cu logica AND trebuie introduse în același rând, iar condițiile unite cu logica OR - pe rânduri diferite:

Deoarece unul dintre criteriile din acest exemplu este exprimat printr-o formulă (non-blanks), iar celălalt include un operator de comparație (Sub-total> 900), permiteți-mi să vă reamintesc că:

• Criteriile formate cu operatori de comparație trebuie să aibă titluri exact egale cu titlurile tabelului, cum ar fi Sub-total din captura de ecran de mai sus.
• Criteriile bazate pe formule trebuie să aibă fie o celulă de titlu goală, fie un titlu care nu se potrivește cu niciunul dintre titlurile din tabel, cum ar fi Fără goluri din captura de ecran de mai sus.

Cum se extrag N înregistrări de sus/jos

După cum probabil știți, Filtrele numerice Excel încorporate au o opțiune de afișare a primelor 10 sau a ultimelor 10 elemente. Dar dacă aveți nevoie să filtrați primele 3 sau ultimele 5 valori? În acest caz, Excel Advanced Filter cu următoarele formule este util:

Extras top N articole:

Extras partea de jos N articole:

De exemplu, pentru a filtra primele 3 subtotaluri, creați intervalul de criterii cu această formulă:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Pentru a extrage cele 3 subtotaluri de jos, utilizați această formulă:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

În cazul în care F5 este cea mai de sus celulă cu date din Subtotal (cu excepția titlului coloanei).

Următoarea captură de ecran arată formula top 3 în acțiune:

Notă. Dacă intervalul listei conține câteva rânduri cu aceleași valori care se încadrează în lista N de sus/jos, toate aceste rânduri vor fi afișate, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos:

Filtrează pentru potriviri și diferențe între două coloane

Unul dintre articolele noastre anterioare a explicat o varietate de modalități de a compara două coloane în Excel și de a găsi potriviri și diferențe între ele. Pe lângă formulele Excel, regulile de formatare condiționată și instrumentul Duplicate Remover, abordate în tutorialul de mai sus, puteți utiliza, de asemenea, filtrul avansat al Excel pentru a extrage rândurile care au valori identice sau diferite în două sau mai multe coloane. Pentru a face acest lucru, introduceți odin următoarele formule simple în intervalul de criterii:

• Filtru pentru se potrivește cu (duplicate) în 2 coloane:

=B5=C5

=B5C5

Unde B5 și C5 sunt cele mai de sus celule cu date din cele două coloane pe care doriți să le comparați.

Notă. Instrumentul de filtrare avansată poate căuta numai potriviri și diferențe în același rând Pentru a găsi toate valorile care se află în coloana A, dar care nu se află nicăieri în coloana B, utilizați această formulă.

Filtrarea rândurilor pe baza elementelor corespunzătoare dintr-o listă

Să presupunem că aveți un tabel mare, cu sute sau mii de rânduri, și că ați primit o listă mai scurtă care conține doar elementele relevante la un moment dat. Întrebarea este: cum găsiți toate intrările din tabel care se află sau nu în lista mai mică?

Filtrați rândurile care se potrivesc cu elementele dintr-o listă

Pentru a găsi toate elementele din tabelul sursă care sunt prezente și într-o listă mai mică, utilizați următoarea formulă COUNTIF:

Presupunând că lista mai mică se află în intervalul D2:D7, iar elementele tabelului care urmează să fie comparate cu lista respectivă se află în coloana B începând cu rândul 10, formula este următoarea (vă rugăm să observați utilizarea referințelor absolute și relative):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Desigur, nu vă limitați la filtrarea tabelului cu un singur criteriu.

De exemplu, pentru a filtra rândurile care se potrivesc cu lista, dar pentru Regiunea Nord numai, introduceți două criterii în același rând, astfel încât acestea să funcționeze cu logica AND:

• Regiune: ="=Nord"
• Articole care se potrivesc: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

După cum puteți vedea în captura de ecran de mai jos, există doar două înregistrări în tabel care corespund ambelor criterii:

Notă: În acest exemplu, folosim potrivire exactă criterii pentru valorile textului: ="=Nord " pentru a găsi numai acele celule care sunt exact egale cu textul specificat. Dacă introduceți criteriile Region pur și simplu ca Nord (fără semnul egal și ghilimelele duble), Microsoft Excel va găsi toate elementele care încep cu textul specificat, de exemplu. Nord-est sau Nord-vest Pentru mai multe informații, consultați Excel Advanced Filter for text values.

Filtrarea rândurilor care nu corespund elementelor dintr-o listă

Pentru a găsi toate elementele din tabel care nu se află în lista mai mică, verificați dacă rezultatul formulei noastre COUNTIF este egal cu zero:

De exemplu, pentru a filtra Regiunea Nord elemente din tabel care apar în listă, utilizați următoarele criterii:

• Regiune: ="=Nord"
• Articole care nu se potrivesc: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Note:

• Dacă lista care trebuie să se potrivească se află într-o altă foaie de calcul, asigurați-vă că includeți numele foii în formulă, de exemplu. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
• Dacă doriți să extrageți rezultatele într-o altă foaie, porniți Filtrul avansat din foaia de destinație, așa cum se explică în Cum să extrageți rândurile filtrate într-o altă foaie de calcul.

Filtru pentru weekend și zile lucrătoare

Până acum, exemplele noastre de intervale de criterii de filtrare avansată s-au ocupat în principal de valori numerice și text. Acum, este timpul să oferim câteva indicii celor care operează cu date.

Filtrele de date încorporate în Excel oferă o gamă largă de opțiuni care acoperă multe scenarii. Multe, dar nu toate! De exemplu, dacă vi s-ar da o listă de date și vi s-ar cere să filtrați zilele săptămânii și weekend-urile, cum ați proceda?

După cum probabil știți, Microsoft Excel oferă o funcție specială WEEKDAY care returnează ziua săptămânii corespunzătoare unei date date date. Și această funcție este cea pe care o vom utiliza în intervalul de criterii Excel Advanced Filter.

Cum se filtrează weekend-urile în Excel

Ținând cont de faptul că, în termenii WEEKDAY, 1 reprezintă duminica și 6 reprezintă sâmbăta, formula de filtrare a weekend-urilor este următoarea:

În acest exemplu, filtrăm datele din coloana B începând cu rândul 5, astfel încât formula noastră Weekends are următoarea formă:

=OR(ZIUA SĂPTĂMÂNII(B5)=7, ZIUA SĂPTĂMÂNII(B5)=1)

Cum se filtrează zilele săptămânii în Excel

Pentru a filtra zilele săptămânii, modificați formula de mai sus astfel încât să excludă 1 (duminică) și 7 (sâmbătă):

Pentru exemplul nostru de tabel, următoarea formulă va funcționa foarte bine:

=AND(ZIUA SĂPTĂMÂNII(B5)7, ZIUA SĂPTĂMÂNII(B5)1)

În plus, puteți adăuga încă o condiție pentru a filtra celulele goale: =B5""

Pentru a filtra datele din foile de calcul în alte moduri, trebuie doar să găsiți funcția Data relevantă și să nu ezitați să o utilizați în intervalul de criterii de filtrare avansate.

Ei bine, acesta este modul în care utilizați Filtrul avansat în Excel cu criterii complexe. Desigur, opțiunile dvs. nu se limitează la exemplele discutate în acest tutorial, scopul nostru a fost doar să vă oferim câteva idei de inspirație care vă vor pune pe drumul cel bun. Amintindu-vă că drumul spre măiestrie este pavat cu practică, este posibil să doriți să descărcați exemplele noastre utilizând link-ul de mai jos și să extindeți sau să inversați-inginer pentru o mai bună înțelegere. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne revedem pe blog săptămâna viitoare!

Caiet de practică

Exemple de filtre avansate Excel (fișier .xlsx)