У навчальному посібнику показано, як використовувати розширений фільтр в Excel і наведено ряд нетривіальних прикладів діапазонів критеріїв для створення фільтра з урахуванням регістру, пошуку збігів і відмінностей між двома стовпчиками, вилучення записів, що відповідають меншому списку, тощо.

У нашій попередній статті ми обговорили різні аспекти розширеного фільтра Excel і те, як використовувати його для фільтрації рядків за допомогою логіки І та АБО. Тепер, коли ви знаєте основи, давайте розглянемо більш складні приклади діапазонів критеріїв, які можуть виявитися корисними для вашої роботи.

Налаштування діапазону критеріїв на основі формули

Оскільки більшість прикладів діапазонів критеріїв, розглянутих у цьому посібнику, включатимуть різні формули, давайте почнемо з визначення основних правил їх правильного налаштування. Повірте, цей невеликий шматочок теорії заощадить вам багато часу і позбавить головного болю при вирішенні проблем зі складними діапазонами критеріїв, які включають кілька умов, заснованих на формулах.

• Формула, яку ви використовуєте в діапазоні критеріїв, повинна оцінювати ПРАВДА або НЕПРАВДА .
• Діапазон критеріїв повинен містити щонайменше 2 комірки: комірка формул і комірку заголовка.
• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. комірка заголовка формульного критерію має бути або порожнім, або відрізнятися від будь-якого із заголовків таблиці (діапазону переліку).
• Для формули, що підлягає оцінці для кожен ряд у діапазоні списку зверніться до самої верхньої комірки з даними, використовуючи відносне посилання типу A1.
• Для того, щоб формула була оцінена тільки для конкретна клітина або діапазон комірок зверніться до цієї комірки або діапазону, використовуючи абсолютне посилання, наприклад $A$1.
• При посиланні на діапазон списку у формулі завжди використовуйте абсолютні посилання на комірки.
• Якщо ви вказуєте декілька умов, введіть всі критерії в одному рядку, щоб з'єднати їх символом І і помістити кожен критерій в окремий рядок, щоб з'єднати їх оператором АБО оператор.

Приклади діапазонів критеріїв розширеного фільтра Excel

Наступні приклади навчать вас створювати власні фільтри в Excel для вирішення більш складних завдань, які неможливо виконати за допомогою звичайного автофільтра Excel.

Фільтр для текстових значень з урахуванням регістру

Як і автофільтр Excel, інструмент "Розширений фільтр" за своєю природою є нечутливим до регістру, тобто не розрізняє великі та малі літери при фільтруванні текстових значень. Однак ви можете легко виконати пошук з урахуванням регістру, використовуючи функцію ТОЧНО в критеріях розширеного фільтра.

Наприклад, щоб відфільтрувати рядки, що містять Банан ігноруючи БАНАНА і банан введіть наступну формулу в діапазон критеріїв:

=EXACT(B5, "Banana")

Де B - стовпчик, що містить назви позицій, а рядок 5 - перший рядок даних.

А потім застосуйте розширений фільтр Excel, натиснувши кнопку Просунутий на кнопці Дані і налаштуйте параметр Діапазон списку і Діапазон критеріїв як показано на скріншоті нижче. Звертаємо Вашу увагу на те, що Діапазон критеріїв включає в себе 2 комірки - "С" і "D". комірка заголовка та комірка формул .

Примітка: На наведеному вище зображенні, а також на всіх подальших скріншотах у цьому посібнику формули в клітинках діапазону критеріїв показані виключно для наочності. У реальних робочих аркушах клітинка з формулою повинна повертати значення TRUE або FALSE, залежно від того, чи відповідає перший рядок даних критеріям, чи ні:

Відфільтрувати значення вище або нижче середнього в колонці

При фільтрації числових значень часто може знадобитися відобразити тільки ті клітинки, які вище або нижче середнього значення в стовпці. Наприклад:

Для фільтрації рядків з проміжними підсумками вище середнього в діапазоні критеріїв використовується наступна формула:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

Для фільтрації рядків з проміжними підсумками нижче середнього використовують наступну формулу:

=F5

Зверніть увагу, що ми використовуємо відносне посилання для посилання на верхню комірку з даними (F5), а абсолютне - для визначення всього діапазону, для якого потрібно обчислити середнє значення, за винятком заголовка стовпця ($F$5:$F$50).

Наступний скріншот демонструє вищезазначену формулу в дії:

Ті з вас, хто знайомий з числовими фільтрами Excel, можуть задатися питанням, навіщо комусь турбуватися про використання розширеного фільтра, коли вбудовані числові фільтри вже мають Вище середнього і Нижче середнього опції? Правильно, але вбудовані фільтри Excel не можна використовувати з логікою "АБО"!

Отже, щоб розглянути цей приклад далі, відфільтруємо рядки, де Проміжний підсумок (колонка F) АБО вересень продаж (Для цього задайте діапазон критеріїв за логікою АБО, ввівши кожну умову в окремому рядку. В результаті ви отримаєте список позицій, що мають значення вище середнього або в колонці E, або в колонці F:

Відфільтрувати рядки з пробілами або без пробілів

Як відомо, фільтр Excel має вбудовану опцію фільтрації порожніх клітинок. Вибравши або скасувавши виділення (Пропуски) в меню Автофильтр, можна відобразити тільки ті рядки, які мають порожні або непорожні комірки в одному або декількох стовпцях. Проблема полягає в тому, що вбудований фільтр Excel для пропусків може працювати тільки з логікою І.

Якщо ви хочете відфільтрувати порожні або не порожні клітинки за логікою АБО, або використовувати умови порожні/не порожні разом з іншими критеріями, задайте розширений діапазон критеріїв фільтрації за допомогою однієї з наведених нижче формул:

Фільтр заготовки :

Фільтр не холості:

Фільтрація порожніх комірок за допомогою логіки АБО

Щоб відфільтрувати рядки, які мають порожню комірку або в колонці А, або в колонці В, або в обох колонках, налаштуйте діапазон критеріїв розширеного фільтру таким чином:

• =A6=""
• =B6=""

Де 6 - самий верхній рядок даних.

Фільтрація непустих комірок за допомогою логіки АБО, а також І

Щоб краще зрозуміти, як працює розширений фільтр Excel з декількома критеріями, відфільтруємо рядки в нашій прикладі таблиці з наступними умовами:

• Або Регіон (колонка А) або Пункт (колонка B) не повинна бути незаповненою, та
• Проміжний підсумок (колонка С) має бути більше 900.

Інакше кажучи, ми хочемо вивести рядки, які задовольняють наступним умовам:

( Підсумок 900 І Регіон =non-blank) АБО ( Підсумок 900 І Пункт =non-blank)

Як ви вже знаєте, в діапазоні критеріїв розширеного фільтра Excel умови, з'єднані логікою І, слід вводити в одному рядку, а умови, з'єднані логікою АБО, - в різних рядках:

Оскільки один критерій в даному прикладі виражений формулою (непустое), а інший включає в себе оператор порівняння (Промежуточная сумма 900), то нагадаю, що:

• Критерії, сформовані за допомогою операторів порівняння, повинні мати заголовки, що точно збігаються із заголовками таблиць, наприклад Проміжний підсумок критерії на скріншоті вище.
• Критерії на основі формул повинні мати або порожню комірку заголовка, або заголовок, який не відповідає жодному із заголовків таблиці, наприклад Непрофільні заготовки критерії на скріншоті вище.

Як витягти верхні/нижні N записів

Як ви, напевно, знаєте, вбудовані фільтри чисел Excel мають можливість відображати 10 перших або 10 останніх елементів. Але що робити, якщо вам потрібно відфільтрувати 3 перших або 5 останніх значень? У цьому випадку вам стане в нагоді розширений фільтр Excel з наступними формулами:

Витяг верхній N предметів:

Витяг дно N предметів:

Наприклад, щоб відфільтрувати 3 перші проміжні підсумки, створіть діапазон критеріїв за такою формулою:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Для отримання нижніх 3 проміжних підсумків використовуйте цю формулу:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Де F5 - крайня верхня комірка з даними у рядку Підсумок колонки (за винятком заголовка колонки).

На наступному скріншоті показано 3 найкращі формули в дії:

Примітка: Якщо діапазон списку містить декілька рядків з однаковими значеннями, які потрапляють у верхній/нижній N-список, то всі такі рядки будуть виведені, як показано на скріншоті нижче:

Фільтр на збіги та розбіжності між двома стовпчиками

В одній з наших попередніх статей ми розглядали різні способи порівняння двох стовпців в Excel і знаходження збігів і відмінностей між ними. Крім формул Excel, правил умовного форматування та інструменту "Видалення дублікатів", розглянутих у попередній статті, ви також можете використовувати розширений фільтр Excel для вилучення рядків, які мають однакові або різні значення в двох або більше стовпцях. Для цього введіть одну з наступних формулнаступних простих формул в діапазоні критеріїв:

• Фільтр для сірники (дублікати) у 2 колонках:

=B5=C5

=B5C5

Де B5 і C5 - це верхні клітинки з даними у двох стовпчиках, які потрібно порівняти.

Інструмент "Розширений фільтр" може шукати збіги та відмінності тільки в той самий ряд Щоб знайти всі значення, які є в стовпчику A, але відсутні в стовпчику B, використовуйте цю формулу.

Фільтрувати рядки на основі збігу елементів у списку

Припустимо, у вас є велика таблиця з сотнями або тисячами рядків, і ви отримали більш короткий список, що містить тільки ті елементи, які є актуальними в даний момент. Питання полягає в тому, як знайти всі записи у вашій таблиці, які є або не є в меншому списку?

Фільтрувати рядки, які відповідають елементам списку

Щоб знайти всі елементи вихідної таблиці, які також присутні в меншому списку, використовуйте наступну формулу COUNTIF:

Припускаючи, що менший список знаходиться в діапазоні D2:D7, а елементи таблиці, які порівнюються з цим списком, знаходяться в колонці B, починаючи з рядка 10, формула виглядає наступним чином (зверніть увагу на використання абсолютних і відносних посилань):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Звичайно, ви не обмежуєтеся фільтрацією таблиці лише одним критерієм.

Наприклад, відфільтрувати рядки, що відповідають списку, але для Північний регіон Тільки введіть два критерії в одному рядку, щоб вони працювали з логікою "І":

• Регіон: ="=Північ"
• Відповідні предмети: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Як видно на скріншоті нижче, в таблиці є лише два записи, які відповідають обом критеріям:

Примітка. У цьому прикладі ми використовуємо точний збіг критерії для текстових значень: =Північ " щоб знайти тільки ті клітинки, які точно відповідають заданому тексту. Якщо ввести критерій Регіон просто як Північ (без знаку рівності та подвійних лапок), Microsoft Excel знайде всі елементи, які починаються з вказаного тексту, наприклад Північний схід або Північно-Західний Для отримання додаткової інформації див. Розширений фільтр Excel для текстових значень.

Фільтрувати рядки, які не відповідають елементам списку

Щоб знайти всі елементи таблиці, яких немає в меншому списку, перевірте, чи дорівнює результат нашої формули COUNTIF нулю:

Наприклад, для фільтрації Північний регіон При визначенні позицій в таблиці, які все ж таки з'являються в переліку, використовуйте наступні критерії:

• Регіон: ="=Північ"
• Невідповідність позицій: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Нотатки:

• Якщо список, який потрібно знайти, знаходиться на іншому аркуші, обов'язково включіть у формулу назву аркуша, наприклад =COUNTIF(Лист2!$A$2:$A$7,B10) .
• Якщо ви хочете витягти результати на інший аркуш, запустіть розширений фільтр з аркуша призначення, як описано в розділі Як витягти відфільтровані рядки на інший аркуш.

Фільтр для вихідних та буднів

Досі ми розглядали приклади діапазону критеріїв розширеного фільтра переважно з числовими та текстовими значеннями. Тепер прийшов час дати кілька підказок тим з вас, хто оперує датами.

Вбудовані фільтри дат Excel надають широкий спектр можливостей, які охоплюють багато сценаріїв. Багато, але не всі! Наприклад, якби вам дали список дат і попросили відфільтрувати будні та вихідні дні, як би ви це зробили?

Як ви, напевно, знаєте, в Microsoft Excel передбачена спеціальна функція ДЕНЬ ТИЖНЯ, яка повертає день тижня, що відповідає заданій даті. І саме цю функцію ми будемо використовувати в діапазоні критеріїв розширеного фільтра Excel.

Як відфільтрувати вихідні дні в Excel

Беручи до уваги, що в термінах WEEKDAY 1 означає неділю, а 6 - суботу, формула для фільтрації вихідних виглядає наступним чином:

У цьому прикладі ми фільтруємо дати в стовпчику B, починаючи з рядка 5, тому наша формула Вихідні дні набуває наступного вигляду:

=OR(БУДНІЙ ДЕНЬ(B5)=7, БУДНІЙ ДЕНЬ(B5)=1)

Як відфільтрувати робочі дні в Excel

Щоб відфільтрувати дні тижня, змініть наведену вище формулу таким чином, щоб вона не враховувала 1 (неділя) та 7 (субота):

Для нашого прикладу таблиці, наступна формула буде працювати якнайкраще:

=AND(ДЕНЬ ТИЖНЯ(B5)7, ДЕНЬ ТИЖНЯ(B5)1)

Крім того, можна додати ще одну умову для відсіювання порожніх клітинок: =B5""

Щоб відфільтрувати дати на робочих аркушах іншими способами, просто знайдіть відповідну функцію "Дата" і використовуйте її в діапазоні критеріїв розширеного фільтра.

Ну, ось так ви використовуєте розширений фільтр в Excel зі складними критеріями. Звичайно, ваші можливості не обмежуються прикладами, розглянутими в цьому підручнику, нашою метою було просто дати вам кілька надихаючих ідей, які налаштують вас на правильний шлях. Пам'ятаючи, що дорога до майстерності вимощена практикою, ви можете завантажити наші приклади за допомогою посилання нижче та розширити або змінити їх.Дякую за увагу і сподіваюсь побачити вас на нашому блозі наступного тижня!

Практичний посібник

Приклади розширених фільтрів Excel (файл .xlsx)