Le tutoriel montre comment utiliser le filtre avancé dans Excel et fournit un certain nombre d'exemples de plages de critères non triviaux pour créer un filtre sensible à la casse, trouver les correspondances et les différences entre deux colonnes, extraire les enregistrements qui correspondent à une liste plus petite, et plus encore.

Dans notre article précédent, nous avons abordé les différents aspects du filtre avancé d'Excel et la manière de l'utiliser pour filtrer des lignes avec la logique ET et OU. Maintenant que vous connaissez les bases, voyons des exemples de plages de critères plus complexes qui peuvent s'avérer utiles pour votre travail.

Mise en place d'une fourchette de critères basée sur une formule

Étant donné que la plupart des exemples de plages de critères abordés dans ce tutoriel vont inclure diverses formules, commençons par définir les règles essentielles pour les configurer correctement. Croyez-moi, ce petit morceau de théorie vous fera gagner beaucoup de temps et vous épargnera le casse-tête du dépannage de vos plages de critères complexes qui incluent des conditions multiples basées sur des formules.

• La formule que vous utilisez dans la plage de critères doit être évaluée à VRAI ou FAUX .
• La plage de critères doit contenir au moins 2 cellules : cellule de formule et cellule d'en-tête.
• Le site cellule d'en-tête des critères fondés sur une formule doivent être soit vides, soit différents des titres des tableaux (plages de listes).
• Pour que la formule soit évaluée pour chaque ligne dans la plage de listes, faites référence à la cellule la plus élevée contenant des données en utilisant une référence relative comme A1.
• Pour que la formule soit évaluée uniquement pour un cellule spécifique ou gamme de cellules pour faire référence à cette cellule ou plage en utilisant une référence absolue comme $A$1.
• Lorsque vous faites référence à la gamme de listes dans la formule, utilisez toujours des références de cellule absolues.
• Lorsque vous fournissez des conditions multiples, saisissez tous les critères sur la même ligne pour les joindre avec un ET et mettre chaque critère sur une ligne séparée pour les joindre avec l'opérateur OU opérateur.

Exemples de plages de critères du filtre avancé d'Excel

Les exemples suivants vous apprendront à créer vos propres filtres dans Excel pour traiter des tâches plus complexes qui ne peuvent pas être réalisées à l'aide du filtre automatique Excel ordinaire.

Filtre sensible à la casse pour les valeurs de texte

Tout comme Excel AutoFilter, l'outil de filtrage avancé n'est pas sensible à la casse par nature, ce qui signifie qu'il ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules lors du filtrage des valeurs de texte. Toutefois, vous pouvez facilement effectuer une recherche sensible à la casse en utilisant la fonction EXACT dans les critères de filtrage avancé.

Par exemple, pour filtrer les lignes contenant Banane en ignorant BANANA et banane saisissez la formule suivante dans la plage de critères :

=EXACT(B5, "Banane")

Où B est la colonne contenant les noms des articles, et la ligne 5 est la première ligne de données.

Et ensuite, appliquez le filtre avancé d'Excel en cliquant sur le bouton Avancé sur le bouton Données et configurez l'onglet Gamme de listes et Plage de critères comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessous. Plage de critères comprend 2 cellules - la cellule d'en-tête et le cellule de formule .

Remarque : l'image ci-dessus ainsi que toutes les autres captures d'écran de ce tutoriel montrent des formules dans les cellules de la plage de critères uniquement pour des raisons de clarté. Dans vos feuilles de travail réelles, la cellule de formule doit renvoyer soit VRAI soit FAUX, selon que la première ligne de données correspond ou non aux critères :

Filtrer les valeurs supérieures ou inférieures à la moyenne dans une colonne

Lorsque vous filtrez des valeurs numériques, vous souhaitez souvent afficher uniquement les cellules qui sont supérieures ou inférieures à une valeur moyenne de la colonne. Par exemple :

Pour filtrer les lignes avec le sous-total au-dessus de la moyenne Dans le cas de l'utilisation d'une carte de crédit, utilisez la formule suivante dans la plage de critères :

=F5>MOYENNE($F$5:$F$50)

Pour filtrer les lignes avec le sous-total inférieur à la moyenne utilisez la formule suivante :

=F5

Veuillez noter que nous utilisons une référence relative pour nous référer à la cellule supérieure contenant les données (F5), et des références absolues pour définir la plage entière pour laquelle vous souhaitez calculer la moyenne, à l'exclusion de l'en-tête de colonne ($F$5:$F$50).

La capture d'écran suivante montre la formule ci-dessus en action :

Ceux d'entre vous qui sont familiers avec les filtres numériques d'Excel peuvent se demander pourquoi quelqu'un se donnerait la peine d'utiliser un filtre avancé alors que les filtres numériques intégrés disposent déjà de la fonction de filtrage. Au-dessus de la moyenne et Inférieur à la moyenne C'est exact, mais les filtres intégrés d'Excel ne peuvent pas être utilisés avec la logique OU !

Donc, pour aller plus loin dans cet exemple, filtrons les lignes où Sous-total (colonne F) OU Septembre ventes (colonne E) est supérieure à la moyenne. Pour cela, configurez la plage de critères avec la logique OU en saisissant chaque condition sur une ligne distincte. Vous obtiendrez ainsi une liste d'éléments dont les valeurs sont supérieures à la moyenne dans la colonne E ou F :

Filtrer les lignes avec des blancs ou des non-blancs

Comme tout le monde le sait, le filtre Excel dispose d'une option intégrée pour filtrer les cellules vides. En sélectionnant ou en désélectionnant les cellules vides, le filtre Excel permet de filtrer les cellules vides. (vides) dans le menu AutoFiltre, vous pouvez afficher uniquement les lignes qui comportent des cellules vides ou non vides dans une ou plusieurs colonnes. Le problème est que le filtre Excel intégré pour les blancs ne peut fonctionner qu'avec la logique ET.

Si vous souhaitez filtrer les cellules vierges ou non vierges avec la logique OR, ou utiliser les conditions vierges/non vierges avec d'autres critères, configurez une plage de critères de filtrage avancé avec l'une des formules suivantes :

Filtre ébauches :

Filtre non-blancs :

Filtrage des cellules vides avec la logique OR

Pour filtrer les lignes qui comportent une cellule vide dans la colonne A ou B, ou dans les deux colonnes, configurez la plage de critères du filtre avancé de la manière suivante :

• =A6=""
• =B6=""

Où 6 est la ligne de données la plus haute.

Filtrage des cellules non vierges à l'aide de la logique OU et de la logique ET.

Pour mieux comprendre comment le filtre avancé d'Excel fonctionne avec plusieurs critères, filtrons les lignes de notre tableau d'exemple avec les conditions suivantes :

• Soit Région (colonne A) ou Article (colonne B) ne doit pas être vierge, et
• Sous-total (colonne C) doit être supérieure à 900.

En d'autres termes, nous voulons afficher les lignes qui répondent aux conditions suivantes :

( Sous-total >900 ET Région =non-blanc) OU ( Sous-total >900 ET Article =non-blanc)

Comme vous le savez déjà, dans la plage de critères du filtre avancé d'Excel, les conditions liées à la logique ET doivent être saisies sur la même ligne, et les conditions liées à la logique OU - sur des lignes différentes :

Comme l'un des critères de cet exemple est exprimé par une formule (non-blanches) et que l'autre comprend un opérateur de comparaison (Sous-total> ; 900), permettez-moi de vous rappeler que :

• Les critères formés à l'aide d'opérateurs de comparaison doivent avoir des titres exactement égaux aux titres du tableau, comme l'indique l'indicateur Sous-total dans la capture d'écran ci-dessus.
• Les critères basés sur des formules doivent avoir soit une cellule d'en-tête vide, soit un en-tête qui ne correspond à aucun des en-têtes du tableau, comme l'en-tête Non-blanches dans la capture d'écran ci-dessus.

Comment extraire les enregistrements N supérieurs et inférieurs

Comme vous le savez probablement, les filtres numériques intégrés d'Excel ont une option pour afficher les 10 premiers ou les 10 derniers éléments. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de filtrer les 3 premières ou les 5 dernières valeurs ? Dans ce cas, le filtre avancé d'Excel avec les formules suivantes est très utile :

Extrait top N articles :

Extrait fond N articles :

Par exemple, pour filtrer les 3 premiers sous-totaux, créez la plage de critères avec cette formule :

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Pour extraire les 3 sous-totaux inférieurs, utilisez cette formule :

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Où F5 est la cellule la plus haute contenant des données dans le tableau de bord. Sous-total (à l'exception de l'en-tête de la colonne).

La capture d'écran suivante montre la formule top 3 en action :

Remarque : si la plage de liste contient quelques lignes avec les mêmes valeurs qui tombent dans la liste N supérieure/inférieure, toutes ces lignes seront affichées, comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

Filtrer les correspondances et les différences entre deux colonnes

L'un de nos précédents articles expliquait diverses façons de comparer deux colonnes dans Excel et de trouver les concordances et les différences entre elles. Outre les formules Excel, les règles de formatage conditionnel et l'outil de suppression des doublons présentés dans le tutoriel ci-dessus, vous pouvez également utiliser le filtre avancé d'Excel pour extraire les lignes dont les valeurs sont identiques ou différentes dans deux ou plusieurs colonnes. Pour ce faire, saisissez undes formules simples suivantes dans la plage de critères :

• Filtre pour correspond à (doublons) en 2 colonnes :

=B5=C5

=B5C5

Où B5 et C5 sont les cellules les plus hautes contenant des données dans les deux colonnes que vous voulez comparer.

Remarque : l'outil de filtrage avancé ne peut rechercher que les correspondances et les différences dans le fichier même rangée Pour trouver toutes les valeurs qui figurent dans la colonne A mais pas dans la colonne B, utilisez cette formule.

Filtrer les lignes en fonction des éléments correspondants dans une liste

Supposons que vous ayez une grande table avec des centaines ou des milliers de lignes, et que vous ayez reçu une liste plus courte contenant uniquement les éléments pertinents à un moment donné. La question est la suivante : comment trouver toutes les entrées de votre table qui sont ou ne sont pas dans la liste plus courte ?

Filtrer les lignes qui correspondent aux éléments d'une liste

Pour trouver tous les éléments de la table source qui sont également présents dans une liste plus petite, en utilisant la formule COUNTIF suivante :

En supposant que la plus petite liste se situe dans la plage D2:D7, et que les éléments du tableau à comparer à cette liste se trouvent dans la colonne B en commençant par la ligne 10, la formule est la suivante (remarquez l'utilisation de références absolues et relatives) :

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Bien entendu, vous n'êtes pas limité à filtrer votre tableau avec un seul critère.

Par exemple, pour filtrer les lignes correspondant à la liste, mais pour l'élément Région Nord seulement, saisissez deux critères dans la même ligne afin qu'ils fonctionnent avec la logique ET :

• Région : = "=Nord"
• Articles assortis : =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, il n'y a que deux enregistrements dans la table qui correspondent aux deux critères :

Remarque : dans cet exemple, nous utilisons l'option correspondance exacte critères pour les valeurs de texte : ="=Nord " pour trouver uniquement les cellules qui sont exactement égales au texte spécifié. Si vous entrez les critères de la région simplement en tant que Nord (sans le signe égal et les guillemets), Microsoft Excel trouvera tous les éléments qui commencent par le texte spécifié, par exemple Nord-est ou Nord-Ouest Pour plus d'informations, veuillez consulter la section Filtre avancé d'Excel pour les valeurs de texte.

Filtrer les lignes qui ne correspondent pas aux éléments d'une liste

Pour trouver tous les éléments du tableau qui ne figurent pas dans la plus petite liste, vérifiez si le résultat de notre formule COUNTIF est égal à zéro :

Par exemple, pour filtrer les Région Nord les éléments du tableau qui apparaissent dans la liste, utilisez les critères suivants :

• Région : = "=Nord"
• Articles non assortis : =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Notes :

• Si la liste à faire correspondre se trouve dans une autre feuille de calcul, veillez à inclure le nom de la feuille dans la formule, par ex. =COUNTIF(Feuille2!$A$2:$A$7,B10) .
• Si vous souhaitez extraire les résultats vers une autre feuille, lancez le filtre avancé à partir de la feuille de destination, comme expliqué dans Comment extraire des lignes filtrées vers une autre feuille de calcul.

Filtre pour les week-ends et les jours de la semaine

Jusqu'à présent, nos exemples de plages de critères de filtre avancé ont principalement porté sur des valeurs numériques et textuelles. Il est maintenant temps de donner quelques indices à ceux d'entre vous qui opèrent sur des dates.

Les filtres de date intégrés d'Excel offrent un large éventail d'options qui couvrent de nombreux scénarios. Beaucoup, mais pas tous ! Par exemple, si l'on vous donnait une liste de dates et que l'on vous demandait de filtrer les jours de la semaine et les week-ends, comment vous y prendriez-vous ?

Comme vous le savez probablement, Microsoft Excel fournit une fonction spéciale WEEKDAY qui renvoie le jour de la semaine correspondant à une date donnée. Et c'est cette fonction que nous allons utiliser dans la plage de critères du filtre avancé d'Excel.

Comment filtrer les week-ends dans Excel

En gardant à l'esprit que, dans les termes WEEKDAY, 1 représente le dimanche et 6 le samedi, la formule pour filtrer les week-ends est la suivante :

Dans cet exemple, nous filtrons les dates de la colonne B à partir de la ligne 5, de sorte que notre formule Weekends prend la forme suivante :

=OU(WEEKDAY(B5)=7, WEEKDAY(B5)=1)

Comment filtrer les jours de la semaine dans Excel

Pour filtrer les jours de la semaine, modifiez la formule ci-dessus afin qu'elle ne tienne pas compte des 1 (dimanche) et des 7 (samedi) :

Pour notre exemple de tableau, la formule suivante fonctionnera à merveille :

=ET(WEEKDAY(B5)7, WEEKDAY(B5)1)

En outre, vous pouvez ajouter une condition supplémentaire pour filtrer les cellules vides : =B5""

Pour filtrer les dates de vos feuilles de calcul d'une autre manière, il vous suffit de trouver la fonction Date correspondante et n'hésitez pas à l'utiliser dans votre gamme de critères de filtrage avancés.

Voilà comment utiliser le filtre avancé dans Excel avec des critères complexes. Bien sûr, vos options ne se limitent pas aux exemples présentés dans ce tutoriel, notre objectif était simplement de vous donner quelques idées inspirantes qui vous mettront sur la bonne voie. En gardant à l'esprit que la voie de la maîtrise est pavée de pratique, vous pouvez télécharger nos exemples en utilisant le lien ci-dessous et étendre ou inverser...Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !

Cahier d'exercices

Exemples de filtres avancés Excel (fichier .xlsx)