Hoy voy a poner sobre la mesa las fórmulas de Google Sheets. Empezaré por los elementos que las componen, recordaré cómo se calculan y estableceré una diferencia entre las fórmulas simples y las complejas.

Esto es lo que debe saber:

La esencia de las fórmulas de Google Sheets

Lo primero es lo primero: para construir una fórmula, necesitas expresiones lógicas y funciones.

Una función es una expresión matemática, cada una con su propio nombre.

Para que Google Sheets sepa que vas a introducir una fórmula en lugar de un número o texto, empieza introduciendo un signo igual (=) en una celda de interés. A continuación, escribe el nombre de la función y el resto de la fórmula.

Consejo: puedes consultar una lista completa de todas las funciones disponibles en Google Sheets aquí.

Su fórmula puede contener:

• referencias de celda
• rangos de datos con nombre
• constantes numéricas y textuales
• operadores
• otras funciones

Tipos de referencias de celdas

Cada función requiere datos con los que trabajar, y las referencias a celdas se utilizan para indicar esos datos.

Para hacer referencia a una celda, se utiliza un código alfanumérico: letras para las columnas y números para las filas. Por ejemplo, A1 es la primera celda de la columna A .

Existen 3 tipos de referencias de celdas en Google Sheets:

• Pariente: A1
• Absoluto: $A$1
• Mixto (mitad relativo y mitad absoluto): $A1 o A$1

El signo de dólar ($) es lo que cambia el tipo de referencia.

Una vez desplazadas, las referencias relativas de las celdas cambian en función de la celda de destino. Por ejemplo, B1 contiene =A1 Cópialo en C2 y se convertirá en =B2 Como se ha copiado 1 columna a la derecha y 1 fila por debajo, todas las coordenadas han aumentado en 1.

Si las fórmulas tienen referencias absolutas, no cambiarán una vez copiadas. Siempre indicarán una misma celda, aunque se añadan nuevas filas y columnas a la tabla o la propia celda se desplace a otro lugar.

Así, para evitar que las referencias cambien si se copian o se mueven, utilice las absolutas.

Para cambiar rápidamente entre parientes y absolutos, sólo tiene que resaltar cualquier referencia de celda y pulsar F4 en el teclado.

Al principio, su referencia relativa - A1 - cambiará a absoluto - $A$1 Pulse F4 una vez más, y obtendrá una referencia mixta - A$1 Al pulsar el siguiente botón, verá $A1 . otro devolverá todo a su estado original - A1 Y así sucesivamente.

Consejo: para cambiar todas las referencias a la vez, seleccione toda la fórmula y pulse F4.

Rangos de datos

Google Sheets no solo utiliza referencias a una única celda, sino también a grupos de celdas adyacentes: rangos. Están limitados por las celdas superior izquierda e inferior derecha. Por ejemplo, A1:B5 señales para utilizar todas las celdas resaltadas en naranja a continuación:

Constantes en las fórmulas de Google Sheets

Los valores constantes en Google Sheets son los que no se pueden calcular y siempre permanecen iguales. La mayoría de las veces son números y texto, por ejemplo 250 (número), 03/08/2019 (fecha), Beneficios (Son constantes y podemos modificarlas mediante diversos operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula puede contener sólo valores constantes y operadores:

=30+5*3

O puede utilizarse para calcular un nuevo valor a partir de los datos de otra celda:

=A2+500

A veces, sin embargo, tienes que cambiar las constantes manualmente. Y la forma más fácil de hacerlo es colocar cada valor en una celda separada y hacer referencia a ellos en las fórmulas. Entonces, todo lo que necesitas hacer es realizar cambios en una sola celda en lugar de en todas las fórmulas.

Por lo tanto, si pones 500 a B2, refiérase a ella con la fórmula:

=A2+B2

Para obtener 700 en su lugar, basta con cambiar el número en B2 y el resultado se volverá a calcular.

Operadores para fórmulas de Google Sheets

En las hojas de cálculo se utilizan distintos operadores para preestablecer el tipo y el orden de los cálculos. Se dividen en 4 grupos:

• operadores aritméticos
• operadores de comparación
• operadores de concatenación
• operadores de referencia

Operadores aritméticos

Como su nombre indica, se utilizan para realizar cálculos matemáticos como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. Como resultado, obtenemos números.

Operadores de comparación

Los operadores de comparación se utilizan para comparar dos valores y devolver una expresión lógica: TRUE o FALSE.

Operadores de concatenación de texto

Ampersand (&) se utiliza para conectar (concatenar) varias cadenas de texto en una sola. Introduzca lo siguiente en una de las celdas de Google Sheets y devolverá Aviones :

="Aire"& "nave"

O, dicho de otro modo Apellido a A1 y Nombre a B1 y obtener el Apellidos, Nombre texto con lo siguiente:

=A1&", "&B1

Operadores de fórmula

Estos operadores se utilizan para construir fórmulas de Google Sheets e indicar rangos de datos:

Todos los operadores tienen una prioridad (precedencia) diferente que define el orden de los cálculos de las fórmulas y, en la mayoría de los casos, afecta a los valores resultantes.

Orden de los cálculos y precedencia de los operadores

Cada fórmula de Google Sheets maneja sus valores en un orden determinado: de izquierda a derecha en función de la precedencia de los operadores. Los operadores de la misma prioridad, por ejemplo, la multiplicación y la división, se calculan en el orden en que aparecen (de izquierda a derecha).

Cómo utilizar paréntesis para cambiar el orden de los cálculos

Para cambiar el orden de los cálculos dentro de la fórmula, encierra entre paréntesis la parte que debe ir primero. Veamos cómo funciona.

Supongamos que tenemos una fórmula estándar:

=5+4*3

Dado que la multiplicación toma la delantera y la suma le sigue, la fórmula devolverá 17 .

Si añadimos paréntesis, el juego cambia:

=(5+4)*3

La fórmula suma primero los números, luego los multiplica por 3 y devuelve 27 .

Los corchetes del siguiente ejemplo dictan lo siguiente:

=(A2+25)/SUMA(D2:D4)

• calcular el valor de A2 y sumarlo a 25
• hallar la suma de los valores de D2, D3 y D4
• dividir el primer número entre la suma de los valores

Espero que no te resulte difícil sortearlos, ya que aprendemos el orden de los cálculos desde muy pequeños y toda la aritmética que nos rodea se realiza de esta manera. :)

Rangos con nombre en Google Sheets

¿Sabías que puedes etiquetar celdas separadas y rangos de datos enteros? Esto hace que el procesamiento de grandes conjuntos de datos sea rápido y sencillo. Además, te guiarás dentro de las fórmulas de Google Sheets mucho más rápido.

Supongamos que tiene una columna en la que calcula las ventas totales por producto y cliente. Nombre un rango de este tipo Total_ventas y utilizarlo en las fórmulas.

Creo que estarás de acuerdo en que la fórmula

=SUMA(Total_ventas)

es mucho más clara y fácil de leer que

=SUMA($E$2:$E$13)

Nota. No se pueden crear rangos con nombre a partir de celdas no adyacentes.

Para identificar su rango, haga lo siguiente:

1. Resalte las celdas adyacentes.
2. Ir a Datos> Rangos con nombre en el menú de la hoja. A la derecha aparecerá el panel correspondiente.
3. Establezca el nombre del intervalo y haga clic en Hecho .

Consejo: también te permite comprobar, editar y eliminar todos los rangos que hayas creado:

Elegir el nombre correcto para el intervalo de datos

Los rangos con nombre hacen que tus fórmulas de Google Sheets sean más amigables, claras y comprensibles. Pero hay un pequeño conjunto de reglas que debes seguir a la hora de etiquetar rangos. El nombre:

• Sólo puede contener letras, números y guiones bajos (_).
• No debe partir de un número ni de palabras "verdadero" o "falso".
• No debe contener espacios ( ) ni otros signos de puntuación.
• Debe tener entre 1 y 250 caracteres.
• Si intenta nombrar el rango como A1:B2 pueden producirse errores.

Si algo sale mal, por ejemplo, si se utiliza un espacio en el nombre Ventas totales El nombre correcto sería TotalVentas o Total_ventas .

Nota: Los rangos con nombre de Google Sheets son similares a las referencias absolutas de celda. Si añade filas y columnas a la tabla, el rango Total_ventas Mueva el rango a cualquier lugar de la hoja y los resultados no se verán alterados.

Tipos de fórmulas de Google Sheets

Las fórmulas pueden ser simples y complejas.

Las fórmulas simples contienen constantes, referencias a celdas de la misma hoja y operadores. Por regla general, se trata de una función o un operador, y el orden de los cálculos es muy sencillo y directo: de izquierda a derecha:

=SUMA(A1:A10)

=A1+B1

En cuanto aparecen funciones y operadores adicionales, o el orden de los cálculos se complica un poco, la fórmula se vuelve compleja.

Las fórmulas complejas pueden incluir referencias a celdas, múltiples funciones, constantes, operadores y rangos con nombre. Su longitud puede ser abrumadora. Sólo su autor puede "descifrarlas" rápidamente (pero, por lo general, sólo si se creó hace no más de una semana).

Cómo leer fórmulas complejas con facilidad

Hay un truco para que tus fórmulas parezcan comprensibles.

Puedes utilizar tantos espacios y saltos de línea como necesites. Esto no estropeará el resultado y lo ordenará todo de la forma más conveniente.

Para poner una línea de ruptura en la fórmula, pulse Alt+Enter en el teclado. Para ver la fórmula completa, amplíe el campo Barra de fórmulas :

Sin estos espacios y líneas de ruptura adicionales, la fórmula tendría este aspecto:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13=B18)*($C$2:$C$13=C18), $E$2:$E$13,"")))

¿Está de acuerdo en que la primera forma es mejor?

La próxima vez profundizaré en la creación y edición de fórmulas de Google Sheets, y practicaremos un poco más. Si tienes alguna pregunta, déjala en los comentarios a continuación.