Das Tutorial zeigt, wie man eine Excel-Dropdown-Liste in Abhängigkeit von einer anderen Zelle mit Hilfe neuer dynamischer Array-Funktionen erstellt.

Eine einfache Auswahlliste in Excel zu erstellen ist einfach, eine mehrstufige Auswahlliste zu erstellen war schon immer eine Herausforderung. Das oben verlinkte Tutorial beschreibt vier verschiedene Ansätze, von denen jeder eine verrückte Anzahl von Schritten, einen Haufen verschiedener Formeln und eine Handvoll Einschränkungen in Bezug auf Mehrworteinträge, leere Zellen usw. beinhaltet.

Das war die schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist, dass diese Methoden für vor-dynamische Versionen von Excel entwickelt wurden. Die Einführung von dynamischen Arrays in Excel 365 hat alles verändert! Mit den neuen dynamischen Array-Funktionen ist das Erstellen einer mehrfach abhängigen Dropdown-Liste eine Sache von Minuten, wenn nicht von Sekunden. Keine Tricks, keine Vorbehalte, kein Unsinn. Nur schnelle, unkomplizierte und einfach zu befolgende Lösungen.

Anmerkungen:

• Diese neue dynamische Array-Methode zur Erstellung von Dropdown-Listen funktioniert nur in Excel 365 und Excel 2021. Im vordynamischen Excel müssen Sie dies auf die lange, altmodische Weise tun, wie in Erstellen eines abhängigen Dropdowns in Excel 2019 - 2007 beschrieben.
• Diese Lösung gilt für eine einzelne Zeile. Wenn Sie Ihre Auswahllisten nach unten kopieren möchten mehrfache Reihen und befolgen Sie dann die Anweisungen in der Dropdown-Liste Abhängige für mehrere Zeilen.

Wie erstellt man eine dynamische Dropdown-Liste in Excel?

Dieses Beispiel veranschaulicht den allgemeinen Ansatz zur Erstellung einer kaskadierenden Dropdown-Liste in Excel unter Verwendung der neuen dynamischen Array-Funktionen.

Angenommen, Sie haben eine Liste von Früchten in Spalte A und von Exporteuren in Spalte B. Eine zusätzliche Komplikation besteht darin, dass die Namen der Früchte nicht gruppiert, sondern über die Spalten verstreut sind. Ziel ist es, die eindeutigen Namen der Früchte in das erste Dropdown-Menü zu stellen und je nach Auswahl des Benutzers die entsprechenden Exporteure im zweiten Dropdown-Menü anzuzeigen.



Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine dynamische abhängige Dropdown-Liste in Excel zu erstellen:

1. die Elemente für die Haupt-Dropdown-Liste erhalten

Zunächst sollen alle verschiedenen Obstnamen aus Spalte A extrahiert werden. Dazu kann die UNIQUE-Funktion in ihrer einfachsten Form verwendet werden, indem die Obstliste als erstes Argument angegeben wird ( Array ) und lassen die übrigen optionalen Argumente weg, da ihre Standardwerte für uns gut funktionieren:

=EINZIGARTIG(A3:A15)

Die Formel geht nach G3, und nach Drücken der Eingabetaste werden die Ergebnisse automatisch in die nächsten Zellen übertragen.



2. das Haupt-Dropdown erstellen

Um Ihre primäre Dropdown-Liste zu erstellen, konfigurieren Sie eine Excel-Datenüberprüfungsregel auf diese Weise:

• Wählen Sie eine Zelle aus, in der die Auswahlliste erscheinen soll (in unserem Fall D3).
• Auf der Daten auf der Registerkarte Daten-Tools Gruppe, klicken Sie auf Validierung von Daten .
• In der Validierung von Daten gehen Sie wie folgt vor:
  • Unter Erlauben Sie auswählen Liste .
  • In der Quelle geben Sie den Verweis auf den von der UNIQUE-Formel ausgegebenen Bereich ein. Geben Sie dazu das Rautezeichen direkt nach dem Zellverweis ein, etwa so: =$G$3#

    Diese Syntax bezieht sich auf den gesamten Bereich, unabhängig davon, wie stark er sich ausdehnt oder zusammenzieht.

  • Klicken Sie auf OK um den Dialog zu schließen.

  

Ihre primäre Dropdown-Liste ist fertig!



3. die Elemente für die abhängige Dropdown-Liste erhalten

Um Einträge für das sekundäre Dropdown-Menü zu erhalten, filtern wir die Werte in Spalte B auf der Grundlage des im ersten Dropdown-Menü ausgewählten Wertes. Dies kann mit Hilfe einer anderen dynamischen Array-Funktion namens FILTER geschehen:

=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)

Dabei sind B3:B15 die Quelldaten für Ihr abhängiges Dropdown, A3:A15 die Quelldaten für Ihr Haupt-Dropdown und D3 ist die Haupt-Dropdown-Zelle.

Um sich zu vergewissern, dass die Formel korrekt funktioniert, können Sie einen Wert in der ersten Dropdown-Liste auswählen und die von FILTER zurückgegebenen Ergebnisse beobachten - perfekt :)



4. die abhängige Dropdownliste erstellen

Um die zweite Dropdown-Liste zu erstellen, konfigurieren Sie die Datenüberprüfungskriterien genauso wie in Schritt 2 für die erste Dropdown-Liste, aber diesmal beziehen Sie sich auf den von der FILTER-Funktion zurückgegebenen Überlaufbereich: =$H$3#



Das war's! Ihre Excel-abhängige Dropdown-Liste ist jetzt einsatzbereit.



Tipps und Hinweise:

• Um die neue Einträge enthalten in der Auswahlliste automatisch Formatieren Sie Ihre Quelldaten als Excel-Tabelle oder fügen Sie einige leere Zellen in Ihre Formeln ein, wie in diesem Beispiel gezeigt.
• Wenn Ihre Originaldaten Lücken aufweisen, können Sie Leerzeichen herausfiltern durch die Verwendung dieser Lösung.
• An alphabetisch sortieren einer Dropdown-Liste zu erstellen, verpacken Sie Ihre Formeln in die Funktion SORT, wie in diesem Beispiel erläutert.

Wie erstellt man eine mehrfach abhängige Dropdown-Liste in Excel?

Im vorigen Beispiel haben wir eine Dropdown-Liste erstellt, die von einer anderen Zelle abhängt. Aber was ist, wenn Sie eine mehrstufige Hierarchie benötigen, d. h. eine dritte Dropdown-Liste, die von der zweiten Liste abhängt, oder sogar eine vierte Dropdown-Liste, die von der dritten Liste abhängt? Ja, Sie können eine beliebige Anzahl von abhängigen Listen einrichten (eine vernünftige Anzahl, natürlich :).

In diesem Beispiel haben wir die Bundesländer / Provinzen in Spalte C platziert und möchten nun ein entsprechendes Dropdown-Menü in G3 hinzufügen:



Um eine mehrfach abhängige Dropdown-Liste in Excel zu erstellen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

1. das erste Dropdown einrichten

Die Haupt-Dropdown-Liste wird mit genau denselben Schritten wie im vorherigen Beispiel erstellt (siehe Schritte 1 und 2 oben). Der einzige Unterschied ist der Bezug auf den Überlaufbereich, den Sie in das Feld Quelle Box.

Dieses Mal befindet sich die UNIQUE-Formel in E8 und die Haupt-Dropdown-Liste in E3. Sie wählen also E3 aus, klicken auf Validierung von Daten und geben Sie diese Referenz an: =$E$8#



2. die zweite Dropdown-Liste konfigurieren

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, enthält Spalte B nun mehrere Vorkommen desselben Exporteurs. Sie wollen aber nur eindeutige Namen in Ihrer Dropdown-Liste, richtig? Um alle doppelten Vorkommen auszuschließen, wickeln Sie die UNIQUE-Funktion um Ihre FILTER-Formel und geben diese aktualisierte Formel in F8 ein:

=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))

Dabei sind B3:B15 die Quelldaten für das zweite Dropdown, A3:A15 die Quelldaten für das erste Dropdown und E3 ist die erste Dropdown-Zelle.

Verwenden Sie anschließend den folgenden Überlaufbereich als Referenz für die Datenüberprüfungskriterien: =$F$8#



3. das dritte Dropdown einrichten

Um die Elemente für die dritte Dropdown-Liste zu sammeln, verwenden Sie die Formel FILTER mit mehreren Kriterien. Das erste Kriterium prüft die gesamte Obstliste gegen den in der ersten Dropdown-Liste ausgewählten Wert (A3:A15=E3), während das zweite Kriterium die Liste der Ausführer gegen die Auswahl in der zweiten Dropdown-Liste (B3:B15=F3) prüft. Die vollständige Formel geht bis G8:

=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))

Wenn Sie weitere abhängige Dropdowns (4., 5. usw.) hinzufügen, wird Spalte C höchstwahrscheinlich mehrere Vorkommen desselben Elements enthalten. Um zu verhindern, dass Duplikate in die Vorbereitungstabelle und damit in das dritte Dropdown gelangen, verschachteln Sie die FILTER-Formel in der UNIQUE-Funktion, wie wir es im vorherigen Schritt getan haben:

=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))

Als Letztes müssen Sie noch eine weitere Datenvalidierungsregel mit dieser Quelle Referenz: =$G$8#



Ihre mehrfach abhängige Dropdown-Liste ist einsatzbereit!



Tipp: In ähnlicher Weise können Sie Gegenstände erhalten für nachfolgende Dropdowns Angenommen, Spalte D enthält die Quelldaten für Ihre 4. Dropdown-Liste, können Sie die folgende Formel in H8 eingeben, um die entsprechenden Elemente abzurufen:

=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))

Wie erstellt man eine erweiterbare Dropdown-Liste in Excel?

Nachdem Sie eine Auswahlliste erstellt haben, fragen Sie sich vielleicht, was passiert, wenn Sie neue Elemente zu den Quelldaten hinzufügen. Wird die Auswahlliste automatisch aktualisiert? Wenn Ihre Originaldaten als Excel-Tabelle formatiert sind, wird eine dynamische Auswahlliste, wie sie in den vorherigen Beispielen beschrieben wurde, automatisch erweitert, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen, denn Excel-Tabellen sind von Natur aus erweiterbar.

Wenn die Verwendung einer Excel-Tabelle aus irgendeinem Grund nicht in Frage kommt, können Sie Ihre Dropdown-Liste auf diese Weise erweiterbar machen:

• An neue Daten einbeziehen automatisch in die Quellliste aufgenommen wird, fügen Sie den Arrays, auf die in Ihren Formeln verwiesen wird, ein paar zusätzliche Zellen hinzu.
• An leere Zellen ausschließen konfigurieren Sie die Formeln so, dass leere Zellen ignoriert werden, bis sie gefüllt werden.

Behalten Sie diese beiden Punkte im Hinterkopf, und lassen Sie uns die Formeln in unserer Datenvorbereitungstabelle feinabstimmen. Die Datenvalidierungsregeln müssen überhaupt nicht angepasst werden.

Formel für das Hauptdropdown

Mit den Obstnamen in A3:A15 fügen wir dem Array 5 zusätzliche Zellen hinzu, um mögliche neue Einträge zu berücksichtigen. Außerdem betten wir die Funktion FILTER in UNIQUE ein, um eindeutige Werte ohne Leerzeichen zu extrahieren.

Die Formel in G3 sieht demnach folgendermaßen aus:

=EINZIGARTIG(FILTER(A3:A20, A3:A20""))

Formel für das abhängige Dropdown

Die Formel in G3 braucht nicht viel verändert zu werden - es genügt, die Felder um ein paar Zellen zu erweitern:

=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)

Das Ergebnis ist eine vollständig dynamische, erweiterbare, abhängige Dropdown-Liste:



Dropdown-Liste alphabetisch sortieren

Möchten Sie Ihre Dropdown-Liste alphabetisch ordnen, ohne auf die Quelldaten zurückzugreifen? Auch dafür hat das neue dynamische Excel eine spezielle Funktion! Wickeln Sie in Ihrer Datenaufbereitungstabelle einfach die Funktion SORT um Ihre bestehenden Formeln.

Die Regeln für die Datenüberprüfung werden genau so konfiguriert wie in den vorherigen Beispielen beschrieben.

So sortieren Sie von A bis Z

Da die aufsteigende Sortierreihenfolge die Standardoption ist, können Sie Ihre vorhandenen Formeln einfach in der Array Argument von SORT, wobei alle anderen Argumente, die optional sind, weggelassen werden.

Für die Hauptmenüpunkt (die Formel in G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))

Für die abhängige Dropdown-Liste (die Formel in H3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))

Beide Dropdown-Listen werden alphabetisch von A bis Z sortiert.



So sortieren Sie von Z nach A

Um in absteigender Reihenfolge zu sortieren, müssen Sie das dritte Argument ( sort_order ) der SORT-Funktion auf -1.

Für die Hauptmenüpunkt (die Formel in G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)

Für die abhängige Dropdown-Liste (die Formel in H3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)

Dadurch werden sowohl die Daten in der Vorbereitungstabelle als auch die Einträge in den Dropdown-Listen von Z nach A sortiert:



Siehe auch: Excel UNIQUE-Funktion - der schnellste Weg, eindeutige Werte zu finden

So erstellen Sie dynamische Dropdown-Listen in Excel mit Hilfe der neuen dynamischen Array-Funktionen. Im Gegensatz zu den traditionellen Methoden funktioniert dieser Ansatz perfekt für Einzel- und Mehrworteinträge und berücksichtigt alle leeren Zellen. Vielen Dank für die Lektüre und wir hoffen, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!

Siehe auch: Durchstreichen in Excel: Tastenkombination, Schaltfläche und bedingte Formatierung

Übungsheft zum Herunterladen

Excel-abhängige Dropdown-Liste (.xlsx-Datei)