Opplæringen viser hvordan du bruker avansert filter i Excel og gir en rekke eksempler på ikke-trivielle kriterier for å lage et filter som skiller mellom store og små bokstaver, finne samsvar og forskjeller mellom to kolonner, trekke ut poster som samsvarer med en mindre liste , og mer.

I vår forrige artikkel diskuterte vi forskjellige aspekter ved Excel Advanced Filter og hvordan du bruker det til å filtrere rader med OG samt OR-logikk. Nå som du vet det grunnleggende, la oss ta en titt på eksempler på mer komplekse kriterieområder som kan være nyttige for arbeidet ditt.

Oppsett av et formelbasert kriterieområde

Siden de fleste av kriterieområdet eksemplene diskutert i denne opplæringen kommer til å inkludere ulike formler, la oss begynne med å definere de grunnleggende reglene for å sette dem opp riktig. Stol på meg, denne lille teorien vil spare deg for mye tid og spare hodepine ved å feilsøke komplekse kriterieområder som inkluderer flere forhold basert på formler.

• Formelen du bruker i kriterieområdet må evalueres til TRUE eller FALSE .
• Kriteriumområdet bør inneholde minst 2 celler: formelcelle og overskriftscelle.
• overskriftscellen til de formelbaserte kriteriene skal enten være tom eller forskjellig fra hvilken som helst av tabelloverskriftene (listeområde).
• For formelen for å bli evaluert for hver rad i listeområdet, se den øverstefor å filtrere ukedager i Excel

  For å filtrere ukedager, endre formelen ovenfor slik at den utelater 1-er (søndag) og 7-er (lørdag):

  OG(WEEKDAY( dato ) 7, WEEKDAY( dato )1)

  For eksempeltabellen vår vil følgende formel fungere som en godbit:

  =AND(WEEKDAY(B5)7, WEEKDAY(B5)1)

  I tillegg kan du legge til en flere betingelser for å filtrere ut tomme celler: =B5""

  

  For å filtrere datoene i regnearkene dine på andre måter, finn bare den relevante datofunksjonen og ikke nøl med å bruke den i ditt avanserte filterkriterieområde.

  Vel, dette er hvordan du bruker det avanserte filteret i Excel med komplekse kriterier. Alternativene dine er selvfølgelig ikke begrenset til eksemplene diskutert i denne opplæringen, målet vårt var bare å gi deg noen få inspirerende ideer som vil sette deg på rett spor. Husk at veien til mestring er brolagt med praksis, kan det være lurt å laste ned eksemplene våre ved å bruke lenken nedenfor og utvide eller reversere dem for bedre forståelse. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!

  Øvningsarbeidsbok

  Excel Advanced Filter-eksempler (.xlsx-fil)

  celle med data som bruker en relativ referanse som A1.
• For formelen som bare skal evalueres for en spesifikk celle eller celleområde , referer til den cellen eller området bruk en absolutt referanse som $A$1.
• Når du refererer til listeområdet i formelen, bruk alltid absolutte cellereferanser.
• Når du oppgir flere betingelser, skriv inn alle kriteriene på samme rad for å slå dem sammen med en AND -operator, og sett hvert kriterium på en egen rad for å slå dem sammen med OR -operatoren.

Eksempler på rekkevidde for Excel Advanced Filter-kriterier

De følgende eksemplene vil lære deg hvordan du lager dine egne filtre i Excel for å håndtere mer komplekse oppgaver som ikke kan utføres med det vanlige Excel AutoFilter.

Case- sensitivt filter for tekstverdier

I tillegg til Excel AutoFilter, er Advanced Filter-verktøyet av natur skille mellom store og små bokstaver, noe som betyr at det ikke skiller mellom store og små bokstaver ved filtrering av tekstverdier. Du kan imidlertid enkelt utføre et søk som skiller mellom store og små bokstaver ved å bruke EKSAKT-funksjonen i de avanserte filterkriteriene.

For å filtrere rader som inneholder Banana , ignorerer du for eksempel BANAN og banan , skriv inn følgende formel i kriterieområdet:

=EXACT(B5, "Banana")

Hvor B er kolonnen som inneholder varenavnene, og rad 5 er den første dataraden .

Og bruk deretter Excel Advanced Filterved å klikke på Avansert -knappen på Data -fanen, og konfigurer Listeområde og Kriteriaområde som vist i skjermbildet nedenfor. Vær oppmerksom på at kriterieområdet inkluderer 2 celler - overskriftscellen og formelcellen .

Merk. Bildet ovenfor, samt alle ytterligere skjermbilder i denne opplæringen, viser formler i kriterieområdecellene utelukkende for klarhetens skyld. I de virkelige regnearkene dine skal formelcellen returnere enten TRUE eller FALSE, avhengig av om den første raden med data samsvarer med kriteriene eller ikke:

Filtrer verdier over eller under gjennomsnittet i en kolonne

Når du filtrerer numeriske verdier, vil du kanskje ofte bare vise de cellene som er over eller under en gjennomsnittsverdi i kolonnen. For eksempel:

For å filtrere rader med subtotal over gjennomsnittet , bruk følgende formel i kriterieområdet:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

For å filtrere rader med subtotal under gjennomsnittet , bruk følgende formel:

=F5

Vær oppmerksom på at vi bruker en relativ referanse for å referere til den øverste cellen med data ( F5), og absolutte referanser for å definere hele området du ønsker å beregne gjennomsnittet for, unntatt kolonneoverskriften ($F$5:$F$50).

Følgende skjermbilde viser gjennomsnittsformelen ovenfor i aksjon. :

De av dere som er kjent med Excel-nummerFiltre kan lure på hvorfor noen skulle bry seg med å bruke et avansert filter mens de innebygde tallfiltrene allerede har alternativene Over gjennomsnittet og Under gjennomsnittet ? Det stemmer, men de innebygde Excel-filtrene kan ikke brukes med ELLER-logikken!

Så, for å ta dette eksemplet videre, la oss filtrere rader der Subtotal (kolonne F) ELLER September salget (kolonne E) er over gjennomsnittet. For dette setter du opp kriterieområdet med ELLER-logikken ved å angi hver betingelse på en egen rad. Som et resultat vil du få en liste over elementer med gjennomsnittsverdiene ovenfor i enten kolonne E eller F:

Filtrer rader med tomme eller ikke-blanke felter

Som alle vet, har Excel Filter et innebygd alternativ for å filtrere tomme celler. Ved å velge eller fjerne merket for (Blanke) i AutoFilter-menyen, kan du bare vise de radene som har tomme eller ikke-tomme celler i én eller flere kolonner. Problemet er at det innebygde Excel-filteret for tomme felter bare kan fungere med OG-logikken.

Hvis du vil filtrere tomme eller ikke-tomme celler med ELLER-logikken, eller bruk den tomme / ikke-blanke. betingelser sammen med noen andre kriterier, sett opp et avansert filterkriterieområde med en av følgende formler:

Filter blanks :

Filtrer ikke-blanke:

Filtrer tomme celler med ELLER-logikken

For å filtrere rader somha en tom celle enten i kolonne A eller B, eller i begge kolonner, konfigurer kriterieområdet for avansert filter på denne måten:

• =A6=""
• =B6=""

Hvor 6 er den øverste raden med data.

Filtrering av ikke-tomme celler med ELLER samt OG-logikk

For å få mer forståelse av hvordan Excels avanserte filter fungerer med flere kriterier, la oss filtrere rader i eksempeltabellen vår med følgende betingelser:

• Enten Region (kolonne A) eller Item (kolonne B) skal være ikke-tom, og
• Subtotal (kolonne C) skal være større enn 900.

For å si det annerledes , ønsker vi å vise rader som oppfyller følgende betingelser:

( Subtotal >900 OG Region =ikke-blank) ELLER ( Subtotal >900 OG Element =ikke-blank)

Som du allerede vet, i Excel Advanced Filterkriterieområde, betingelsene koblet sammen med OG-logikken skal angis i samme rad, og betingelsene koblet sammen med OR-logikken - på forskjellige rader:

Fordi ett kriterium i dette eksemplet er uttrykt med en formel (ikke-blanks) og det andre inkluderer en sammenligningsoperator (Subtotal > 900), la meg minne deg om at:

• Kriterier dannet med sammenligningsoperatorer bør ha overskrifter nøyaktig lik tabelloverskriftene, som Subtotal -kriteriene i skjermbildet ovenfor.
• Formelbaserte kriterier bør haenten en tom overskriftscelle eller en overskrift som ikke samsvarer med noen av tabelloverskriftene, som Ikke-blanke -kriteriene i skjermbildet ovenfor.

Hvordan trekke ut topp/bunn N poster

Som du sikkert vet, har de innebygde Excel-nummerfiltrene et alternativ for å vise de 10 øverste eller nederste 10 elementene. Men hva om du trenger å filtrere de øverste 3 eller 5 nederste verdiene? I dette tilfellet kommer Excel Advanced Filter med følgende formler til nytte:

Takk ut topp N elementer:

Trekk ut nederst N elementer:

For forekomst, for å filtrere topp 3 delsummer, lag kriterieområdet med denne formelen:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

For å trekke ut de 3 nederste delsummer, bruk denne formelen:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Hvor F5 er den øverste cellen med data i Subtotal -kolonnen (unntatt kolonneoverskriften).

Følgende skjermbilde viser topp 3-formelen i aksjon:

Merk. Hvis listeområdet inneholder noen få rader med de samme verdiene som faller inn i topp/nederst N-listen, vil alle slike rader vises, som vist på skjermbildet nedenfor:

Filter for samsvar og forskjeller mellom to kolonner

En av våre tidligere artikler forklarte en rekke måter å sammenligne to kolonner i Excel og finne samsvar og forskjeller mellom dem. I tillegg til Excel-formler, regler for betinget formateringog Duplicate Remover-verktøyet dekket i opplæringen ovenfor, kan du også bruke Excels avanserte filter til å trekke ut rader som har samme eller forskjellige verdier i to eller flere kolonner. For å gjøre dette, skriv inn en av følgende enkle formler i kriterieområdet:

• Filtrer for treff (duplikater) i 2 kolonner:

=B5=C5

=B5C5

Hvor B5 og C5 er de øverste cellene med data i de to kolonnene du vil sammenligne.

Merk. Det avanserte filterverktøyet kan bare søke etter treff og forskjeller i samme rad . For å finne alle verdier som er i kolonne A, men som ikke er noen steder i kolonne B, bruk denne formelen.

Filtrer rader basert på samsvarende elementer i en liste

Forutsatt at du har en stor tabell med hundrevis eller tusenvis av rader, og du mottok en kortere liste som bare inneholder elementene som er relevante på et gitt tidspunkt. Spørsmålet er - hvordan finner du alle oppføringer i tabellen din som er eller ikke er i den mindre listen?

Filtrer rader som samsvarer med elementer i en liste

For å finne alle elementer i kilden tabell som også er til stede i en mindre liste, ved å bruke følgende COUNTIF-formel:

Forutsatt at den mindre listen er i området D2 :D7, og tabellens elementer som skal sammenlignes med den listen er i kolonne B som begynner med rad 10, formelengår som følger (vær oppmerksom på bruken av absolutte og relative referanser):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Selvfølgelig er du ikke begrenset til å filtrere tabellen med bare ett kriterium.

For å filtrere rader som samsvarer med listen, men bare for Nord-regionen , skriv inn to kriterier i samme rad slik at de fungerer med OG-logikken:

• Region: ="=North"
• Samsvarende elementer: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Som du kan se på skjermbildet nedenfor, er det bare to poster i tabellen som samsvarer med begge kriteriene :

Merk. I dette eksemplet bruker vi eksakt samsvar -kriteriene for tekstverdier: ="=North " for å finne bare de cellene som er nøyaktig lik den angitte teksten. Hvis du skriver inn Regionkriteriene ganske enkelt som Nord (uten likhetstegnet og doble anførselstegn), vil Microsoft Excel finne alle elementer som begynner med den angitte teksten, f.eks. Nordøst eller Nordvest . For mer informasjon, se Excel Advanced Filter for tekstverdier.

Filtrer rader som ikke samsvarer med elementer i en liste

For å finne alle elementer i tabellen som ikke er i den mindre listen, sjekk om resultatet av COUNTIF-formelen vår er lik null:

For å filtrere for eksempel North region -elementene i tabellen som vises i listen, bruk følgende kriterier:

• Region: ="=North"
• Ikke-samsvarende varer: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Merknader:

• Hvis listen som skal samsvare ligger i et annet regneark, må du huske å inkludere arknavnet i formelen, f.eks. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
• Hvis du vil trekke ut resultatene til et annet ark, start Advanced Filter fra målarket, som forklart i Hvordan trekke ut filtrerte rader til et annet regneark.

Filtrer for helger og ukedager

Så langt har våre avanserte filterkriterieeksempler hovedsakelig omhandlet numeriske verdier og tekstverdier. Nå er det på tide å gi noen ledetråder til de av dere som opererer på datoer.

De innebygde Excel-datofiltrene gir et bredt spekter av alternativer som dekker mange scenarier. Mange, men ikke alle! Hvis du for eksempel ble gitt en liste over datoer og bedt om å filtrere ukedager og helger, hvordan ville du gjort det?

Som du sikkert vet, tilbyr Microsoft Excel en spesiell UKEDAG-funksjon som returnerer dagen for uke tilsvarende en gitt dato. Og det er denne funksjonen vi skal bruke i Excel Advanced Filter-kriterieområdet.

Hvordan filtrere helger i Excel

Husk at 1 står for UKEDAG. Søndag og 6 står for lørdag, formelen for å filtrere helger går som følger:

I dette eksemplet filtrerer vi datoer i kolonne B som begynner med rad 5, så helgeformelen vår har følgende form:

=OR(WEEKDAY(B5)=7, WEEKDAY(B5)=1)

Hvordan