Združevanje podvojenih vrstic v preglednicah se lahko spremeni v eno najbolj zapletenih opravil. Poglejmo, pri čem lahko pomagajo Googlove formule, in spoznajmo en pameten dodatek, ki vse to opravi namesto vas.

Funkcije za združevanje celic z enako vrednostjo v Google Sheets

Niste mislili, da v Google Sheets ni funkcij za tovrstna opravila, kajne? ;) Tukaj so formule, ki jih potrebujete za združevanje vrstic in odstranjevanje podvojenih celic v preglednicah.

CONCATENATE - Funkcija in operator Google Sheets za združevanje zapisov

Prva stvar, ki mi pride na misel, ko pomislim na to, da podvojenih vrstic ne bi bilo treba preprosto odstraniti, temveč jih združiti, je funkcija CONCATENATE iz Google Sheets in ampersand (&) - poseben operator za združevanje.

Recimo, da imate seznam filmov, ki si jih želite ogledati, in jih želite razvrstiti po žanrih:

• Celice v Google Sheets lahko združite samo s presledki med vrednostmi:

  =CONCATENATE(B2," ",C2," ",B8," ",C8)

  =B2&" "&C2&" "&B8&" "&C8

  

• Za združevanje podvojenih vrstic lahko uporabite presledke s katerim koli drugim znakom:

  =CONCATENATE(A3,": ",B3," (",C3,"), ",B6," (",C6,") ")

  =A3&": "&B3&" ("&C3&"), "&B6&" ("&C6&") "

  

Ko so vrstice združene, se lahko znebite formul in ohranite samo besedilo po zgledu tega vodnika: Pretvarjanje formul v vrednosti v Google Sheets

Čeprav se zdi ta način preprost, je seveda daleč od idealnega. Zahteva, da poznate natančne položaje podvojenih podatkov, in vi ste tisti, ki jih morate izpostaviti formuli. To lahko deluje pri majhnih zbirkah podatkov, kaj pa storiti, ko postanejo večje?

Združite celice, vendar ohranite podatke z UNIQUE + JOIN

Ta tandem formul za vas poišče podvojitve v Google Listah (in združi celice z edinstvenimi zapisi). Vendar ste še vedno odgovorni vi in morate formulam pokazati, kje naj iščejo. Poglejmo, kako deluje na istem seznamu za opazovanje.

1. Za preverjanje žanrov v stolpcu A v E2 uporabljam Google Sheets UNIQUE:

   =UNIQUE(A2:A)

   

   Formula vrne seznam vseh žanrov, ne glede na to, ali se v prvotnem seznamu ponavljajo ali ne. Z drugimi besedami, iz stolpca A odstrani podvojitve.

   Nasvet: funkcija UNIQUE je občutljiva na velikost črk, zato poskrbite, da bodo enaki zapisi imeli enako velikost besedila. Ta vadnica vam bo pomagala, da boste to hitro opravili množično.

   Nasvet. Če boste v stolpec A dodali več vrednosti, bo formula samodejno razširila seznam z edinstvenimi zapisi.

2. Nato sestavim naslednjo formulo s funkcijo JOIN iz Google Sheets:

   =JOIN(", ",FILTER(B:B,A:A=E2))

   

   Kako delujejo elementi te formule?

   • FILTER preišče stolpec A za vse primere vrednosti v E2. Ko jih najde, iz stolpca B izbere ustrezne zapise.
   • Vrednosti JOIN združite v eno celico z vejico.

   Kopirajte formulo navzdol in dobili boste vse naslove, razvrščene po žanrih.

   Opomba: Če potrebujete tudi leta, boste morali formulo ustvariti v sosednjem stolpcu, saj povezava JOIN deluje z enim stolpcem naenkrat:

   =JOIN(", ",FILTER(C:C,A:A=E2))

   

Ta možnost torej Googlove preglednice opremi z nekaj funkcijami za združevanje več vrstic v eno na podlagi podvajanja. In to se zgodi samodejno. No, skoraj. Popolno rešitev nameravam zadržati do samega konca članka. Vendar lahko takoj skočite do nje ;)

QUERY funkcija za odstranitev podvojenih vrstic v Google Sheets

Obstaja še ena funkcija, ki pomaga pri upravljanju velikih tabel - QUERY. Na začetku se morda zdi nekoliko zapletena, a ko se jo boste naučili uporabljati, bo postala vaš pravi spremljevalec v preglednicah.

Tukaj je funkcija QUERY:

Kako deluje:

• podatki (obvezno) - območje izvorne tabele.
• poizvedba (obvezno) - niz ukazov za določitev pogojev za pridobitev določenih podatkov.

  Nasvet. Celoten seznam vseh ukazov najdete tukaj.

• glave (neobvezno) - število vrstic glave v izvorni tabeli.

Preprosto povedano, Google Sheets QUERY vrne nekaj nizov vrednosti na podlagi pogojev, ki jih določite.

Primer 1

Želim dobiti samo filme o stripu, ki jih še nisem gledal:

=QUERY(A1:C, "select * where A="Comic Book"")

Formula obdela celotno izvorno tabelo (A1:C) in vrne vse stolpce (select *) za filme o stripu (kjer A="Comic Book").

Nasvet. Zadnje vrstice tabele (A1:C) nisem navedel namenoma, da bi formula ostala prilagodljiva in vrnila nove zapise v primeru, da se v tabelo dodajo druge vrstice.

Kot lahko vidite, deluje podobno kot filter. V praksi pa so lahko vaši podatki veliko večji - s številkami, ki jih boste morda morali izračunati.

Nasvet. V tem članku si oglejte druge načine iskanja podvojevanj v tabeli Google Sheets.

Primer 2

Recimo, da malo raziskujem in spremljam vikend blagajne najnovejših filmov v kinematografih:

Z vprašalnikom iz preglednic Google QUERY odstranim podvojene filme in preštejem skupno vsoto zasluženega denarja na film za vse vikende. Prav tako jih razvrstim po abecednem redu glede na žanr:

=QUERY(B1:D, "izberite B,C, SUM(D) skupina po B,C")

Opomba: Za skupina po morate našteti vse stolpce po ukazu izberite , sicer formula ne bo delovala.

Če želim namesto tega razvrstiti zapise po filmu, lahko preprosto spremenim vrstni red stolpcev za skupina po :

=QUERY(B1:D, "izberite B,C, SUM(D) group by C,B")

Primer 3

Predpostavimo, da uspešno vodite knjigarno in spremljate vse knjige, ki so na zalogi v vseh vaših poslovalnicah. Seznam obsega na stotine knjig:

• Zaradi navdušenja nad serijo o Harryju Potterju se odločite preveriti, koliko knjig J. K. Rowling vam je še ostalo:

  =QUERY('Kopija na zalogi'!A1:D, "izberi A,B,C,D kjer A="Rowling"")

  

• Odločite se, da boste obdržali samo serijo o Harryju Potterju in izpustili druge zgodbe:

  =QUERY('Na zalogi'!A1:D, "izberi A,B,C,D kjer (A='Rowling' in C vsebuje 'Harry Potter')")

  

• S funkcijo QUERY iz Google Sheets lahko preštejete tudi vse te knjige:

  =QUERY('Na zalogi'!A1:D, "izberi A,B, sum(D) kjer (A='Rowling' in C vsebuje 'Harry Potter') skupina po A,B")

  

Mislim, da ste zdaj dobili idejo o tem, kako funkcija QUERY "odstranjuje podvojene vrstice" v Google Sheets. Čeprav je to možnost, ki je na voljo vsem, je zame to bolj obhoden način združevanja podvojenih vrstic.

Nasvet: QUERY je tako zmogljiv, da lahko združi ne le podvojitve v listu - lahko se ujema z & združi celotne tabele skupaj.

Poleg tega vam funkcija ne bo v veliko pomoč, dokler se ne naučite poizvedb, ki jih uporablja, in pravil za njihovo uporabo.

Najhitrejši način združevanja podvojenih vrstic

Ko izgubite upanje, da boste našli preprosto rešitev za združevanje več vrstic na podlagi podvajanj, je naš dodatek za Google Sheets odličen vstop :)

Združitev podvojenih vrstic pregleda stolpec s ponavljajočimi se zapisi, združi ustrezne celice iz drugih stolpcev, loči te zapise z razmejitvami in združi številke. Vse to hkrati in z nekaj kliki z miško!

Se spomnite mojega seznama knjig v trgovini z nekaj sto vrsticami? Poglejmo, kako ga bo orodje upravljalo.

Nasvet. Ker je pripomoček del programa Power Tools, ga najprej namestite in pojdite neposredno na Združitev & amp; Združiti skupina:

Nato kliknite ikono dodatka, da ga odprete:

1. Ko se dodatek zažene, izberite območje, v katerem želite združiti podvojene vrstice:

• stolpci z vrednotami, ki jih boste združili.
• načine združevanja teh zapisov: združitev ali izračun
• ločilo za združevanje celic z besedilom
• funkcija za izračun številk

Rad bi, da so vse knjige, ki pripadajo enemu avtorju, prikazane v eni celici in ločene s prekinitvenimi vrsticami. Če se kateri koli naslov ponovi, ga dodatek prikaže samo enkrat.

Kar zadeva količino, se strinjam s seštevanjem vseh knjig na avtorja. Številke za podvojene naslove, če obstajajo, se bodo seštele.

Orodje je združilo podvojene vrstice na seznamu knjig. Tukaj je del mojega videza podatkov:

Nasvet. Lahko pa en list razdelite na več listov, tako da bo na voljo ločena tabela z vsemi knjigami po avtorjih, ali pa v Google Sheets označite podvojene vrstice.

Nasvet. Na hitro si oglejte, kako sem uporabil dodatek:

Oglejte si kratek videoposnetek, v katerem je predstavljeno orodje:

Uporaba scenarijev za delno samodejno združevanje podvojenih datotek

Druga možnost, ki jo ponuja Combine Duplicate Rows, je delno samodejna uporaba.

Če pogosto izvajate korake in izbirate iste možnosti, jih lahko shranite v scenarije. Scenariji vam omogočajo, da iste nastavitve brez težav ponovno uporabite v istih ali različnih naborih podatkov.

Svojemu scenariju boste morali dati ime & določiti list in območje, ki ga mora obdelati:

Tukaj shranjene nastavitve lahko hitro prikličete iz menija Google Sheets. Dodatek bo takoj začel združevati podvojene vrstice, kar vam bo prihranilo nekaj dodatnega časa:

Resnično vas spodbujam, da bolje spoznate orodje in njegove možnosti, saj je Google Sheets "temačen in poln groze", če veste, kaj mislim ;)