Η συγχώνευση διπλών γραμμών στα λογιστικά σας φύλλα μπορεί να μετατραπεί σε μια από τις πιο περίπλοκες εργασίες. Ας δούμε τι μπορούν να βοηθήσουν οι τύποι της Google και ας γνωρίσουμε ένα έξυπνο πρόσθετο που κάνει όλη τη δουλειά για εσάς.

Συναρτήσεις για να συνδυάσετε κελιά με την ίδια τιμή στο Google Sheets

Δεν νομίζατε ότι το Google Sheets θα στερούνταν συναρτήσεις για τέτοιου είδους εργασίες, έτσι δεν είναι; ;) Εδώ είναι οι τύποι που θα χρειαστείτε για να ενοποιήσετε γραμμές και να αφαιρέσετε διπλά κελιά σε υπολογιστικά φύλλα.

CONCATENATE - Λειτουργία και τελεστής του Google Sheets για την ένωση εγγραφών

Το πρώτο πράγμα που μου έρχεται στο μυαλό όταν σκέφτομαι όχι απλώς την αφαίρεση διπλών αλλά τη συνένωση διπλών γραμμών είναι η συνάρτηση CONCATENATE του Google Sheets και η άνω τελεία (&) - ένας ειδικός τελεστής συνένωσης.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα με ταινίες που θέλετε να παρακολουθήσετε και θα θέλατε να τις ομαδοποιήσετε ανά είδος:

• Μπορείτε να συγχωνεύσετε κελιά στο Google Sheets μόνο με κενά μεταξύ των τιμών:

  =CONCATENATE(B2," ",C2," ",B8," ",C8)

  =B2&" "&C2&" "&B8&" "&C8

  

• Ή χρησιμοποιήστε κενά με οποιαδήποτε άλλα σημάδια για να συνδυάσετε διπλές γραμμές μαζί:

  =CONCATENATE(A3,": ",B3," (",C3,"), ",B6," (",C6,") ")

  =A3&": "&B3&" ("&C3&"), "&B6&" ("&C6&") "

  

Μόλις συγχωνευτούν οι γραμμές, μπορείτε να απαλλαγείτε από τους τύπους και να κρατήσετε μόνο το κείμενο με το παράδειγμα αυτού του σεμιναρίου: Μετατροπή τύπων σε τιμές στο Google Sheets

Όσο απλός κι αν φαίνεται αυτός ο τρόπος, προφανώς απέχει πολύ από το ιδανικό. Απαιτεί να γνωρίζετε τις ακριβείς θέσεις των αντιγράφων και εσείς είστε αυτός που πρέπει να τις υποδείξετε στον τύπο. Έτσι, αυτό μπορεί να λειτουργήσει για μικρά σύνολα δεδομένων, αλλά τι να κάνετε όταν αυτά μεγαλώνουν;

Συγχώνευση κελιών αλλά διατήρηση δεδομένων με UNIQUE + JOIN

Αυτό το τάντεμ των τύπων βρίσκει τα αντίγραφα στο Google Sheets (και συγχωνεύει τα κελιά με τις μοναδικές εγγραφές) για εσάς. Ωστόσο, εξακολουθείτε να είστε υπεύθυνοι και πρέπει να δείξετε στους τύπους πού να ψάξουν. Ας δούμε πώς λειτουργεί στην ίδια λίστα με τις εγγραφές που πρέπει να παρακολουθήσετε.

1. Χρησιμοποιώ το Google Sheets UNIQUE στο E2 για να ελέγξω τα γένη στη στήλη Α:

   =UNIQUE(A2:A)

   

   Ο τύπος επιστρέφει τη λίστα όλων των ειδών, ανεξάρτητα από το αν επαναλαμβάνονται ή δεν επαναλαμβάνονται στην αρχική λίστα. Με άλλα λόγια, αφαιρεί τα διπλότυπα από τη στήλη Α.

   Συμβουλή. Η UNIQUE είναι ευαίσθητη στην πεζότητα, οπότε βεβαιωθείτε ότι οι ίδιες εγγραφές έχουν την ίδια πεζότητα κειμένου. Αυτό το σεμινάριο θα σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό γρήγορα και μαζικά.

   Συμβουλή: Εάν προσθέσετε περισσότερες τιμές στη στήλη Α, ο τύπος θα επεκτείνει αυτόματα τη λίστα με μοναδικές εγγραφές.

2. Στη συνέχεια, δημιουργώ τον επόμενο τύπο μου με τη λειτουργία JOIN του Google Sheets:

   =JOIN(", ",FILTER(B:B,A:A=E2))

   

   Πώς λειτουργούν τα στοιχεία αυτού του τύπου;

   • Το FILTER σαρώνει τη στήλη Α για όλες τις περιπτώσεις της τιμής στο E2. Μόλις εντοπιστεί, αντλεί τις αντίστοιχες εγγραφές από τη στήλη Β.
   • Η JOIN ενώνει αυτές τις τιμές σε ένα κελί με κόμμα.

   Αντιγράψτε τον τύπο προς τα κάτω και θα έχετε όλους τους τίτλους ταξινομημένους ανά είδος.

   Σημείωση: Σε περίπτωση που χρειάζεστε και τα έτη, θα πρέπει να δημιουργήσετε τον τύπο στη γειτονική στήλη, δεδομένου ότι η JOIN λειτουργεί με μία στήλη κάθε φορά:

   =JOIN(", ",FILTER(C:C,A:A=E2))

   

Έτσι, αυτή η επιλογή εξοπλίζει το Google Sheets με μερικές συναρτήσεις για να συνδυάσει πολλαπλές γραμμές σε μία με βάση τα αντίγραφα. Και αυτό συμβαίνει αυτόματα. Λοιπόν, σχεδόν. Σκοπεύω να κρατήσω την τέλεια λύση για το τέλος του άρθρου. Αλλά μη διστάσετε να μεταβείτε σε αυτήν αμέσως ;)

Λειτουργία QUERY για την αφαίρεση διπλών γραμμών στα Φύλλα Google

Υπάρχει μια ακόμη λειτουργία που βοηθάει στη λειτουργία τεράστιων πινάκων - QUERY. Μπορεί να φαίνεται λίγο δύσκολη στην αρχή, αλλά μόλις μάθετε πώς να τη χρησιμοποιείτε, θα γίνει ο πραγματικός σας σύντροφος στα λογιστικά φύλλα.

Εδώ είναι η ίδια η λειτουργία QUERY:

Πώς λειτουργεί:

• δεδομένα (υποχρεωτικό) - το εύρος του πίνακα προέλευσης.
• ερώτημα (απαιτείται) - ένα σύνολο εντολών για τον καθορισμό των συνθηκών προκειμένου να ληφθούν συγκεκριμένα δεδομένα.

  Συμβουλή. Μπορείτε να βρείτε μια πλήρη λίστα όλων των εντολών εδώ.

• επικεφαλίδες (προαιρετικό) - ο αριθμός των γραμμών επικεφαλίδων στον πίνακα προέλευσης.

Για να το θέσουμε απλά, Το Google Sheets QUERY επιστρέφει κάποια σύνολα τιμών με βάση τις συνθήκες που καθορίζετε.

Παράδειγμα 1

Θέλω να πάρω μόνο ταινίες κόμικς που δεν έχω δει ακόμα:

=QUERY(A1:C, "select * where A="Comic Book"")

Ο τύπος επεξεργάζεται ολόκληρο τον πηγαίο μου πίνακα (A1:C) και επιστρέφει όλες τις στήλες (select *) για τις ταινίες κόμικς (όπου A="Comic Book").

Συμβουλή. Δεν καθορίζω σκόπιμα την τελευταία γραμμή του πίνακα μου (A1:C) - για να διατηρήσω τον τύπο ευέλικτο και να επιστρέφω νέες εγγραφές σε περίπτωση που προστεθούν και άλλες γραμμές στον πίνακα.

Όπως μπορείτε να δείτε, λειτουργεί παρόμοια με ένα φίλτρο. Στην πράξη, όμως, τα δεδομένα σας μπορεί να είναι πολύ μεγαλύτερα - με αριθμούς που μπορεί να χρειαστεί να υπολογίσετε.

Συμβουλή. Δείτε άλλους τρόπους για να βρείτε διπλότυπα στον πίνακα του Google Sheets σε αυτό το άρθρο.

Παράδειγμα 2

Ας υποθέσουμε ότι κάνω μια μικρή έρευνα και παρακολουθώ το box office του Σαββατοκύριακου για τις νεότερες ταινίες που προβάλλονται στους κινηματογράφους:

Χρησιμοποιώ το Google Sheets QUERY για να αφαιρέσω τα διπλότυπα και να μετρήσω το συνολικό ποσό των χρημάτων που κέρδισα ανά ταινία για όλα τα Σαββατοκύριακα. Τα αλφαβητοποιώ επίσης ανά είδος:

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by B,C")

Σημείωση. ομάδα από εντολή, πρέπει να απαριθμήσετε όλες τις στήλες μετά την επιλέξτε , διαφορετικά, ο τύπος δεν θα λειτουργήσει.

Για να ταξινομήσω τις εγγραφές με βάση την ταινία, μπορώ απλά να αλλάξω τη σειρά των στηλών για το ομάδα από :

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by C,B")

Παράδειγμα 3

Ας υποθέσουμε ότι διευθύνετε με επιτυχία ένα βιβλιοπωλείο και παρακολουθείτε όλα τα βιβλία που βρίσκονται σε απόθεμα σε όλα τα υποκαταστήματά σας. Ο κατάλογος ανέρχεται σε εκατοντάδες βιβλία:

• Λόγω του θορύβου που έχει προκαλέσει η σειρά Harry Potter, αποφασίζετε να ελέγξετε πόσα βιβλία σας έχουν απομείνει γραμμένα από την J.K. Rowling:

  =QUERY('Copy of In stock'!A1:D, "select A,B,C,D where A="Rowling"")

  

• Αποφασίζετε να προχωρήσετε περισσότερο και να κρατήσετε μόνο τη σειρά Χάρι Πότερ παραλείποντας άλλες ιστορίες:

  =QUERY('In stock'!A1:D, "select A,B,C,D where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter')")

  

• Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία QUERY του Google Sheets, μπορείτε επίσης να μετρήσετε όλα αυτά τα βιβλία:

  =QUERY('In stock'!A1:D, "select A,B, sum(D) where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter') group by A,B")

  

Υποθέτω ότι προς το παρόν έχετε μια ιδέα για το πώς η λειτουργία QUERY "αφαιρεί τα διπλότυπα" στο Google Sheets. Αν και είναι μια διαθέσιμη σε όλους επιλογή, για μένα, είναι περισσότερο σαν ένας κυκλικός τρόπος συνδυασμού των διπλών γραμμών.

Συμβουλή. QUERY είναι τόσο ισχυρή, μπορεί να συγχωνεύσει όχι μόνο τα αντίγραφα μέσα σε ένα φύλλο - μπορεί να ταιριάζει & συγχωνεύσει ολόκληρους πίνακες μαζί.

Επιπλέον, μέχρι να μάθετε τα ερωτήματα που χρησιμοποιεί και τους κανόνες εφαρμογής τους, η συνάρτηση δεν θα σας βοηθήσει ιδιαίτερα.

Ο γρηγορότερος τρόπος για να συνδυάσετε διπλές γραμμές

Όταν εγκαταλείπετε κάθε ελπίδα να βρείτε μια απλή λύση για να συνδυάσετε πολλαπλές γραμμές με βάση τα αντίγραφα, το πρόσθετο μας για τα φύλλα Google κάνει μια μεγάλη είσοδο. :)

Το Combine Duplicate Rows σαρώνει μια στήλη με επαναλαμβανόμενες εγγραφές, συγχωνεύει τα αντίστοιχα κελιά από άλλες στήλες, διαχωρίζει αυτές τις εγγραφές με διαχωριστικά και ενοποιεί τους αριθμούς. Όλα αυτά ταυτόχρονα και με λίγα κλικ του ποντικιού!

Θυμάστε τη λίστα με τα βιβλία μου στο κατάστημα με μερικές εκατοντάδες σειρές; Ας δούμε πώς θα τη διαχειριστεί το εργαλείο.

Συμβουλή. Δεδομένου ότι το βοηθητικό πρόγραμμα αποτελεί μέρος του Power Tools, εγκαταστήστε το πρώτα και μεταβείτε απευθείας στο Συγχώνευση & συνδυασμός ομάδα:

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο του πρόσθετου για να το ανοίξετε:

1. Μόλις το πρόσθετο εκτελεστεί, επιλέξτε το εύρος όπου θέλετε να συνδυάσετε τις διπλές γραμμές:

• στήλες με αξίες που θα συγκεντρώσετε
• τρόποι συνδυασμού αυτών των εγγραφών: συγχώνευση ή υπολογισμός
• διαχωριστικό για να συγχωνεύσει τα κελιά με το κείμενο
• συνάρτηση για τον υπολογισμό αριθμών

Για μένα, θα ήθελα να έχω όλα τα βιβλία που ανήκουν σε έναν συγγραφέα συγκεντρωμένα σε ένα κελί και διαχωρισμένα με γραμμές διακοπής. Αν κάποιοι τίτλοι επαναλαμβάνονται, το πρόσθετο θα τους εμφανίζει μόνο μία φορά.

Όσον αφορά την ποσότητα, δεν έχω πρόβλημα να αθροίσω όλα τα βιβλία ανά συγγραφέα. Οι αριθμοί για τους διπλούς τίτλους, αν υπάρχουν, θα αθροιστούν.

Το εργαλείο συνδύασε διπλές γραμμές στη λίστα των βιβλίων μου. Εδώ είναι ένα μέρος του πώς φαίνονται τώρα τα δεδομένα μου:

Συμβουλή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χωρίσετε ένα φύλλο σε πολλαπλά φύλλα, ώστε να υπάρχει ένας ξεχωριστός πίνακας με όλα τα βιβλία ανά συγγραφέα, ή να επισημάνετε τις διπλές γραμμές στο Google Sheets.

Συμβουλή: Ρίξτε μια γρήγορη ματιά στο πώς χρησιμοποίησα το πρόσθετο:

Ή παρακολουθήστε ένα σύντομο βίντεο που παρουσιάζει το εργαλείο:

Χρήση σεναρίων για την ημι-αυτόματη συγχώνευση διπλών αντιγράφων

Μια άλλη δυνατότητα που προσφέρει το Combine Duplicate Rows είναι η ημιαυτόματη χρήση του.

Εάν ακολουθείτε συχνά τα βήματα και επιλέγετε τις ίδιες επιλογές, μπορείτε να τις αποθηκεύσετε σε σενάρια. Τα σενάρια σας επιτρέπουν να επαναχρησιμοποιείτε τις ίδιες ρυθμίσεις χωρίς κόπο στα ίδια ή σε διαφορετικά σύνολα δεδομένων.

Θα πρέπει να δώσετε στο σενάριό σας ένα όνομα &- καθορίστε ένα φύλλο και ένα εύρος που θα πρέπει να επεξεργαστεί:

Οι ρυθμίσεις που αποθηκεύετε εδώ μπορούν να ζητηθούν γρήγορα από το μενού του Google Sheets. Το πρόσθετο θα αρχίσει να συνδυάζει διπλές γραμμές αμέσως, εξοικονομώντας σας λίγο επιπλέον χρόνο:

Σας ενθαρρύνω πραγματικά να γνωρίσετε καλύτερα το εργαλείο και τις επιλογές του, γιατί το Google Sheets είναι "σκοτεινό και γεμάτο τρόμο" αν καταλαβαίνετε τι εννοώ ;)