Samouczek pokazuje, jak bezpiecznie scalać wiersze w programie Excel na 4 różne sposoby: scalać wiele wierszy bez utraty danych, łączyć zduplikowane wiersze, wielokrotnie scalać bloki wierszy i kopiować pasujące wiersze z innej tabeli na podstawie jednej lub więcej wspólnych kolumn.

Łączenie wierszy w programie Excel jest jednym z najczęstszych zadań, które wszyscy z nas muszą wykonać od czasu do czasu. Problem polega na tym, że program Microsoft Excel nie zapewnia niezawodnego narzędzia, aby to zrobić. Na przykład, jeśli spróbujesz połączyć dwa lub więcej wierszy za pomocą wbudowanego Merge & Center przycisk, pojawi się następujący komunikat o błędzie:

"Zaznaczenie zawiera wiele wartości danych. Scalenie w jednej komórce spowoduje, że zachowane zostaną tylko dane najbardziej wysunięte do przodu".

Kliknięcie OK spowoduje scalenie komórek, ale zachowa tylko wartość pierwszej komórki, wszystkie inne dane znikną. Tak więc, oczywiście potrzebujemy lepszego rozwiązania. Ten artykuł opisuje kilka metod, które pozwolą Ci scalić wiele wierszy w Excelu bez utraty jakichkolwiek danych.

Jak scalić wiersze w programie Excel bez utraty danych

Zadanie: masz bazę danych, w której każdy wiersz zawiera pewne szczegóły, takie jak nazwa produktu, klucz produktu, nazwa klienta i tak dalej. To, co chcemy, to połączyć wszystkie wiersze związane z konkretnym zamówieniem, jak pokazano poniżej:

Są dwa sposoby na osiągnięcie pożądanego rezultatu:

Scalanie wierszy w jeden w programie Excel

Dołączanie wierszy kolumna po kolumnie

Szybko scalaj komórki bez żadnych formuł!

I zachowaj wszystkie swoje dane bezpiecznie w Excelu

Scalanie wielu wierszy za pomocą formuł

Aby połączyć wartości z kilku komórek w jedną, możesz użyć funkcji CONCATENATE lub operatora konkatenacji (&). W Excelu 2016 i nowszych możesz również użyć funkcji CONCAT. W każdym przypadku dostarczasz komórki jako referencje i wpisujesz między nimi pożądane delimitery.

Połącz wiersze i oddziel wartości za pomocą przecinek oraz przestrzeń :

=CONCATENATE(A1,", ",A2,", ",A3)

=A1&", "&A2&", "&A3

Scalaj wiersze z miejsca między danymi:

=CONCATENATE(A1," ",A2," ",A3)

=A1&" "&A2&" "&A3

Połącz wiersze i oddziel wartości za pomocą przecinki bez spacji :

=CONCATENATE(A1,A2,A3)

=A1&","&A2&","&A3

W praktyce często możesz potrzebować konkatenacji więcej komórek, więc twoja rzeczywista formuła prawdopodobnie będzie nieco dłuższa:

=CONCATENATE(A1,", ",A2,", ",A3,", ",A4,", ",A5,", ",A6,", ",A7,", ",A8)

Teraz masz kilka wierszy danych połączonych w jeden wiersz. Ale twoje połączone wiersze są formułami. Aby przekonwertować je na wartości, użyj Wklej Specjalnie funkcja opisana w Jak zastąpić formuły ich wartościami w programie Excel.

Łączenie wierszy w programie Excel za pomocą dodatku Merge Cells

Dodatek Merge Cells to wielozadaniowe narzędzie do łączenia komórek w Excelu, które może łączyć pojedyncze komórki, jak i całe wiersze lub kolumny.A co najważniejsze, narzędzie to zachowuje wszystkie dane nawet jeśli wybór zawiera wiele wartości.

Aby scalić dwa lub więcej wierszy w jeden, oto co musisz zrobić:

1. Wybierz zakres komórek, w których chcesz scalić wiersze.
2. Idź do Dane Ablebits tab> Połącz grupę, kliknij przycisk Strzałka łączenia komórek , a następnie kliknij Połącz wiersze w jeden .

   

3. Spowoduje to otwarcie Połącz komórki okno dialogowe z wstępnie wybranymi ustawieniami, które działają dobrze w większości przypadków. W tym przykładzie zmieniamy tylko separator z domyślnej spacji na przerwa w linii , jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

   

4. Kliknij przycisk Połącz i obserwuj idealnie połączone wiersze danych oddzielone przerwami w linii:

   

Jak połączyć zduplikowane wiersze w jeden (zachowując tylko unikalne wartości)

Zadanie: masz pewną bazę danych Excela z kilkoma tysiącami wpisów. Wartości w jednej kolumnie są zasadniczo takie same, natomiast dane w innych kolumnach są różne. Twoim celem jest połączenie danych ze zduplikowanych wierszy na podstawie pewnej kolumny, tworząc listę rozdzieloną przecinkami. Dodatkowo możesz chcieć połączyć tylko unikalne wartości, pomijając duplikaty i pomijając puste komórki.

Poniższy zrzut ekranu pokazuje, co próbujemy osiągnąć.

Perspektywa ręcznego wyszukiwania i łączenia zduplikowanych wierszy jest zdecydowanie czymś, czego chciałbyś uniknąć. Poznaj dodatek Merge Duplicates, który zamienia ten czasochłonny i uciążliwy obowiązek w szybki proces składający się z 4 kroków.

1. Wybierz zduplikowane wiersze, które chcesz scalić i uruchom kreator Scal duplikaty, klikając jego przycisk na wstążce.

   

2. Upewnij się, że tabela jest wybrana poprawnie i kliknij Następny . It is wise to keep the Utwórz kopię zapasową opcja zaznaczona, zwłaszcza jeśli używasz dodatku po raz pierwszy.

   

3. Wybierz kolumnę kluczową aby sprawdzić, czy nie ma duplikatów. W tym przykładzie wybieramy Klient kolumna, ponieważ chcemy połączyć wiersze na podstawie nazwy klienta.

   Jeśli chcesz pomijać puste komórki należy zaznaczyć tę opcję i kliknąć Następny .

   

4. Wybierz kolumny do połączenia . W tym kroku wybieramy kolumny, których dane chcemy połączyć oraz określamy delimiter: średnik, przecinek, spacja, podział wiersza itp.

   Dwie dodatkowe opcje w górnej części okna pozwalają:

   • Usuń zduplikowane wartości podczas łączenia wierszy
   • Pomiń puste komórki

   Po zakończeniu kliknij przycisk Wykończenie przycisk.

   

Za chwilę wszystkie dane ze zduplikowanych wierszy zostają scalone w jeden wiersz:

Jak wielokrotnie łączyć bloki wierszy w jeden wiersz

Zadanie: masz plik Excela z informacjami o ostatnich zamówieniach i każde zamówienie zajmuje 3 wiersze: nazwa produktu, nazwa klienta i data zakupu. Chciałbyś scalić każde trzy wiersze w jeden, czyli wielokrotnie scalić bloki trzech wierszy.

Poniższy obrazek pokazuje, czego szukamy:

Jeśli jest tylko kilka wpisów do połączenia, możesz wybrać każde 3 wiersze i scalić każdy blok indywidualnie za pomocą dodatku Merge Cells. Ale jeśli twój arkusz zawiera setki lub tysiące rekordów, będziesz potrzebował szybszego sposobu:

1. Dodaj do arkusza kolumnę pomocniczą, w naszym przykładzie jest to kolumna C. Nazwijmy ją BlockID , lub inną nazwę, która Ci się podoba.
2. Wstawiamy następującą formułę w C2, a następnie kopiujemy ją w dół kolumny, przeciągając uchwyt wypełnienia:

   =INT((ROW(C2)-2)/3)

   Gdzie:

   • C2 to najwyższa komórka, w której wpisujemy formułę
   • 2 to rząd, w którym zaczynają się dane
   • 3 oznacza liczbę wierszy do połączenia w każdym bloku

   Ta formuła dodaje unikalny numer do każdego bloku wierszy, jak pokazano na zrzucie ekranu:

   

   Jak działa ta formuła: Funkcja ROW pobiera numer wiersza komórki formuły, od którego odejmuje się numer wiersza, w którym rozpoczynają się dane, tak aby formuła zaczynała liczyć od zera. Na przykład nasze dane rozpoczynają się w 2. wierszu, więc odejmujemy 2. Jeśli dane rozpoczynają się, powiedzmy, w wierszu 5, to otrzymamy ROW(C5)-5. Następnie dzielimy powyższe równanie przez liczbę wierszy do połączenia i używamy funkcji INTaby zaokrąglić wynik w dół do najbliższej liczby całkowitej.

3. Wykonałeś już główną część pracy. Teraz musisz tylko połączyć wiersze na podstawie BlockID W tym celu będziemy używać znanego już nam Scalanie duplikatów kreator, który wykorzystaliśmy do łączenia zduplikowanych wierszy:
   • W kroku 2 należy wybrać BlockID jako kolumna kluczowa.
   • W kroku 3 wybierz wszystkie kolumny, które chcesz scalić i wybierz podział linii jako delimiter.

   

   Za chwilę uzyskasz pożądany efekt:

   

4. Usuń Identyfikator bloku kolumna, ponieważ nie jest już potrzebna i gotowe! Zabawne jest to, że znowu potrzebujemy 4 kroków, jak w dwóch poprzednich przykładach :)

Jak scalić pasujące wiersze z 2 tabel programu Excel bez kopiowania / wklejania

Zadanie: masz dwie tabele o wspólnej kolumnie (kolumnach) i musisz połączyć pasujące wiersze z tych dwóch tabel. Tabele mogą znajdować się w tym samym arkuszu, w dwóch różnych arkuszach lub w dwóch różnych skoroszytach.

Na przykład mamy raporty sprzedaży za styczeń i luty w dwóch różnych arkuszach i chcemy je połączyć w jeden. Należy pamiętać, że każda tabela może mieć inną liczbę wierszy i inną kolejność produktów, dlatego proste kopiowanie/wklejanie nie zadziała.

W tym przypadku dodatek Merge Two Tables zadziała jak należy:

1. Zaznacz dowolną komórkę w głównej tabeli i kliknij przycisk Połącz dwie tabele przycisk na Dane Ablebits zakładka, w Połącz grupa:

   

   To spowoduje uruchomienie dodatku z wybraną wcześniej tabelą główną, więc w pierwszym kroku kreatora wystarczy kliknąć Następny .

2. Wybierz drugą tabelę, tj. tabelę lookup zawierającą pasujące wiersze.

   

3. Wybierz jedną lub więcej kolumn, które istnieją w obu tabelach. Kolumny kluczowe powinny zawierać tylko unikalne wartości, np. ID produktu w naszym przykładzie.

   

4. Opcjonalnie wybierz kolumny do aktualizacji w tabeli głównej. W naszym przypadku nie ma takich kolumn, więc po prostu klikamy Następny .
5. Wybierz kolumny, które chcesz dodać do głównej tabeli, Sprzedaż w lutym w naszym przypadku.

   

6. W ostatnim kroku możesz wybrać dodatkowe opcje w zależności od tego, jak dokładnie chcesz scalić dane, a następnie kliknij przycisk Wykończenie Poniższy zrzut ekranu pokazuje ustawienia domyślne, które działają dla nas bardzo dobrze:

   

Pozwól dodatkowi na kilka sekund na przetworzenie i przejrzyj wynik:

Jak mogę uzyskać te narzędzia scalania dla programu Excel?

Wszystkie dodatki omówione w tym samouczku, plus 70+ innych narzędzi oszczędzających czas, są zawarte w naszym pakiecie Ultimate Suite dla programu Excel. Dodatki działają ze wszystkimi wersjami programu Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 i Excel 2007.

Mam nadzieję, że teraz możesz scalić wiersze w swoich arkuszach Excela dokładnie tak, jak chcesz. Jeśli nie znalazłeś rozwiązania dla swojego konkretnego zadania, po prostu zostaw komentarz, a my postaramy się wspólnie wymyślić sposób. Dziękuję za przeczytanie!

Dostępne pliki do pobrania

Ultimate Suite 14-dniowa w pełni funkcjonalna wersja (plik .exe)