Õpik selgitab Exceli otsingufunktsiooni põhitõdesid, näitab iga Exceli otsingufunktsiooni tugevaid ja nõrku külgi ning pakub mitmeid näiteid, mis aitavad teil otsustada, millist otsinguvalemit on konkreetses olukorras kõige parem kasutada.

Konkreetse väärtuse otsimine andmekogumis on üks kõige tavalisemaid ülesandeid Excelis. Ja ometi ei ole olemas "universaalset" otsinguvalemit, mis sobiks igaks olukorraks. Selle põhjuseks on see, et mõiste "otsing" võib tähendada erinevaid asju: võib otsida vertikaalselt veerus, horisontaalselt reas või rea ja veeru ristumiskohas, otsida ühe või mitme kriteeriumiga, tagastadaesimene leitud kokkulangevus või mitu kokkulangevust, tehke suur- ja väiketähelepanu arvestav või väiketähelepanu mitte arvestav otsing jne.

Sellel lehel leiate loetelu kõige olulisematest Exceli otsingufunktsioonidest koos valemite näidete ja põhjalike õpetustega, mis on teie jaoks lingitud.

Exceli otsing - põhitõed

Enne kui me sukeldume Exceli otsinguvormelite salapärastesse keerdkäikudesse, defineerime võtmeterminid, et oleksime alati ühel ja samal leheküljel.

Vaata - määratud väärtuse otsimine andmetabelist.

Otsingu väärtus - väärtus, mida otsida.

Tagastatav väärtus (matching value või match) - väärtus, mis asub samas positsioonis kui otsinguväärtus, kuid teises veerus või reas (sõltuvalt sellest, kas teete vertikaalset või horisontaalset otsingut).

Vaata tabelit Arvutiteaduses on otsingutabel andmemassiiv, mida tavaliselt kasutatakse sisendväärtuste kaardistamiseks väljundväärtustele. Selle õpetuse seisukohalt ei ole Exceli otsingutabel midagi muud kui rakkude vahemik, kust otsite otsinguväärtust.

Peamine tabel (põhitabel) - tabel, millesse tõmbate sobivad väärtused.

Teie otsingutabel ja põhitabel võivad olla erineva struktuuri ja suurusega, kuid nad peaksid alati sisaldama vähemalt ühte ühine kordumatu identifikaator , st veerg või rida, mis sisaldab identseid andmeid, sõltuvalt sellest, kas soovite teha vertikaalset või horisontaalset otsingut.

Järgneval ekraanipildil on näidis otsingutabel, mida kasutatakse paljudes allpool toodud näidetes.

Exceli otsingufunktsioonid

Allpool on lühiülevaade kõige populaarsematest valemitest Exceli otsingute tegemiseks, nende peamistest eelistest ja puudustest.

LOOKUP funktsioon

Exceli funktsiooniga LOOKUP saab teha kõige lihtsamaid vertikaalseid ja horisontaalseid otsinguid.

Plussid : Lihtne kasutada.

Miinused : Piiratud funktsionaalsus, ei saa töötada sorteerimata andmetega (nõuab otsingumootori veeru/rea sorteerimist kasvavas järjekorras).

Lisateavet leiate jaotisest Kuidas kasutada Exceli funktsiooni LOOKUP.

VLOOKUP funktsioon

See on LOOKUP-funktsiooni täiustatud versioon, mis on spetsiaalselt loodud selleks, et teha vertikaalne otsing veergudes.

Plussid : Suhteliselt lihtne kasutada, saab töötada nii täpse kui ka ligikaudse vaste korral.

Miinused : Ei saa vaadata vasakule, lõpetab töö, kui veerg lisatakse otsingutabeli või eemaldatakse sealt, otsinguväärtus ei saa ületada 255 tähemärki, nõuab suurte andmekogumite puhul palju töötlemisvõimsust.

Lisateavet leiate Exceli VLOOKUPi õpetusest algajatele.

HLOOKUP funktsioon

See on VLOOKUPi horisontaalne vaste, mis otsib väärtust otsingutabeli esimesest reast ja tagastab samas positsioonis oleva väärtuse teisest reast.

Plussid : Lihtne kasutada, võib tagastada täpseid ja ligikaudseid vasteid.

Miinused : Saab otsida ainult otsingutabeli kõige ülemises reas, mõjutab ridade sisestamine või kustutamine, otsinguväärtus peaks olema alla 255 tähemärgi.

Lisateavet leiate jaotisest Kuidas kasutada HLOOKUP-i Excelis.

VLOOKUP MATCH / HLOOKUP MATCH

MATCHi abil loodud dünaamiline veergude või ridade viide muudab selle Exceli otsinguvormeli immuunseks andmekogumis tehtud muudatuste suhtes. Teisisõnu, MATCHi abiga saavad funktsioonid VLOOKUP ja HLOOKUP tagastada õigeid väärtusi, olenemata sellest, kui palju veerge/ridu on otsingutabeli lisatud või kustutatud.

Vertikaalse otsingu valem

Horisontaalse otsingu valem

Plussid : Parem kui tavalised Hlookup ja Vlookup valemid, mis on immuunsed andmete sisestamise või kustutamise suhtes.

Miinused : Ei ole väga paindlik, nõuab spetsiifilist andmestruktuuri (MATCH-funktsioonile esitatud otsinguväärtus peab olema täpselt võrdne tagastussamba nimega), ei saa töötada otsinguväärtustega, mis ületavad 255 tähemärki.

Lisateavet ja valemite näiteid vt:

• Exceli Vlookup ja Match
• Excel Hlookup ja Match

OFFSET MATCH

Keerulisem, kuid võimsam otsinguvormel, mis on vaba paljudest Vlookupi ja Hlookupi piirangutest.

V-otsingu valem

Kus:

• n - on otsingusammaste nihe, s.t. veergude arv, mida tuleb alguspunktist otsingusammastesse liigutada.
• m - on tagasipöördumise veeru nihe, st mitu veergu tuleb alguspunktist tagasipöördumise veergu liigutada.

H-Lookupi valem

Kus:

• n - on otsingurea nihkumine, st ridade arv, mida tuleb alguspunktist otsingurivini liigutada.
• m - on tagasipöördumise rea nihe, st mitu rida tuleb alguspunktist tagasipöördumise reani liigutada.

Maatriksi otsingu valem (rea ja veeru kaupa)

Pöörake tähelepanu, et tegemist on massiivi valemiga, mis sisestatakse, kui vajutate samaaegselt klahve Ctrl + Shift + Enter.

Plussid : Võimaldab vasakpoolse Vlookupi, ülemise Hlookupi ja kahesuunalise otsingu (veergude ja ridade väärtuste järgi) teostamist, mida ei mõjuta muutused andmekogumis.

Miinused : Keeruline ja raskesti meeldejääv süntaks.

Lisateavet ja valemite näiteid leiate dokumendist: OFFSET-funktsiooni kasutamine Excelis

INDEX MATCH

See on parim viis vertikaalse või horisontaalse otsingu tegemiseks Excelis, mis võib asendada enamikku eespool nimetatud valemitest. Index Match valem on minu isiklik eelistus ja ma kasutan seda peaaegu kõigi oma Exceli otsingute jaoks.

V-otsingu valem

H-Lookup valem

Maatriksi otsingu valem

Klassikalise Index Match valemi laiendus, et tagastada väärtus konkreetse veeru ja rea ristumiskohas:

Miinused : Ainult üks - peate meeles pidama valemi süntaksit.

Plussid : Exceli kõige mitmekülgsem otsinguvormel, mis on mitmes mõttes parem kui Vlookup, Hlookup ja Lookup funktsioonid:

• See võib teha vasakpoolseid ja ülemisi otsinguid.
• Võimaldab turvaliselt laiendada või kokku suruda otsingutabeli, lisades või kustutades veerge ja ridu.
• Otsinguväärtuse suuruse piirangut ei ole.
• Töötab kiiremini. Kuna Index Matchi valem viitab pigem veergudele/ridadele kui kogu tabelile, nõuab see vähem töötlemisvõimsust ja ei aeglusta teie Exceli tööd.

Lisateabe saamiseks vaadake palun:

• INDEX MATCH kui parem alternatiiv VLOOKUPile
• INDEX MATCH MATCH-valem kahemõõtmelise otsingu jaoks

Excel Lookup võrdlustabel

Nagu näete, ei ole kõik Exceli otsinguvormelid samaväärsed, mõned saavad hakkama mitmete erinevate otsinguvormelitega, samas kui teisi saab kasutada ainult konkreetses olukorras. Alljärgnevas tabelis on esitatud iga Exceli otsinguvormeli võimalused.

Exceli otsinguvalemi näited

Esimene samm otsustamisel, millist valemit konkreetses olukorras kasutada, on kindlaks määrata, millist otsingut soovite teha. Allpool leiate valemite näited kõige populaarsemate otsingutüüpide jaoks:

Vertikaalne otsing veergudes

Vertikaalne otsing ehk Vlookup on protsess, mille käigus leitakse ühes veerus otsinguväärtus ja tagastatakse sama rea väärtus teisest veerust. Vlookup'i Excelis saab teha mitmel viisil, sh:

VLOOKUP funktsioon

Kui teie otsinguväärtused asuvad tabeli vasakpoolses veerus ja te ei kavatse teha oma andmekogumis mingeid struktuurimuudatusi (ei lisa ega kustuta veerge), võite julgelt kasutada tavalist Vlookup-valemit:

=VLOOKUP(G2, $A$2:$E$6, 5, FALSE)

Kus G2 on otsinguväärtus, A2:E6 otsingutabelis ja E on tagastussammas.

VLOOKUP MATCH

Kui töötate "muutuva" Exceli otsingutabeli abil, kus veerge saab igal ajal lisada ja kustutada, tehke oma Vlookup-valem nende muudatuste suhtes immuunseks, lisades funktsiooni Match, mis loob dünaamilise veeruviite "kõvakooditud" indeksinumbri asemel:

=VLOOKUP(F2,$A$1:$D$6, MATCH($G$1,$A$1:$D$1, 0), FALSE)

INDEX MATCH - vasakpoolne otsing

See on minu lemmikvalem, mis tegeleb hõlpsasti paremalt vasakule otsingutega ja töötab laitmatult, olenemata sellest, kui palju veerge te lisate või kustutate.

Näiteks, et otsida veergu B väärtust H2 ja tagastada vastavus veerust F, kasutage seda valemit:

=INDEX($F$2:$F$6,(MATCH(H2,$B$2:$B$6,0)))

Märkus. Kui te kavatsete kasutada Vlookup valemit rohkem kui ühes lahtris, siis peaksite alati lukustada viide otsingutabelile kasutades $-märki (absoluutne lahtriviide), nii et valem kopeeritakse korrektselt teistesse lahtritesse.

Horisontaalne otsing ridades

Horisontaalne otsing on vertikaalse otsingu "transponeeritud" versioon, mis otsib horisontaalselt paigutatud andmestikus. Teisisõnu, see otsib otsinguväärtust ühes reas ja tagastab samas positsioonis oleva väärtuse teisest reast.

Eeldades, et teie otsinguväärtus on B9, otsingutabeli B1:F5 ja soovite tagastada sobiva väärtuse realt 5, kasutage ühte järgmistest valemitest:

HLOOKUP funktsioon

Saab vaadata ainult üle kogu ülemine rida teie andmekogumis.

=HLOOKUP(B8, $B$1:$F$5, 5, FALSE)

HLOOKUP MATCH

Nagu puhas Hlookup, saab ka see valem otsida ainult kõige ülemises reas, kuid võimaldab teil kasutada ohutult sisestada või kustutada ridu otsingutabelis.

=HLOOKUP(B8, $B$1:$F$5, MATCH($A$9, $A$1:$A$5, 0), FALSE)

Kus A1:A5 on rea pealkirjad ja A9 on selle rea nimi, millest soovite vasteid tagasi saada.

INDEX MATCH

Saab vaata üles mis tahes reas ja sellel ei ole ühtegi eespool nimetatud valemite piirangut.

=INDEX($B$5:$F$5,(MATCH(B8,$B$1:$F$1,0)))

Kahemõõtmeline otsing (ridade ja veergude väärtuste alusel)

Kahemõõtmeline otsing (aka maatriksi otsing , topeltotsing või 2-suunaline otsing ) tagastab väärtuse, mis põhineb nii ridade kui ka veergude vastetel. Teisisõnu, 2-mõõtmeline otsinguvormel otsib väärtust määratud rea ja veeru ristumiskohas.

Eeldades, et teie otsingutabel on A1:E6, lahter H2 sisaldab väärtust, mis vastab ridadele, ja H3 sisaldab väärtust, mis vastab veergudele, töötavad järgmised valemid suurepäraselt:

INDEX MATCH MATCH valem :

=INDEX($A$1:$E$6, MATCH(H2,$A$1:$A$6,0), MATCH(H3,$A$1:$E$1,0))

OFFSET MATCH MATCH valem :

=OFFSET($A$1,MATCH(H2,$A$2:$A$6,0),MATCH(H3,$B$1:$E$1,0))

Lisaks eespool nimetatud valemitele on Excelis olemas veel mõned viisid maatriksi otsingu tegemiseks ja kõik üksikasjad leiate dokumendist Kuidas teha Excelis kahesuunalist otsingut.

Kolmemõõtmeline otsing

Kolmemõõtmeline otsing tähendab otsingut 3 erineva otsinguväärtuse järgi. Oletame, et allpool esitatud andmekogumis soovite otsida konkreetset aastat (H2), seejärel konkreetset nime selle aasta andmete sees (H3) ja seejärel tagastada konkreetse kuu väärtuse (H4).

Ülesannet saab täita järgmise massiivi valemiga (selle korrektseks täitmiseks vajutage Ctrl + Shift + Enter):

=INDEX($A$1:$E$12,MIN(IF((ROW($A$1:$A$12)>MATCH(H2,$A$1:$A$12,0))*($A$1:$A$12=H3),ROW($A$1:$A$12),""))),MATCH(H4,$A$1:$E$1,0)))

Mitme kriteeriumiga otsing

Selleks, et saaksime hinnata mitut kriteeriumi, peame muutma klassikalist Index Match valemit nii, et see muutuks massiivi valemiks:

Kui otsingutabeli asukoht on A1:C11, siis otsime vasteid 2 kriteeriumi järgi: otsime veerus A väärtust lahtris F1 ja veerus B väärtust lahtris F2:

=INDEX($A$1:$C$11, MATCH(1, (F1=$A$1:$A$11) * (F2=$B$1:$B$11),0), 3)

Nagu tavaliselt, vajutage Ctrl + Shift + Enter, et valemit saaks hinnata massiivi valemina.

Valemi loogika üksikasjalik selgitus on esitatud dokumendis INDEX MATCH mitme kriteeriumiga otsimiseks.

Mitme väärtuse tagastamine

Ükskõik, millist Exceli otsingufunktsiooni te kasutate (LOOKUP, VLOOKUP või HLOOKUP), saab see tagastada ainult ühe vaste. Kõikide leitud vastete saamiseks peaksite kasutama 6 erinevat funktsiooni, mis on kombineeritud massiivi valemis:

Kus:

• m on tagastusvahemiku esimese lahtri rea number miinus 1.
• n on esimese valemi lahtri rea number miinus 1.

Kui otsinguväärtus asub lahtris E2, otsinguväli A2:A11, tagastusväli B2:B11 ja esimene valemiruut real 2, siis võtab teie otsinguvormel järgmise kuju:

=IFERROR(INDEX($B$2:$B$11, SMALL(IF($E$2 =$A$2:$A$11, ROW($B$2:$B$11 )- 1,""), ROW() - 1 )),"")

Selleks, et valem tagastaks mitu vastet, sisestate selle esimesse lahtrisse (F2), vajutate Ctrl + Shift + Enter ja seejärel kopeerite valemi teistesse lahtritesse veerus.

Ülaltoodud valemi üksikasjalik selgitus ja muud viisid mitme väärtuse tagastamiseks leiate jaotisest Kuidas Vlookup mitu tulemust tagastada.

Sisestatud otsing (2 otsingutabelist)

Olukordades, kus teie põhitabelil ja otsingutabeli, millest soovite andmeid võtta, ei ole ühist veergu, võite kasutada täiendavat otsingutabeli, et luua vasteid, näiteks nii:

Et saada väärtused välja Summa veerus Lookup_table2 , kasutate järgmist valemit:

=VLOOKUP(VLOOKUP(A2, Lookup_table1!$A$1:$B$6, 2, FALSE), Lookup_table2!$A$1:$B$6, 2, FALSE)

Nagu on näidatud alloleval ekraanipildil, töötab meie sisendatud otsinguvormel suurepäraselt:

Järjestikused Vlookup'id mitmest lehest

Järjestikuste Vlookup'ide tegemiseks selle põhjal, kas eelmine otsing õnnestus või ebaõnnestus, kasutage mitme tingimuse ükshaaval hindamiseks koos VLOOKUP'idega sisseehitatud IFERROR-funktsioone:

Kui esimene Vlookup ebaõnnestub, püüab IFERROR vea kinni ja käivitab teise Vlookupi. Kui ka teine Vlookup ei leia midagi, püüab teine IFERROR vea kinni ja käivitab kolmanda Vlookupi jne. Kui kõik Vlookupid ebaõnnestuvad, tagastab viimane IFERROR "ei leitud" või mõne muu sõnumi, mida te valemile esitate.

Proovime näiteks tõmmata summa 3 erinevast lehest:

=IFERROR(VLOOKUP(B1,A6:B9,2,0), IFERROR(VLOOKUP(B1,D6:E9,2,0), IFERROR(VLOOKUP(B1,G6:H9,2,0), "Ei leitud")))

Tulemus näeb välja umbes nii:

Täiendavat teavet leiate jaotisest Kuidas kasutada Exceli sisseehitatud IFERROR-funktsioone.

Suur- ja väiketähtedega otsing

Nagu te ilmselt teate, on kõik Exceli otsingufunktsioonid oma olemuselt suur- ja väiketähtedest sõltumatud. Et sundida oma otsinguvalemit tegema vahet väiketähtede ja suurtähtede vahel, kasutage kas LOOKUP või INDEX MATCH koos funktsiooniga EXACT. Mina isiklikult valin INDEX MATCH, sest see ei nõua väärtuste sorteerimist otsingusammas nagu funktsioon LOOKUP, võib teostada nii vasakult paremale kui ka vasakult paremaleja paremalt-vasakule otsingutega ning töötab ideaalselt kõigi andmetüüpide puhul.

Kui G2 on otsinguväärtus, A - veerg, mille järgi otsitakse, ja E - veerg, millest vasted tagastatakse, siis meie suur- ja väiketunnustega otsinguvormel on järgmine:

=INDEX($E$2:$E$6, MATCH(TRUE, EXACT($A$2:$A$6,G2),0))

Kuna see on massiivi valem , vajutage kindlasti Ctrl + Shift + Enter, et see korralikult lõpule viia.

Rohkem valemite näiteid leiate jaotisest Kuidas teha Excelis suurustundlikku otsingut.

Otsi osaline stringi vaste

Otsing osalise kokkulangevuse järgi on üks Exceli kõige keerukamaid ülesandeid, mille jaoks ei ole olemas universaalset lahendust. Millise valemi kasutamine sõltub sellest, millised erinevused on teie otsinguväärtuste ja otsitava veeru väärtuste vahel. Enamasti kasutate LEFT, RIGHT või MID funktsiooni, et eraldada väärtuste ühine osa ja seejärel anda see osa funktsioonile lookup_value Vlookup-funktsiooni argumenti, nagu on tehtud järgmises valemis:

=VLOOKUP(RIGHT(D2,4), $A$2:$B$6, 2, FALSE)

Kus D2 on otsinguväärtus, A2:B6 on otsingutabel ja 2 on selle veeru indeksinumber, millest vasteid tagastatakse.

Muude võimaluste kohta osalise võrdluse otsingu teostamiseks Excelis vt Kuidas ühendada kaks töölehte osalise võrdluse abil.

Nii kasutate Excelis Lookup-funktsioone. Kui soovite selles õpetuses käsitletud valemeid lähemalt uurida, võite alla laadida meie Exceli Lookup-valemite näited.

Valemivaba viis Exceli otsingu tegemiseks

On ütlematagi selge, et Exceli otsing ei ole triviaalne ülesanne. Kui te teete esimesi samme Exceli õppimisel, võivad otsinguvormelid tunduda üsna segadusttekitavatena ja raskesti mõistetavatena. Kuid palun ärge tundke end heidutavalt, need oskused ei tule enamusele kasutajatest loomulikult!

Selleks, et algajate jaoks oleks lihtsam, oleme loonud spetsiaalse tööriista Merge Tables Wizard, mis suudab otsida, sobitada ja ühendada tabeleid ilma ühegi valemita. Lisaks pakub see mitmeid tõeliselt unikaalseid võimalusi, millest saavad kasu ka edasijõudnud Exceli kasutajad:

• Otsi järgi mitu kriteeriumi , st kasutada ühte või mitut veergu unikaalse(te)ks identifikaator(ideks).
• Ajakohastamine väärtused olemasolevates veergudes ja lisada uus veerud tabeli otsingust.
• Tagasi mitu mängu eraldi ridades. Kui seda kasutatakse koos Combine Rows Wizard'iga, võib see isegi tagastada mitu tulemust ühes lahtris, komaga või muul viisil eraldatud (näide on siin).
• Ja veel.

Töö tabelite ühendamise viisardiga on lihtne ja intuitiivne. Kõik, mida peate tegema, on:

1. Valige oma põhitabel, kuhu soovite tõmmata sobivad väärtused.
2. Valige otsingutabel, millest vasteid tõmmata.
3. Määrake üks või mitu ühist veergu.
4. Valige veerud, mida ajakohastatakse ja/või lisatakse tabeli lõppu.
5. Valikuliselt valige üks või mitu täiendavat liitmisvalikut.
6. Klõpsake Lõpeta ja sa saad kohe tulemuse!

Kui olete uudishimulik, et proovida lisavahendit oma töölehtedel, võite alla laadida meie Ultimate Suite'i prooviversiooni, mis sisaldab kõiki meie Exceli ajasäästu vahendeid (kokku üle 70 vahendi ja üle 300 funktsiooni!).

Saadaolevad allalaadimised

Exceli otsinguvalemi näited (.xlsx fail)

Ultimate Suite 14-päevane täisfunktsionaalne versioon (.exe fail)