El tutorial explica los fundamentos de la búsqueda en Excel, muestra los puntos fuertes y débiles de cada función de búsqueda de Excel y proporciona una serie de ejemplos para ayudarle a decidir qué fórmula de búsqueda es la mejor para ser utilizada en una situación particular.

Buscar un valor específico dentro de un conjunto de datos es una de las tareas más comunes en Excel. Y, sin embargo, no existe una fórmula de búsqueda "universal" adecuada para todas las situaciones. La razón es que el término "búsqueda" puede denotar una variedad de cosas diferentes: se puede buscar verticalmente en una columna, horizontalmente en una fila o en la intersección de una fila y una columna, buscar con uno o varios criterios, devolver elprimera coincidencia encontrada o coincidencias múltiples, hacer una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas o que no distinga entre mayúsculas y minúsculas, etc.

En esta página, encontrará una lista de las funciones más esenciales de Excel Lookup con ejemplos de fórmulas y tutoriales en profundidad enlazados para su referencia.

Excel Lookup - lo básico

Antes de sumergirnos en los giros arcanos de las fórmulas Lookup de Excel, definamos los términos clave para asegurarnos de que siempre estamos en la misma página.

Búsqueda - buscar un valor determinado en una tabla de datos.

Valor de búsqueda - un valor para buscar.

Valor de retorno (valor coincidente o coincidencia) - un valor en la misma posición que el valor de búsqueda pero en otra columna o fila (dependiendo de si realiza una búsqueda vertical u horizontal).

Tabla de consulta En informática, una tabla de consulta es una matriz de datos que se utiliza generalmente para asignar valores de entrada a valores de salida. En términos de este tutorial, una tabla de consulta de Excel no es más que un rango de celdas donde se busca un valor de consulta.

Mesa principal (tabla maestra): tabla en la que se extraen los valores coincidentes.

La tabla de consulta y la tabla principal pueden tener una estructura y un tamaño diferentes, pero siempre deben contener al menos un archivo identificador único común es decir, una columna o fila que contiene datos idénticos, dependiendo de si desea realizar una búsqueda vertical u horizontal.

La siguiente captura de pantalla muestra una tabla de consulta de muestra que se utilizará en muchos de los ejemplos siguientes.

Funciones de búsqueda de Excel

A continuación se ofrece un rápido resumen de las fórmulas más populares para realizar búsquedas en Excel, sus principales ventajas e inconvenientes.

Función LOOKUP

La función BUSCAR en Excel puede realizar los tipos más sencillos de búsquedas verticales y horizontales.

Pros Fácil de usar.

Contras Funcionalidad limitada, no puede trabajar con datos sin ordenar (requiere ordenar la columna/fila de búsqueda en orden ascendente).

Para más información, consulte Cómo utilizar la función LOOKUP de Excel.

Función VLOOKUP

Es una versión mejorada de la función LOOKUP especialmente diseñada para hacer búsqueda vertical en columnas.

Pros : Relativamente fácil de usar, puede trabajar con coincidencia exacta y aproximada.

Contras No puede mirar a su izquierda, deja de funcionar cuando se inserta o elimina una columna de la tabla de búsqueda, un valor de búsqueda no puede superar los 255 caracteres, requiere mucha capacidad de procesamiento en conjuntos de datos grandes.

Para obtener más información, consulte el tutorial de Excel VLOOKUP para principiantes.

Función HLOOKUP

Es un homólogo horizontal de VLOOKUP que busca un valor en la primera fila de la tabla de búsqueda y devuelve el valor en la misma posición de otra fila.

Pros : Fácil de usar, puede devolver coincidencias exactas y aproximadas.

Contras Sólo puede buscar en la fila superior de la tabla de búsqueda, se ve afectado por la inserción o eliminación de filas, un valor de búsqueda debe ser inferior a 255 caracteres.

Para obtener más información, consulte Cómo utilizar HLOOKUP en Excel.

VLOOKUP MATCH / HLOOKUP MATCH

Una referencia dinámica de columna o fila creada por MATCH hace que esta fórmula de búsqueda de Excel sea inmune a los cambios realizados en el conjunto de datos. En otras palabras, con la ayuda de MATCH, las funciones VLOOKUP y HLOOKUP pueden devolver valores correctos sin importar cuántas columnas o filas se hayan insertado o eliminado de una tabla de búsqueda.

Fórmula de búsqueda vertical

Fórmula de búsqueda horizontal

Pros Una mejora sobre las fórmulas regulares Hlookup y Vlookup inmune a la inserción o eliminación de datos.

Contras No muy flexible, requiere una estructura de datos específica (el valor de búsqueda suministrado a la función MATCH debe ser exactamente igual al nombre de la columna de retorno), no puede trabajar con valores de búsqueda superiores a 255 caracteres.

Para más información y ejemplos de fórmulas, consulte:

• Excel Vlookup y Match
• Excel Hlookup y Match

OFFSET MATCH

Una fórmula de búsqueda más compleja pero más potente, libre de muchas limitaciones de Vlookup y Hlookup.

Fórmula para V-Lookup

Dónde:

• n - es el desplazamiento de la columna de búsqueda, es decir, el número de columnas que hay que desplazar desde el punto inicial hasta la columna de búsqueda.
• m - es el desplazamiento de la columna de retorno, es decir, el número de columnas que hay que desplazar desde el punto inicial hasta la columna de retorno.

Fórmula para la búsqueda H

Dónde:

• n - es el desplazamiento de la fila de búsqueda, es decir, el número de filas que hay que desplazar desde el punto inicial hasta la fila de búsqueda.
• m - es el desplazamiento de la fila de retorno, es decir, el número de filas que hay que desplazar desde el punto inicial hasta la fila de retorno.

Fórmula de búsqueda de matrices (por fila y columna)

Tenga en cuenta que se trata de una fórmula de matriz, que se introduce pulsando las teclas Ctrl + Mayús + Intro al mismo tiempo.

Pros Permite realizar un Vlookup del lado izquierdo, un Hlookup superior y un lookup bidireccional (por valores de columna y fila), sin verse afectado por cambios en el conjunto de datos.

Contras Sintaxis compleja y difícil de recordar.

Para obtener más información y ejemplos de fórmulas, consulte: Uso de la función OFFSET en Excel

INDEX MATCH

Es la mejor manera de hacer búsquedas verticales u horizontales en Excel que puede reemplazar la mayoría de las fórmulas anteriores. La fórmula Index Match es mi preferencia personal y la uso para casi todas mis búsquedas en Excel.

Fórmula para V-Lookup

Fórmula para la búsqueda H

Fórmula de búsqueda de matrices

Una extensión de la fórmula clásica Index Match para devolver un valor en la intersección de una columna y una fila específicas:

Contras Sólo una: tienes que recordar la sintaxis de la fórmula.

Pros La fórmula de búsqueda más versátil de Excel, superior a las funciones Vlookup, Hlookup y Lookup en muchos aspectos:

• Puede hacer búsquedas por la izquierda y por arriba.
• Permite ampliar o reducir de forma segura la tabla de consulta insertando o eliminando columnas y filas.
• No hay límite para el tamaño del valor de búsqueda.
• Funciona más rápido. Dado que una fórmula de Coincidencia de índice hace referencia a columnas o filas en lugar de a una tabla completa, requiere menos potencia de procesamiento y no ralentizará su Excel.

Para más información, consulte:

• INDEX MATCH como mejor alternativa a VLOOKUP
• INDEX MATCH Fórmula de búsqueda bidimensional

Tabla comparativa de Excel Lookup

Como puede ver, no todas las fórmulas de búsqueda de Excel son equivalentes, algunas pueden manejar un número de búsquedas diferentes, mientras que otras sólo pueden utilizarse en una situación específica. La tabla siguiente describe las capacidades de cada fórmula de búsqueda en Excel.

Ejemplos de fórmulas de búsqueda en Excel

El primer paso para decidir qué fórmula utilizar en una situación concreta es determinar qué tipo de búsqueda desea realizar. A continuación encontrará ejemplos de fórmulas para los tipos de búsqueda más habituales:

Búsqueda vertical en columnas

Una búsqueda vertical o Vlookup es el proceso de encontrar un valor de búsqueda en una columna y devolver un valor en la misma fila de otra columna. Vlookup en Excel se puede hacer en una variedad de maneras, incluyendo:

Función VLOOKUP

Si los valores de búsqueda se encuentran en la columna izquierda de la tabla y no tiene previsto realizar ningún cambio estructural en el conjunto de datos (ni añadir ni eliminar columnas), puede utilizar con seguridad una fórmula Vlookup normal:

=VLOOKUP(G2, $A$2:$E$6, 5, FALSE)

Donde G2 es el valor de búsqueda, A2:E6 en la tabla de búsqueda, y E es la columna de retorno.

VLOOKUP MATCH

Si está trabajando con una tabla de consulta de Excel "variable" en la que se pueden insertar y eliminar columnas en cualquier momento, haga que su fórmula Vlookup sea inmune a esos cambios incrustando la función Coincidir que crea una referencia de columna dinámica en lugar de un número de índice "codificado":

=VLOOKUP(F2,$A$1:$D$6, MATCH($G$1,$A$1:$D$1, 0), FALSE)

INDEX MATCH - Búsqueda izquierda

Es mi fórmula favorita que maneja búsquedas de derecha a izquierda con facilidad y funciona impecablemente sin importar cuántas columnas agregue o elimine.

Por ejemplo, para buscar en la columna B el valor de H2 y devolver una coincidencia de la columna F, utilice esta fórmula:

=INDEX($F$2:$F$6,(MATCH(H2,$B$2:$B$6,0))

Nota: si va a utilizar una fórmula Vlookup en más de una celda, siempre debe bloquear la referencia de la tabla de consulta utilizando el signo $ (referencia de celda absoluta), para que la fórmula se copie correctamente en otras celdas.

Búsqueda horizontal en filas

Una búsqueda horizontal es una versión "transpuesta" de la búsqueda vertical que busca en un conjunto de datos dispuestos horizontalmente. En otras palabras, busca el valor de búsqueda en una fila y devuelve un valor en la misma posición de otra fila.

Suponiendo que su valor de búsqueda está en B9, la tabla de búsqueda es B1:F5, y desea devolver un valor coincidente de la fila 5, utilice una de las siguientes fórmulas:

Función HLOOKUP

Puede mirar hacia arriba sólo a través del fila superior en su conjunto de datos.

=HLOOKUP(B8, $B$1:$F$5, 5, FALSE)

COMPARACIÓN HLOOKUP

Al igual que Hlookup puro, esta fórmula sólo puede buscar en la fila superior, pero le permite insertar o eliminar filas de forma segura en la tabla de consulta.

=HLOOKUP(B8, $B$1:$F$5, MATCH($A$9, $A$1:$A$5, 0), FALSE)

Donde A1:A5 son las cabeceras de las filas y A9 es el nombre de la fila de la que desea obtener coincidencias.

INDEX MATCH

Puede buscar en cualquier fila y no tiene ninguna de las limitaciones de las fórmulas anteriores.

=INDEX($B$5:$F$5,(MATCH(B8,$B$1:$F$1,0))

Búsqueda bidimensional (basada en valores de fila y columna)

Búsqueda bidimensional (también conocida como búsqueda de matrices , búsqueda doble o Búsqueda bidireccional ) devuelve un valor basado en coincidencias tanto en filas como en columnas. En otras palabras, una fórmula de búsqueda bidimensional busca un valor en la intersección de una fila y una columna especificadas.

Suponiendo que tu tabla de consulta sea A1:E6, que la celda H2 contenga el valor a comparar en las filas y que H3 contenga el valor a comparar en las columnas, las siguientes fórmulas funcionarán a las mil maravillas:

Fórmula INDEX MATCH MATCH :

=INDEX($A$1:$E$6, MATCH(H2,$A$1:$A$6,0), MATCH(H3,$A$1:$E$1,0))

fórmula OFFSET MATCH MATCH :

=OFFSET($A$1,MATCH(H2,$A$2:$A$6,0),MATCH(H3,$B$1:$E$1,0))

Aparte de las fórmulas anteriores, existen otras formas de realizar búsquedas matriciales en Excel, y puedes encontrar todos los detalles en Cómo realizar búsquedas bidireccionales en Excel.

Búsqueda tridimensional

Búsqueda tridimensional significa buscar por 3 valores de búsqueda diferentes. En el siguiente conjunto de datos, supongamos que desea buscar un año específico (H2), luego un nombre específico dentro de los datos de ese año (H3), y luego devolver un valor para un mes específico (H4).

La tarea se puede realizar con la siguiente fórmula de matriz (por favor, recuerde pulsar Ctrl + Mayús + Intro para completarla correctamente):

=INDEX($A$1:$E$12,MIN(IF((ROW($A$1:$A$12)>MATCH(H2,$A$1:$A$12,0))*($A$1:$A$12=H3),ROW($A$1:$A$12),"")),MATCH(H4,$A$1:$E$1,0))

Búsqueda con múltiples criterios

Para poder evaluar múltiples criterios, tendremos que modificar la fórmula clásica Index Match para que se convierta en una fórmula de matriz:

Con la tabla de búsqueda situada en A1:C11, busquemos una coincidencia mediante 2 criterios: busquemos en la columna A un valor en la celda F1, y en la columna B un valor en la celda F2:

=INDEX($A$1:$C$11, MATCH(1, (F1=$A$1:$A$11) * (F2=$B$1:$B$11),0), 3)

Como de costumbre, pulse Ctrl + Mayús + Intro para que la fórmula se evalúe como una fórmula de matriz.

Para obtener una explicación detallada de la lógica de la fórmula, consulte INDEX MATCH para buscar con varios criterios.

Búsqueda para devolver varios valores

Cualquiera que sea la función de búsqueda de Excel que utilice (LOOKUP, VLOOKUP o HLOOKUP), sólo puede devolver una única coincidencia. Para obtener todas las coincidencias encontradas, tendría que emplear 6 funciones diferentes combinadas en una fórmula de matriz:

Dónde:

• m es el número de fila de la primera celda del rango de retorno menos 1.
• n es el número de fila de la primera celda de la fórmula menos 1.

Con el valor de búsqueda situado en la celda E2, el rango de búsqueda en A2:A11, el rango de retorno en B2:B11, y la primera celda de fórmula en la fila 2, tu fórmula de búsqueda toma la siguiente forma:

=IFERROR(INDEX($B$2:$B$11, SMALL(IF($E$2 =$A$2:$A$11, ROW($B$2:$B$11 )- 1,""), ROW() - 1 )),"")

Para que la fórmula devuelva varias coincidencias, debe introducirla en la primera celda (F2), pulsar Ctrl + Mayús + Intro y, a continuación, copiar la fórmula en otras celdas de la columna.

Para obtener una explicación detallada de la fórmula anterior y otras formas de devolver múltiples valores, consulte Cómo utilizar Vlookup para devolver múltiples resultados.

Búsqueda anidada (a partir de 2 tablas de búsqueda)

En situaciones en las que su tabla principal y la tabla de consulta de la que desea extraer datos no tienen una columna común, puede utilizar una tabla de consulta adicional para establecer coincidencias, de la siguiente manera:

Para recuperar los valores del Importe columna en Tabla_de_consulta2 se utiliza la siguiente fórmula:

=VLOOKUP(VLOOKUP(A2, Tabla_consulta1!$A$1:$B$6, 2, FALSE), Tabla_consulta2!$A$1:$B$6, 2, FALSE)

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, nuestra fórmula de búsqueda anidada funciona perfectamente:

Vlookups secuenciales a partir de varias hojas

Para realizar Vlookups secuenciales basados en si una búsqueda anterior tuvo éxito o falló, utilice funciones IFERROR anidadas junto con VLOOKUPs para evaluar múltiples condiciones una por una:

Si el primer Vlookup falla, IFERROR atrapa el error y ejecuta otro Vlookup. Si el segundo Vlookup tampoco encuentra nada, el segundo IFERROR atrapa el error y ejecuta el tercer Vlookup, y así sucesivamente. Si todos los Vlookups fallan, el último IFERROR devuelve "no encontrado" o cualquier otro mensaje que usted suministre a la fórmula.

Como ejemplo, intentemos extraer el importe de 3 hojas diferentes:

=IFERROR(VLOOKUP(B1,A6:B9,2,0), IFERROR(VLOOKUP(B1,D6:E9,2,0), IFERROR(VLOOKUP(B1,G6:H9,2,0), "No encontrado"))

El resultado será algo parecido a esto:

Para obtener más información, consulte Cómo utilizar funciones IFERROR anidadas en Excel.

Búsqueda sensible a mayúsculas y minúsculas

Como probablemente sepa, todas las funciones de búsqueda de Excel no distinguen mayúsculas de minúsculas por naturaleza. Para forzar su fórmula de búsqueda a distinguir entre texto en minúsculas y en mayúsculas, utilice LOOKUP o INDEX MATCH en combinación con la función EXACT. Yo personalmente opto por INDEX MATCH porque no requiere ordenar los valores en la columna de búsqueda como lo hace la función LOOKUP, puede realizar tanto de izquierda a derecha como de izquierda a derecha.y búsquedas de derecha a izquierda, y funciona perfectamente para todos los tipos de datos.

Con G2 como valor de búsqueda, A como columna de búsqueda y E como columna de retorno de las coincidencias, nuestra fórmula de búsqueda sensible a mayúsculas/minúsculas es la siguiente:

=INDEX($E$2:$E$6, MATCH(TRUE, EXACT($A$2:$A$6,G2),0))

Dado que es un fórmula de matriz Asegúrese de pulsar Ctrl + Mayús + Intro para completarlo correctamente.

Para ver más ejemplos de fórmulas, consulte Cómo realizar búsquedas con distinción entre mayúsculas y minúsculas en Excel.

Búsqueda de coincidencias parciales de cadenas

La búsqueda por coincidencia parcial es una de las tareas más complejas de Excel, para la que no existe una solución universal. La fórmula que se utilice dependerá del tipo de diferencias que existan entre los valores de búsqueda y los valores de la columna en la que se desea buscar. En la mayoría de los casos, se utilizará la función IZQUIERDA, DERECHA o MEDIA para extraer la parte común de los valores y, a continuación, suministrar dicha parte a la función buscar_valor de la función Vlookup como se hace en la siguiente fórmula:

=VLOOKUP(RIGHT(D2,4), $A$2:$B$6, 2, FALSE)

Donde D2 es el valor de búsqueda, A2:B6 es la tabla de búsqueda y 2 en el número de índice de la columna desde la que devolver las coincidencias.

Para conocer otras formas de realizar una búsqueda de coincidencias parciales en Excel, consulte Cómo combinar dos hojas de cálculo mediante coincidencias parciales.

Así es como se utilizan las funciones de Búsqueda en Excel. Para echar un vistazo más de cerca a las fórmulas discutidas en este tutorial, le invitamos a descargar nuestros ejemplos de fórmulas de Búsqueda en Excel.

Búsqueda sin fórmulas en Excel

No hace falta decir que la búsqueda en Excel no es una tarea trivial. Si estás dando tus primeros pasos en el aprendizaje del reino de Excel, las fórmulas de búsqueda pueden parecer bastante confusas y difíciles de entender. Pero, por favor, no te sientas desanimado, ¡estas habilidades no son naturales para la mayoría de los usuarios!

Para facilitar las cosas a los principiantes, hemos creado una herramienta especial, el Asistente para combinar tablas, que puede buscar, emparejar y combinar tablas sin una sola fórmula. Además, ofrece una serie de opciones realmente únicas de las que pueden beneficiarse incluso los usuarios avanzados de Excel:

• Búsqueda por criterios múltiples es decir, utilizar una o varias columnas como identificador(es) único(s).
• Actualización valores en columnas existentes y añadir nuevo columnas de la tabla de consulta.
• Devolución varias coincidencias Cuando se utiliza en combinación con el Asistente para combinar filas, puede incluso devolver varios resultados en una sola celda, separados por comas o de otro modo (puede encontrar un ejemplo aquí).
• Y mucho más.

Trabajar con el Asistente para combinar tablas es fácil e intuitivo. Todo lo que tienes que hacer es:

1. Seleccione la tabla principal de la que desea extraer los valores coincidentes.
2. Seleccione la tabla de consulta de la que extraer las coincidencias.
3. Definir una o varias columnas comunes.
4. Elija las columnas que desea actualizar o añadir al final de la tabla.
5. Opcionalmente, seleccione una o más opciones de fusión adicionales.
6. Haga clic en Acabado ¡y tendrás un resultado en un momento!

Si tiene curiosidad por probar el complemento en sus propias hojas de cálculo, puede descargar una versión de prueba de nuestra Ultimate Suite, que incluye todas nuestras herramientas de ahorro de tiempo para Excel (en total, más de 70 herramientas y más de 300 funciones).

Descargas disponibles

Ejemplos de fórmulas de búsqueda en Excel (archivo .xlsx)

Ultimate Suite 14 días versión totalmente funcional (archivo .exe)