I handledningen förklaras hur du tar bort blanksteg i Excel med hjälp av formler och verktyget Text Toolkit. Du lär dig hur du tar bort inledande och avslutande blanksteg i en cell, tar bort extra blanksteg mellan ord, tar bort icke-avbrytande vitrymder och tecken som inte skrivs ut.

Vad är det största problemet med mellanslag? De är ofta osynliga för det mänskliga ögat. En uppmärksam användare kan ibland se ett inledande mellanslag som gömmer sig före texten eller några extra mellanslag mellan orden. Men det finns inget sätt att upptäcka efterföljande mellanslag, de som inte syns i slutet av cellerna.

Det skulle inte vara något större problem om extra mellanslag bara låg omkring, men de ställer till det för dina formler. Poängen är att två celler som innehåller samma text med och utan mellanslag, även om det är så lite som ett enda mellanslag, betraktas som olika värden. Så du kanske försöker lista ut varför en uppenbarligen korrekt formel inte kan matcha två till synes identiska poster.

Nu när du är medveten om problemet är det dags att hitta en lösning. Det finns flera sätt att ta bort mellanslag från strängar, och den här handledningen hjälper dig att välja den teknik som passar bäst för just din uppgift och den datatyp du arbetar med.

Hur du tar bort tomma utrymmen i Excel - ledande, efterföljande, mellan ord

Om din datamängd innehåller överflödiga mellanslag kan Excel-funktionen TRIM hjälpa dig att ta bort alla mellanslag i ett svep - ledande, efterföljande och flera mellanslag mellan mellanslag, med undantag för ett enda mellanslag mellan ord.

En vanlig TRIM-formel är så här enkel:

=TRIM(A2)

Där A2 är den cell som du vill ta bort mellanslag från.

Som framgår av följande skärmdump har Excel-formeln TRIM lyckats eliminera alla mellanslag före och efter texten och även mellanslag i mitten av en sträng.

Nu behöver du bara ersätta värdena i den ursprungliga kolumnen med de trimmade värdena. Det enklaste sättet att göra detta är att använda Klistra in speciellt > Värden Du hittar detaljerade instruktioner här: Hur du kopierar värden i Excel.

Dessutom kan du använda Excel-funktionen TRIM för att ta bort endast ledande mellanslag Formelexemplet finns här: Hur man trimmar främre mellanslag i Excel (Left Trim).

Hur man tar bort radbrytningar och tecken som inte skrivs ut

När du importerar data från externa källor är det inte bara extra mellanslag som följer med, utan även olika tecken som inte skrivs ut, t.ex. vagnretur, radmatning, vertikal eller horisontell tabulering osv.

TRIM-funktionen kan ta bort vita mellanslag, men den kan inte ta bort tecken som inte skrivs ut. Tekniskt sett är Excel TRIM utformad för att endast ta bort värde 32 i 7-bitars ASCII-systemet, vilket är mellanslagstecknet.

Om du vill ta bort mellanslag och tecken som inte skrivs ut i en sträng använder du TRIM i kombination med CLEAN-funktionen. Som namnet antyder är CLEAN avsedd för att rensa data, och den kan ta bort alla de 32 första tecknen som inte skrivs ut i den 7-bitariga ASCII-uppsättningen (värden 0 till 31), inklusive radbrytning (värde 10).

Om vi antar att de data som ska rensas finns i cell A2 är formeln följande:

=TRIM(CLEAN(A2))

Om formeln Trimma/Rensa sammanfogar innehållet på flera rader utan mellanslag kan du åtgärda detta med hjälp av en av dessa tekniker:

• Använd funktionen "Ersätt alla" i Excel: i rutan "Hitta vad" skriver du in en vagnretur genom att trycka på genvägen Ctrl+J och i rutan "Ersätt med" skriver du in ett mellanslag. Ersätt alla byter ut alla radbrytningar i det valda intervallet mot mellanslag.
• Använd följande formel för att ersätta tecken för Carriage Return (värde 13) och Line Feed (värde 10) med mellanslag:

  =SUBSTITUT(SUBSTITUT(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " "")

Mer information finns i avsnittet Hur du tar bort vändtecken (radbrytningar) i Excel.

Hur du tar bort icke-avbrytande mellanslag i Excel

Om det efter att du har använt TRIM & CLEAN-formeln fortfarande finns några envisa mellanslag kvar, är det troligt att du har kopierat/klistrat in data från någonstans och att några mellanslag utan brytning har smugit sig in.

Om du vill bli av med blankstegsutrymmen (html-tecken ), ersätta dem med vanliga mellanslag och sedan låta TRIM-funktionen ta bort dem:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

För att bättre förstå logiken ska vi dela upp formeln:

• Ett icke-avbrytande tecken har värdet 160 i 7-bitars ASCII-systemet, så du kan definiera det med formeln CHAR(160).
• Funktionen SUBSTITUTE används för att omvandla icke-avbrytande mellanslag till vanliga mellanslag.
• Slutligen bäddar du in SUBSTITUTE-angivelsen i TRIM-funktionen för att ta bort de konverterade mellanslagarna.

Om arbetsbladet också innehåller tecken som inte skrivs ut kan du använda funktionen CLEAN tillsammans med TRIM och SUBSTITUTE för att bli av med mellanslag och oönskade symboler i ett enda svep:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," "))))

Följande skärmdump visar skillnaden:

Hur man raderar ett visst icke-utskriftstecken

Om de tre funktioner som diskuterades i exemplet ovan (TRIM, CLEAN och SUBSTITUTE) inte kunde eliminera mellanslag eller icke-utskrivande tecken i ditt ark, betyder det att dessa tecken har andra ASCII-värden än 0 till 32 (icke-utskrivande tecken) eller 160 (icke-avbrytande mellanslag).

I det här fallet använder du funktionen CODE för att identifiera teckenvärdet och använder sedan SUBSTITUTE för att ersätta det med ett vanligt mellanslag och TRIM för att ta bort mellanslaget.

Om du antar att de mellanslag eller andra oönskade tecken som du vill bli av med finns i cell A2 skriver du två formler:

1. I cell B2 ska du upptäcka det problematiska teckenvärdet genom att använda någon av följande CODE-funktioner:
   • Ledande mellanslag eller icke-utskriftstecken i början av strängen:

     =KOD(VÄNSTER(A2,1))

   • Spalt eller ett tecken som inte skrivs ut i slutet av strängen:

     =KOD(HÖGER(A2,1))

   • Utrymme eller icke-utskriftstecken i mitten av strängen, där n är positionen för det problematiska tecknet:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   I det här exemplet har vi ett okänt icke-skriftligt tecken i mitten av texten, i fjärde positionen, och vi tar reda på dess värde med den här formeln:

   =KOD(MID(A2,4,1))

   Funktionen CODE returnerar värdet 127 (se skärmbilden nedan).

2. I cell C2 ersätter du CHAR(127) med ett vanligt mellanslag (" ") och trimmar sedan mellanslaget:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

Resultatet bör se ut ungefär så här:

Om dina data innehåller några olika tecken som inte skrivs ut samt mellanslag som inte är brytningsbara, kan du bädda in två eller flera SUBSTITUTE-funktioner för att ta bort alla oönskade teckenkoder åt gången:

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " "))))

Hur man tar bort alla mellanslag i Excel

I vissa situationer kan du vilja ta bort alla vitrymder i en cell, inklusive enskilda mellanslag mellan ord eller siffror. Till exempel när du har importerat en numerisk kolumn där mellanslag används som tusentalsavgränsare, vilket gör det lättare att läsa stora siffror, men hindrar dina formler från att beräknas.

Om du vill radera alla mellanslag i ett svep använder du SUBSTITUTE som förklaras i föregående exempel, med den enda skillnaden att du ersätter det mellanslag som CHAR(32) returnerar med ingenting ("""):

=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")

Eller så kan du helt enkelt skriva in mellanslag (" ") i formeln, så här:

= SUBSTITUT(A2," ","","")

Därefter ersätter du formlerna med värden så att siffrorna beräknas korrekt.

Hur man räknar mellanslag i Excel

Innan du tar bort mellanslag från en viss cell kan du vara nyfiken på hur många mellanslag som faktiskt finns där.

Om du vill få fram det totala antalet mellanslag i en cell gör du så här:

• Beräkna hela strängens längd med hjälp av LEN-funktionen: LEN(A2)
• Ersätt alla mellanslag med ingenting: SUBSTITUTE(A2," ","")
• Beräkna längden på strängen utan mellanslag: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Subtrahera den "rymdfria" stränglängden från den totala längden.

Om vi antar att den ursprungliga textsträngen finns i cell A2, ser den fullständiga formeln ut på följande sätt:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUT(A2," ","",""))

För att ta reda på hur många extra utrymmen finns i cellen, ta fram textlängden utan extra mellanslag och subtrahera den sedan från den totala stränglängden:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Följande skärmdump visar hur båda formlerna fungerar:

Nu när du vet hur många mellanslag som finns i varje cell kan du ta bort extra mellanslag med formeln TRIM.

Formelfritt sätt att ta bort mellanslag och rensa data

Som du redan vet kan många extra mellanslag och andra ovälkomna tecken ligga obemärkt i dina ark, särskilt om du importerar data från externa källor. Du vet också hur du tar bort mellanslag i Excel med en formel. Att lära sig en handfull formler är förstås en bra övning för att skärpa dina kunskaper, men det kan vara tidskrävande.

Excel-användare som värdesätter sin tid och uppskattar bekvämlighet kan dra nytta av textverktygen som ingår i vår Ultimate Suite for Excel. Ett av dessa praktiska verktyg gör det möjligt att ta bort mellanslag och tecken som inte skrivs ut med ett knapptryck.

När Ultimate Suite är installerad lägger Ultimate Suite till flera användbara knappar till Excel-bandet, t.ex. Trimmarnas utrymmen , Ta bort tecken , Konvertera text , Tydlig formatering , och några till.

Närhelst du vill ta bort tomma utrymmen i dina Excel-ark kan du utföra de här fyra snabba stegen:

1. Markera de celler (intervall, hela kolumnen eller raden) där du vill ta bort extra mellanslag.
2. Klicka på Trimmarnas utrymmen på knappen på Uppgifter om Ablebits fliken.
3. Välj ett eller flera alternativ:
   • Ta bort ledande och efterföljande utrymmen
   • Trim extra mellanrum mellan ord till en
   • Ta bort icke-brytande utrymmen ( )
4. Klicka på Trim knapp.

Alla extra mellanslag raderas med ett enda klick.

Så här kan du snabbt ta bort mellanslag i Excel-celler. Om du är nyfiken på att utforska andra funktioner är du välkommen att ladda ner en utvärderingsversion av Ultimate Suite. Jag tackar dig för att du läste och ser fram emot att se dig på vår blogg nästa vecka!