Tutorial menerangkan cara mengalih keluar ruang kosong dalam Excel menggunakan formula dan alat Text Toolkit. Anda akan belajar cara memadamkan ruang hadapan dan belakang dalam sel, menghapuskan ruang tambahan antara perkataan, menyingkirkan ruang putih yang tidak pecah dan aksara tidak mencetak.

Apakah masalah terbesar dengan ruang? Mereka sering tidak dapat dilihat oleh mata manusia. Pengguna yang prihatin sekali-sekala boleh menangkap ruang utama yang bersembunyi sebelum teks atau beberapa ruang tambahan di antara perkataan. Tetapi tiada cara untuk mengesan ruang di belakang, ruang yang tidak kelihatan di hujung sel.

Tidak menjadi masalah jika ruang tambahan hanya terletak di sekeliling, tetapi ia mengacaukan anda formula. Intinya ialah dua sel yang mengandungi teks yang sama dengan dan tanpa ruang, walaupun ia sekecil aksara ruang tunggal, dianggap nilai yang berbeza. Oleh itu, anda mungkin memeningkan otak anda untuk mencari tahu mengapa formula yang jelas betul tidak dapat memadankan dua entri yang kelihatan sama.

Sekarang anda menyedari sepenuhnya masalah itu, tiba masanya untuk bekerja keluar penyelesaian. Terdapat beberapa cara untuk mengalih keluar ruang daripada rentetan dan tutorial ini akan membantu anda memilih teknik yang paling sesuai untuk tugasan tertentu anda dan jenis data yang anda gunakan.

Cara mengalih keluar kosong ruang dalam Excel - mendahului, mengekori, antara perkataan

Jika set data anda mengandungi ruang yang berlebihan, ExcelFungsi TRIM boleh membantu anda memadamkan kesemuanya sekali gus - mendahului, mengekor dan berbilang ruang di antara, kecuali satu aksara ruang antara perkataan.

Formula TRIM biasa adalah semudah ini:

=TRIM(A2)

Di mana A2 ialah sel yang anda mahu padamkan ruang daripadanya.

Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin berikut, formula Excel TRIM berjaya menghapuskan semua ruang sebelum dan selepas teks juga sebagai ruang berturut-turut di tengah rentetan.

Dan kini, anda hanya perlu menggantikan nilai dalam lajur asal dengan nilai yang dipangkas. Cara paling mudah untuk melakukan ini ialah menggunakan Tampal Khas > Nilai , arahan terperinci boleh didapati di sini: Cara menyalin nilai dalam Excel.

Selain itu, anda boleh menggunakan fungsi Excel TRIM untuk mengalih keluar ruang utama sahaja , memastikan semua ruang di tengah rentetan teks tetap utuh. Contoh formula ada di sini: Cara memangkas ruang hadapan dalam Excel (Pangkas Kiri).

Cara memadam pemisah baris dan aksara tidak mencetak

Apabila anda mengimport data daripada sumber luaran, ia bukan sahaja tambahan ruang yang disertakan, tetapi juga pelbagai aksara bukan pencetakan seperti carriage return, suapan baris, tab menegak atau mendatar, dsb.

Fungsi TRIM boleh menyingkirkan ruang putih, tetapi ia tidak boleh menghapuskan aksara bukan pencetakan . Secara teknikal, Excel TRIM direka untuk hanya memadam nilai 32 dalam sistem ASCII 7-bit, iaitu ruangaksara.

Untuk mengalih keluar ruang dan aksara bukan mencetak dalam rentetan, gunakan TRIM dalam kombinasi dengan fungsi CLEAN. Seperti yang dicadangkan oleh namanya, CLEAN bertujuan untuk membersihkan data, dan ia boleh memadam mana-mana dan semua 32 aksara bukan pencetakan pertama dalam set ASCII 7-bit (nilai 0 hingga 31) termasuk pemutus baris ( nilai 10).

Dengan mengandaikan data yang akan dibersihkan berada dalam sel A2, formulanya adalah seperti berikut:

=TRIM(CLEAN(A2))

Jika Trim/ Formula bersih menggabungkan kandungan berbilang baris tanpa ruang, anda boleh membetulkannya dengan menggunakan salah satu teknik ini:

• Gunakan ciri "Ganti Semua" Excel: dalam kotak "Cari apa", masukkan pemulangan pengangkutan dengan menekan pintasan Ctrl+J; dan dalam kotak "Ganti dengan", taip ruang. Mengklik butang Ganti Semua akan menukar semua pemisah baris dalam julat yang dipilih untuk ruang.
• Gunakan formula berikut untuk menggantikan aksara Carriage Return (nilai 13) dan Suapan Baris (nilai 10) dengan spaces:

  =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")

Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat Cara mengalih keluar carriage returns (line break) dalam Excel.

Cara untuk mengalih keluar ruang tidak pecah dalam Excel

Jika selepas menggunakan TRIM & Formula CLEAN beberapa ruang degil masih ada, kemungkinan besar anda menyalin/menampal data dari suatu tempat dan beberapa ruang tidak pecah menyelinap masuk.

Untuk menghilangkan ruang tidak pecah (aksara html ), gantikannya dengan biasaruang, dan kemudian minta fungsi TRIM mengalih keluarnya:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

Untuk lebih memahami logik, mari kita pecahkan formula:

• Watak yang tidak pecah mempunyai nilai 160 dalam sistem ASCII 7-bit, jadi anda boleh mentakrifkannya dengan menggunakan formula CHAR(160).
• Fungsi SUBSTITUTE digunakan untuk menukar ruang tidak pecah menjadi ruang biasa.
• Dan akhirnya, anda membenamkan pernyataan SUBSTITUTE ke dalam fungsi TRIM untuk mengalih keluar ruang yang ditukar.

Jika lembaran kerja anda juga mengandungi aksara bukan cetakan, gunakan fungsi CLEAN bersama TRIM dan SUBSTITUTE untuk mendapatkan hilangkan ruang dan simbol yang tidak diingini dalam satu masa:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," "))))

Tangkapan skrin berikut menunjukkan perbezaan:

Cara memadam bukan- mencetak aksara

Jika penghubung 3 fungsi yang dibincangkan dalam contoh di atas (TRIM, CLEAN dan SUBSTITUTE) tidak dapat menghapuskan ruang atau aksara bukan cetakan dalam helaian anda, ini bermakna aksara tersebut mempunyai nilai ASCII selain daripada 0 hingga 3 2 (aksara bukan cetakan) atau 160 (ruang tidak pecah).

Dalam kes ini, gunakan fungsi KOD untuk mengenal pasti nilai aksara, kemudian gunakan SUBSTITUTE untuk menggantikannya dengan ruang biasa dan TRIM untuk alih keluar ruang.

Dengan mengandaikan ruang atau aksara lain yang tidak diingini yang ingin anda buang berada dalam sel A2, anda menulis 2 formula:

1. Dalam sel B2, kesan yang bermasalahnilai aksara dengan menggunakan salah satu fungsi KOD berikut:
   • Ruang pendahuluan atau aksara bukan cetakan pada permulaan rentetan:

     =CODE(LEFT(A2,1))

   • Ruang jejak atau bukan cetakan aksara pada penghujung rentetan:

     =CODE(RIGHT(A2,1))

   • Ruang atau aksara tidak mencetak di tengah rentetan, dengan n ialah kedudukan aksara bermasalah:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   Dalam contoh ini, kami mempunyai beberapa aksara bukan cetakan yang tidak diketahui di tengah-tengah teks, di kedudukan ke-4 dan kami mengetahui nilainya dengan formula ini:

   =CODE(MID(A2,4,1))

   Fungsi KOD mengembalikan nilai 127 (sila lihat tangkapan skrin di bawah).

2. Dalam sel C2, anda menggantikan CHAR(127) dengan ruang biasa (" "), dan kemudian memangkas ruang itu:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

Hasilnya sepatutnya kelihatan seperti ini:

Jika data anda mengandungi beberapa aksara bukan pencetak yang berbeza serta ruang tidak pecah, anda boleh menyarangkan dua atau lebih fungsi SUBSTITUTE untuk dialih keluar semua kod aksara yang tidak diingini pada satu masa:

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " ")))

Cara untuk mengalih keluar semua ruang dalam Excel

Dalam sesetengah situasi, anda mungkin mahu mengalih keluar sepenuhnya semua ruang putih dalam sel, termasuk ruang tunggal antara perkataan atau nombor. Contohnya, apabila anda telah mengimport lajur berangka dengan ruang digunakan sebagai beribu-ribu pemisah, yang memudahkan anda membaca nombor besar, tetapi menghalang formula anda daripada mengira.

Untuk memadamkan semua ruangsekali gus, gunakan SUBSTITUTE seperti yang dijelaskan dalam contoh sebelumnya, dengan satu-satunya perbezaan ialah anda menggantikan aksara ruang yang dikembalikan oleh CHAR(32) tanpa apa-apa (""):

=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")

Atau , anda hanya boleh menaip ruang (" ") dalam formula, seperti ini:

=SUBSTITUTE(A2," ","")

Selepas itu, gantikan formula dengan nilai dan nombor anda akan mengira dengan betul .

Cara mengira ruang dalam Excel

Sebelum mengalih keluar ruang daripada sel tertentu, anda mungkin ingin tahu berapa banyak ruang itu sebenarnya ada.

Untuk mendapatkan jumlah kiraan ruang dalam sel, lakukan perkara berikut:

• Kira keseluruhan panjang rentetan menggunakan fungsi LEN: LEN(A2)
• Ganti semua ruang dengan apa-apa: SUBSTITUTE(A2 ," ","")
• Hitung panjang rentetan tanpa ruang: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Tolak panjang rentetan "bebas ruang" daripada jumlah panjang.

Dengan mengandaikan rentetan teks asal berada dalam sel A2, formula lengkap adalah seperti berikut:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Untuk mengetahui bilangan samb ra spaces berada dalam sel, dapatkan panjang teks tanpa ruang tambahan dan kemudian tolakkannya daripada jumlah panjang rentetan:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Tangkapan skrin berikut menunjukkan kedua-dua formula dalam tindakan:

Sekarang anda tahu berapa banyak ruang yang terkandung dalam setiap sel, anda boleh memadamkan ruang tambahan dengan selamat menggunakan formula TRIM.

Cara bebas formula untuk mengalih keluar ruang dan membersihkan data

Seperti yang anda sudah sediakanketahuilah, banyak ruang tambahan dan aksara lain yang tidak diingini boleh bersembunyi tanpa disedari dalam helaian anda, terutamanya jika anda mengimport data anda daripada sumber luaran. Anda juga tahu cara memadamkan ruang dalam Excel dengan formula. Sudah tentu, mempelajari segelintir formula ialah latihan yang baik untuk mempertajam kemahiran anda, tetapi ia mungkin memakan masa.

Pengguna Excel yang menghargai masa mereka dan menghargai kemudahan boleh memanfaatkan Alat Teks yang disertakan bersama kami Suite Ultimate untuk Excel. Salah satu alatan berguna ini membolehkan mengalih keluar ruang dan aksara bukan mencetak dalam satu klik butang.

Setelah dipasang, Ultimate Suite menambahkan beberapa butang berguna pada reben Excel anda seperti Trim Spaces , Alih Keluar Aksara , Tukar Teks , Kosongkan Pemformatan dan beberapa lagi.

Setiap kali anda mahu mengalih keluar ruang kosong dalam helaian Excel anda, lakukan 4 langkah pantas berikut:

1. Pilih sel (julat, keseluruhan lajur atau baris) yang anda mahu padamkan ruang tambahan.
2. Klik Pangkas Butang Spaces pada tab Ablebits Data .
3. Pilih satu atau beberapa pilihan:
   • Alih keluar mendahului dan mengekor ruang
   • Pangkas tambahan ruang antara perkataan hingga satu
   • Padam tidak putus ruang ( )
4. Klik butang Pangkas .

Selesai! Semua ruang tambahan dipadamkan dalam satu klik.

Inilah cara anda boleh mengalih keluar ruang dengan cepatdalam sel Excel. Jika anda ingin tahu untuk menerokai keupayaan lain, anda dialu-alukan untuk memuat turun versi penilaian Ultimate Suite. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan tidak sabar untuk melihat anda di blog kami minggu depan!