Mục lục
Hướng dẫn giải thích cách xóa khoảng trắng trong Excel bằng công thức và công cụ Bộ công cụ văn bản. Bạn sẽ tìm hiểu cách xóa khoảng trắng ở đầu và cuối trong ô, loại bỏ khoảng trắng thừa giữa các từ, loại bỏ khoảng trắng không ngắt và ký tự không in được.
Vấn đề lớn nhất với khoảng trắng là gì? Chúng thường vô hình với mắt người. Một người dùng chú ý đôi khi có thể bắt gặp một khoảng trắng ở đầu ẩn trước văn bản hoặc một vài dấu cách thừa giữa các từ. Tuy nhiên, không có cách nào để phát hiện các dấu cách ở cuối, những dấu cách nằm ngoài tầm nhìn ở cuối các ô.
Sẽ không có vấn đề gì nếu các dấu cách thừa nằm xung quanh, nhưng chúng sẽ làm rối tung nội dung của bạn. công thức. Vấn đề là hai ô chứa cùng một văn bản có và không có khoảng trắng, ngay cả khi nó chỉ bằng một ký tự khoảng trắng, được coi là các giá trị khác nhau. Vì vậy, bạn có thể đang vắt óc suy nghĩ để tìm ra lý do tại sao một công thức rõ ràng là đúng lại không thể khớp với hai mục nhập có vẻ giống hệt nhau.
Bây giờ bạn đã nhận thức đầy đủ về vấn đề, đã đến lúc bắt đầu hành động ra một giải pháp. Có một số cách để xóa khoảng trắng khỏi chuỗi và hướng dẫn này sẽ giúp bạn chọn kỹ thuật phù hợp nhất cho tác vụ cụ thể của bạn và loại dữ liệu bạn đang làm việc.
Cách xóa khoảng trắng khoảng trắng trong Excel - đầu, cuối, giữa các từ
Nếu tập dữ liệu của bạn chứa các khoảng trắng thừa thì ExcelHàm TRIM có thể giúp bạn xóa tất cả chúng cùng một lúc - đầu, cuối và nhiều khoảng trắng ở giữa, ngoại trừ một ký tự khoảng trắng giữa các từ.
Công thức TRIM thông thường đơn giản như sau:
=TRIM(A2)
Trong đó A2 là ô bạn muốn xóa khoảng trắng.
Như minh họa trong ảnh chụp màn hình sau đây, công thức TRIM của Excel cũng đã loại bỏ thành công tất cả khoảng trắng trước và sau văn bản dưới dạng các khoảng trắng liên tiếp ở giữa một chuỗi.
Và bây giờ, bạn chỉ cần thay thế các giá trị trong cột ban đầu bằng các giá trị đã được cắt bớt. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là sử dụng Dán Đặc biệt > Các giá trị , bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết tại đây: Cách sao chép các giá trị trong Excel.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hàm TRIM của Excel để chỉ xóa khoảng trắng ở đầu , giữ nguyên tất cả các khoảng trắng ở giữa chuỗi văn bản. Ví dụ về công thức ở đây: Cách cắt bỏ khoảng trắng ở đầu trong Excel (Cắt bỏ bên trái).
Cách xóa dấu ngắt dòng và ký tự không in được
Khi bạn nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, điều đó không chỉ là thêm khoảng trắng đi kèm, mà còn cả các ký tự không in được khác nhau như dấu xuống dòng, xuống dòng, tab dọc hoặc ngang, v.v.
Hàm TRIM có thể loại bỏ khoảng trắng nhưng không thể loại bỏ các ký tự không in được . Về mặt kỹ thuật, TRIM của Excel được thiết kế để chỉ xóa giá trị 32 trong hệ thống ASCII 7-bit, là khoảng trốngký tự.
Để xóa khoảng trắng và ký tự không in được trong chuỗi, hãy sử dụng TRIM kết hợp với chức năng CLEAN. Như tên gọi của nó, CLEAN được dùng để làm sạch dữ liệu và nó có thể xóa bất kỳ và tất cả 32 ký tự không in được đầu tiên trong bộ ASCII 7 bit (giá trị từ 0 đến 31) bao gồm cả ngắt dòng ( giá trị 10).
Giả sử dữ liệu cần làm sạch nằm trong ô A2, công thức như sau:
=TRIM(CLEAN(A2))
Nếu Trim/ Công thức sạch nối nội dung của nhiều dòng mà không có dấu cách, bạn có thể khắc phục bằng cách sử dụng một trong các kỹ thuật sau:
- Sử dụng tính năng "Thay thế tất cả" của Excel: trong hộp "Tìm gì", hãy nhập xuống dòng bằng cách nhấn phím tắt Ctrl+J; và trong hộp "Thay thế bằng", hãy nhập dấu cách. Nhấp vào nút Thay thế tất cả sẽ hoán đổi tất cả các ngắt dòng trong phạm vi đã chọn để lấy dấu cách.
- Sử dụng công thức sau để thay thế các ký tự Trả về dòng (giá trị 13) và Nạp dòng (giá trị 10) bằng các ký tự dấu cách:
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách xóa dấu xuống dòng (ngắt dòng) trong Excel.
Cách xóa dấu cách không ngắt trong Excel Excel
Nếu sau khi sử dụng TRIM & Công thức SẠCH vẫn còn một số khoảng trống cứng đầu, rất có thể bạn đã sao chép/dán dữ liệu từ đâu đó và một số khoảng trắng không ngắt đã lẻn vào.
Để loại bỏ khoảng trắng không ngắt (ký tự html ), thay thế chúng bằng thông thườngdấu cách, sau đó nhờ hàm TRIM xóa chúng:
=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))
Để hiểu rõ hơn về logic, hãy chia nhỏ công thức:
- Một ký tự không ngắt có giá trị 160 trong hệ thống ASCII 7 bit, vì vậy bạn có thể xác định giá trị này bằng cách sử dụng công thức CHAR(160).
- Hàm SUBSTITUTE được sử dụng để biến các khoảng trắng không ngắt thành khoảng trắng thông thường.
- Và cuối cùng, bạn nhúng câu lệnh SUBSTITUTE vào hàm TRIM để xóa khoảng trắng đã chuyển đổi.
Nếu trang tính của bạn cũng chứa các ký tự không in được, hãy sử dụng hàm CLEAN cùng với TRIM và SUBSTITUTE để nhận loại bỏ khoảng trắng và các biểu tượng không mong muốn trong một lần thực hiện:
=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," "))))
Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy sự khác biệt:
Cách xóa một biểu tượng không phải ký tự in
Nếu liên kết của 3 chức năng được thảo luận trong ví dụ trên (TRIM, CLEAN và SUBSTITUTE) không thể loại bỏ khoảng trắng hoặc ký tự không in được trong trang tính của bạn, điều đó có nghĩa là các ký tự đó có giá trị ASCII khác với 0 đến 3 2 (ký tự không in được) hoặc 160 (khoảng trắng không ngắt).
Trong trường hợp này, hãy sử dụng hàm CODE để xác định giá trị ký tự, sau đó sử dụng SUBSTITUTE để thay thế bằng khoảng trắng thông thường và TRIM để xóa khoảng trắng.
Giả sử khoảng trắng hoặc các ký tự không mong muốn khác mà bạn muốn loại bỏ nằm trong ô A2, bạn viết 2 công thức:
- Trong ô B2, hãy phát hiện vấn đềgiá trị ký tự bằng cách sử dụng một trong các hàm CODE sau:
- Dấu cách ở đầu hoặc ký tự không in ở đầu chuỗi:
=CODE(LEFT(A2,1)) - Dấu cách hoặc ký tự không in ở cuối ký tự ở cuối chuỗi:
=CODE(RIGHT(A2,1)) - Ký tự khoảng trắng hoặc không in được ở giữa chuỗi, trong đó n là vị trí của ký tự có vấn đề:
=CODE(MID(A2, n , 1)))
Trong ví dụ này, chúng tôi có một số ký tự không in được ở giữa văn bản, ở vị trí thứ 4 và chúng tôi tìm ra giá trị của nó bằng công thức sau:
=CODE(MID(A2,4,1))Hàm CODE trả về giá trị 127 (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới).
- Dấu cách ở đầu hoặc ký tự không in ở đầu chuỗi:
- Trong ô C2, bạn thay thế CHAR(127) bằng khoảng trắng thông thường (" "), rồi cắt bớt khoảng trắng đó:
=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))
Kết quả sẽ giống như sau:
Nếu dữ liệu của bạn chứa một số ký tự không in được cũng như khoảng trắng không ngắt, bạn có thể lồng hai hoặc nhiều hàm SUBSTITUTE để loại bỏ tất cả các mã ký tự không mong muốn cùng một lúc:
=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " ")))
Cách xóa tất cả khoảng trắng trong Excel
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn xóa hoàn toàn tất cả các khoảng trắng trong một ô, bao gồm các khoảng trắng đơn lẻ giữa các từ hoặc số. Ví dụ: khi bạn đã nhập một cột số trong đó khoảng trắng được sử dụng làm dấu phân tách hàng nghìn, điều này giúp đọc các số lớn dễ dàng hơn nhưng lại ngăn công thức của bạn tính toán.
Để xóa tất cả khoảng trắngtrong một lần, hãy sử dụng SUBSTITUTE như đã giải thích trong ví dụ trước, với điểm khác biệt duy nhất là bạn thay thế ký tự khoảng trắng được trả về bởi CHAR(32) bằng ký tự không (""):
=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")
Hoặc , bạn có thể chỉ cần nhập dấu cách (" ") vào công thức, như sau:
=SUBSTITUTE(A2," ","")
Sau đó, thay thế công thức bằng giá trị và số của bạn sẽ tính đúng .
Cách đếm khoảng trắng trong Excel
Trước khi xóa khoảng trắng khỏi một ô nhất định, bạn có thể tò mò muốn biết có bao nhiêu khoảng trắng thực sự ở đó.
Để biết tổng số khoảng trắng trong một ô, hãy thực hiện như sau:
- Tính toàn bộ độ dài chuỗi bằng cách sử dụng hàm LEN: LEN(A2)
- Thay thế tất cả khoảng trắng bằng không: SUBSTITUTE(A2 ," ","")
- Tính độ dài của chuỗi không có dấu cách: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
- Trừ độ dài của chuỗi "không có dấu cách" từ tổng độ dài.
Giả sử chuỗi văn bản gốc nằm trong ô A2, công thức hoàn chỉnh sẽ như sau:
=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
Để biết có bao nhiêu máy lẻ ra dấu cách có trong ô, lấy độ dài văn bản mà không có khoảng trắng thừa, rồi trừ nó khỏi tổng độ dài chuỗi:
=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))
Ảnh chụp màn hình sau minh họa hoạt động của cả hai công thức:
Bây giờ bạn đã biết mỗi ô chứa bao nhiêu khoảng trắng, bạn có thể xóa khoảng trắng thừa một cách an toàn bằng cách sử dụng công thức TRIM.
Cách xóa khoảng trắng và làm sạch dữ liệu không cần công thức
Như bạn đãbiết rằng nhiều khoảng trắng thừa và các ký tự không mong muốn khác có thể ẩn trong trang tính của bạn mà không được chú ý, đặc biệt nếu bạn nhập dữ liệu của mình từ các nguồn bên ngoài. Bạn cũng đã biết cách xóa khoảng trắng trong Excel bằng công thức. Tất nhiên, học một số công thức là một bài tập tốt để nâng cao kỹ năng của bạn, nhưng nó có thể tốn thời gian.
Người dùng Excel coi trọng thời gian của họ và đánh giá cao sự tiện lợi có thể tận dụng Công cụ văn bản đi kèm với chúng tôi Bộ phần mềm cuối cùng cho Excel. Một trong những công cụ tiện dụng này cho phép loại bỏ khoảng trắng và các ký tự không in được chỉ bằng một lần nhấp vào nút.
Sau khi cài đặt, Ultimate Suite sẽ thêm một số nút hữu ích vào dải băng Excel của bạn, chẳng hạn như Cắt dấu cách , Xóa ký tự , Chuyển đổi văn bản , Xóa định dạng , v.v.
Bất cứ khi nào bạn muốn xóa khoảng trắng trong trang tính Excel của bạn, hãy thực hiện 4 bước nhanh sau:
- Chọn các ô (phạm vi, toàn bộ cột hoặc hàng) mà bạn muốn xóa khoảng trắng thừa.
- Nhấp vào Cắt bỏ Nút Spaces trên tab Dữ liệu Ablebits .
- Chọn một hoặc một số tùy chọn:
- Xóa leading và tracking dấu cách
- Cắt thêm khoảng cách giữa các từ thành một
- Xóa khoảng trắng không ngắt ( )
- Nhấp vào nút Cắt .
Hoàn tất! Tất cả khoảng trắng thừa sẽ bị xóa chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Đây là cách bạn có thể nhanh chóng xóa khoảng trắngtrong các ô Excel. Nếu bạn tò mò muốn khám phá các khả năng khác, rất hoan nghênh bạn tải xuống phiên bản đánh giá của Ultimate Suite. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và mong được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
