Učebnica vysvetľuje, ako odstrániť prázdne miesta v programe Excel pomocou vzorcov a nástroja Text Toolkit. Dozviete sa, ako odstrániť úvodné a koncové medzery v bunke, odstrániť dodatočné medzery medzi slovami, zbaviť sa nelámavého bieleho miesta a netlačiteľných znakov.

Aký je najväčší problém s medzerami? Často sú pre ľudské oko neviditeľné. Pozorný používateľ môže občas zachytiť úvodnú medzeru, ktorá sa skrýva pred textom, alebo niekoľko medzier navyše medzi slovami. Ale neexistuje žiadny spôsob, ako si všimnúť koncové medzery, tie, ktoré sa držia mimo dohľadu na konci buniek.

Nebol by to veľký problém, ak by sa medzery navyše len tak povaľovali, ale kazia vám vzorce. Ide o to, že dve bunky obsahujúce rovnaký text s medzerami a bez nich, aj keď ide len o jeden znak medzery, sa považujú za rôzne hodnoty. Takže si možno lámete hlavu, prečo zjavne správny vzorec nemôže zodpovedať dvom zdanlivo rovnakým položkám.

Teraz, keď ste si plne vedomí problému, je čas nájsť riešenie. Existuje niekoľko spôsobov, ako odstrániť medzery z reťazca, a tento návod vám pomôže vybrať techniku, ktorá je najvhodnejšia pre vašu konkrétnu úlohu a typ údajov, s ktorými pracujete.

Ako odstrániť prázdne miesta v programe Excel - predné, koncové, medzi slovami

Ak váš súbor údajov obsahuje nadbytočné medzery, funkcia TRIM aplikácie Excel vám pomôže odstrániť ich všetky naraz - úvodné, koncové a viacnásobné medzery, okrem jedného znaku medzery medzi slovami.

Bežný vzorec TRIM je jednoduchý:

=TRIM(A2)

Kde A2 je bunka, z ktorej chcete odstrániť medzery.

Ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky, vzorec Excel TRIM úspešne odstránil všetky medzery pred a za textom, ako aj po sebe idúce medzery uprostred reťazca.

A teraz stačí nahradiť hodnoty v pôvodnom stĺpci orezanými hodnotami. Najjednoduchšie to urobíte pomocou Vložiť špeciálne > Hodnoty , podrobné pokyny nájdete tu: Ako kopírovať hodnoty v programe Excel.

Okrem toho môžete použiť funkciu TRIM aplikácie Excel na odstránenie len úvodné medzery , pričom všetky medzery uprostred textového reťazca zostanú nedotknuté. Príklad vzorca nájdete tu: Ako orezať úvodné medzery v programe Excel (ľavé orezávanie).

Ako odstrániť zalomenia riadkov a netlačové znaky

Pri importe údajov z externých zdrojov sa objavujú nielen ďalšie medzery, ale aj rôzne netlačové znaky, ako je napríklad návrat vozíka, posun riadku, vertikálny alebo horizontálny tabulátor atď.

Funkcia TRIM sa dokáže zbaviť bielych medzier, ale nedokáže odstrániť netlačové znaky. Z technického hľadiska je funkcia TRIM v programe Excel určená len na odstránenie hodnoty 32 v 7-bitovom systéme ASCII, čo je znak medzery.

Ak chcete odstrániť medzery a netlačové znaky v reťazci, použite funkciu TRIM v kombinácii s funkciou CLEAN. Ako napovedá jej názov, funkcia CLEAN je určená na čistenie údajov a môže odstrániť všetkých prvých 32 netlačových znakov v 7-bitovej súprave ASCII (hodnoty 0 až 31) vrátane prerušenie riadku (hodnota 10).

Za predpokladu, že údaje, ktoré sa majú vyčistiť, sa nachádzajú v bunke A2, vzorec je nasledujúci:

=TRIM(CLEAN(A2))

Ak vzorec Trim/Clean spojí obsah viacerých riadkov bez medzier, môžete to opraviť pomocou jednej z týchto techník:

• Využite funkciu "Nahradiť všetko" programu Excel: do poľa "Nájsť čo" zadajte návrat vozíka stlačením klávesovej skratky Ctrl+J a do poľa "Nahradiť s" zadajte medzeru. Kliknutím na tlačidlo Nahradiť všetko Tlačidlo vymení všetky riadkové zlomy vo vybranom rozsahu za medzery.
• Na nahradenie znakov Carriage Return (hodnota 13) a Line Feed (hodnota 10) medzerami použite nasledujúci vzorec:

  =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")

Ďalšie informácie nájdete v časti Ako odstrániť návraty vozíka (zalomenie riadkov) v programe Excel.

Ako odstrániť medzery v programe Excel

Ak sa po použití vzorca TRIM & CLEAN stále nachádzajú nejaké tvrdohlavé medzery, pravdepodobne ste údaje odniekiaľ skopírovali/vložili a vkradlo sa tam niekoľko nezalomených medzier.

Zbavenie sa nelámavých medzier (html znak ), nahraďte ich obyčajnými medzerami a potom ich odstráňte funkciou TRIM:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

Aby sme lepšie pochopili logiku, rozoberme si vzorec:

• Nezlomový znak má v 7-bitovom systéme ASCII hodnotu 160, takže ho môžete definovať pomocou vzorca CHAR(160).
• Funkcia SUBSTITUTE sa používa na premenu nelomených medzier na pravidelné medzery.
• A nakoniec vložíte príkaz SUBSTITUTE do funkcie TRIM, aby ste odstránili prevedené medzery.

Ak váš pracovný hárok obsahuje aj netlačové znaky, použite funkciu CLEAN spolu s funkciami TRIM a SUBSTITUTE, aby ste sa jedným ťahom zbavili medzier a nežiaducich symbolov:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160),""))))

Nasledujúca snímka obrazovky demonštruje tento rozdiel:

Ako odstrániť konkrétny netlačový znak

Ak spojenie 3 funkcií uvedených v predchádzajúcom príklade (TRIM, CLEAN a SUBSTITUTE) nedokázalo odstrániť medzery alebo netlačové znaky vo vašom hárku, znamená to, že tieto znaky majú iné hodnoty ASCII ako 0 až 32 (netlačové znaky) alebo 160 (nezalamovaná medzera).

V tomto prípade použite funkciu CODE na identifikáciu hodnoty znaku a potom použite SUBSTITUTE na jeho nahradenie obyčajnou medzerou a TRIM na odstránenie medzery.

Za predpokladu, že medzery alebo iné nežiaduce znaky, ktorých sa chcete zbaviť, sa nachádzajú v bunke A2, napíšete 2 vzorce:

1. V bunke B2 zistite problematickú hodnotu znaku pomocou jednej z nasledujúcich funkcií CODE:
   • Vedúca medzera alebo netlačový znak na začiatku reťazca:

     =CODE(LEFT(A2,1))

   • Koncová medzera alebo netlačový znak na konci reťazca:

     =CODE(RIGHT(A2,1))

   • Medzera alebo netlačový znak v strede reťazca, kde n je pozícia problematického znaku:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   V tomto príklade máme uprostred textu na 4. pozícii nejaký neznámy netlačový znak a jeho hodnotu zistíme pomocou tohto vzorca:

   =CODE(MID(A2,4,1))

   Funkcia CODE vráti hodnotu 127 (pozri obrázok nižšie).

2. V bunke C2 nahradíte znak CHAR(127) obyčajnou medzerou (" ") a potom túto medzeru orežte:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

Výsledok by mal vyzerať podobne ako tento:

Ak vaše údaje obsahujú niekoľko rôznych netlačiteľných znakov, ako aj nezalomené medzery, môžete vložiť dve alebo viac funkcií SUBSTITUTE, aby ste odstránili všetky nežiaduce kódy znakov naraz:

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " "))))

Ako odstrániť všetky medzery v programe Excel

V niektorých situáciách môžete chcieť odstrániť úplne všetky biele medzery v bunke vrátane jednotlivých medzier medzi slovami alebo číslami. Napríklad keď ste importovali číselný stĺpec, v ktorom sa medzery používajú ako oddeľovače tisícov, čo uľahčuje čítanie veľkých čísel, ale bráni výpočtom vzorcov.

Ak chcete odstrániť všetky medzery naraz, použite SUBSTITUTE, ako je vysvetlené v predchádzajúcom príklade, len s tým rozdielom, že znak medzery vrátený pomocou CHAR(32) nahradíte ničím (""):

=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")

Alebo môžete do vzorca jednoducho napísať medzeru (" "), napríklad takto:

=SUBSTITUTE(A2," ","")

Potom nahraďte vzorce hodnotami a vaše čísla sa správne vypočítajú.

Ako počítať medzery v programe Excel

Pred odstránením medzier z určitej bunky vás možno bude zaujímať, koľko medzier sa v nej skutočne nachádza.

Ak chcete získať celkový počet medzier v bunke, postupujte takto:

• Vypočítajte dĺžku celého reťazca pomocou funkcie LEN: LEN(A2)
• Nahradiť všetky medzery ničím: SUBSTITUTE(A2," ","")
• Vypočítajte dĺžku reťazca bez medzier: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Od celkovej dĺžky reťazca odpočítajte dĺžku reťazca bez medzery.

Za predpokladu, že pôvodný textový reťazec je v bunke A2, celý vzorec vyzerá takto:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Zistiť, koľko ďalšie miesta sú v bunke, zistite dĺžku textu bez ďalších medzier a potom ju odpočítajte od celkovej dĺžky reťazca:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Nasledujúca snímka obrazovky ukazuje oba vzorce v akcii:

Teraz, keď viete, koľko medzier obsahuje každá bunka, môžete bezpečne odstrániť nadbytočné medzery pomocou vzorca TRIM.

Odstránenie medzier a vyčistenie údajov bez použitia vzorcov

Ako už viete, vo vašich hárkoch môže nepozorovane číhať mnoho dodatočných medzier a iných nežiaducich znakov, najmä ak importujete údaje z externých zdrojov. Viete tiež, ako odstrániť medzery v programe Excel pomocou vzorca. Samozrejme, naučiť sa niekoľko vzorcov je dobré cvičenie na zdokonalenie vašich zručností, ale môže to byť časovo náročné.

Používatelia aplikácie Excel, ktorí si vážia svoj čas a oceňujú pohodlie, môžu využiť textové nástroje, ktoré sú súčasťou nášho balíka Ultimate Suite for Excel. Jeden z týchto praktických nástrojov umožňuje odstrániť medzery a netlačové znaky jedným kliknutím na tlačidlo.

Po nainštalovaní balíka Ultimate Suite sa na lištu aplikácie Excel pridá niekoľko užitočných tlačidiel, ako napríklad Priestory na orezávanie , Odstrániť znaky , Konvertovať text , Jasné formátovanie a niekoľko ďalších.

Vždy, keď chcete odstrániť prázdne miesta v hárkoch programu Excel, vykonajte tieto 4 rýchle kroky:

1. Vyberte bunky (rozsah, celý stĺpec alebo riadok), v ktorých chcete odstrániť dodatočné medzery.
2. Kliknite na tlačidlo Priestory na orezávanie tlačidlo na Údaje Ablebits tab.
3. Vyberte si jednu alebo viacero možností:
   • Odstránenie stránky vedúci a koncové priestory
   • Trim extra medzery medzi slovami na jeden
   • Odstrániť nezlomiteľné medzery ( )
4. Kliknite na tlačidlo Trim tlačidlo.

Hotovo! Všetky dodatočné medzery sa odstránia jediným kliknutím.

Takto môžete rýchlo odstrániť medzery v bunkách programu Excel. Ak ste zvedaví na ďalšie možnosti, môžete si stiahnuť hodnotiacu verziu balíka Ultimate Suite. Ďakujem vám za prečítanie a teším sa na vás na našom blogu budúci týždeň!