V učbeniku je razloženo, kako odstraniti prazne prostore v Excelu z uporabo formul in orodja Text Toolkit. Naučili se boste, kako odstraniti vodilne in zadnje prostore v celici, odpraviti dodatne presledke med besedami, se znebiti neprekinjenega belega prostora in netiskanih znakov.

Kaj je največja težava s presledki? Pogosto so človeškemu očesu nevidni. Pozoren uporabnik lahko občasno opazi vodilni presledek pred besedilom ali nekaj dodatnih presledkov med besedami. Ni pa načina, da bi opazil končne presledke, ki se na koncu celic ne vidijo.

Če bi dodatni presledki le ležali naokrog, to ne bi bila velika težava, vendar pa zmotijo vaše formule. Bistvo je, da se dve celici, ki vsebujeta enako besedilo s presledki in brez njih, tudi če gre le za en presledek, štejeta za različni vrednosti. Zato si lahko razbijate glavo, da bi ugotovili, zakaj očitno pravilna formula ne more ustrezati dvema navidezno enakima vnosoma.

Zdaj, ko se v celoti zavedate težave, je čas, da pripravite rešitev. Obstaja več načinov odstranjevanja presledkov iz niza, to vodilo pa vam bo pomagalo izbrati tehniko, ki je najprimernejša za vašo nalogo in vrsto podatkov, s katerimi delate.

Kako odstraniti prazne prostore v Excelu - vodilni, zadnji, med besedami

Če vaš niz podatkov vsebuje odvečne presledke, vam lahko funkcija Excel TRIM pomaga izbrisati vse presledke naenkrat - vodilne, končne in več presledkov med njimi, razen enega presledka med besedami.

Običajna formula TRIM je preprosta:

=TRIM(A2)

kjer je A2 celica, iz katere želite izbrisati presledke.

Kot je prikazano na naslednji sliki zaslona, je Excelova formula TRIM uspešno odpravila vse presledke pred in za besedilom ter zaporedne presledke na sredini niza.

Zdaj morate vrednosti v prvotnem stolpcu nadomestiti z obrezanimi vrednostmi. To najlažje storite tako, da uporabite Posebna prilepitev > Vrednosti , podrobna navodila so na voljo tukaj: Kako kopirati vrednosti v Excelu.

Poleg tega lahko z Excelovo funkcijo TRIM odstranite samo začetni presledki , pri čemer vsi presledki na sredini besedilnega niza ostanejo nedotaknjeni. Primer formule je tukaj: Kako obrezati vodilne presledke v Excelu (levo obrezovanje).

Kako izbrisati prelome vrstic in netiskane znake

Pri uvozu podatkov iz zunanjih virov se poleg dodatnih presledkov pojavljajo tudi različni netiskarski znaki, kot so povratek vozička, pomik vrstice, navpični ali vodoravni tabulator itd.

Funkcija TRIM se lahko znebi belih presledkov, ne more pa odstraniti netiskanih znakov. Tehnično je funkcija TRIM v Excelu zasnovana tako, da odstrani samo vrednost 32 v 7-bitnem sistemu ASCII, ki je znak presledka.

Če želite v nizu odstraniti presledke in netiskane znake, uporabite funkcijo TRIM v kombinaciji s funkcijo CLEAN. Funkcija CLEAN je namenjena čiščenju podatkov in lahko izbriše vseh prvih 32 netiskanih znakov v 7-bitnem nizu ASCII (vrednosti od 0 do 31), vključno z Prekinitev vrstice (vrednost 10).

Ob predpostavki, da so podatki, ki jih je treba očistiti, v celici A2, je formula naslednja:

=TRIM(CLEAN(A2))

Če formula Trim/Clean združi vsebino več vrstic brez presledkov, lahko to popravite z eno od teh tehnik:

• Uporabite funkcijo "Zamenjaj vse" v Excelu: v polje "Poišči kaj" vnesite vrnitev koraka s pritiskom bližnjice Ctrl+J, v polje "Zamenjaj s" pa vnesite presledek. Zamenjajte vse Gumb zamenja vse prelome vrstic v izbranem območju s presledki.
• Za zamenjavo znakov Carriage Return (vrednost 13) in Line Feed (vrednost 10) s presledki uporabite naslednjo formulo:

  =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")

Za več informacij glejte Kako v Excelu odstraniti vrstice z vrnitvijo (prelom vrstic).

Kako odstraniti neprekinjene presledke v programu Excel

Če so po uporabi formule TRIM & CLEAN še vedno prisotni trdovratni presledki, ste najverjetneje podatke od nekod kopirali/prilepili in se je vanje prikradlo nekaj presledkov, ki se ne lomijo.

Če se želite znebiti presledkov, ki se ne lomijo (znak html ), jih nadomestite z običajnimi presledki in jih nato odstranite s funkcijo TRIM:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

Za boljše razumevanje logike razčlenimo formulo:

• Znak brez preloma ima v 7-bitnem sistemu ASCII vrednost 160, zato ga lahko določite s formulo CHAR(160).
• Funkcija SUBSTITUTE se uporablja za spreminjanje neprekinjenih presledkov v običajne presledke.
• Nazadnje v funkcijo TRIM vstavite stavek SUBSTITUTE, da odstranite pretvorjene presledke.

Če vaš delovni list vsebuje tudi netiskane znake, uporabite funkcijo ČIŠČENJE skupaj s funkcijama TRIM in SUBSTITUTE, da se v enem zamahu znebite presledkov in neželenih simbolov:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160),""))))

Naslednja slika zaslona prikazuje razliko:

Kako izbrisati določen netiskarski znak

Če povezava treh funkcij, obravnavanih v zgornjem primeru (TRIM, CLEAN in SUBSTITUTE), ni mogla odpraviti presledkov ali netiskanih znakov v vašem listu, pomeni, da imajo ti znaki vrednosti ASCII, ki niso od 0 do 32 (netiskani znaki) ali 160 (presledek brez preloma).

V tem primeru uporabite funkcijo CODE, da določite vrednost znaka, nato pa ga s funkcijo SUBSTITUTE nadomestite z običajnim presledkom in funkcijo TRIM, da presledek odstranite.

Ob predpostavki, da se presledki ali drugi neželeni znaki, ki se jih želite znebiti, nahajajo v celici A2, napišite 2 formuli:

1. V celici B2 odkrijte problematično vrednost znaka z uporabo ene od naslednjih funkcij CODE:
   • Vodilni presledek ali netiskalni znak na začetku niza:

     =KOD(LEFT(A2,1))

     Poglej tudi: Kako spremeniti ločilo Excel CSV na vejico ali podpičje
   • Zaostanek ali netiskalni znak na koncu niza:

     =KOD(DESNO(A2,1))

   • presledek ali netiskalni znak na sredini niza, kjer n je položaj problematičnega znaka:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   V tem primeru imamo na sredini besedila, na četrtem mestu, neznani netiskarski znak, katerega vrednost ugotovimo s to formulo:

   Poglej tudi: Kako pomnožiti stolpce v programu Excel

   =CODE(MID(A2,4,1))

   Funkcija CODE vrne vrednost 127 (glejte spodnjo sliko zaslona).

2. V celici C2 nadomestite CHAR(127) z običajnim presledkom (" ") in nato ta presledek obrežite:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

Rezultat bi moral biti podoben temu:

Če vaši podatki vsebujejo več različnih znakov, ki se ne tiskajo, in neprekinjene presledke, lahko v gnezdo vstavite dve ali več funkcij SUBSTITUTE in tako hkrati odstranite vse neželene kode znakov:

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " ")))))

Kako odstraniti vse presledke v programu Excel

V nekaterih primerih boste morda želeli odstraniti popolnoma vse bele presledke v celici, vključno z enojnimi presledki med besedami ali številkami. Na primer, če ste uvozili številski stolpec, v katerem so presledki uporabljeni kot ločila tisočic, kar olajša branje velikih številk, vendar preprečuje izračunavanje formul.

Če želite izbrisati vse presledke naenkrat, uporabite SUBSTITUTE, kot je razloženo v prejšnjem primeru, le da presledek, ki ga vrne CHAR(32), nadomestite z nič (""):

=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")

Lahko pa v formulo preprosto vnesete presledek (" "), kot na primer:

=SUBSTITUTE(A2," ","")

Nato zamenjajte formule z vrednostmi in številke se bodo pravilno izračunale.

Kako šteti presledke v Excelu

Preden odstranite presledke iz določene celice, vas morda zanima, koliko jih je v njej.

Če želite pridobiti skupno število presledkov v celici, naredite naslednje:

• Izračunajte dolžino celotnega niza s funkcijo LEN: LEN(A2)
• Vse presledke nadomestite z nič: SUBSTITUTE(A2," ","")
• Izračunajte dolžino niza brez presledkov: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Od skupne dolžine odštejte dolžino niza brez prostora.

Ob predpostavki, da je izvirni besedilni niz v celici A2, je celotna formula naslednja:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Če želite ugotoviti, koliko dodatni prostori v celici, izračunajte dolžino besedila brez dodatnih presledkov in jo nato odštejte od skupne dolžine niza:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Naslednja zaslonska slika prikazuje delovanje obeh formul:

Zdaj, ko veste, koliko presledkov vsebuje vsaka celica, lahko s formulo TRIM varno izbrišete dodatne presledke.

Odstranjevanje presledkov in čiščenje podatkov brez formul

Kot že veste, se lahko v vaših listih neopaženo skriva veliko dodatnih presledkov in drugih nezaželenih znakov, zlasti če podatke uvažate iz zunanjih virov. Veste tudi, kako v Excelu s formulo izbrišete presledke. Seveda je učenje peščice formul dobra vaja za izpopolnjevanje znanja, vendar je lahko dolgotrajna.

Uporabniki programa Excel, ki cenijo svoj čas in cenijo priročnost, lahko izkoristijo orodja za besedilo, ki so vključena v naš paket Ultimate Suite za Excel. Eno od teh priročnih orodij omogoča odstranjevanje presledkov in netiskanih znakov z enim klikom na gumb.

Ko je nameščen, Ultimate Suite na trak programa Excel doda več uporabnih gumbov, kot so Prostori za obrezovanje , Odstranjevanje znakov , Pretvarjanje besedila , Jasno oblikovanje in še nekaj drugih.

Kadar želite odstraniti prazna mesta v listih programa Excel, izvedite te 4 hitre korake:

1. Izberite celice (območje, celoten stolpec ali vrstico), v katerih želite izbrisati dodatne presledke.
2. Kliknite na Prostori za obrezovanje gumb na Podatkovni zapisi o napravah Ablebits zavihek.
3. Izberite eno ali več možnosti:
   • Odstranite vodilni in . končni prostori
   • Obrezovanje dodatno presledki med besedami na eno
   • Izbriši brez preloma prostori ( )
4. Kliknite na Obrezovanje gumb.

Končano! Vsi dodatni presledki so izbrisani z enim klikom.

Tako lahko hitro odstranite presledke v celicah programa Excel. Če vas zanimajo druge možnosti, lahko prenesete ocenjevalno različico paketa Ultimate Suite. Zahvaljujem se vam za branje in se veselim, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!