Google Sheetsin IF-funktio on yksi helpoimmista funktioista oppia, ja vaikka tämä pitää paikkansa, se on myös erittäin hyödyllinen funktio.

Tässä opetusohjelmassa pyydän sinua tutustumaan tarkemmin siihen, miten Google Spreadsheetin IF-toiminto toimii ja mitä etuja saat sen käytöstä.

Mikä on Google Sheetsin IF-toiminto?

Aina kun käytät JOS-funktiota, luot päätöspuun, jossa tietty toiminto seuraa tietystä ehdosta, ja jos ehto ei täyty, seuraa toinen toiminto.

Tätä tarkoitusta varten toiminnon ehdon on oltava vaihtoehtoisen kysymyksen muodossa, jossa on vain kaksi vastausvaihtoehtoa: "kyllä" ja "ei".

Päätöspuu voi näyttää seuraavalta:

IF-funktion avulla voit siis esittää kysymyksen ja ilmoittaa kaksi vaihtoehtoista toimintoa riippuen saadusta vastauksesta. Kysymystä ja vaihtoehtoisia toimintoja kutsutaan funktion kolmeksi argumentiksi.

IF-funktion syntaksi Google Sheetsissä

IF-funktion syntaksi ja sen argumentit ovat seuraavat:

• looginen_ilmaus - (pakollinen) arvo tai looginen lauseke, josta testataan, onko se TRUE vai FALSE.
• value_if_true - (vaaditaan) toiminto, joka suoritetaan, jos testi on TRUE.
• value_if_false - (valinnainen) toiminto, joka suoritetaan, jos testi on FALSE.

Tutustutaan tarkemmin IF-funktiomme argumentteihin.

Ensimmäinen argumentti edustaa loogista kysymystä. Google Sheets vastaa tähän kysymykseen joko "kyllä" tai "ei" eli "totta" tai "epätosi".

Miten muotoilla kysymys oikein, saatat miettiä? Voit tehdä sen kirjoittamalla loogisen lausekkeen, jossa käytetään sellaisia hyödyllisiä symboleja (tai vertailuoperaattoreita) kuin "=", ">", "=", "<=", "". Yritetään yhdessä esittää tällainen kysymys.

IF-funktion käyttö

Oletetaan, että työskentelet yrityksessä, joka myy suklaata useilla kuluttaja-alueilla ja jolla on monia asiakkaita.

Tältä myyntitietosi voivat näyttää Google Sheetsissä:

Kuvittele, että sinun on erotettava paikallisilla alueilla tehty myynti ulkomailla tehdyistä myynneistä. Tätä varten sinun on lisättävä kullekin myynnille toinen kuvauskenttä - maa, jossa myynti tapahtui. Koska tietoja on paljon, sinun on luotava tämä kuvauskenttä automaattisesti jokaista merkintää varten.

Ja tässä vaiheessa IF-funktio astuu kuvaan. Lisätään datataulukkoon sarake "Maa". "Länsi" alue edustaa paikallista myyntiä (Maamme), kun taas loput ovat ulkomailta tulevaa myyntiä (Muu maailma).

Miten toiminto kirjoitetaan oikein?

Aseta kursori F2:een, jotta solu on aktiivinen, ja kirjoita yhtäläisyysmerkki (=). Google Sheets ymmärtää heti, että aiot syöttää kaavan. Siksi heti i-kirjaimen kirjoittamisen jälkeen se kehottaa sinua valitsemaan funktiota, joka alkaa samalla kirjaimella. Sinun pitäisi valita "IF".

Tämän jälkeen kaikkiin toimintoihin liittyy myös kehotteita.

Kirjoita IF-funktion ensimmäiseksi argumentiksi seuraavat tiedot B2="Länsi" Kuten muidenkin Google Sheetsin funktioiden kohdalla, solun osoitetta ei tarvitse syöttää manuaalisesti, vaan hiiren napsautus riittää. Kirjoita sitten pilkku (,) ja määritä toinen argumentti.

Toinen argumentti on arvo, jonka F2 palauttaa, jos ehto täyttyy. Tässä tapauksessa se on teksti "Our Country".

Kirjoita taas pilkun jälkeen 3. argumentin arvo. F2 palauttaa tämän arvon, jos ehto ei täyty: "Rest of the World". Älä unohda lopettaa kaavan syöttämistä sulkeutumalla sulkuihin ")" ja painamalla "Enter".

Koko kaavan pitäisi näyttää tältä:

=IF(B2="Länsi", "Maamme", "Muu maailma")

Jos kaikki on oikein, F2 palauttaa tekstin "Maamme":

Nyt sinun tarvitsee vain kopioida tämä toiminto sarakkeeseen F.

Vinkki. On yksi tapa käsitellä koko sarake yhdellä kaavalla. ARRAYFORMULA-funktio auttaa sinua siinä. Käyttämällä sitä sarakkeen ensimmäisessä solussa voit testata kaikki alla olevat solut samaa ehtoa vastaan ja palauttaa vastaavan tuloksen jokaiselle riville samalla kertaa:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="Länsi", "Maamme", "Muu maailma"))

Tarkastellaan muita tapoja työskennellä IF-funktion kanssa.

IF-toiminto ja tekstiarvot

IF-funktion käyttöä tekstin kanssa on jo havainnollistettu edellä olevassa esimerkissä.

Huomautus: Jos tekstiä käytetään argumenttina, se on suljettava kaksoissulkumerkkeihin.

IF-toiminto ja numeeriset arvot

Voit käyttää argumentteina numeroita aivan kuten tekstin kanssa.

Erittäin tärkeää tässä on kuitenkin se, että IF-funktion avulla soluja voidaan täyttää tietyillä luvuilla täyttyneiden ehtojen perusteella, mutta myös laskea.

Oletetaan esimerkiksi, että tarjoat asiakkaillesi erilaisia alennuksia, jotka perustuvat ostoksen kokonaisarvoon. Jos kokonaisarvo on yli 200, asiakas saa 10 prosentin alennuksen.

Tätä varten sinun on käytettävä saraketta G ja nimettävä se "Alennus". Kirjoita sitten IF-funktio sarakkeeseen G2, ja toista argumenttia edustaa kaava, joka laskee alennuksen:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF aihiot/ei aihioita

On tapauksia, joissa tulos riippuu siitä, onko solu tyhjä vai ei. Se voidaan tarkistaa kahdella tavalla:

1. Käytä ISBLANK-funktiota.

   Esimerkiksi seuraava kaava tarkistaa, ovatko sarakkeen E solut tyhjiä. Jos näin on, alennusta ei myönnetä, muuten alennus on 5 %:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)

   

   Huom. Jos on olemassa nollapituinen merkkijono solussa (jonka jokin kaava palauttaa), ISBLANK-funktion tulokseksi tulee FALSE.

   Tässä on toinen kaava, jolla tarkistetaan, onko E2 tyhjä:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   Voit kääntää kaavan toisinpäin ja katsoa, ovatko solut sen sijaan tyhjiä:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Käytä tavanomaisia vertailuoperaattoreita, joissa on kaksoispistejonot:

   Huomautus: Tässä menetelmässä otetaan huomioon nollapituiset merkkijonot (merkitty hakasulkeilla) tyhjinä soluina.

   =IF(E2="",0,0.05) - tarkista, onko E2 tyhjä

   =IF(E2"",0,0.05) - tarkista, ettei E2 ole tyhjä.

   Vinkki. Käytä samalla tavalla kaksoissulkumerkkejä argumenttina, kun haluat palauttaa tyhjän solun kaavalla:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF yhdessä muiden toimintojen kanssa

Kuten olet jo oppinut, teksti, numerot ja kaavat voivat toimia IF-funktion argumentteina. Kuitenkin myös muut funktiot voivat toimia tässä roolissa. Katsotaanpa, miten se toimii.

Google Sheets IF OR

Muistatko ensimmäisen tavan, jolla sait selville, missä maassa suklaata myydään? Tarkistit, oliko B2:ssa "West".

Voit kuitenkin rakentaa logiikan myös toisinpäin: luetellaan kaikki mahdolliset alueet, jotka kuuluvat "Muuhun maailmaan", ja tarkistetaan, onko ainakin yksi niistä Ensimmäisessä argumentissa oleva OR-funktio auttaa sinua siinä:

• looginen_ilmaisu1 - (pakollinen) ensimmäinen tarkistettava looginen arvo.
• looginen_ilmaisu2 - (valinnainen) seuraava tarkistettava looginen arvo.
• ja niin edelleen.

Kuten näet, syötät vain niin monta loogista lauseketta kuin haluat tarkistaa, ja funktio etsii, onko jokin niistä tosi.

Jos haluat soveltaa tätä tietoa myyntiä sisältävään taulukkoon, mainitse kaikki alueet, jotka kuuluvat ulkomaille suuntautuvaan myyntiin, ja muista myynneistä tulee automaattisesti paikallisia:

=IF(OR(B2="Itä",B2="Etelä"), "Muu maailma", "Maamme")

Google Sheets IF AND

AND-funktio on yhtä yksinkertainen, mutta se tarkistaa, ovatko kaikki luetellut loogiset lausekkeet totta:

Sinun on esimerkiksi rajattava haku omaan kaupunkiisi ja tiedät, että siellä ostetaan tällä hetkellä vain hasselpähkinöitä. On siis otettava huomioon kaksi ehtoa: alue - "Länsi" ja tuote - "Suklaahasselpähkinä":

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"), "Our Country", "Rest of the World")

Sisäänrakennettu IF-kaava vs. IFS-funktio Google Sheetsissä

Voit myös käyttää itse IF-funktiota suuremman IF-funktion argumenttina.

Oletetaan, että olet asettanut asiakkaillesi tiukemmat alennusehdot. Jos kokonaisostos on yli 200 kappaletta, he saavat 10 prosentin alennuksen; jos kokonaisostos on 100-199 kappaletta, alennus on 5 prosenttia. Jos kokonaisostos on alle 100 kappaletta, alennusta ei myönnetä lainkaan.

Seuraava kaava näyttää, miltä funktio näyttää solussa G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Huomaa, että toisena argumenttina käytetään toista IF-funktiota. Tällöin päätöspuu on seuraava:

Tehdään tästä vielä hauskempaa ja mutkistetaan tehtävää. Kuvittele, että tarjoat alennettua hintaa vain yhdelle alueelle - "Itä".

Jos haluat tehdä sen oikein, lisää funktioon looginen lauseke "AND". Kaava näyttää tällöin seuraavalta:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Kuten näet, alennusten määrä on vähentynyt huomattavasti, mutta niiden määrä on pysynyt ennallaan.

Yllä olevan kirjoittaminen on myös helpompaa IFS-funktion ansiosta:

• ehto1 - (vaaditaan) on looginen lauseke, jonka haluat testata.
• arvo1 - (pakollinen) on arvo, joka palautetaan, jos ehto1 on tosi.
• ja sitten vain luetellaan ehdot ja niiden arvot, jotka palautetaan, jos ne ovat totta.

Näin yllä oleva kaava näyttää IFS:llä:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Vihje. Jos ei ole tosi-ehtoa, kaava palauttaa #N/A-virheen. Voit välttää tämän kietomalla kaavan IFERROR-merkillä:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH vaihtoehtona useille syöttölaitteille

On vielä yksi toiminto, jota kannattaa harkita sisäkkäisen IF:n sijasta: Google Sheets SWITCH.

Se tarkistaa, vastaako lausekkeesi tapausten luetteloa yksi kerrallaan, ja jos vastaa, funktio palauttaa vastaavan arvon.

• ilmaisu on mikä tahansa soluviittaus tai solualue tai jopa todellinen matemaattinen lauseke tai jopa teksti, jonka haluat rinnastaa tapauksiin (tai testata kriteerejä vastaan). Tarvitaan.
• case1 on ensimmäinen kriteeri, jota vastaan lauseke tarkistetaan. Required.
• arvo1 on tietue, joka palautetaan, jos case1 kriteeri on sama kuin ilmaisunne. Vaaditaan.
• case2, value2 toista niin monta kertaa kuin tarkistettavia kriteerejä ja palautettavia arvoja on. Valinnainen.
• oletus on myös täysin valinnainen. Käytä sitä nähdäksesi tietyn tietueen, jos mikään tapauksista ei täyty. Suosittelen käyttämään sitä joka kerta välttääksesi virheet, kun lausekkeesi ei täytä yhtäläisyyksiä kaikkien tapausten välillä.

Tässä on pari esimerkkiä.

Osoitteeseen testaa solusi tekstiä vastaan , käytä vaihteluvälejä lausekkeena:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69, "West", "Our Country", "Rest of the World"))

Tässä kaavassa SWITCH tarkistaa, mikä tietue on sarakkeen B jokaisessa solussa. Jos se on West , kaava sanoo Maamme , muuten, Muu maailma . ArrayFormula mahdollistaa koko sarakkeen käsittelyn kerralla.

Osoitteeseen työskentely laskelmien parissa , on parempi käyttää boolean-lauseketta:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Tässä SWITCH tarkistaa, onko yhtälön tulos seuraava TRUE tai FALSE . Kun se on TRUE (kuten jos E2 on todella suurempi kuin 200 ), saan vastaavan tuloksen. Jos mikään luettelon tapauksista ei ole TRUE (eli ne ovat FALSE ), kaava palauttaa yksinkertaisesti 0.

Huom. SWITCH ei osaa laskea koko aluetta kerralla, joten tässä tapauksessa ei käytetä ARRAYFORMULAa.

IF-lausekkeet, jotka perustuvat laskentaan

Yksi meille usein esitetyistä kysymyksistä on se, miten luoda IF-kaava, joka palauttaa haluamasi tiedot, jos sarake sisältää tai ei sisällä tiettyä tietuetta.

Tarkista esimerkiksi, esiintyykö asiakkaan nimi useammin kuin kerran luettelossa (sarake A) ja laita vastaava sana (kyllä/ei) soluun.

Ratkaisu on yksinkertaisempi kuin luuletkaan. Sinun on otettava käyttöön COUNTIF-funktio IF:ssäsi:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1, "kyllä", "ei")

Laita Google Sheets rakentamaan IF-kaavat puolestasi - IF Formula Builder -lisäosa

Jos olet kyllästynyt pitämään kirjaa kaikista ylimääräisistä merkeistä ja kaavojen oikeasta syntaksista, käytettävissä on toinenkin ratkaisu.

IF Formula Builder -lisäosa Google Sheetsille tarjoaa visuaalisen tavan luoda IF-lausekkeita. Työkalu hoitaa syntaksin, ylimääräiset funktiot ja kaikki tarvittavat merkit puolestasi.

Sinun tarvitsee vain tehdä:

• täytä tyhjät kohdat tietueilla yksi kerrallaan. Päivämääriä, kellonaikoja jne. ei käsitellä erikseen. Syötä ne kuten aina, ja lisäosa tunnistaa tietotyypin.
• valitse tarvittavat vertailuoperaattorit ehdotetuista pudotusvalikoimista.
• Lisää tarvittaessa useita loogisia lausekkeita yhdellä napsautuksella: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Kuten näet, jokainen looginen lauseke vie oman rivinsä. Sama pätee tosi/väärin -tuloksiin. Tämä vähentää huomattavasti kaavan sekaannusmahdollisuuksien määrää.

Kun täytät kaiken, käytettävä kaava kasvaa ikkunan yläreunassa olevalla esikatselualueella. Sen vasemmalla puolella voit valita arkin solun, johon haluat kaavan.

Kun olet valmis, liitä kaava haluamaasi soluun napsauttamalla alareunassa olevaa Lisää kaava -painiketta.

Tutustu IF Formula Builderin online-oppaaseen, jossa kaikki vaihtoehdot kuvataan yksityiskohtaisesti.

Toivon, että nyt ei ole enää epäilystäkään siitä, että IF-toiminto, vaikka se onkin ensi silmäyksellä hyvin yksinkertainen, avaa oven moniin mahdollisuuksiin tietojen käsittelyssä Google Sheetsissä. Mutta jos sinulla on vielä kysyttävää, voit kysyä niitä alla olevassa kommenttiosiossa - autamme mielellämme!