Pre nekog vremena počeli smo da istražujemo mogućnosti Excel Validacije podataka i naučili kako da kreiramo jednostavnu padajuću listu u Excelu zasnovanu na listi razdvojenoj zarezima, rasponu ćelija ili imenovanom rasponu.

Danas ćemo detaljno istražiti ovu funkciju i naučiti kako napraviti kaskadne padajuće liste koje prikazuju izbore ovisno o vrijednosti odabranoj u prvom padajućem izborniku. Drugačije rečeno, napravićemo Excel listu za validaciju podataka na osnovu vrednosti druge liste.

Kako kreirati više zavisnih padajućih menija u Excelu

Pravljenje višestruke Padajuće liste zavisne od nivoa u Excelu su jednostavne. Sve što vam treba je nekoliko imenovanih raspona i INDIREKTNA formula. Ova metoda radi sa svim verzijama programa Excel 365 - 2010 i ranijim verzijama.

1. Otkucajte unose za padajuće liste

Prvo, otkucajte unose koje želite da se pojave na padajućim listama, svaka lista u zasebnoj koloni. Na primjer, kreiram kaskadni padajući meni izvoznika voća i kolona A mog izvornog lista ( Voće ) uključuje stavke iz prvog padajućeg izbornika, a 3 druge kolone navode stavke za zavisne padajuće liste.

2. Kreirajte imenovane opsege

Sada trebate kreirati imena za svoju glavnu listu i za svaku od zavisnih lista. To možete učiniti dodavanjem novog imena u prozor Upravitelj imena ( Formule kartica > Upravitelj imena > Novo) ili upisivanjemznak) i apsolutni red (sa $) reference kao što je = Sheet2!B$1.

Kao rezultat, zavisna padajuća lista B1 će se pojaviti u ćeliji B2; C1 ovisni padajući meni će se prikazati u C2 i tako dalje.

A ako planirate kopirati padajuće menije u druge redove (tj. stupac), zatim koristite koordinate apsolutne kolone (sa $) i relativnog reda (bez $) poput = Sheet2!$B1.

Da biste kopirali padajuću ćeliju u bilo koju smjeru, koristite relativnu referencu (bez znaka $) kao što je = Sheet2!B1.

2.3. Kreirajte ime za preuzimanje unosa zavisnog menija

Umjesto postavljanja jedinstvenih imena za svaku od zavisnih lista kao što smo uradili u prethodnom primjeru, kreirat ćemo jednu imenovanu formulu koja nije dodijeljen nijednoj određenoj ćeliji ili rasponu ćelija. Dohvatiće ispravnu listu unosa za drugi padajući meni u zavisnosti od toga koji je izbor napravljen na prvoj padajućoj listi. Glavna prednost upotrebe ove formule je ta što nećete morati da kreirate nova imena dok dodajete nove unose na prvu padajuću listu - jedna formula sa imenom pokriva ih sve.

Kreirate novo ime u Excelu sa ovom formulom:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

Gdje:

• exporters_tbl - ime tabele (kreirano u koraku 1);
• fruit - ime ćelije koja sadrži prvu padajuću listu (kreirana u koraku 2.2);
• fruit_list - ime koje upućuje na red zaglavlja tabele (kreiran ukorak 2.1).

Dao sam mu ime exporters_list , kao što vidite na slici ispod.

Pa , već ste obavili najveći dio posla! Prije nego što pređete na završni korak, možda bi bilo dobro otvoriti upravitelj imena ( Ctrl + F3 ) i provjeriti imena i reference:

3. Postavite provjeru valjanosti podataka Excel

Ovo je zapravo najlakši dio. Sa dvije imenovane formule na mjestu, postavljate provjeru valjanosti podataka na uobičajen način ( Podaci kartica > Provjera valjanosti podataka ).

• Za prvi padajuću listu, u polje Izvor unesite =list_voća (ime kreirano u koraku 2.1).
• Za zavisnu padajuću listu unesite =list_izvoznika (ime kreirano u koraku 2.3).

Gotovo! Vaš dinamički kaskadni padajući meni je završen i automatski će se ažurirati odražavajući promjene koje ste napravili u izvornoj tablici.

Ovaj dinamički padajući izbornik Excela, savršen u svim ostalim aspektima , ima jedan nedostatak - ako stupci vaše izvorne tablice sadrže različit broj stavki, prazni redovi će se pojaviti u vašem izborniku ovako:

Izuzmite prazne redove iz dinamički kaskadni padajući izbornik

Ako želite očistiti sve prazne linije u vašim padajućim okvirima, morat ćete napraviti korak dalje i poboljšati formulu INDEX / MATCH koja se koristi za kreiranje zavisne dinamičke padajuće liste.

Ideja je upotreba2 funkcije INDEX, gdje prva dobiva gornju lijevu ćeliju, a druga vraća donju desnu ćeliju raspona, ili funkciju OFFSET s ugniježđenim INDEX i COUNTA. Detaljni koraci slijede u nastavku:

1. Kreirajte dva dodatna imena

Da ne biste učinili formulu previše glomaznom, prvo kreirajte nekoliko pomoćnih imena sa sljedećim jednostavnim formulama:

• Ime pod nazivom col_num za referencu na odabrani broj stupca:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• Ime pod nazivom cijeli_kol da referencira odabranu kolonu (ne broj kolone, već cijelu kolonu):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

U gornjim formulama, exporters_tbl je ime vaše izvorne tabele, fruit je ime ćelije koja sadrži prvi padajući meni, a fruit_list je ime koje upućuje na red zaglavlja tabele.

2. Kreirajte imenovanu referencu za zavisnu padajuću listu

Dalje, koristite bilo koju od sljedećih formula da kreirate novo ime (nazovimo ga exporters_list2 ) koje će se koristiti sa zavisnom padajućom listom:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. Primijeni provjeru valjanosti podataka

Konačno, odaberite ćeliju koja sadrži zavisni padajući izbornik i primijenite provjeru valjanosti podataka unošenjem = exporters_list2 (ime kreirano u prethodnom koraku) u Izvor box.

Snimak ekrana ispod prikazuje rezultirajući dinamički padajući meni u Excelu gdje su nestali svi prazni redovi!

Napomena. Kada radite sa dinamičkim kaskadnim padajućim listamakreiran s gornjim formulama, ništa ne sprječava korisnika da promijeni vrijednost u prvom padajućem izborniku nakon odabira u drugom izborniku, kao rezultat toga, izbori u primarnom i sekundarnom padajućem izborniku mogu biti neusklađeni. Možete blokirati promjene u prvom polju nakon što se izvrši odabir u drugom koristeći VBA ili složene formule predložene u ovom vodiču.

Ovo je način na koji kreirate Excel listu za validaciju podataka na osnovu vrijednosti druge liste. Slobodno preuzmite naše uzorke radnih knjiga da vidite kaskadne padajuće liste u akciji. Hvala vam na čitanju!

Vježbanje za preuzimanje

Kaskadni padajući uzorak 1 - laka verzija

Kaskadni padajući uzorak 2 - napredna verzija bez praznina

Napomena. Obratite pažnju da ako je vaš prvi red neka vrsta zaglavlja kolone kao što vidite na slici iznad, nećete ga uključiti u imenovani raspon.

Za detaljne upute korak po korak pogledajte Kako definirati ime u Excelu.

Stvari koje treba zapamtiti:

1. Stavke za koji se pojavljuju na prvoj padajućoj listi moraju biti unosi od jedne riječi, npr. Marelica , Mango , Narandže . Ako imate stavke koje se sastoje od dvije, tri ili više riječi, pogledajte Kako napraviti kaskadni padajući meni sa unosima od više riječi.
2. Imena zavisnih lista moraju biti potpuno ista kao i odgovarajući unos u glavnoj lista. Na primjer, zavisna lista koja će biti prikazana kada se " Mango " odabere sa prve padajuće liste trebala bi biti nazvana Mango .

Kada je gotovo , možda želite da pritisnete Ctrl+F3 da otvorite prozor Upravitelj imena i provjerite da li sve liste imaju ispravna imena i reference.

3 . Napravite prvu (glavnu) padajuću listu

1. U istoj ili u drugoj tabeli odaberite ćeliju ili nekoliko ćelija u kojima želite da se pojavi vaša primarna padajuća lista.
2. Idite na karticu Podaci , kliknite na Provjera valjanosti podataka i postavite padajuću listu na osnovu imenovanog raspona na uobičajen način odabirom Lista pod Dozvoli i unošenje naziva raspona uOkvir Izvor .

Za detaljne korake, pogledajte Pravljenje padajuće liste na osnovu imenovanog raspona.

Kao rezultat, imat ćete padajući meni u svom radnom listu sličan ovome:

4. Kreirajte zavisnu padajuću listu

Odaberite ćeliju(e) za zavisni padajući meni i ponovo primenite Excel Validaciju podataka kao što je opisano u prethodnom koraku. Ali ovaj put, umjesto imena raspona, u polje Izvor unosite sljedeću formulu:

=INDIRECT(A2)

Gdje je A2 ćelija s vašom prvom (primarnom) padajuća lista.

Ako je ćelija A2 trenutno prazna, dobit ćete poruku o grešci " Izvor trenutno procjenjuje grešku. Želite li nastaviti ? "

Sigurno kliknite Da i čim odaberete stavku iz prvog padajućeg izbornika, vidjet ćete unose koji joj odgovaraju u drugom, zavisnom , padajuća lista.

5. Dodajte treću zavisnu padajuću listu (opcionalno)

Ako je potrebno, možete dodati treću kaskadnu padajuću listu koja ovisi ili o odabiru u 2. padajućem izborniku ili o odabirima u prvom dva padajuće liste.

Postavite 3. padajući meni koji zavisi od 2. liste

Možete napraviti padajuću listu ovog tipa na isti način kao što smo upravo napravili drugu zavisnu padajuću- donji meni. Samo zapamtite 2 važne stvari o kojima smo gore govorili, a koje su neophodne zaispravan rad vaših kaskadnih padajućih lista.

Na primjer, ako želite prikazati listu regija u stupcu C u zavisnosti od toga koja je zemlja odabrana u koloni B, kreirate listu regija za svaku zemlju i imenujte je prema nazivu zemlje, tačno onako kako se zemlja pojavljuje u drugim padajućim listama. Na primjer, lista indijskih regija bi trebala biti imenovana "India", lista regija Kine - "China" i tako dalje.

Nakon toga, odabirete ćeliju za 3. padajući meni (C2 u našem slučaj) i primijenite Excel Data Validation sa sljedećom formulom (B2 je ćelija s drugim padajućim izbornikom koji sadrži listu zemalja):

=INDIRECT(B2)

Sada, svaki put kada odaberete Indija na listi zemalja u koloni B, imat ćete sljedeće izbore u trećem padajućem izborniku:

Napomena. Prikazana lista regiona je jedinstvena za svaku zemlju, ali ne zavisi od izbora u prvoj padajućoj listi.

Kreirajte treći padajući meni u zavisnosti od prve dve liste

Ako treba da kreirate kaskadni padajući meni koji zavisi od izbora i na prvoj i na drugoj padajućoj listi, nastavite na ovaj način :

1. Kreirajte dodatne skupove imenovanih raspona i imenujte ih za kombinacije riječi u vaša prva dva padajućeg izbornika. Na primjer, imate Mango, Narandže, itd. na 1. listi i Indiju, Brazil, itd. na 2. listi.Zatim kreirate imenovane raspone MangoIndia , MangoBrazil , OrangesIndia , OrangesBrazil , itd. Ovi nazivi ne bi trebali sadržavati donje crte ili bilo koje druge dodatne znakove .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

Gdje A2 i B2 sadrže prvi i drugi padajući meni, respektivno.

Kao rezultat, vaš treći pad -down lista će prikazati regije koje odgovaraju Voće i Zemlja odabrane u prve 2 padajuće liste.

Ovo je najlakši način za kreiranje kaskadnih padajućih okvira u Excelu. Međutim, ova metoda ima niz ograničenja.

Ograničenja ovog pristupa:

1. Stavke na vašoj primarnoj padajućoj listi moraju biti od jedne riječi unose. Pogledajte kako da kreirate kaskadne padajuće liste sa unosima od više reči.
2. Ova metoda neće raditi ako unosi u vašoj glavnoj padajućoj listi sadrže znakove koji nisu dozvoljeni u nazivima opsega, kao što je crtica ( -), ampersand (&), itd. Rješenje je kreirati dinamički kaskadni padajući meni koji nema ovo ograničenje.
3. Padajući meniji kreirani na ovaj način se ne ažuriraju automatski, tj. morat ćete promijenite imenovane opsege'reference svaki put kada dodate ili uklonite stavke u izvornim listama. Da biste prešli ovo ograničenje, pokušajte napraviti dinamičku kaskadnu padajuću listu.

Kreirajte kaskadne padajuće liste s unosima od više riječi

INDIREKTNE formule koje smo koristili u primjeru gore može obrađivati ​​samo stavke od jedne riječi. Na primjer, formula =INDIRECT(A2) indirektno upućuje na ćeliju A2 i prikazuje imenovani raspon točno s istim imenom kao u referenciranoj ćeliji. Međutim, razmaci nisu dozvoljeni u imenima u Excelu, zbog čega ova formula neće raditi s nazivima od više riječi.

Rješenje je korištenje funkcije INDIRECT u kombinaciji sa SUBSTITUTE kao što smo radili prilikom kreiranja 3. padajući meni.

Pretpostavimo da imate Lubenica među proizvodima. U ovom slučaju listu izvoznika lubenica imenujete jednom riječju bez razmaka - Lubenica .

Zatim, za drugi padajući izbornik, primijenite Excel Validaciju podataka sa sljedećom formulom koja uklanja razmaci od imena u ćeliji A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Kako spriječiti promjene u primarnoj padajućoj listi

Zamislite sljedeći scenario . Vaš korisnik je napravio odabir na svim padajućim listama, a zatim se predomislio, vratio se na prvu listu i izabrao drugu stavku. Kao rezultat toga, 1. i 2. selekcije su neusklađene. Kako biste spriječili da se to dogodi, možda ćete htjeti blokirati sve promjene u prvom ispuštanju-donju listu čim se izvrši odabir na drugoj listi.

Da biste to učinili, prilikom kreiranja prvog padajućeg menija koristite posebnu formulu koja će provjeriti da li je u drugom padajućem izborniku odabran neki unos:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

Gdje B2 sadrži drugi padajući meni, " Voće " je naziv liste koja se pojavljuje u prvom padajućem izborniku, a " FakeList " je bilo koje lažno ime koje ne postoji.

Sada, ako je bilo koja stavka odabrana na 2. padajućoj listi, nijedan izbor neće biti dostupan kada korisnik klikne na strelicu pored prve liste.

Kreiranje dinamičkih kaskadnih padajućih lista u Excelu

Glavna prednost dinamičke padajuće liste zavisne od Excela je da možete slobodno uredite izvorne liste i vaši padajući okviri će se ažurirati u hodu. Naravno, kreiranje dinamičkih padajućih menija zahteva malo više vremena i složenije formule, ali verujem da je ovo vredna investicija jer kada se postave, sa takvim padajućim menijima je pravo zadovoljstvo raditi.

Kao i sa skoro bilo šta u Excelu, možete postići isti rezultat na nekoliko načina. Konkretno, možete kreirati dinamički padajući meni koristeći kombinaciju funkcija OFFSET, INDIRECT i COUNTA ili otporniju formulu INDEX MATCH. Potonji je moj omiljeni način jer pruža brojne prednosti, od kojih su najvažnije:

1. Morate kreirati samo 3 imenovana raspona, bez obzira na to kakoima mnogo stavki u glavnim i zavisnim listama.
2. Vaše liste mogu sadržavati stavke od više riječi i bilo koje posebne znakove.
3. Broj unosa može varirati u svakoj koloni.
4. Redoslijed sortiranja unosa nije bitan.
5. Konačno, vrlo je lako održavati i mijenjati izvorne liste.

U redu, dosta teorije, idemo na praksu.

1. Organizirajte svoje izvorne podatke u tabeli

Kao i obično, prva stvar koju trebate učiniti je da zapišete sve izbore za svoje padajuće liste na radnom listu. Ovaj put ćete morati pohraniti izvorne podatke u Excel tablicu. Za ovo, nakon što unesete podatke, odaberite sve unose i pritisnite Ctrl + T ili kliknite karticu Insert > Tablica . Zatim ukucajte ime svoje tabele u polje Naziv tabele .

Najprikladniji i najvizualniji pristup je da pohranite stavke za prvi padajući meni kao zaglavlja tabele, a stavke za zavisni padajući meni kao podaci tabele. Snimak ekrana ispod ilustruje strukturu moje tabele, pod nazivom exporters_tbl - imena voća su zaglavlja tabele i lista zemalja izvoznica je dodata pod odgovarajućim imenom voća.

2. Kreirajte Excel imena

Sada kada su vaši izvorni podaci spremni, vrijeme je da postavite imenovane reference koje će dinamički preuzimati ispravnu listu iz vaše tablice.

2.1. Dodajte ime za red zaglavlja tabele (glavni padajući meni)

Da biste kreirali anovo ime koje upućuje na zaglavlje tablice, odaberite ga i zatim kliknite na Formule > Upravitelj imena > Novo ili pritisnite Ctrl + F3 .

Microsoft Excel će koristiti ugrađeni referentni sistem tablice za kreiranje imena obrasca table_name[#Headers] .

Dajte mu malo smisleno i lako pamtljivo ime, npr. popis_voća i kliknite na OK .

2.2. Kreirajte ime za ćeliju koja sadrži prvu padajuću listu

Znam da još nemate nijedan padajući izbornik :) Ali morate odabrati ćeliju za smještaj vašeg prvog padajućeg izbornika i kreirati ime za to ćeliju sada jer ćete morati uključiti ovo ime u referencu trećeg imena.

Na primjer, moj prvi padajući okvir nalazi se u ćeliji B1 na listu 2, tako da sam kreirao ime za njega, nešto jednostavno i samorazumljivi poput voće :

Savjet. Koristite odgovarajuće reference ćelija za kopiranje padajućih lista preko radnog lista.

Molimo vas da pažljivo pročitate sljedećih nekoliko pasusa jer je ovo vrlo koristan savjet koji ne želite propustiti . Puno hvala Karen na objavi!

Ako planirate kopirati svoje padajuće liste u druge ćelije, tada koristite miješane reference ćelija kada kreirate naziv za ćeliju(e) sa svojim prvim padajućim izbornikom lista.

Da bi se padajući meni ispravno kopirali u druge kolone (tj. desno), koristite relativnu kolonu (bez $