Beberapa waktu yang lalu kami mulai menjelajahi kemampuan Validasi Data Excel dan mempelajari cara membuat daftar drop-down sederhana di Excel berdasarkan daftar yang dipisahkan koma, rentang sel, atau rentang bernama.

Hari ini, kita akan menyelidiki fitur ini secara mendalam dan mempelajari cara membuat daftar drop-down berjenjang yang menampilkan pilihan tergantung pada nilai yang dipilih di dropdown pertama. Dengan kata lain, kita akan membuat daftar validasi data Excel berdasarkan nilai daftar lain.

Cara membuat beberapa dropdown dependen di Excel

Membuat daftar drop-down dependen multi-level di Excel itu mudah. Yang Anda butuhkan hanyalah beberapa rentang bernama dan rumus INDIRECT. Metode ini berfungsi dengan semua versi Excel 365 - 2010 dan sebelumnya.

1. Ketik entri untuk daftar drop-down

Pertama-tama, ketik entri yang ingin Anda tampilkan dalam daftar drop-down, setiap daftar dalam kolom terpisah. Misalnya, saya membuat dropdown berjenjang dari eksportir buah dan kolom A dari lembar sumber saya ( Buah ) termasuk item dari dropdown pertama dan 3 kolom lainnya mencantumkan item untuk dropdown dependen.

2. Buat rentang bernama

Sekarang, Anda perlu membuat nama untuk daftar utama Anda dan untuk masing-masing daftar dependen. Anda bisa melakukan ini dengan menambahkan nama baru di dalam Nama Manajer jendela ( Rumus tab> Nama Manajer> Baru) atau mengetikkan nama secara langsung di Kotak Nama .

Catatan Harap perhatikan bahwa jika baris pertama Anda adalah semacam tajuk kolom seperti yang Anda lihat pada gambar di atas, Anda tidak boleh memasukkannya ke dalam rentang bernama.

Untuk petunjuk langkah-demi-langkah terperinci, silakan lihat Cara menentukan nama di Excel.

Hal-hal yang perlu diingat:

1. Item yang akan muncul dalam daftar drop-down pertama harus berupa entri satu kata, misalnya Aprikot , Mangga , Jeruk Jika Anda memiliki item yang terdiri dari dua, tiga atau lebih kata, silakan lihat Cara membuat dropdown berjenjang dengan entri multi-kata.
2. Nama-nama daftar dependen harus persis sama dengan entri yang cocok dalam daftar utama. Misalnya, daftar dependen yang akan ditampilkan ketika " Mangga " yang dipilih dari daftar drop-down pertama harus diberi nama Mangga .

Setelah selesai, Anda mungkin ingin menekan Ctrl+F3 untuk membuka Nama Manajer jendela dan periksa apakah semua daftar memiliki nama dan referensi yang benar.

3. Buat daftar drop-down pertama (utama)

1. Di spreadsheet yang sama atau di spreadsheet lain, pilih sel atau beberapa sel di mana Anda ingin daftar drop-down utama Anda muncul.
2. Pergi ke Data tab, klik Validasi Data dan menyiapkan daftar drop-down berdasarkan rentang bernama dengan cara biasa dengan memilih Daftar di bawah Izinkan dan memasukkan nama rentang dalam kotak Sumber kotak.

Untuk langkah-langkah mendetail, silakan lihat Membuat daftar drop-down berdasarkan kisaran bernama.

Hasilnya, Anda akan memiliki menu drop-down di lembar kerja Anda yang mirip dengan ini:

4. Buat daftar drop-down dependen

Pilih sel untuk menu drop-down dependen Anda dan terapkan Validasi Data Excel lagi seperti yang dijelaskan pada langkah sebelumnya. Tapi kali ini, alih-alih nama rentang, Anda memasukkan rumus berikut di Sumber lapangan:

=INDIRECT(A2)

Di mana A2 adalah sel dengan daftar drop-down pertama (primer) Anda.

Jika sel A2 saat ini kosong, Anda akan mendapatkan pesan kesalahan " Source saat ini dievaluasi menjadi error. Apakah Anda ingin melanjutkan? "

Klik dengan aman Ya dan segera setelah Anda memilih item dari menu drop-down pertama, Anda akan melihat entri yang terkait dengannya dalam daftar drop-down kedua, tergantung.

5. Tambahkan daftar drop-down dependen ketiga (opsional)

Jika perlu, Anda bisa menambahkan daftar drop-down bertingkat ke-3 yang bergantung pada pilihan di menu drop-down ke-2 atau pada pilihan di dua dropdown pertama.

Siapkan dropdown ke-3 yang bergantung pada daftar ke-2

Anda dapat membuat daftar drop-down jenis ini dengan cara yang sama seperti yang baru saja kita buat menu drop-down dependen kedua. Ingatlah 2 hal penting yang dibahas di atas, yang sangat penting untuk pekerjaan yang benar dari daftar drop-down bertingkat Anda.

Misalnya, jika Anda ingin menampilkan daftar wilayah di kolom C tergantung pada negara mana yang dipilih di kolom B, Anda membuat daftar wilayah untuk masing-masing negara dan menamainya sesuai nama negara, persis seperti negara yang muncul dalam daftar dropdown kedua. Misalnya, daftar wilayah India harus diberi nama "India", daftar wilayah Cina - "Cina", dan seterusnya.

Setelah itu, Anda memilih sel untuk dropdown ke-3 (C2 dalam kasus kami) dan menerapkan Validasi Data Excel dengan rumus berikut (B2 adalah sel dengan menu drop-down kedua yang berisi daftar negara):

=INDIRECT(B2)

Sekarang, setiap kali Anda memilih India di bawah daftar negara dalam kolom B, Anda akan memiliki pilihan berikut ini dalam drop-down ketiga:

Catatan. Daftar wilayah yang ditampilkan adalah unik untuk masing-masing negara, tetapi tidak tergantung pada pilihan dalam daftar drop-down pertama.

Buat dropdown ketiga yang bergantung pada dua daftar pertama

Jika Anda perlu membuat menu drop-down bertingkat yang bergantung pada pilihan baik dalam daftar drop-down pertama dan kedua, maka lanjutkan dengan cara ini:

1. Buat set tambahan rentang bernama, dan beri nama untuk kombinasi kata dalam dua dropdown pertama Anda. Misalnya, Anda memiliki Mangga, Jeruk, dll. dalam daftar pertama dan India, Brasil, dll. di bagian ke-2. Kemudian Anda membuat rentang bernama MangoIndia , ManggaBrazil , JerukIndia , JerukBrazil , dsb. Nama-nama ini tidak boleh mengandung garis bawah atau karakter tambahan lainnya.

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

Di mana A2 dan B2 masing-masing berisi dropdown pertama dan kedua.

Sebagai hasilnya, daftar drop-down ke-3 Anda akan menampilkan wilayah yang sesuai dengan Buah dan Negara dipilih dalam 2 daftar drop-down pertama.

Ini adalah cara termudah untuk membuat kotak drop-down bertingkat di Excel. Namun, metode ini memiliki sejumlah keterbatasan.

Keterbatasan pendekatan ini:

1. Item dalam daftar drop-down utama Anda harus berupa entri satu kata. Lihat cara membuat daftar drop-down berjenjang dengan entri multi-kata.
2. Metode ini tidak akan berfungsi jika entri dalam daftar drop-down utama Anda berisi karakter yang tidak diizinkan dalam nama rentang, seperti tanda hubung (-), ampersand (&), dsb. Solusinya adalah membuat dropdown bertingkat dinamis yang tidak memiliki batasan ini.
3. Menu drop-down yang dibuat dengan cara ini tidak diperbarui secara otomatis, yaitu Anda harus mengubah referensi rentang bernama setiap kali Anda menambahkan atau menghapus item dalam daftar sumber. Untuk mengatasi keterbatasan ini, cobalah membuat daftar drop-down bertingkat dinamis.

Membuat daftar drop-down bertingkat dengan entri multi-kata

Rumus INDIRECT yang kami gunakan pada contoh di atas hanya dapat menangani item satu kata. Misalnya, rumus =INDIRECT(A2) secara tidak langsung mereferensikan sel A2 dan menampilkan rentang bernama persis dengan nama yang sama seperti yang ada di sel yang direferensikan. Namun, spasi tidak diperbolehkan dalam nama Excel, itulah sebabnya rumus ini tidak akan berfungsi dengan nama multi-kata.

Solusinya adalah dengan menggunakan fungsi INDIRECT yang dikombinasikan dengan SUBSTITUTE seperti yang kita lakukan saat membuat dropdown ke-3.

Misalkan Anda memiliki Melon air Dalam hal ini, Anda menamai daftar eksportir melon air dengan satu kata tanpa spasi - Semangka .

Kemudian, untuk dropdown kedua, terapkan Validasi Data Excel dengan rumus berikut yang menghapus spasi dari nama di sel A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Cara mencegah perubahan dalam daftar drop-down utama

Bayangkan skenario berikut ini. Pengguna Anda telah membuat pilihan di semua daftar drop-down, kemudian mereka berubah pikiran, kembali ke daftar pertama, dan memilih item lain. Akibatnya, pilihan ke-1 dan ke-2 tidak cocok. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda mungkin ingin memblokir perubahan apa pun dalam daftar drop-down pertama segera setelah pilihan dibuat di daftar kedua.

Untuk melakukan ini, saat membuat dropdown pertama, gunakan rumus khusus yang akan memeriksa apakah ada entri yang dipilih di menu dropdown kedua:

=IF(B2="", Buah, INDIRECT("FakeList"))

Di mana B2 berisi dropdown kedua, " Buah " adalah nama daftar yang muncul dalam menu drop-down pertama, dan " Daftar Palsu " adalah nama palsu yang tidak ada.

Sekarang, jika ada item yang dipilih dalam daftar drop-down ke-2, tidak ada pilihan yang tersedia apabila pengguna mengklik tanda panah di samping daftar pertama.

Membuat daftar drop-down bertingkat dinamis di Excel

Keuntungan utama dari daftar drop-down dinamis yang bergantung pada Excel adalah Anda bebas mengedit daftar sumber dan kotak drop-down Anda akan diperbarui dengan cepat. Tentu saja, membuat dropdown dinamis membutuhkan lebih banyak waktu dan rumus yang lebih kompleks, tetapi saya yakin ini adalah investasi yang layak karena setelah diatur, menu drop-down seperti itu sangat menyenangkan untuk dikerjakan.

Seperti hampir semua hal di Excel, Anda dapat mencapai hasil yang sama dengan beberapa cara. Secara khusus, Anda dapat membuat dropdown dinamis menggunakan kombinasi fungsi OFFSET, INDIRECT, dan COUNTA atau rumus INDEX MATCH yang lebih tangguh. Yang terakhir ini adalah cara yang lebih saya sukai karena memberikan banyak keuntungan, yang paling penting adalah:

1. Anda harus membuat 3 rentang bernama saja, tidak peduli berapa banyak item yang ada dalam daftar utama dan dependen.
2. Daftar Anda mungkin berisi item multi-kata dan karakter khusus apa pun.
3. Jumlah entri bisa bervariasi dalam setiap kolom.
4. Urutan sortir entri tidak menjadi masalah.
5. Akhirnya, sangat mudah untuk memelihara dan memodifikasi daftar sumber.

Oke, cukup teorinya, mari kita praktikkan.

1. Mengatur sumber data Anda dalam tabel

Seperti biasa, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menuliskan semua pilihan untuk daftar drop-down Anda di lembar kerja. Kali ini, Anda akan menyimpan sumber data dalam tabel Excel. Untuk ini, setelah Anda memasukkan data, pilih semua entri dan tekan Ctrl + T atau klik Sisipkan tab> Tabel Lalu, ketik nama tabel Anda di dalam kotak Nama Tabel kotak.

Pendekatan yang paling nyaman dan visual adalah menyimpan item untuk drop-down pertama sebagai header tabel, dan item untuk dropdown dependen sebagai data tabel. Tangkapan layar di bawah ini mengilustrasikan struktur tabel saya, bernama eksportir_tbl - nama-nama buah merupakan tajuk tabel dan daftar negara pengekspor ditambahkan di bawah nama buah yang sesuai.

2. Buat nama-nama Excel

Sekarang setelah data sumber Anda siap, sekarang saatnya untuk menyiapkan referensi bernama yang secara dinamis akan mengambil daftar yang benar dari tabel Anda.

2.1. Tambahkan nama untuk baris header tabel (dropdown utama)

Untuk membuat nama baru yang merujuk ke header tabel, pilih dan kemudian klik Rumus > Nama Manajer > Baru atau tekan Ctrl + F3 .

Microsoft Excel akan menggunakan sistem referensi tabel built-in untuk membuat nama tabel nama_tabel[#Kepala] pola.

Berikan nama yang bermakna dan mudah diingat, misalnya. daftar_buah , dan klik OK .

2.2. Buat nama untuk sel yang berisi daftar drop-down pertama

Saya tahu bahwa kamu belum memiliki dropdown apapun :) Tapi kamu harus memilih cell untuk menampung dropdown pertamamu dan membuat nama untuk cell tersebut sekarang karena kamu perlu memasukkan nama ini dalam referensi nama ketiganya.

Misalnya, kotak drop-down pertama saya berada di sel B1 pada Sheet 2, jadi saya membuat nama untuknya, sesuatu yang sederhana dan cukup jelas seperti buah :

Tip. Gunakan referensi sel yang sesuai untuk salin daftar drop-down di seluruh lembar kerja.

Pastikan untuk membaca beberapa paragraf berikut ini dengan cermat karena ini adalah tip yang sangat berguna yang tidak ingin Anda lewatkan. Terima kasih banyak kepada Karen yang telah mempostingnya!

Jika Anda berencana untuk menyalin daftar drop-down Anda ke sel lain, gunakan referensi sel campuran saat membuat nama untuk sel dengan daftar drop-down pertama Anda.

Agar drop-down bisa menyalin dengan benar ke kolom (yaitu ke kanan), gunakan kolom relatif (tanpa tanda $) dan referensi baris absolut (dengan $) seperti = Sheet2!B$1.

Hasilnya, daftar drop-down dependen B1 akan muncul di sel B2; Drop-down dependen C1 akan ditampilkan di C2, dan seterusnya.

Dan jika Anda berencana untuk menyalin dropdown ke barisan (yaitu ke bawah kolom), kemudian gunakan kolom absolut (dengan $) dan koordinat baris relatif (tanpa $) seperti = Sheet2!$B1.

Untuk menyalin sel drop-down ke segala arah, gunakan referensi relatif (tanpa tanda $) seperti = Sheet2!B1.

2.3. Buat nama untuk mengambil entri menu dependen

Alih-alih menyiapkan nama unik untuk masing-masing daftar dependen seperti yang kita lakukan dalam contoh sebelumnya, kita akan membuat satu rumus bernama yang tidak ditetapkan ke sel atau rentang sel tertentu. Ini akan mengambil daftar entri yang benar untuk dropdown kedua tergantung pada pilihan mana yang dibuat dalam daftar drop-down pertama. Manfaat utama menggunakan rumus ini adalah Anda tidak perlu membuat nama baru saat Anda menambahkan entri baru ke daftar drop-down pertama - satu rumus bernama mencakup semuanya.

Anda membuat nama Excel baru dengan rumus ini:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(buah,daftar_buah,0))

Di mana:

• eksportir_tbl - nama tabel (dibuat pada langkah 1);
• buah - nama sel yang berisi daftar drop-down pertama (dibuat di langkah 2.2);
• daftar_buah - nama yang merujuk ke baris header tabel (dibuat di langkah 2.1).

Saya memberinya nama daftar_eksportir seperti yang Anda lihat pada gambar di bawah ini.

Nah, Anda sudah melakukan bagian utama dari pekerjaan! Sebelum sampai ke langkah terakhir, mungkin ide yang bagus untuk membuka Name Manager ( Ctrl + F3 ) dan memverifikasi nama dan referensi:

3. Siapkan Validasi Data Excel

Dengan dua rumus bernama di tempatnya, Anda menyiapkan Validasi Data dengan cara biasa ( Data tab> Validasi data ).

• Untuk daftar drop-down pertama, dalam kotak Source, masukkan =daftar_buah (nama yang dibuat pada langkah 2.1).
• Untuk daftar drop-down dependen, masukkan =daftar_eksportir (nama yang dibuat pada langkah 2.3).

Selesai! Menu drop-down bertingkat dinamis Anda telah selesai dan akan diperbarui secara otomatis yang mencerminkan perubahan yang telah Anda buat pada tabel sumber.

Dropdown Excel dinamis ini, sempurna dalam semua hal lainnya, memiliki satu kekurangan - jika kolom tabel sumber Anda berisi jumlah item yang berbeda, baris kosong akan muncul di menu Anda seperti ini:

Kecualikan baris kosong dari dropdown berjenjang dinamis

Jika Anda ingin membersihkan baris kosong di kotak drop-down Anda, Anda harus melangkah lebih jauh dan meningkatkan rumus INDEX / MATCH yang digunakan untuk membuat daftar drop-down dinamis dependen.

Idenya adalah menggunakan 2 fungsi INDEX, di mana yang pertama mendapatkan sel kiri atas dan yang kedua mengembalikan sel kanan bawah rentang, atau fungsi OFFSET dengan INDEX dan COUNTA bersarang. Langkah-langkah detailnya ikuti di bawah ini:

1. Buat dua nama tambahan

Agar rumusnya tidak terlalu besar, buatlah beberapa nama pembantu dengan rumus sederhana berikut terlebih dahulu:

• Sebuah nama yang disebut col_num untuk mereferensikan nomor kolom yang dipilih:

  =MATCH(buah, daftar_buah,0)

• Sebuah nama yang disebut seluruh_col untuk mereferensikan kolom yang dipilih (bukan nomor kolom, tetapi seluruh kolom):

  =INDEX(eksportir_tbl,, col_num)

Dalam rumus di atas, eksportir_tbl adalah nama tabel sumber Anda, buah adalah nama sel yang berisi dropdown pertama, dan daftar_buah adalah nama yang merujuk pada baris header tabel.

2. Buat referensi bernama untuk dropdown dependen

Berikutnya, manfaatkan salah satu rumus di bawah ini untuk membuat nama baru (sebut saja eksportir_daftar2 ) untuk digunakan dengan daftar drop-down dependen:

=INDEX(eksportir_tbl,1,col_num) : INDEX(eksportir_tbl, COUNTA(seluruh_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(eksportir_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(seluruh_col))

3. Terapkan Validasi Data

Terakhir, pilih sel yang berisi dropdown dependen dan terapkan Validasi Data dengan memasukkan = eksportir_daftar2 (nama yang dibuat pada langkah sebelumnya) di dalam Sumber kotak.

Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan menu drop-down dinamis yang dihasilkan di Excel di mana semua baris kosong hilang!

Catatan. Saat bekerja dengan daftar drop-down bertingkat dinamis yang dibuat dengan rumus di atas, tidak ada yang mencegah pengguna mengubah nilai di dropdown pertama setelah membuat pilihan di menu kedua, akibatnya, pilihan di dropdown primer dan sekunder mungkin tidak cocok. Anda dapat memblokir perubahan di kotak pertama setelah pilihan dibuat di kotak kedua dengan menggunakan VBA ataurumus kompleks yang disarankan dalam tutorial ini.

Beginilah cara Anda membuat daftar validasi data Excel berdasarkan nilai daftar lain. Jangan ragu untuk mengunduh buku kerja sampel kami untuk melihat daftar drop-down berjenjang beraksi. Terima kasih telah membaca!

Buku kerja latihan untuk diunduh

Sampel Dropdown Bertingkat 1- versi mudah

Cascading Dropdown Sample 2 - versi lanjutan tanpa kosong