منذ فترة ، بدأنا في استكشاف إمكانات التحقق من صحة بيانات Excel وتعلمنا كيفية إنشاء قائمة منسدلة بسيطة في Excel استنادًا إلى قائمة مفصولة بفواصل أو نطاق من الخلايا أو نطاق مسمى.

اليوم ، سنقوم بالتحقيق في هذه الميزة بشكل متعمق ومعرفة كيفية إنشاء قوائم منسدلة متتالية تعرض الاختيارات بناءً على القيمة المحددة في القائمة المنسدلة الأولى. لوضعها بشكل مختلف ، سنقوم بعمل قائمة تحقق من صحة بيانات Excel بناءً على قيمة قائمة أخرى.

كيفية إنشاء قائمة منسدلة متعددة تابعة في Excel

إنشاء قائمة متعددة من السهل استخدام القوائم المنسدلة ذات المستوى المعتمد في Excel. كل ما تحتاجه هو بعض النطاقات المسماة والصيغة غير المباشرة. تعمل هذه الطريقة مع كافة إصدارات Excel 365 - 2010 والإصدارات السابقة.

1. اكتب إدخالات القوائم المنسدلة

أولاً ، اكتب الإدخالات التي تريد ظهورها في القوائم المنسدلة ، كل قائمة في عمود منفصل. على سبيل المثال ، أقوم بإنشاء قائمة منسدلة متتالية لمصدري الفاكهة والعمود A من ورقة المصدر الخاصة بي ( الفاكهة ) يتضمن عناصر القائمة المنسدلة الأولى و 3 أعمدة أخرى تسرد العناصر الخاصة بالقوائم المنسدلة التابعة.

2. قم بإنشاء نطاقات مسماة

الآن تحتاج إلى إنشاء أسماء لقائمتك الرئيسية ولكل من القوائم التابعة. يمكنك القيام بذلك إما عن طريق إضافة اسم جديد في نافذة مدير الأسماء ( الصيغ علامة التبويب & gt ؛ مدير الاسم & gt ؛ جديد) أو كتابةتسجيل) ومراجع الصف المطلق (مع $) مثل = Sheet2! B $ 1.

ونتيجة لذلك ، ستظهر القائمة المنسدلة التابعة لـ B1 في الخلية B2 ؛ سيتم عرض القائمة المنسدلة التابعة لـ C1 في C2 ، وهكذا.

وإذا كنت تخطط لنسخ القوائم المنسدلة إلى صفوف أخرى (أي أسفل العمود) ، ثم استخدم إحداثيات العمود المطلق (مع $) والصف النسبي (بدون $) مثل = Sheet2! $ B1.

لنسخ خلية منسدلة في أي الاتجاه ، استخدم مرجع نسبي (بدون علامة $) مثل = Sheet2! B1.

2.3. أنشئ اسمًا لاسترداد إدخالات القائمة التابعة

بدلاً من إعداد أسماء فريدة لكل من القوائم التابعة كما فعلنا في المثال السابق ، سننشئ صيغة واحدة مسماة والتي لم يتم تعيينه إلى أي خلية معينة أو نطاق من الخلايا. سيقوم باسترداد قائمة الإدخالات الصحيحة للقائمة المنسدلة الثانية بناءً على التحديد الذي تم إجراؤه في القائمة المنسدلة الأولى. الفائدة الرئيسية من استخدام هذه الصيغة هي أنك لن تضطر إلى إنشاء أسماء جديدة أثناء إضافة إدخالات جديدة إلى القائمة المنسدلة الأولى - صيغة واحدة مسماة تغطيهم جميعًا.

يمكنك إنشاء اسم Excel جديد بهذه الصيغة:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

المكان:

• exporters_tbl - اسم الجدول (تم إنشاؤه في الخطوة 1) ؛
• fruit - اسم الخلية التي تحتوي على أول قائمة منسدلة (تم إنشاؤها في الخطوة 2.2) ؛
• fruit_list - الاسم الذي يشير إلى صف رأس الجدول (تم إنشاؤه فيالخطوة 2.1).

أعطيته اسمًا قائمة المصدرين ، كما ترى في لقطة الشاشة أدناه.

حسنًا ، لقد أنجزت بالفعل الجزء الأكبر من العمل! قبل الوصول إلى الخطوة الأخيرة ، قد يكون من الجيد فتح مدير الأسماء (Ctrl + F3) والتحقق من الأسماء والمراجع:

3. قم بإعداد التحقق من صحة بيانات Excel

هذا هو في الواقع الجزء الأسهل. مع وجود الصيغتين المسماة في مكانهما الصحيح ، يمكنك إعداد التحقق من صحة البيانات بالطريقة المعتادة ( علامة التبويب البيانات علامة التبويب & gt ؛ التحقق من صحة البيانات ).

• لأول مرة القائمة المنسدلة ، في مربع المصدر ، أدخل = لائحة_الفاكهة (الاسم الذي تم إنشاؤه في الخطوة 2.1).
• بالنسبة إلى القائمة المنسدلة التابعة ، أدخل = export_list (الاسم الذي تم إنشاؤه في الخطوة 2.3).

تم! تم الانتهاء من القائمة المنسدلة المتتالية الديناميكية الخاصة بك وسيتم تحديثها تلقائيًا لتعكس التغييرات التي أجريتها على الجدول المصدر.

هذه القائمة المنسدلة الديناميكية في Excel ، مثالية من جميع النواحي الأخرى ، به عيب واحد - إذا كانت أعمدة الجدول المصدر تحتوي على عدد مختلف من العناصر ، فستظهر الصفوف الفارغة في قائمتك على النحو التالي:

استبعاد الصفوف الفارغة من القائمة المنسدلة المتتالية الديناميكية

إذا كنت تريد تنظيف أي أسطر فارغة في المربعات المنسدلة ، فسيتعين عليك اتخاذ خطوة إضافية وتحسين صيغة INDEX / MATCH المستخدمة لإنشاء القائمة المنسدلة الديناميكية التابعة.

الفكرة هي الاستخدام2 دالة INDEX ، حيث تحصل الأولى على الخلية العلوية اليسرى وتعيد الثانية الخلية اليمنى السفلية للنطاق ، أو دالة OFFSET مع INDEX و COUNTA المتداخلين. فيما يلي الخطوات التفصيلية:

1. قم بإنشاء اسمين إضافيين

حتى لا تجعل الصيغة ضخمة جدًا ، قم بإنشاء اسمين مساعدين باستخدام الصيغ البسيطة التالية أولاً:

• اسم يسمى col_num للإشارة إلى رقم العمود المحدد:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• اسم يسمى whole_col للإشارة إلى العمود المحدد (ليس رقم العمود ، ولكن العمود بأكمله):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

في الصيغ أعلاه ، exporters_tbl هو اسم الجدول المصدر ، fruit هو اسم الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة الأولى ، و fruit_list هو الاسم الذي يشير إلى صف رأس الجدول.

2. قم بإنشاء مرجع مسمى للقائمة المنسدلة التابعة

بعد ذلك ، استخدم أيًا من الصيغ أدناه لإنشاء اسم جديد (دعنا نسميها قائمة المصدرين 2 ) لاستخدامها مع القائمة المنسدلة التابعة:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. تطبيق التحقق من صحة البيانات

أخيرًا ، حدد الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة التابعة وقم بتطبيق التحقق من صحة البيانات عن طريق إدخال = sources_list2 (الاسم الذي تم إنشاؤه في الخطوة السابقة) في المصدر مربع.

توضح لقطة الشاشة أدناه القائمة المنسدلة الديناميكية الناتجة في Excel حيث اختفت جميع الأسطر الفارغة!

ملاحظة. عند العمل مع القوائم المنسدلة المتتالية الديناميكيةتم إنشاؤها باستخدام الصيغ أعلاه ، فلا شيء يمنع المستخدم من تغيير القيمة في القائمة المنسدلة الأولى بعد إجراء التحديد في القائمة الثانية ، ونتيجة لذلك ، قد لا تتطابق الاختيارات في القائمتين المنسدلتين الأساسية والثانوية. يمكنك حظر التغييرات في المربع الأول بعد إجراء التحديد في المربع الثاني باستخدام إما VBA أو الصيغ المعقدة المقترحة في هذا البرنامج التعليمي.

هذه هي الطريقة التي تنشئ بها قائمة تحقق من صحة بيانات Excel استنادًا إلى قيم قائمة أخرى. لا تتردد في تنزيل نماذج كتب العمل لدينا لمشاهدة القوائم المنسدلة المتتالية قيد التنفيذ. نشكرك على القراءة!

تدريب المصنف للتنزيل

نموذج قائمة منسدلة متتالية 1- إصدار سهل

نموذج قائمة منسدلة متتالية 2 - إصدار متقدم بدون فراغات

ملاحظة. يرجى الانتباه إلى أنه إذا كان صفك الأول يشبه رأس العمود كما تراه في لقطة الشاشة أعلاه ، فلن تقوم بتضمينه في النطاق المحدد.

للحصول على الإرشادات التفصيلية خطوة بخطوة ، يرجى الاطلاع على كيفية تحديد اسم في Excel.

أشياء يجب تذكرها:

1. العناصر إلى تظهر في القائمة المنسدلة الأولى يجب أن تكون إدخالات من كلمة واحدة ، على سبيل المثال المشمش ، المانجو ، البرتقال . إذا كان لديك عناصر تتكون من كلمتين أو ثلاث كلمات أو أكثر ، فالرجاء الاطلاع على كيفية إنشاء قائمة منسدلة متتالية بإدخالات متعددة الكلمات.
2. يجب أن تكون أسماء القوائم التابعة مماثلة تمامًا للإدخال المطابق في main قائمة. على سبيل المثال ، يجب تسمية القائمة التابعة التي سيتم عرضها عند تحديد " Mango " من القائمة المنسدلة الأولى باسم Mango .

عند الانتهاء ، قد ترغب في الضغط على Ctrl + F3 لفتح نافذة مدير الأسماء والتحقق مما إذا كانت جميع القوائم تحتوي على أسماء ومراجع صحيحة.

3 . أنشئ أول قائمة منسدلة (رئيسية)

1. في نفس جدول البيانات أو في جدول بيانات آخر ، حدد خلية أو عدة خلايا تريد أن تظهر القائمة المنسدلة الأساسية فيها.
2. انتقل إلى علامة التبويب البيانات ، انقر فوق التحقق من صحة البيانات وقم بإعداد قائمة منسدلة استنادًا إلى نطاق مسمى بالطريقة المعتادة عن طريق تحديد قائمة ضمن سماح وإدخال اسم النطاق في مربع المصدر .

للحصول على الخطوات التفصيلية ، يرجى الاطلاع على إنشاء قائمة منسدلة بناءً على نطاق مسمى.

نتيجة لذلك ، سيكون لديك قائمة منسدلة في ورقة العمل الخاصة بك مشابهة لما يلي:

4. قم بإنشاء القائمة المنسدلة التابعة

حدد خلية (خلايا) للقائمة المنسدلة التابعة لك وقم بتطبيق Excel Data Validation مرة أخرى كما هو موضح في الخطوة السابقة. ولكن هذه المرة ، بدلاً من اسم النطاق ، أدخل الصيغة التالية في الحقل المصدر :

=INDIRECT(A2)

حيث تكون A2 هي الخلية التي تحتوي على أول خلية (أساسية) قائمة منسدلة.

إذا كانت الخلية A2 فارغة حاليًا ، فستتلقى رسالة الخطأ " يتم تقييم المصدر حاليًا على أنه خطأ. هل تريد المتابعة ؟ "

انقر بأمان على نعم ، وبمجرد تحديد عنصر من القائمة المنسدلة الأولى ، سترى الإدخالات المقابلة له في الثانية ، التابعة ، قائمة منسدلة.

5. أضف قائمة منسدلة تابعة ثالثة (اختياري)

إذا لزم الأمر ، يمكنك إضافة قائمة منسدلة ثالثة متتالية تعتمد إما على التحديد في القائمة المنسدلة الثانية أو على التحديدات في الأول قائمتان منسدلتان.

إعداد القائمة المنسدلة الثالثة التي تعتمد على القائمة الثانية

يمكنك إنشاء القائمة المنسدلة من هذا النوع بنفس الطريقة التي قمنا بها للتو منسدلة تابعة ثانية- القائمة السفلية. فقط تذكر الشيئين المهمين اللذين تمت مناقشتهما أعلاه ، وهما ضروريان لـالعمل الصحيح للقوائم المنسدلة المتتالية.

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد عرض قائمة المناطق في العمود C بناءً على البلد المحدد في العمود B ، يمكنك إنشاء قائمة بالمناطق لكل البلد وتسميته بعد اسم البلد ، تمامًا كما يظهر البلد في القوائم المنسدلة الثانية. على سبيل المثال ، يجب تسمية قائمة المناطق الهندية باسم "الهند" ، وقائمة المناطق الصينية - "الصين" ، وما إلى ذلك.

بعد ذلك ، يمكنك تحديد خلية للقائمة المنسدلة الثالثة (C2 في موقعنا حالة) وتطبيق التحقق من صحة بيانات Excel بالصيغة التالية (B2 هي الخلية مع القائمة المنسدلة الثانية التي تحتوي على قائمة البلدان):

=INDIRECT(B2)

الآن ، في كل مرة تحدد فيها الهند ضمن قائمة البلدان في العمود B ، سيكون لديك الخيارات التالية في القائمة المنسدلة الثالثة:

ملاحظة. قائمة المناطق المعروضة فريدة لكل بلد ولكنها لا تعتمد على التحديد في القائمة المنسدلة الأولى.

أنشئ قائمة منسدلة ثالثة تعتمد على أول قائمتين

إذا كنت بحاجة إلى إنشاء قائمة منسدلة متتالية تعتمد على التحديدات في كل من القوائم المنسدلة الأولى والثانية ، فتابع بهذه الطريقة :

1. أنشئ مجموعات إضافية من النطاقات المسماة ، وقم بتسميتها لمجموعات الكلمات في أول قائمتين منسدلتين. على سبيل المثال ، لديك مانجو ، برتقال ، إلخ. في القائمة الأولى و الهند ، البرازيل ، إلخ. في القائمة الثانية.ثم تقوم بإنشاء نطاقات مسماة MangoIndia ، MangoBrazil ، OrangesIndia ، OrangesBrazil ، إلخ. يجب ألا تحتوي هذه الأسماء على شرطات سفلية أو أي أحرف إضافية أخرى .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

حيث يحتوي A2 و B2 على القائمتين المنسدلتين الأولى والثانية ، على التوالي. ستعرض القائمة-down المناطق المقابلة لـ الفاكهة و البلد المحدد في أول قائمتين منسدلتين.

هذه هي أسهل طريقة لإنشاء مربعات منسدلة متتالية في Excel. ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة لها عدد من القيود.

قيود هذا الأسلوب:

1. يجب أن تكون العناصر الموجودة في القائمة المنسدلة الأساسية مكونة من كلمة واحدة إدخالات. تعرف على كيفية إنشاء قوائم منسدلة متتالية بإدخالات متعددة الكلمات.
2. لن تعمل هذه الطريقة إذا كانت الإدخالات في القائمة المنسدلة الرئيسية تحتوي على أحرف غير مسموح بها في أسماء النطاقات ، مثل الواصلة ( -) وعلامة العطف (& amp؛) وما إلى ذلك. الحل هو إنشاء قائمة منسدلة متتالية ديناميكية لا تحتوي على هذا القيد.
3. القوائم المنسدلة التي تم إنشاؤها بهذه الطريقة لا يتم تحديثها تلقائيًا ، أي أنه سيتعين عليك تغيير النطاقات المسماةالمراجع في كل مرة تقوم فيها بإضافة عناصر أو إزالتها من قوائم المصدر. لتجاوز هذا القيد ، حاول إنشاء قائمة منسدلة متتالية ديناميكية.

إنشاء قوائم منسدلة متتالية بإدخالات متعددة الكلمات

الصيغ غير المباشرة التي استخدمناها في المثال أعلاه يمكنه التعامل مع العناصر المكونة من كلمة واحدة فقط. على سبيل المثال ، تشير الصيغة = INDIRECT (A2) بشكل غير مباشر إلى الخلية A2 وتعرض النطاق المسمى بنفس الاسم تمامًا كما هو الحال في الخلية المشار إليها. ومع ذلك ، لا يُسمح بالمسافات في أسماء Excel ، ولهذا السبب لن تعمل هذه الصيغة مع الأسماء متعددة الكلمات.

الحل هو استخدام الدالة INDIRECT مع SUBSTITUTE كما فعلنا عند إنشاء ثالث القائمة المنسدلة.

افترض أن لديك البطيخ من بين المنتجات. في هذه الحالة ، تقوم بتسمية قائمة مصدري البطيخ بكلمة واحدة بدون مسافات - البطيخ .

ثم ، بالنسبة للقائمة المنسدلة الثانية ، قم بتطبيق التحقق من صحة بيانات Excel باستخدام الصيغة التالية التي تزيل مسافات من الاسم في الخلية A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

كيفية منع التغييرات في القائمة المنسدلة الأساسية

تخيل السيناريو التالي . قام المستخدم بالاختيارات في جميع القوائم المنسدلة ، ثم غير رأيه ، وعاد إلى القائمة الأولى ، واختار عنصرًا آخر. نتيجة لذلك ، يكون التحديدان الأول والثاني غير متطابقين. لمنع حدوث ذلك ، قد ترغب في حظر أي تغييرات في أول قطرة-القائمة المنسدلة بمجرد إجراء التحديد في القائمة الثانية.

للقيام بذلك ، عند إنشاء القائمة المنسدلة الأولى ، استخدم صيغة خاصة للتحقق مما إذا كان قد تم تحديد أي إدخال في القائمة المنسدلة الثانية:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

حيث يحتوي B2 على القائمة المنسدلة الثانية ، و " Fruit " هو اسم القائمة التي تظهر في القائمة المنسدلة الأولى ، و " FakeList "هو أي اسم مزيف غير موجود.

الآن ، إذا تم تحديد أي عنصر في القائمة المنسدلة الثانية ، فلن تتوفر أي خيارات عند ينقر المستخدم على السهم المجاور للقائمة الأولى.

إنشاء قوائم منسدلة ديناميكية متتالية في Excel

الميزة الرئيسية لقائمة منسدلة ديناميكية تعتمد على Excel هي أنك حر في قم بتحرير قوائم المصادر وسيتم تحديث المربعات المنسدلة الخاصة بك على الفور. بالطبع ، يتطلب إنشاء قوائم منسدلة ديناميكية مزيدًا من الوقت وصيغًا أكثر تعقيدًا ، لكنني أعتقد أن هذا استثمار جيد لأنه بمجرد الإعداد ، فإن هذه القوائم المنسدلة تعد متعة حقيقية للعمل معها.

كما هو الحال مع ما يقرب من أي شيء في Excel ، يمكنك تحقيق نفس النتيجة بعدة طرق. على وجه الخصوص ، يمكنك إنشاء قائمة منسدلة ديناميكية باستخدام مجموعة من وظائف OFFSET و INDIRECT و COUNTA أو صيغة INDEX MATCH الأكثر مرونة. هذا الأخير هو طريقتي المفضلة لأنه يوفر العديد من المزايا ، أهمها:

1. عليك إنشاء 3 نطاقات مسماة فقط ، بغض النظر عن الكيفيةهناك العديد من العناصر في القوائم الرئيسية والتابعة.
2. قد تحتوي القوائم الخاصة بك على عناصر متعددة الكلمات وأي أحرف خاصة.
3. يمكن أن يختلف عدد الإدخالات في كل عمود.
4. لا يهم ترتيب فرز الإدخالات.
5. أخيرًا ، من السهل جدًا الحفاظ على قوائم المصادر وتعديلها.

حسنًا ، نظرية كافية ، دعنا نتدرب.

1. نظّم بيانات المصدر في جدول

كالعادة ، أول شيء عليك القيام به هو تدوين جميع الاختيارات للقوائم المنسدلة في ورقة عمل. هذه المرة ، سيكون لديك تخزين البيانات المصدر في جدول Excel. لهذا ، بمجرد إدخال البيانات ، حدد جميع الإدخالات واضغط على Ctrl + T أو انقر فوق إدراج علامة التبويب & gt ؛ جدول . ثم اكتب اسم الجدول الخاص بك في المربع اسم الجدول .

الطريقة الأكثر ملاءمة ومرئية هي تخزين العناصر لأول قائمة منسدلة كرؤوس للجدول ، والعناصر الخاصة بـ القائمة المنسدلة التابعة كبيانات الجدول. توضح لقطة الشاشة أدناه بنية الجدول الخاص بي ، المسمى export_tbl - أسماء الفاكهة عبارة عن رؤوس للجدول ويتم إضافة قائمة بالبلدان المصدرة تحت اسم الفاكهة المقابل.

2. قم بإنشاء أسماء Excel

الآن وقد أصبحت بيانات المصدر جاهزة ، فقد حان الوقت لإعداد المراجع المسماة التي ستسترد القائمة الصحيحة ديناميكيًا من الجدول الخاص بك.

2.1. أضف اسمًا لصف رأس الجدول (القائمة المنسدلة الرئيسية)

لإنشاء ملفاسم جديد يشير إلى رأس الجدول ، حدده ثم انقر فوق الصيغ & gt؛ مدير الاسم & gt؛ جديد أو اضغط على Ctrl + F3.

سيستخدم Microsoft Excel النظام المرجعي للجدول المدمج لإنشاء اسم نمط table_name [#Headers] .

أعطه بعض اسم هادف وسهل التذكر ، على سبيل المثال fruit_list ، وانقر فوق موافق .

2.2. قم بإنشاء اسم للخلية التي تحتوي على أول قائمة منسدلة

أعلم أنه ليس لديك أي قائمة منسدلة حتى الآن :) ولكن عليك اختيار الخلية لاستضافة القائمة المنسدلة الأولى وإنشاء اسم لذلك الخلية الآن لأنك ستحتاج إلى تضمين هذا الاسم في مرجع الاسم الثالث.

على سبيل المثال ، أول صندوق منسدل موجود في الخلية B1 في الورقة 2 ، لذلك أقوم بإنشاء اسم له ، شيء بسيط وتشرح نفسها بنفسها مثل الفاكهة :

نصيحة. استخدم مراجع الخلايا المناسبة لـ نسخ القوائم المنسدلة عبر ورقة العمل.

يرجى التأكد من قراءة الفقرات القليلة التالية بعناية لأن هذه نصيحة مفيدة للغاية لا تريد أن تفوتها . شكرًا جزيلاً لكارين لنشرها!

إذا كنت تخطط لنسخ القوائم المنسدلة إلى خلايا أخرى ، فاستخدم مراجع الخلايا المختلطة عند إنشاء اسم الخلية (الخلايا) مع القائمة المنسدلة الأولى list.

من أجل نسخ القوائم المنسدلة بشكل صحيح إلى أعمدة أخرى (على سبيل المثال إلى اليمين) ، استخدم العمود النسبي (بدون $