Pak kohë më parë filluam të eksploronim aftësitë e Validimit të të Dhënave të Excel dhe mësuam se si të krijonim një listë të thjeshtë rënëse në Excel bazuar në një listë të ndarë me presje, një gamë qelizash ose një varg të emërtuar.

Sot, ne do ta hetojmë këtë veçori në thellësi dhe do të mësojmë se si të krijojmë lista rënëse kaskadë që shfaqin zgjedhje në varësi të vlerës së zgjedhur në listën e parë. Për ta thënë ndryshe, ne do të bëjmë një listë të vlefshmërisë së të dhënave të Excel bazuar në vlerën e një liste tjetër.

Si të krijoni një listë të varur të shumëfishtë në Excel

Bërja e një multi -Listat rënëse të varura nga niveli në Excel është e lehtë. Gjithçka që ju nevojitet është disa vargje të emërtuara dhe formula INDIRECT. Kjo metodë funksionon me të gjitha versionet e Excel 365 - 2010 dhe më herët.

1. Shkruani hyrjet për listat rënëse

Së pari, shkruani hyrjet që dëshironi të shfaqen në listat zbritëse, secila listë në një kolonë të veçantë. Për shembull, unë po krijoj një listë rënëse kaskadë të eksportuesve të frutave dhe kolona A e fletës sime burimore ( Fruta ) përfshin artikujt e listës së parë me rënie dhe 3 kolona të tjera listojnë artikujt për listën e varur.

2. Krijoni vargje me emër

Tani ju duhet të krijoni emra për listën tuaj kryesore dhe për secilën nga listat e varura. Ju mund ta bëni këtë ose duke shtuar një emër të ri në dritaren Name Manager ( Formulat skeda > Name Manager > New) ose duke shtypurshenjë) dhe referencat absolute të rreshtit (me $) si = Sheet2!B$1.

Si rezultat, lista rënëse e varur e B1 do të shfaqet në qelizën B2; Drop-down e varur nga C1 do të shfaqet në C2, e kështu me radhë.

Dhe nëse planifikoni të kopjoni zbritjet në rreshtat e tjerë rreshta (d.m.th. poshtë kolonë), më pas përdorni koordinatat e kolonës absolute (me $) dhe rreshtit relativ (pa $) si = Sheet2!$B1.

Për të kopjuar një qelizë rënëse në çdo drejtim, përdorni një referencë relative (pa shenjën $) si = Sheet2!B1.

2.3. Krijo një emër për të rikthyer hyrjet e menusë së varur

Në vend që të vendosim emra unikë për secilën nga listat e varura siç bëmë në shembullin e mëparshëm, ne do të krijojmë një formulë të emërtuar që nuk i është caktuar ndonjë qelize të veçantë ose një sërë qelizash. Ajo do të marrë listën e saktë të hyrjeve për listën e dytë rënëse në varësi të cilës përzgjedhje është bërë në listën e parë rënëse. Përfitimi kryesor i përdorimit të kësaj formule është se nuk do t'ju duhet të krijoni emra të rinj ndërsa shtoni hyrje të reja në listën e parë rënëse - një formulë me emër i mbulon të gjitha.

Ju krijoni një emër të ri Excel me këtë formulë:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

Ku:

• exporters_tbl - emri i tabelës (krijuar në hapin 1);
• fruit - emri i qelizës që përmban listën e parë rënëse (krijuar në hapin 2.2);
• fruit_list - emri që i referohet rreshtit të kokës së tabelës (krijuar nëhapi 2.1).

I dhashë një emër lista_eksportuesve , siç e shihni në pamjen e mëposhtme.

Epo , ju keni bërë tashmë pjesën më të madhe të punës! Përpara se të shkoni në hapin përfundimtar, mund të jetë një ide e mirë të hapni Menaxherin e Emrave ( Ctrl + F3 ) dhe të verifikoni emrat dhe referencat:

3. Konfiguro Validimin e të Dhënave në Excel

Kjo është në fakt pjesa më e lehtë. Me dy formulat e emërtuara në vend, ju konfiguroni Validimin e të Dhënave në mënyrën e zakonshme ( Skeda Të dhënat > Vleresimi i të dhënave ).

• Për të parën lista rënëse, në kutinë Burimi, shkruani =lista_frutash (emri i krijuar në hapin 2.1).
• Për listën rënëse të varur, shkruani =lista_eksportuesve (emri i krijuar në hapin 2.3).

U krye! Menyja juaj rënëse me kaskadë dinamike është përfunduar dhe do të përditësohet automatikisht duke reflektuar ndryshimet që keni bërë në tabelën burimore.

Kjo meny dinamike e Excel-it, e përsosur në të gjitha aspektet e tjera , ka një mangësi - nëse kolonat e tabelës suaj burimore përmbajnë një numër të ndryshëm artikujsh, rreshtat bosh do të shfaqen në menynë tuaj si kjo:

Përjashtoni rreshtat bosh nga Kaskada dinamike me dropdown

Nëse doni të pastroni ndonjë rresht bosh në kutitë tuaja rënëse, do t'ju duhet të bëni një hap më tej dhe të përmirësoni formulën INDEX / MATCH e përdorur për të krijuar listën e varur dinamike rënëse.

Ideja është të përdoret2 Funksionet INDEX, ku i pari merr qelizën e sipërme majtas dhe e dyta kthen qelizën e poshtme djathtas të diapazonit, ose funksionin OFFSET me INDEX dhe COUNTA të ndërlidhur. Hapat e detajuar vijojnë më poshtë:

1. Krijo dy emra shtesë

Për të mos e bërë formulën shumë të rëndë, fillimisht krijoni disa emra ndihmës me formulat e mëposhtme të thjeshta:

• Një emër i quajtur col_num për të referuar numrin e kolonës së zgjedhur:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• Një emër i quajtur entire_col për t'iu referuar kolonës së zgjedhur (jo numri i kolonës, por i gjithë kolona):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

Në formulat e mësipërme, exporters_tbl është emri i tabelës suaj burimore, fruit është emri i qelizës që përmban listën e parë rënëse dhe fruit_list është emri që i referohet rreshtit të kokës së tabelës.

2. Krijo referencën e emërtuar për listën rënëse të varur

Më pas, përdor njërën nga formulat e mëposhtme për të krijuar një emër të ri (le ta quajmë lista_eksportuesve2 ) që do të përdoret me listën rënëse të varur:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. Aplikoni verifikimin e të dhënave

Më në fund, zgjidhni qelizën që përmban listën e varur dhe aplikoni Validimin e të dhënave duke futur = exporters_list2 (emri i krijuar në hapin e mëparshëm) në Burimi kutia.

Pamja e ekranit më poshtë tregon menunë e lëshuar dinamike që rezulton në Excel, ku të gjitha linjat bosh janë zhdukur!

Shënim. Kur punoni me lista rënëse dinamike kaskadëkrijuar me formulat e mësipërme, asgjë nuk e pengon përdoruesin që të ndryshojë vlerën në listën e parë me rënie pasi të ketë bërë zgjedhjen në menynë e dytë, si rezultat, zgjedhjet në listën kryesore dhe dytësore mund të mos përputhen. Ju mund të bllokoni ndryshimet në kutinë e parë pasi të bëhet një përzgjedhje në të dytën duke përdorur formulat VBA ose komplekse të sugjeruara në këtë tutorial.

Kjo është mënyra se si krijoni një listë të vërtetimit të të dhënave në Excel bazuar në vlerat e një liste tjetër. Ju lutemi mos ngurroni të shkarkoni mostrat e librave tanë të punës për të parë në veprim listat rënëse kaskadë. Ju faleminderit që lexoni!

Praktikoni librin e punës për shkarkim

Shembulli me rënie në kaskadë 1- version i lehtë

Sampi 2 me rënie në kaskadë - version i avancuar pa boshllëqe

Shënim. Ju lutemi, kushtojini vëmendje që nëse rreshti juaj i parë është një lloj i kokës së kolonës siç shihni në pamjen e mësipërme, nuk do ta përfshini atë në diapazonin e emërtuar.

Për udhëzimet e hollësishme hap pas hapi, ju lutemi shihni Si të përcaktoni një emër në Excel.

Gjërat për t'u mbajtur mend:

1. Artikujt në shfaqen në listën e parë rënëse duhet të jenë hyrje me një fjalë, p.sh. Kajsi , Mango , Portokalli . Nëse keni artikuj që përbëhen nga dy, tre ose më shumë fjalë, ju lutemi shihni Si të krijoni një listë rënëse në kaskadë me hyrje me shumë fjalë.
2. Emrat e listave të varura duhet të jenë saktësisht të njëjtë me hyrjen që përputhet në kryesore listë. Për shembull, lista e varur që do të shfaqet kur " Mango " zgjidhet nga lista e parë rënëse duhet të quhet Mango .

Kur të përfundojë , mund të dëshironi të shtypni Ctrl+F3 për të hapur dritaren Name Manager dhe kontrolloni nëse të gjitha listat kanë emra dhe referenca të sakta.

3 . Bëni listën e parë (kryesore) rënëse

1. Në të njëjtën ose në një fletëllogaritëse tjetër, zgjidhni një qelizë ose disa qeliza në të cilat dëshironi të shfaqet lista juaj kryesore rënëse.
<. 15>Shkoni te skeda Të dhënat , kliko Vleresimi i të dhënave dhe konfiguroni një listë rënëse bazuar në një varg të emërtuar në mënyrën e zakonshme duke zgjedhur Lista nën Lejo dhe futjen e emrit të intervalit nëKutia Burimi .

Për hapat e detajuar, ju lutemi shihni Krijimi i një liste rënëse bazuar në një varg të emërtuar.

Si rezultat, do të keni një meny zbritëse në fletën tuaj të punës të ngjashme me këtë:

4. Krijoni listën rënëse të varur

Zgjidhni një qelizë për menunë tuaj rënëse të varur dhe aplikoni përsëri Validimin e të Dhënave të Excel siç përshkruhet në hapin e mëparshëm. Por këtë herë, në vend të emrit të diapazonit, futni formulën e mëposhtme në fushën Burimi :

=INDIRECT(A2)

Ku A2 është qeliza me të parën (primare) lista rënëse.

Nëse qeliza A2 është aktualisht bosh, do të merrni mesazhin e gabimit " Burimi aktualisht vlerësohet me një gabim. Dëshiron të vazhdosh ? "

Klikoni në mënyrë të sigurt Po , dhe sapo të zgjidhni një artikull nga menyja e parë rënëse, do të shihni hyrjet që i korrespondojnë atij në të dytën, në varësi , listë rënëse.

5. Shto një listë të tretë rënëse të varur (opsionale)

Nëse është e nevojshme, mund të shtoni një listë të tretë rënëse kaskadë që varet ose nga zgjedhja në menynë e dytë rënëse ose nga zgjedhjet në të parën dy zbritje.

Konfiguro listën e tretë që varet nga lista e dytë

Mund ta bësh listën rënëse të këtij lloji në të njëjtën mënyrë siç sapo kemi bërë një të dytë të varur- menu poshtë. Vetëm mbani mend 2 gjërat e rëndësishme të diskutuara më sipër, të cilat janë thelbësore për tëpuna e saktë e listave tuaja rënëse kaskadë.

Për shembull, nëse dëshironi të shfaqni një listë rajonesh në kolonën C në varësi të vendit të përzgjedhur në kolonën B, ju krijoni një listë rajonesh për secilin shteti dhe emërtojeni sipas emrit të vendit, pikërisht ashtu siç shfaqet vendi në listat e dyta rënëse. Për shembull, një listë e rajoneve indiane duhet të quhet "India", një listë e rajoneve të Kinës - "Kina" dhe kështu me radhë.

Pas kësaj, ju zgjidhni një qelizë për listën e tretë me zbritje (C2 në listën tonë rast) dhe aplikoni Validimin e të dhënave Excel me formulën e mëposhtme (B2 është qeliza me menynë e dytë rënëse që përmban një listë të vendeve):

=INDIRECT(B2)

Tani, sa herë që zgjidhni India nën listën e vendeve në kolonën B, do të keni zgjedhjet e mëposhtme në listën e tretë me lëshim:

Shënim. Lista e shfaqur e rajoneve është unike për secilin vend, por nuk varet nga përzgjedhja në listën e parë rënëse.

Krijoni një listë të tretë me zbritje në varësi të dy listave të para

Nëse keni nevojë të krijoni një meny rënëse kaskadë që varet nga zgjedhjet si në listën e parë ashtu edhe në listën e dytë rënëse, atëherë vazhdoni në këtë mënyrë :

1. Krijoni grupe shtesë të diapazoneve të emërtuara dhe emërtojini ato për kombinimet e fjalëve në dy renditjet e para. Për shembull, ju keni Mango, Portokall, etj. në listën e parë dhe Indi, Brazil, etj. në të dytën.Më pas krijoni vargje me emër MangoIndia , MangoBrazil , Portokalli India , PortokalliBrazil , etj. Këta emra nuk duhet të përmbajnë nënvizime ose ndonjë karakter tjetër shtesë .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

Ku A2 dhe B2 përmbajnë përkatësisht listën e parë dhe të dytë.

Si rezultat, rënia juaj e tretë -lista poshtë do të shfaqë rajonet që korrespondojnë me Frutat dhe Vendin të zgjedhur në 2 listat e para rënëse.

Kjo është mënyra më e lehtë për të krijuar kuti rënëse kaskadë në Excel. Megjithatë, kjo metodë ka një sërë kufizimesh.

Kufizimet e kësaj qasjeje:

1. Artikujt në listën tuaj kryesore rënëse duhet të jenë me një fjalë hyrjet. Shihni se si të krijoni lista rënëse në kaskadë me hyrje me shumë fjalë.
2. Kjo metodë nuk do të funksionojë nëse hyrjet në listën tuaj kryesore zbritëse përmbajnë karaktere që nuk lejohen në emrat e diapazonit, të tilla si vizë ndarëse ( -), ampersand (&), etj. Zgjidhja është të krijoni një listë rënëse dinamike kaskadë që nuk e ka këtë kufizim.
3. Menytë rënëse të krijuara në këtë mënyrë nuk përditësohen automatikisht, d.m.th. ju duhet të ndryshoni vargjet e emërtuara'referenca sa herë që shtoni ose hiqni artikuj në listat burimore. Për të kapërcyer këtë kufizim, provoni të krijoni një listë rënëse dinamike kaskadë.

Krijoni lista rënëse kaskadë me hyrje me shumë fjalë

Formulat INDIRECT që kemi përdorur në shembull më sipër mund të trajtojë vetëm artikuj me një fjalë. Për shembull, formula =INDIRECT(A2) i referohet indirekt qelizës A2 dhe shfaq gamën e emërtuar saktësisht me të njëjtin emër si në qelizën e referuar. Megjithatë, hapësirat nuk lejohen në emrat e Excel-it, kjo është arsyeja pse kjo formulë nuk do të funksionojë me emra me shumë fjalë.

Zgjidhja është përdorimi i funksionit INDIRECT në kombinim me SUBSTITUTE siç bëmë kur krijuam një të 3-të me zbritje.

Supozoni se midis produkteve keni Pjepri . Në këtë rast, ju emërtoni një listë të eksportuesve të shalqirit me një fjalë pa hapësira - Shalqi .

Më pas, për listën e dytë me lëshim, aplikoni Validimin e të dhënave të Excel me formulën e mëposhtme që heq hapësirat nga emri në qelizën A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Si të parandaloni ndryshimet në listën rënëse kryesore

Imagjinoni skenarin e mëposhtëm . Përdoruesi juaj ka bërë zgjedhjet në të gjitha listat rënëse, më pas ndryshuan mendje, u kthyen te lista e parë dhe zgjodhi një artikull tjetër. Si rezultat, përzgjedhja e parë dhe e dytë nuk përputhen. Për të parandaluar që kjo të ndodhë, mund të dëshironi të bllokoni çdo ndryshim në pikën e parë-lista poshtë sapo të bëhet një përzgjedhje në listën e dytë.

Për ta bërë këtë, kur krijoni listën e parë rënëse, përdorni një formulë të veçantë që do të kontrollojë nëse ndonjë hyrje është zgjedhur në menynë e dytë rënëse:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

Aty ku B2 përmban listën e dytë rënëse, " Fruta " është emri i listës që shfaqet në menynë e parë rënëse dhe " FakeList " është çdo emër i rremë që nuk ekziston.

Tani, nëse ndonjë artikull zgjidhet në listën e dytë rënëse, nuk do të ketë zgjedhje kur përdoruesi klikon në shigjetën ngjitur me listën e parë.

Krijimi i listave rënëse dinamike kaskadë në Excel

Avantazhi kryesor i një liste rënëse dinamike të varur nga Excel është se ju jeni të lirë të modifikoni listat burimore dhe kutitë tuaja të lëshimit do të përditësohen menjëherë. Natyrisht, krijimi i menyve dinamike me zbritje kërkon pak më shumë kohë dhe formula më komplekse, por besoj se ky është një investim i denjë sepse pasi të krijohen, meny të tilla zbritëse janë kënaqësi të vërtetë për të punuar.

Si pothuajse me çdo gjë në Excel, mund të arrini të njëjtin rezultat në disa mënyra. Në veçanti, mund të krijoni një zbritje dinamike duke përdorur një kombinim të funksioneve OFFSET, INDIRECT dhe COUNTA ose një formulë më elastike INDEX MATCH. Kjo e fundit është mënyra ime e preferuar sepse ofron avantazhe të shumta, më thelbësoret prej të cilave janë:

1. Duhet të krijoni vetëm 3 vargje me emër, pavarësisht se saka shumë artikuj në listat kryesore dhe të varura.
2. Listat tuaja mund të përmbajnë artikuj me shumë fjalë dhe ndonjë karakter të veçantë.
3. Numri i hyrjeve mund të ndryshojë në secilën kolonë.
4. 15>Radhitja e renditjes së hyrjeve nuk ka rëndësi.
5. Më në fund, është shumë e lehtë të mirëmbahen dhe modifikohen listat burimore.

Mirë, mjaft teori, le të kalojmë në praktikë.

1. Organizoni të dhënat tuaja burimore në një tabelë

Si zakonisht, gjëja e parë që duhet të bëni është të shkruani të gjitha zgjedhjet për listat tuaja rënëse në një fletë pune. Këtë herë, ju do të keni ruajtur të dhënat burimore në një tabelë Excel. Për këtë, pasi të keni futur të dhënat, zgjidhni të gjitha hyrjet dhe shtypni Ctrl + T ose klikoni Insert tab > Tabela . Më pas shkruani një emër të tabelës suaj në kutinë Emri i tabelës .

Qasja më e përshtatshme dhe vizuale është që të ruani artikujt për listën e parë si tituj të tabelës dhe artikujt për dropdown e varur si të dhëna tabele. Pamja e ekranit më poshtë ilustron strukturën e tabelës sime, të quajtur exporters_tbl - emrat e frutave janë titujt e tabelave dhe një listë e vendeve eksportuese është shtuar nën emrin përkatës të frutave.

2. Krijoni emra Excel

Tani që të dhënat tuaja burimore janë gati, është koha për të konfiguruar referenca të emërtuara që do të tërheqin në mënyrë dinamike listën e saktë nga tabela juaj.

2.1. Shto një emër për rreshtin e kokës së tabelës (shfaqja kryesore)

Për të krijuar njëemri i ri që i referohet kokës së tabelës, zgjidhni atë dhe më pas klikoni Formulat > Menaxheri i emrave > I ri ose shtypni Ctrl + F3 .

Microsoft Excel do të përdorë sistemin e integruar të referencës së tabelës për të krijuar emrin e modelit emri_tabelës[#Headers] .

Jepni pak emër kuptimplotë dhe i lehtë për t'u mbajtur mend, p.sh. lista e frutave dhe kliko OK .

2.2. Krijo një emër për qelizën që përmban listën e parë rënëse

E di që nuk ke ende ndonjë listë rënëse :) Por duhet të zgjedhësh qelizën që do të mbajë listën e parë me lëshim dhe të krijosh një emër për këtë qelizo tani sepse do t'ju duhet ta përfshini këtë emër në referencën e emrit të tretë.

Për shembull, kutia ime e parë e lëshimit ndodhet në qelizën B1 në Fletën 2, kështu që unë krijoj një emër për të, diçka e thjeshtë dhe vetë-shpjeguese si fruta :

Këshillë. Përdorni referencat e duhura të qelizave për kopjoni listat zbritëse nëpër fletën e punës.

Ju lutemi sigurohuni që të lexoni me kujdes paragrafët e mëposhtëm sepse kjo është një këshillë shumë e dobishme për ju që nuk dëshironi të humbisni . Shumë faleminderit Karen për postimin e tij!

Nëse keni ndërmend të kopjoni listat tuaja rënëse në qeliza të tjera, atëherë përdorni referenca të përziera të qelizave kur krijoni emrin për qelizën(t) me listën tuaj të parë lëshuese lista.

Që menyja rënëse të kopjohet saktë në kolona të tjera (d.m.th. në të djathtë), përdorni kolonën përkatëse (pa $