Fyrir nokkru síðan byrjuðum við að kanna möguleika Excel Data Validation og lærðum hvernig á að búa til einfaldan fellilista í Excel sem byggir á lista sem er aðskilinn með kommum, reitasviði eða nafngreindu sviði.

Í dag ætlum við að kanna þennan eiginleika ítarlega og læra hvernig á að búa til fellivallista sem birta val eftir því hvaða gildi valið er í fyrsta fellilistanum. Til að orða það öðruvísi, munum við búa til Excel gagnaprófunarlista sem byggir á gildi annars lista.

Hvernig á að búa til marga háða fellivalmynd í Excel

Að búa til fjöl -stigi háðir fellilistanum í Excel er auðvelt. Allt sem þú þarft eru nokkur nafngreind svið og ÓBEINU formúlan. Þessi aðferð virkar með öllum útgáfum af Excel 365 - 2010 og eldri.

1. Sláðu inn færslurnar fyrir fellilistana

Fyrst skaltu slá inn færslurnar sem þú vilt birtast í fellilistanum, hver listi í sérstakan dálk. Til dæmis er ég að búa til fellivalmynd yfir ávaxtaútflytjendur og dálkur A á upprunablaðinu mínu ( Ávextir ) inniheldur atriðin í fyrsta fellilistanum og 3 aðrir dálkar listi yfir atriðin fyrir hina háðu fellilista.

2. Búðu til nafngreind svið

Nú þarftu að búa til nöfn fyrir aðallistann þinn og fyrir hvern óháða lista. Þú getur annað hvort gert þetta með því að bæta við nýju nafni í Nafnastjóri glugganum ( Formúlur flipinn > Nafnastjóri > Nýtt) eða slá inntákn) og algilda línu (með $) tilvísunum eins og = Sheet2!B$1.

Þar af leiðandi mun óháður fellilisti B1 birtast í reit B2; Valmynd C1 sem er háð birtast í C2 og svo framvegis.

Og ef þú ætlar að afrita fellivalmyndina í aðrar raðir (þ.e.a.s. niður í dálki), notaðu síðan algildan dálk (með $) og hlutfallslega röð (án $) hnit eins og = Sheet2!$B1.

Til að afrita fellilista í hvaða átt, notaðu hlutfallslega tilvísun (án $ táknsins) eins og = Sheet2!B1.

2.3. Búðu til nafn til að sækja færslur háðu valmyndarinnar

Í stað þess að setja upp einstök nöfn fyrir hvern háða lista eins og við gerðum í fyrra dæmi, ætlum við að búa til eina heita formúlu sem er ekki úthlutað neinni sérstakri frumu eða frumusviði. Það mun sækja réttan lista yfir færslur fyrir seinni fellilistann eftir því hvaða val er gert í fyrsta fellilistanum. Helsti ávinningurinn við að nota þessa formúlu er að þú þarft ekki að búa til ný nöfn þegar þú bætir nýjum færslum við fyrsta fellilistann - ein nafngreind formúla nær yfir þær allar.

Þú býrð til nýtt Excel nafn með þessari formúlu:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

Hvar:

• exporters_tbl - heiti töflunnar (búið til í skrefi 1);
• fruit - nafn reitsins sem inniheldur fyrsta fellilistann (búinn til í skrefi 2.2);
• fruit_list - nafnið sem vísar til hauslínu töflunnar (búið til ískref 2.1).

Ég gaf honum nafnið útflutningslista , eins og þú sérð á skjáskotinu hér að neðan.

Jæja , þú hefur nú þegar unnið stóran hluta verksins! Áður en komið er að lokaskrefinu gæti verið gott að opna nafnastjórann ( Ctrl + F3 ) og staðfesta nöfn og tilvísanir:

3. Settu upp Excel Data Validation

Þetta er í raun auðveldasta hlutinn. Með þessar tvær nafngreindu formúlur til staðar, seturðu upp gagnaprófun á venjulegan hátt ( Data flipinn > Gagnaprófun ).

• Fyrir fyrsta fellilistann, í upprunareitnum, sláðu inn =fruit_list (nafnið sem var búið til í skrefi 2.1).
• Fyrir óháða fellilistann skaltu slá inn =exporters_list (nafnið búið til í skrefi 2.3).

Lokið! Kvikmyndandi fellivalmyndin þín er lokið og mun uppfæra sjálfkrafa og endurspegla breytingarnar sem þú hefur gert á upprunatöflunni.

Þessi kraftmikli Excel fellilisti, fullkominn að öllu öðru leyti , hefur einn galla - ef dálkar upprunatöflunnar innihalda mismunandi fjölda atriða munu auðu línurnar birtast í valmyndinni þinni á þessa leið:

Útloka auðar línur frá dynamic cascading fellilisti

Ef þú vilt hreinsa einhverjar auðar línur í fellilistanum þínum, verður þú að taka skrefinu lengra og bæta INDEX / MATCH formúluna sem notuð er til að búa til óháða dynamic fellilistann.

Hugmyndin er að nota2 INDEX föll, þar sem það fyrsta fær efri vinstra hólfið og það síðara skilar neðra hægra hólfinu á sviðinu, eða OFFSET fallið með hreiðri INDEX og COUNTA. Nákvæm skref fylgja hér að neðan:

1. Búðu til tvö viðbótarnöfn

Til að gera formúluna ekki of fyrirferðarmikla skaltu búa til nokkur hjálparnöfn með eftirfarandi einföldu formúlum fyrst:

• Nafn sem heitir col_num til að vísa í valið dálknúmer:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• Nafn sem kallast heill_col til að vísa til valda dálksins (ekki númer dálksins, heldur allan dálkinn):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

Í formúlunum hér að ofan er exporters_tbl nafn upprunatöflunnar þinnar, fruit er nafn reitsins sem inniheldur fyrsta fellilistann og fruit_list er nafnið sem vísar til hauslínu töflunnar.

2. Búðu til nafngreinda tilvísun fyrir óháða fellilistann

Næst, notaðu aðra hvora formúluna hér að neðan til að búa til nýtt nafn (köllum það exporters_list2 ) til að nota með fellilistanum sem eru háðir:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. Notaðu gagnavottun

Að lokum skaltu velja reitinn sem inniheldur óháða fellilistann og beita gagnaprófun með því að slá inn = exporters_list2 (nafnið sem var búið til í fyrra skrefi) í Source kassi.

Skjámyndin hér að neðan sýnir kraftmikla fellivalmyndina sem myndast í Excel þar sem allar auðar línur eru farnar!

Athugið. Þegar unnið er með dynamic cascading fellilistabúið til með ofangreindum formúlum, ekkert kemur í veg fyrir að notandinn breyti gildinu í fyrsta fellilistanum eftir að hafa valið í seinni valmyndinni, þar af leiðandi geta valin í aðal- og aukavalmyndinni ekki passað saman. Þú getur lokað á breytingar í fyrsta reitnum eftir að val hefur verið gert í þeim seinni með því að nota annað hvort VBA eða flóknar formúlur sem lagðar eru til í þessari kennslu.

Svona býrðu til Excel gagnaprófunarlista sem byggir á gildum annars lista. Vinsamlegast ekki hika við að hlaða niður sýnishornsvinnubækunum okkar til að sjá fellilistana í aðgerð. Þakka þér fyrir að lesa!

Æfðu vinnubók til niðurhals

Cascading Dropdown Sample 1 - auðveld útgáfa

Cascading Dropdown Sample 2 - háþróuð útgáfa án eyðublaða

Athugið. Vinsamlegast athugaðu að ef fyrsta línan þín er eins konar dálkhaus eins og þú sérð á skjámyndinni hér að ofan, skalt þú ekki hafa hana með í nefndu sviðinu.

Fyrir ítarlegar skref-fyrir-skref leiðbeiningar vinsamlegast sjáðu Hvernig á að skilgreina nafn í Excel.

Hlutur sem þarf að muna:

1. Hlutirnir til að koma fram í fyrsta fellilistanum verða að vera eins orðs færslur, t.d. Apríkósu , Mangó , Appelsínur . Ef þú ert með atriði sem samanstanda af tveimur, þremur eða fleiri orðum, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að búa til fellivalmynd með mörgum orðum.
2. Nöfn óháðra lista verða að vera nákvæmlega þau sömu og samsvarandi færslu í aðal lista. Til dæmis ætti ósjálfráða listinn sem á að birtast þegar " Mango " er valinn úr fyrsta fellilistanum að heita Mango .

Þegar það er lokið , gætirðu viljað ýta á Ctrl+F3 til að opna gluggann Nafnastjóri og athuga hvort allir listarnir hafi rétt nöfn og tilvísanir.

3 . Búðu til fyrsta (aðal) fellilistann

1. Í sama eða öðrum töflureikni skaltu velja reit eða nokkra reiti sem þú vilt að aðal fellilistinn þinn birtist í.
2. Farðu á flipann Gögn , smelltu á Gagnavottun og settu upp fellilista sem byggir á nafngreindu sviði á venjulegan hátt með því að velja Listi undir Leyfa og slá inn sviðsheitið í Uppruni kassi.

Fyrir nánari skref, vinsamlegast sjá Búa til fellilista byggt á nafngreindu sviði.

Þar af leiðandi muntu hafa fellivalmynd í vinnublaðinu þínu svipað þessu:

4. Búðu til fellilistann sem er háður

Veldu hólf fyrir fellivalmyndina sem er háð og notaðu Excel Data Validation aftur eins og lýst er í fyrra skrefi. En að þessu sinni, í stað nafns sviðsins, slærðu inn eftirfarandi formúlu í reitinn Uppruni :

=INDIRECT(A2)

Þar sem A2 er reitinn með fyrsta (aðal) fellilista.

Ef reit A2 er tómt, færðu villuboðin " Uppruninn metur eins og er villu. Viltu halda áfram ? "

Smelltu á Já á öruggan hátt og um leið og þú velur hlut úr fyrstu fellivalmyndinni muntu sjá færslurnar sem samsvara honum í seinni, háð , fellilista.

5. Bæta við þriðja háða fellilistanum (valfrjálst)

Ef þörf er á gætirðu bætt við þriðja fellivalmyndinni sem fer annað hvort eftir valinu í 2. fellivalmyndinni eða valinu í þeirri fyrstu. tvo fellilista.

Settu upp 3. fellilista sem fer eftir 2. lista

Þú getur búið til fellilistann af þessari tegund á sama hátt og við höfum nýlega búið til aðra háða fellilista. niður valmynd. Mundu bara eftir 2 mikilvægu hlutunum sem fjallað er um hér að ofan, sem eru nauðsynleg fyrirrétta virkni fellilistanna þinna.

Til dæmis, ef þú vilt birta lista yfir svæði í dálki C eftir því hvaða land er valið í dálki B, býrðu til lista yfir svæði fyrir hvert land og nefndu það eftir nafni landsins, nákvæmlega eins og landið birtist í öðrum fellilistum. Til dæmis ætti listi yfir indversk svæði að heita "Indland", listi yfir svæði í Kína - "Kína", og svo framvegis.

Eftir það velurðu reit fyrir 3. fellilistann (C2 í okkar tilfelli) og notaðu Excel Data Validation með eftirfarandi formúlu (B2 er reitinn með seinni fellivalmyndinni sem inniheldur lista yfir lönd):

=INDIRECT(B2)

Nú, í hvert skipti sem þú velur Indland undir listanum yfir lönd í dálki B, muntu hafa eftirfarandi valkosti í þriðju fellivalmyndinni:

Athugið. Listi yfir svæði sem birtist er einstakur fyrir hvert land en hann fer ekki eftir vali í fyrsta fellilistanum.

Búa til þriðja fellivalmynd sem er háð fyrstu tveimur listunum

Ef þú þarft að búa til fellivalmynd sem fer eftir vali bæði í fyrsta og öðrum fellilistanum skaltu halda áfram á þennan hátt :

1. Búðu til viðbótarsett af nafngreindum sviðum og nefndu þau fyrir orðasamsetningar í fyrstu tveimur fellilistanum þínum. Til dæmis, þú ert með Mangó, Appelsínur o.s.frv. á 1. listanum og Indland, Brasilía o.s.frv. í þeim 2.Síðan býrðu til nafngreind svið MangoIndia , MangoBrazil , OrangesIndia , OrangesBrazil o.s.frv. Þessi nöfn ættu ekki að innihalda undirstrik eða aðra viðbótarstafi .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

Þar sem A2 og B2 innihalda fyrsta og annað fellivalmyndina, í sömu röð.

Þar af leiðandi er 3. dropinn þinn. -niðurlisti mun sýna svæðin sem samsvara Ávöxtum og Landi sem valið er í fyrstu 2 fellilistanum.

Þetta er auðveldasta leiðin til að búa til fellivalmyndir í Excel. Hins vegar hefur þessi aðferð ýmsar takmarkanir.

Takmarkanir þessarar aðferðar:

1. Hlutirnir í aðal fellilistanum verða að vera eins orðs færslur. Sjáðu hvernig á að búa til fellilista með mörgum orðum.
2. Þessi aðferð virkar ekki ef færslurnar í aðal fellilistanum þínum innihalda stafi sem ekki eru leyfðir í sviðsnöfnum, eins og bandstrik ( -), merki (&), o.s.frv. Lausnin er að búa til kraftmikla fallvalmynd sem hefur ekki þessa takmörkun.
3. Fellivalmyndir sem eru búnar til á þennan hátt eru ekki uppfærðar sjálfkrafa, þ.e.a.s. þú verður að breyta nafngreindum sviðum'tilvísanir í hvert sinn sem þú bætir við eða fjarlægir atriði í heimildalistunum. Til að komast yfir þessa takmörkun, reyndu að búa til breytilegan fellilista með fellivali.

Búa til fellilista með mörgum orðum

ÓBEINU formúlurnar sem við notuðum í dæminu hér að ofan ræður aðeins við eins orðs atriði. Til dæmis, formúlan =INDIRECT(A2) vísar óbeint í reit A2 og sýnir nafngreint svið nákvæmlega með sama nafni og er í reitnum sem vísað er til. Hins vegar eru bil ekki leyfð í Excel nöfnum og þess vegna virkar þessi formúla ekki með mörgum orða nöfnum.

Lausnin er að nota INDIRECT fallið í samsetningu með SUBSTITUTE eins og við gerðum þegar 3rd var búið til. fellivalmynd.

Segjum að þú hafir Vatnsmelóna meðal vörunnar. Í þessu tilviki nefnir þú lista yfir vatnsmelónaútflytjendur með einu orði án bils - Watermelon .

Síðan, fyrir seinni fellivalmyndina, notarðu Excel Data Validation með eftirfarandi formúlu sem fjarlægir bil úr nafninu í reit A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Hvernig á að koma í veg fyrir breytingar á aðal fellilistanum

Ímyndaðu þér eftirfarandi atburðarás . Notandinn þinn hefur valið í öllum fellilistanum, síðan breytti hann um skoðun, fór aftur á fyrsta listann og valdi annað atriði. Þar af leiðandi eru 1. og 2. val misjöfn. Til að koma í veg fyrir að þetta gerist gætirðu viljað loka fyrir allar breytingar í fyrsta falli-niður listann um leið og valið er í seinni listanum.

Til að gera þetta, þegar þú býrð til fyrsta fellilistann, notaðu sérstaka formúlu sem mun athuga hvort einhver færsla sé valin í seinni fellivalmyndinni:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

Þar sem B2 inniheldur seinni fellilistann, " Fruit " er nafn listans sem birtist í fyrstu fellivalmyndinni og " FakeList " er einhver falsnafn sem er ekki til.

Nú, ef einhver hlutur er valinn í 2. fellilistanum, verða engir valkostir í boði þegar notandi smellir á örina við hliðina á fyrsta listanum.

Búa til kraftmikla fellilista í Excel

Helsti kosturinn við kvikan Excel háðan fellilista er að þér er frjálst að breyttu upprunalistanum og fellilistann þinn uppfærist á flugi. Auðvitað þarf aðeins meiri tíma og flóknari formúlur að búa til kraftmikla fellivalmyndir, en ég tel að þetta sé verðug fjárfesting vegna þess að þegar þeir eru settir upp eru slíkar fellivalmyndir mjög ánægjulegt að vinna með.

Eins og með næstum því hvað sem er í Excel, þú getur náð sömu niðurstöðu á nokkra vegu. Sérstaklega geturðu búið til kraftmikla fellilista með því að nota blöndu af OFFSET, INDIRECT og COUNTA aðgerðum eða seigurri INDEX MATCH formúlu. Sú síðarnefnda er valin leið mín vegna þess að hún býður upp á marga kosti, þeir mikilvægustu eru:

1. Þú þarft aðeins að búa til 3 nafngreind svið, sama hvernigmörg atriði eru í aðal- og óháðum listum.
2. Listarnir þínir geta innihaldið fjölorða atriði og sérstakri stafi.
3. Fjöldi færslna getur verið mismunandi í hverjum dálki.
4. Röðun færslunnar skiptir ekki máli.
5. Að lokum er mjög auðvelt að viðhalda og breyta heimildalistunum.

Allt í lagi, nóg af kenningum, förum að æfa okkur.

1. Skipuleggðu upprunagögnin þín í töflu

Eins og venjulega er það fyrsta sem þú þarft að gera að skrifa niður alla valkostina fyrir fellilistana þína í vinnublað. Að þessu sinni verður þú að geyma upprunagögnin í Excel töflu. Fyrir þetta, þegar þú hefur slegið inn gögnin, veldu allar færslurnar og ýttu á Ctrl + T eða smelltu á Setja inn flipann > Tafla . Sláðu síðan inn heiti töflunnar þinnar í Taflaheiti reitinn.

Þægilegasta og sjónrænasta aðferðin er að geyma hlutina fyrir fyrsta fellilistann sem töfluhausa og atriðin fyrir óháða fellilistann sem töflugögn. Skjámyndin hér að neðan sýnir uppbyggingu töflunnar minnar, sem heitir exporters_tbl - ávaxtanöfnin eru töfluhausar og listi yfir útflutningslönd er bætt við undir samsvarandi ávaxtaheiti.

2. Búðu til Excel nöfn

Nú þegar frumgögnin þín eru tilbúin, er kominn tími til að setja upp nafngreindar tilvísanir sem munu á kraftmikinn hátt sækja réttan lista úr töflunni þinni.

2.1. Bættu við heiti fyrir hauslínu töflunnar (aðal fellivalmynd)

Til að búa til anýtt nafn sem vísar í töfluhausinn, veldu hann og smelltu síðan á Formúlur > Nafnastjóri > Nýtt eða ýttu á Ctrl + F3 .

Microsoft Excel mun nota innbyggða töflutilvísunarkerfið til að búa til nafnið á töflunafn[#Headers] mynstrinu.

Gefðu því smá þýðingarmikið og auðvelt að muna nafn, t.d. fruit_list og smelltu á OK .

2.2. Búðu til nafn fyrir reitinn sem inniheldur fyrsta fellilistann

Ég veit að þú ert ekki með neinn fellilista ennþá :) En þú verður að velja reitinn sem hýsir fyrsta fellilistann þinn og búa til nafn fyrir það reit núna vegna þess að þú þarft að hafa þetta nafn með í tilvísun þriðja nafnsins.

Til dæmis er fyrsti fellilistann minn í reit B1 á blaði 2, svo ég bý til nafn fyrir það, eitthvað einfalt og skýrir sig sjálft eins og ávextir :

Ábending. Notaðu viðeigandi frumutilvísanir til að afrita fellilista yfir vinnublaðið.

Vinsamlegast lestu eftirfarandi málsgreinar vandlega því þetta er mjög gagnleg ráð sem þú vilt ekki missa af . Kærar þakkir til Karen fyrir að birta það!

Ef þú ætlar að afrita fellilistann þinn yfir í aðrar hólf, notaðu þá blandaðar hólfatilvísanir þegar þú býrð til heiti hólfsins/hólfanna með fyrsta fellilistanum þínum listi.

Til að fellilistann afriti rétt yfir í aðra dálka (þ.e. til hægri), notaðu hlutfallslegan dálk (án $