Біраз бұрын біз Excel деректерін тексеру мүмкіндіктерін зерттей бастадық және үтірмен бөлінген тізім, ұяшықтар ауқымы немесе аталған ауқым негізінде Excel бағдарламасында қарапайым ашылмалы тізім жасауды үйрендік.

Бүгін біз бұл мүмкіндікті терең зерттеп, бірінші ашылмалы тізімде таңдалған мәнге байланысты таңдауларды көрсететін каскадты ашылмалы тізімдерді қалай жасау керектігін үйренеміз. Басқаша айтқанда, біз басқа тізімнің мәніне негізделген Excel деректерін тексеру тізімін жасаймыз.

Excel бағдарламасында бірнеше тәуелді ашылмалы тізімді қалай жасауға болады

Көп файл жасау Excel бағдарламасындағы деңгейге тәуелді ашылмалы тізімдер оңай. Сізге тек бірнеше аталған ауқымдар және ЖАНАМА формула қажет. Бұл әдіс Excel 365 - 2010 және одан бұрынғы барлық нұсқаларымен жұмыс істейді.

1. Ашылмалы тізімдер үшін жазбаларды теріңіз

Біріншіден, ашылмалы тізімдерде пайда болғыңыз келетін жазбаларды әр тізімді бөлек бағанға теріңіз. Мысалы, мен жеміс экспорттаушылардың каскадты ашылмалы тізімін жасап жатырмын және бастапқы парағымның А бағаны ( Жеміс ) бірінші ашылмалы тізімнің элементтерін және басқа 3 бағанның тізімі тәуелді ашылмалы тізімдерге арналған элементтерді қамтиды.

2. Атаулы ауқымдарды жасау

Енді негізгі тізіміңіз үшін және тәуелді тізімдердің әрқайсысы үшін атаулар жасау керек. Мұны не Аты реттеушісі терезесінде ( Формулалар қойындысы > Аты реттеушісі > Жаңа) қосу арқылы немесе мынаны теру арқылы жасауға болады.белгісі) және абсолютті жол ($ бар) сілтемелері = Sheet2!B$1 сияқты.

Нәтижесінде B1 тәуелді ашылмалы тізімі B2 ұяшығында пайда болады; C1 тәуелді ашылмалы тізімі C2 тілінде көрсетіледі және т.с.с.

Ал егер ашылмалы тізімдерді басқа жолдарға көшіруді жоспарласаңыз (яғни баған), одан кейін абсолютті баған ($ бар) және салыстырмалы жол ($ жоқ) координаттарын пайдаланыңыз = Sheet2!$B1.

Кез келген ұяшықта ашылмалы ұяшықты көшіру үшін бағытында = Sheet2!B1 сияқты салыстырмалы сілтемені ($ белгісінсіз) пайдаланыңыз.

2.3. Тәуелді мәзірдің жазбаларын шығарып алу үшін атау жасаңыз

Алдыңғы мысалдағыдай тәуелді тізімдердің әрқайсысы үшін бірегей атауларды орнатудың орнына, біз бір атаулы формула жасаймыз. белгілі бір ұяшыққа немесе ұяшықтар ауқымына тағайындалмаған. Ол бірінші ашылмалы тізімде қандай таңдау жасалғанына байланысты екінші ашылмалы тізім үшін жазбалардың дұрыс тізімін шығарып алады. Бұл формуланы пайдаланудың басты артықшылығы мынада: бірінші ашылмалы тізімге жаңа жазбаларды қосқанда жаңа атаулар жасаудың қажеті болмайды - аталған формула олардың барлығын қамтиды.

Жаңа Excel атауын жасайсыз. мына формуламен:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

Мұндағы:

• exporters_tbl - кестенің атауы (1-қадамда жасалған);
• fruit - бірінші ашылмалы тізімді қамтитын ұяшықтың аты (2.2-қадамда жасалған);
• fruit_list - кестенің тақырып жолына сілтеме жасайтын атау (құрылғанқадам 2.1).

Мен оған экспорттаушылар_тізімі деген атау бердім, оны төмендегі скриншотта көріп тұрсыз.

Жақсы. , сіз жұмыстың негізгі бөлігін орындадыңыз! Соңғы қадамға өтпес бұрын, Атау реттеушісін ( Ctrl + F3 ) ашып, атаулар мен сілтемелерді тексеру жақсы идея болуы мүмкін:

3. Excel деректерін тексеруді орнату

Бұл іс жүзінде ең оңай бөлігі. Аты аталған екі формула орнында сіз Деректерді тексеруді әдеттегі жолмен орнатасыз ( Дерек қойындысы > Деректерді тексеру ).

• Бірінші үшін ашылмалы тізімнің «Көз» жолағына =жеміс_тізімі (2.1-қадамда жасалған атау) енгізіңіз.
• Тәуелді ашылмалы тізім үшін =экспорттаушылар_тізімі <9 енгізіңіз>(2.3-қадамда жасалған атау).

Дайын! Динамикалық каскадты ашылмалы мәзіріңіз аяқталды және бастапқы кестеге енгізілген өзгерістерді көрсететін автоматты түрде жаңартылады.

Бұл динамикалық Excel ашылмалы тізімі, барлық басқа аспектілері бойынша тамаша. , бір кемшілігі бар - бастапқы кестеңіздің бағандарында элементтердің әртүрлі саны болса, бос жолдар мәзіріңізде келесідей пайда болады:

Бос жолдарды тізімнен шығарыңыз. динамикалық каскадты ашылмалы тізім

Ашылмалы өрістердегі бос жолдарды тазалағыңыз келсе, әрі қарай қадам басып, тәуелді динамикалық ашылмалы тізімді жасау үшін пайдаланылатын INDEX / MATCH формуласын жақсарту керек.

Идеясы пайдалану болып табылады2 INDEX функциялары, мұнда біріншісі жоғарғы сол жақ ұяшықты алады, ал екіншісі ауқымның төменгі оң жақ ұяшығын қайтарады немесе кірістірілген INDEX және COUNTA бар OFFSET функциясы. Төменде егжей-тегжейлі қадамдар орындалады:

1. Екі қосымша атау жасаңыз

Формуланы тым көлемді етпеу үшін алдымен келесі қарапайым формулалармен бірнеше көмекші атауларды жасаңыз:

• col_num деп аталатын атау таңдалған баған нөміріне сілтеме жасау үшін:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• Таңдалған бағанға сілтеме жасау үшін бүкіл_кол деп аталатын атау (баған нөміріне емес, бүкіл бағанға):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

Жоғарыда келтірілген формулаларда exporters_tbl - бастапқы кестенің аты, fruit - бірінші ашылмалы тізімді қамтитын ұяшықтың атауы және fruit_list - кестенің тақырып жолына сілтеме жасайтын атау.

2. Тәуелді ашылмалы тізім үшін аталған сілтеме жасаңыз

Кейін, тәуелді ашылмалы тізіммен бірге пайдаланылатын жаңа атау (оны экспорттаушылар_тізімі2 деп атаймыз) жасау үшін төмендегі формулалардың бірін пайдаланыңыз:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. Деректерді тексеруді қолдану

Соңында, тәуелді ашылмалы тізімі бар ұяшықты таңдаңыз және Көз ішіне = exporters_list2 (алдыңғы қадамда жасалған атау) енгізу арқылы Деректерді тексеруді қолданыңыз. өріс.

Төмендегі скриншот барлық бос жолдар жойылған Excel бағдарламасындағы динамикалық ашылмалы мәзірді көрсетеді!

Ескертпе. Динамикалық каскадты ашылмалы тізімдермен жұмыс істегендежоғарыда аталған формулалармен жасалған, екінші мәзірде таңдауды жасағаннан кейін пайдаланушыға бірінші ашылмалы тізімдегі мәнді өзгертуге ештеңе кедергі келтірмейді, нәтижесінде негізгі және қосымша ашылмалы тізімдегі таңдаулар сәйкес келмеуі мүмкін. Осы оқулықта ұсынылған VBA немесе күрделі формулаларды пайдалану арқылы екіншісінде таңдау жасалғаннан кейін бірінші жолақтағы өзгерістерді блоктай аласыз.

Осылайша басқа тізімнің мәндеріне негізделген Excel деректерін тексеру тізімін жасайсыз. Каскадты ашылмалы тізімдерді әрекетте көру үшін жұмыс кітаптарының үлгілерін жүктеп алыңыз. Оқығаныңызға рахмет!

Жүктеп алуға арналған жұмыс кітабы

Каскадты ашылмалы үлгі 1- оңай нұсқа

Каскадты ашылмалы үлгі 2 - бос орынсыз кеңейтілген нұсқа

Ескертпе. Назар аударыңыз, егер сіздің бірінші жолыңыз жоғарыдағы скриншотта көрсетілгендей баған тақырыбы болса, оны аталған ауқымға қоспауыңыз керек.

Егжей-тегжейлі қадамдық нұсқауларды Excel бағдарламасында атауды қалай анықтауға болады бөлімін қараңыз.

Есте сақтау керек нәрселер:

1. Келетін элементтер бірінші ашылмалы тізімде бір сөзден тұратын жазбалар болуы керек, мысалы. Өрік , Манго , Апельсиндер . Егер сізде екі, үш немесе одан да көп сөзден тұратын элементтер болса, «Көп сөзді енгізулері бар каскадты ашылмалы тізімді жасау әдісі» бөлімін қараңыз.
2. Тәуелді тізімдердің атаулары негізгі мәтіндегі сәйкес жазбамен дәл бірдей болуы керек. тізім. Мысалы, бірінші ашылмалы тізімнен " Манго " таңдалғанда көрсетілетін тәуелді тізім Манго деп аталуы керек.

Дайын болған кезде , Аты реттеушісі терезесін ашу және барлық тізімдерде дұрыс атаулар мен сілтемелердің бар-жоғын тексеру үшін Ctrl+F3 пернелерін басқыңыз келуі мүмкін.

3 . Бірінші (негізгі) ашылмалы тізімді жасаңыз

1. Сол немесе басқа электрондық кестеде негізгі ашылмалы тізім пайда болуы керек ұяшықты немесе бірнеше ұяшықты таңдаңыз.
2. Деректер қойындысына өтіңіз, Деректерді тексеру түймесін басыңыз және астындағы Тізім опциясын таңдау арқылы әдеттегі жолмен атаулы ауқым негізінде ашылмалы тізімді орнатыңыз. Рұқсат ету және диапазон атауын ішіне енгізу Дереккөз өрісі.

Егжей-тегжейлі қадамдар үшін Аталған ауқым негізінде ашылмалы тізім жасау бөлімін қараңыз.

Нәтижесінде жұмыс парағында келесіге ұқсас ашылмалы мәзір пайда болады:

4. Тәуелді ашылмалы тізімді жасаңыз

Тәуелді ашылмалы мәзір үшін ұяшықтарды(ларды) таңдаңыз және алдыңғы қадамда сипатталғандай Excel деректерін тексеруді қайта қолданыңыз. Бірақ бұл жолы ауқым атауының орнына Көз өрісіне келесі формуланы енгізесіз:

=INDIRECT(A2)

Мұндағы A2 - бірінші (негізгі) ұяшық. ашылмалы тізім.

Егер A2 ұяшығы қазір бос болса, сіз " Дереккөз қазіргі уақытта қате деп бағалайды. Жалғастыруды қалайсыз ба" деген қате хабарын аласыз. ? "

Иә түймесін қауіпсіз басыңыз және бірінші ашылмалы мәзірден элементті таңдаған бойда оған сәйкес екінші, тәуелді жазбаларды көресіз. , ашылмалы тізім.

5. Үшінші тәуелді ашылмалы тізімді қосыңыз (міндетті емес)

Қажет болса, 2-ші ашылмалы мәзірдегі таңдауға немесе біріншідегі таңдауларға байланысты 3-ші каскадты ашылмалы тізімді қосуға болады. екі ашылмалы тізім.

2-ші тізімге тәуелді 3-ші ашылмалы тізімді орнату

Осы түрдегі ашылмалы тізімді біз жаңа ғана екінші тәуелді ашылғыш жасағандай етіп жасауға болады. төмен мәзір. Жоғарыда талқыланған екі маңызды нәрсені есте сақтаңыз, олар үшін маңыздыкаскадты ашылмалы тізімдеріңіздің дұрыс жұмысы.

Мысалы, В бағанында қай ел таңдалғанына байланысты C бағанында аймақтар тізімін көрсеткіңіз келсе, әрбір аймақ үшін аймақтар тізімін жасайсыз. ел және оны ел атымен атаңыз, дәл сол ел екінші ашылмалы тізімдерде көрсетілгендей. Мысалы, Үнді аймақтарының тізімі "Үндістан", Қытай аймақтарының тізімі - "Қытай" және т.б. болуы керек.

Осыдан кейін 3-ші ашылмалы тізім үшін ұяшықты таңдайсыз (біздің тізімде C2). жағдай) және Excel деректерін тексеруді келесі формуламен қолданыңыз (B2 - елдер тізімін қамтитын екінші ашылмалы мәзірі бар ұяшық):

=INDIRECT(B2)

Енді B бағанындағы елдер тізімінің астынан Үндістан таңдаған сайын, үшінші ашылмалы тізімде келесі таңдаулар болады:

Ескертпе. Көрсетілген аймақтар тізімі әр ел үшін бірегей, бірақ ол бірінші ашылмалы тізімдегі таңдауға байланысты емес.

Алғашқы екі тізімге байланысты үшінші ашылмалы мәзірді жасаңыз

Егер бірінші және екінші ашылмалы тізімдердегі таңдауларға байланысты каскадты ашылмалы мәзірді жасау қажет болса, осы жолмен жалғастырыңыз. :

1. Аталған ауқымдардың қосымша жиындарын жасаңыз және оларды алғашқы екі ашылмалы тізімдегі сөз тіркестері үшін атаңыз. Мысалы, сізде 1-ші тізімде Манго, Апельсин және т.б. және 2-ші тізімде Үндістан, Бразилия, т.б. бар.Содан кейін сіз MangoIndia , MangoBrazil , OrangesIndia , OrangesBrazil және т.б. аталған диапазондарды жасайсыз. Бұл атауларда астын сызу немесе басқа қосымша таңбалар болмауы керек. .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

Онда A2 және B2 сәйкесінше бірінші және екінші ашылмалы тізімдерді қамтиды.

Нәтижесінде 3-ші тамшы -төмен тізім алғашқы 2 ашылмалы тізімде таңдалған Жеміс және Ел -ға сәйкес аймақтарды көрсетеді.

Бұл Excel бағдарламасында каскадты ашылмалы терезелерді жасаудың ең оңай жолы. Дегенмен, бұл әдістің бірқатар шектеулері бар.

Бұл тәсілдің шектеулері:

1. Негізгі ашылмалы тізімдегі элементтер бір сөзден тұруы керек. жазбалар. Көп сөзді жазбалары бар каскадты ашылмалы тізімдерді жасау жолын қараңыз.
2. Егер негізгі ашылмалы тізімдегі жазбаларда сызықша ( сияқты ауқым атауларында рұқсат етілмеген таңбалар болса, бұл әдіс жұмыс істемейді. -), амперсанд (&), т.б. Шешім - бұл шектеусіз динамикалық каскадты ашылмалы тізім жасау.
3. Осылай жасалған ашылмалы мәзірлер автоматты түрде жаңартылмайды, яғни сізге қажет болады. аталған диапазондарды өзгертубастапқы тізімдердегі элементтерді қосқан немесе жойған сайын сілтемелер. Бұл шектеуден өту үшін динамикалық каскадты ашылмалы тізім жасап көріңіз.

Көп сөзді енгізулері бар каскадты ашылмалы тізімдерді жасаңыз

Мысалда біз пайдаланған ЖАҢА формулалар жоғарыда тек бір сөзден тұратын элементтерді өңдеуге болады. Мысалы, =ЖЕКЕ(A2) формуласы жанама түрде A2 ұяшығына сілтеме жасайды және аталған ауқымды сілтеме жасалған ұяшықтағы атпен дәл көрсетеді. Дегенмен, Excel атауларында бос орындарға рұқсат етілмейді, сондықтан бұл формула көп сөзді атаулармен жұмыс істемейді.

Шешім 3-ші файлды жасаған кездегідей, INDIRECT функциясын SUBSTITUTE функциясымен бірге пайдалану болып табылады. ашылмалы тізім.

Өнімдердің арасында сізде Су қауын бар делік. Бұл жағдайда сіз бос орынсыз бір сөзден тұратын қарбыз экспорттаушылардың тізімін атайсыз - Қарбыз .

Содан кейін екінші ашылмалы тізім үшін келесі формуламен Excel деректерін тексеруді қолданыңыз, ол келесі формуланы алып тастайды. A2 ұяшығындағы атаудан бос орындар:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Негізгі ашылмалы тізімдегі өзгерістерді қалай болдырмауға болады

Келесі сценарийді елестетіңіз . Пайдаланушы барлық ашылмалы тізімдерде таңдау жасады, содан кейін ол өз шешімін өзгертті, бірінші тізімге оралды және басқа элементті таңдады. Нәтижесінде 1-ші және 2-ші таңдаулар сәйкес келмейді. Бұған жол бермеу үшін сіз бірінші тамшыда кез келген өзгерістерді блоктағыңыз келуі мүмкін.екінші тізімде таңдау жасалғаннан кейін төмен тізім.

Ол үшін бірінші ашылмалы тізімді жасау кезінде екінші ашылмалы мәзірде кез келген жазбаның таңдалғанын тексеретін арнайы формуланы пайдаланыңыз:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

В2 екінші ашылмалы тізімді қамтитын жерде, " Жеміс " бірінші ашылмалы мәзірде пайда болатын тізімнің атауы және " FakeList" " — жоқ кез келген жалған атау.

Енді, егер 2-ші ашылмалы тізімде кез келген элемент таңдалса, онда ешқандай таңдау қолжетімді болмайды. пайдаланушы бірінші тізімнің жанындағы көрсеткіні басады.

Excel бағдарламасында динамикалық каскадты ашылмалы тізімдерді жасау

Динамикалық Excel-ге тәуелді ашылмалы тізімнің басты артықшылығы мынада: бастапқы тізімдерді өңдеңіз және ашылмалы терезелер жылдам жаңартылады. Әрине, динамикалық ашылмалы тізімдерді жасау үшін біраз уақыт пен күрделірек формулалар қажет, бірақ мен бұл лайықты инвестиция деп есептеймін, өйткені бір рет орнатылғаннан кейін мұндай ашылмалы мәзірлермен жұмыс істеу рахат әкеледі.

Дермендегідей. Excel бағдарламасындағы кез келген нәрсе үшін бірдей нәтижеге бірнеше жолмен қол жеткізуге болады. Атап айтқанда, OFFSET, INDIRECT және COUNTA функцияларының тіркесімін немесе неғұрлым серпінді INDEX MATCH формуласын пайдаланып динамикалық ашылмалы тізім жасай аласыз. Соңғысы менің таңдаулы әдісім, себебі ол көптеген артықшылықтарды қамтамасыз етеді, олардың ең маңыздысы:

1. Қалай болса да, тек 3 аталған ауқымды жасау керек.негізгі және тәуелді тізімдерде көптеген элементтер бар.
2. Тізімдеріңізде көп сөзден тұратын элементтер және кез келген арнайы таңбалар болуы мүмкін.
3. Әр бағандағы жазбалар саны әртүрлі болуы мүмкін.
4. Жазбалардың сұрыптау реті маңызды емес.
5. Соңында, бастапқы тізімдерді сақтау және өзгерту өте оңай.

Жарайды, теория жеткілікті, тәжірибеге көшейік.

1. Бастапқы деректеріңізді кестеде реттеңіз

Әдеттегідей, сіз үшін ең алдымен ашылмалы тізімдер үшін барлық таңдауларды жұмыс парағында жазу керек. Бұл жолы бастапқы деректерді Excel кестесінде сақтайсыз. Ол үшін деректерді енгізгеннен кейін барлық жазбаларды таңдап, Ctrl + T пернелерін басыңыз немесе Кірістіру қойындысын > Кесте басыңыз. Содан кейін Кесте атауы өрісіне кестеңіздің атын енгізіңіз.

Ең ыңғайлы және көрнекі әдіс - бірінші ашылмалы тізімнің элементтерін кесте тақырыптары ретінде және элементтерді сақтау. кесте деректері ретіндегі тәуелді ашылмалы тізім. Төмендегі скриншот exporters_tbl деп аталатын кестемнің құрылымын көрсетеді - жеміс атаулары кесте тақырыптары және экспорттаушы елдердің тізімі сәйкес жеміс атауымен қосылған.

2. Excel атауларын жасау

Енді бастапқы деректер дайын, кестеңізден дұрыс тізімді динамикалық түрде шығарып алатын атаулы сілтемелерді орнату уақыты келді.

2.1. Кестенің тақырып жолына атау қосыңыз (негізгі ашылмалы тізім)

А жасау үшінкесте тақырыбына сілтеме жасайтын жаңа атауды таңдап, оны таңдаңыз, содан кейін Формулалар > Аты реттеушісі > Жаңа түймесін басыңыз немесе Ctrl + F3 пернелерін басыңыз.

Microsoft Excel бағдарламасы кесте_аты[#Тақырыптар] үлгісінің атын жасау үшін кірістірілген кесте анықтамалық жүйесін пайдаланады.

Оған аздап беріңіз. мағыналы және есте сақтау оңай атау, мысалы. жеміс_тізімі және Жарайды түймесін басыңыз.

2.2. Бірінші ашылмалы тізімі бар ұяшыққа атау жасаңыз

Мен сізде әлі ашылмалы тізім жоқ екенін білемін :) Бірақ сіз бірінші ашылмалы тізімді орналастыру үшін ұяшықты таңдап, оған атау жасауыңыз керек. ұяшықты қазір ашыңыз, себебі бұл атауды үшінші аттың сілтемесіне енгізу қажет болады.

Мысалы, менің бірінші ашылмалы өрісім 2-парақтағы B1 ұяшығында орналасқан, сондықтан мен оған атау жасаймын, қарапайым нәрсе және жеміс сияқты өздігінен түсінікті:

Кеңес. Жұмыс парағы бойынша ашылмалы тізімдерді көшіру үшін тиісті ұяшық сілтемелерін пайдаланыңыз.

Келесі бірнеше абзацты мұқият оқып шығыңыз, себебі бұл өте пайдалы кеңес, ол жіберіп алғыңыз келмейді. . Оны жариялағаны үшін Каренге үлкен рахмет!

Егер ашылмалы тізімдерді басқа ұяшықтарға көшіруді жоспарласаңыз, бірінші ашылмалы тізіммен ұяшық(тар) үшін атау жасаған кезде аралас ұяшық сілтемелерін пайдаланыңыз. тізім.

Ашылмалы тізімдерді басқа бағандарға дұрыс көшіру үшін (яғни оң жақта) қатысты бағанды ​​($ жоқ) пайдаланыңыз.