Prieš kurį laiką pradėjome tyrinėti "Excel" duomenų patvirtinimo galimybes ir sužinojome, kaip "Excel" programoje sukurti paprastą išskleidžiamąjį sąrašą pagal kableliais atskirtą sąrašą, ląstelių intervalą arba įvardytą intervalą.

Šiandien išsamiai išnagrinėsime šią funkciją ir sužinosime, kaip sukurti kaskadinius išskleidžiamus sąrašus, kuriuose pasirinkimai rodomi priklausomai nuo pirmajame išskleidžiamajame sąraše pasirinktos reikšmės. Kitaip tariant, sukursime "Excel" duomenų patvirtinimo sąrašą, pagrįstą kito sąrašo reikšme.

Kaip "Excel" sukurti kelis priklausomus išskleidžiamus sąrašus

Daugiapakopius priklausomus išskleidžiamus sąrašus "Excel" programoje sukurti paprasta. Tereikia kelių pavadintų intervalų ir formulės INDIRECT. Šis metodas veikia su visomis "Excel 365" versijomis - 2010 m. ir ankstesnėmis.

1. Įveskite išskleidžiamųjų sąrašų įrašus

Pirmiausia įveskite įrašus, kuriuos norite rodyti išskleidžiamuosiuose sąrašuose, kiekvieną sąrašą atskirame stulpelyje. Pavyzdžiui, kuriu kaskadinį vaisių eksportuotojų išskleidžiamąjį sąrašą ir savo šaltinio lapo A stulpelyje ( Vaisiai ) pateikiami pirmojo išskleidžiamojo sąrašo elementai, o kituose 3 stulpeliuose - priklausomų išskleidžiamųjų sąrašų elementai.

2. Sukurkite pavadintus intervalus

Dabar reikia sukurti pagrindinio sąrašo ir kiekvieno priklausomo sąrašo pavadinimus. Vardas ir pavardė Vadybininkas langas ( Formulės skirtukas> Vardas ir pavardė Vadybininkas> Naujas) arba tiesiogiai įvesdami pavadinimą į Pavadinimo langelis .

Atkreipkite dėmesį, kad jei pirmoji eilutė yra stulpelio antraštė, kaip parodyta pirmiau pateiktame paveikslėlyje, jos negalima įtraukti į pavadintą intervalą.

Išsamias žingsnis po žingsnio instrukcijas rasite skyriuje Kaip apibrėžti pavadinimą "Excel" programoje.

Prisimintini dalykai:

1. Pirmajame išskleidžiamajame sąraše rodomi elementai turi būti vienažodžiai, pvz. Abrikosų , Mango , Apelsinai . Jei turite elementų, sudarytų iš dviejų, trijų ar daugiau žodžių, žr. skyrių Kaip sukurti kaskadinį išskleidžiamąjį langą su kelių žodžių įrašais.
2. Priklausomų sąrašų pavadinimai turi būti lygiai tokie patys kaip atitinkamo pagrindinio sąrašo įrašo. Pavyzdžiui, priklausomas sąrašas, kuris bus rodomas, kai " Mango " pasirinktas iš pirmojo išskleidžiamojo sąrašo, turėtų būti pavadintas Mango .

Baigę galite paspausti Ctrl+F3, kad atidarytumėte Vardas ir pavardė Vadybininkas langą ir patikrinkite, ar visuose sąrašuose yra teisingi pavadinimai ir nuorodos.

3. Sudarykite pirmąjį (pagrindinį) išskleidžiamąjį sąrašą

1. Toje pačioje arba kitoje skaičiuoklėje pasirinkite ląstelę arba kelias ląsteles, kuriose norite, kad būtų rodomas pagrindinis išskleidžiamojo sąrašo elementas.
2. Eikite į Duomenys skirtuką, spustelėkite Duomenų patvirtinimas ir įprastu būdu nustatykite išskleidžiamąjį sąrašą pagal pavadintą intervalą, pasirinkdami Sąrašas pagal Leisti ir įvesdami diapazono pavadinimą į Šaltinis dėžutė.

Išsamios instrukcijos pateikiamos skyriuje Išskleidžiamojo sąrašo kūrimas pagal pavadintą intervalą.

Todėl darbalapyje turėsite išskleidžiamąjį meniu, panašų į šį:

4. Sukurkite priklausomą išskleidžiamąjį sąrašą

Pasirinkite ląstelę (-es) priklausomam išskleidžiamajam meniu ir vėl pritaikykite "Excel" duomenų tikrinimą, kaip aprašyta ankstesniame žingsnyje. Tačiau šį kartą vietoj diapazono pavadinimo įveskite šią formulę Šaltinis srityje:

=INDIRECT(A2)

Kai A2 yra ląstelė su pirmuoju (pagrindiniu) išskleidžiamuoju sąrašu.

Jei langelis A2 šiuo metu yra tuščias, gausite klaidos pranešimą " Šiuo metu šaltinis vertinamas kaip klaida. Ar norite tęsti? "

Saugiai spustelėkite Taip , ir kai tik pasirinksite elementą iš pirmojo išskleidžiamojo meniu, antrajame, priklausomame, išskleidžiamajame sąraše pamatysite jį atitinkančius įrašus.

5. Pridėkite trečią priklausomą išskleidžiamąjį sąrašą (neprivaloma)

Jei reikia, galite pridėti trečiąjį kaskadinį išskleidžiamąjį sąrašą, kuris priklauso nuo 2-ojo išskleidžiamojo meniu pasirinkimo arba nuo pirmųjų dviejų išskleidžiamųjų meniu pasirinkimų.

Nustatykite 3-iąjį išskleidžiamąjį langą, kuris priklauso nuo 2-ojo sąrašo

Tokio tipo išskleidžiamąjį sąrašą galite kurti taip pat, kaip ką tik sukūrėme antrąjį priklausomąjį išskleidžiamąjį meniu. Tik nepamirškite anksčiau aptartų 2 svarbių dalykų, kurie būtini, kad kaskadiniai išskleidžiamieji sąrašai veiktų teisingai.

Pavyzdžiui, jei norite, kad C stulpelyje būtų rodomas regionų sąrašas, priklausomai nuo to, kuri šalis pasirinkta B stulpelyje, sukurkite kiekvienos šalies regionų sąrašą ir pavadinkite jį pagal šalies pavadinimą, tiksliai taip, kaip šalis rodoma antruosiuose išskleidžiamuosiuose sąrašuose. Pavyzdžiui, Indijos regionų sąrašas turėtų būti pavadintas "Indija", Kinijos regionų sąrašas - "Kinija" ir t. t.

Po to pasirenkate ląstelę, kurioje yra 3-iasis išskleidžiamojo meniu langelis (mūsų atveju C2), ir taikote "Excel" duomenų tikrinimą pagal šią formulę (B2 yra ląstelė su antruoju išskleidžiamojo meniu, kuriame yra šalių sąrašas):

=INDIRECT(B2)

Dabar kiekvieną kartą pasirinkę Indija B stulpelyje esančiame šalių sąraše trečiame išskleidžiamajame sąraše galėsite rinktis šiuos variantus:

Pastaba. Rodomas regionų sąrašas yra unikalus kiekvienai šaliai, tačiau jis nepriklauso nuo pasirinkimo pirmajame išskleidžiamajame sąraše.

Sukurti trečiąjį išskleidžiamąjį sąrašą, priklausantį nuo pirmųjų dviejų sąrašų

Jei reikia sukurti kaskadinį išskleidžiamąjį meniu, kuris priklauso nuo pirmojo ir antrojo išskleidžiamojo sąrašo pasirinkimų, elkitės taip:

1. Sukurkite papildomus įvardytų intervalų rinkinius ir pavadinkite juos žodžių deriniais, esančiais pirmuose dviejuose išskleidžamuosiuose langeliuose. Mango, apelsinai ir kt. 1-ajame sąraše ir Indija, Brazilija ir kt. 2. Tada sukurkite pavadintus intervalus MangoIndia , MangoBrazil , ApelsinaiIndija , ApelsinaiBrazilija , ir t. t. Šiuose pavadinimuose neturėtų būti pabraukimų ar kitų papildomų simbolių.

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

Kai A2 ir B2 yra atitinkamai pirmasis ir antrasis išskleidžiamieji langai.

Dėl to 3-iajame išskleidžiamajame sąraše bus rodomi regionai, atitinkantys Vaisiai ir Šalis pasirinktas pirmuosiuose 2 išskleidžiamuosiuose sąrašuose.

Tai paprasčiausias būdas sukurti kaskadinius išskleidžiamus langelius "Excel" programoje. Tačiau šis metodas turi keletą apribojimų.

Šio metodo apribojimai:

1. Pagrindinio išskleidžiamojo sąrašo elementai turi būti vienažodžiai įrašai. Žiūrėkite, kaip sukurti kaskadinius išskleidžiamus sąrašus su daugiažodžiais įrašais.
2. Šis metodas neveiks, jei pagrindinio išskleidžiamojo sąrašo įrašuose yra diapazonų pavadinimuose neleidžiamų simbolių, pavyzdžiui, brūkšnys (-), ampersandas (&) ir t. t. Sprendimas - sukurti dinaminį kaskadinį išskleidžiamąjį sąrašą, kuriam šis apribojimas netaikomas.
3. Tokiu būdu sukurti išskleidžiamieji meniu nėra automatiškai atnaujinami, t. y. turėsite keisti pavadintų intervalų nuorodas kiekvieną kartą, kai šaltinio sąrašuose pridėsite arba pašalinsite elementus. Norėdami įveikti šį apribojimą, pabandykite sukurti dinaminį kaskadinį išskleidžiamąjį sąrašą.

Kurti kaskadinius išskleidžiamus sąrašus su kelių žodžių įrašais

INDIRECT formulės, kurias naudojome pirmiau pateiktame pavyzdyje, gali apdoroti tik vieno žodžio elementus. Pavyzdžiui, formulė =INDIRECT(A2) netiesiogiai nurodo į langelį A2 ir rodo pavadintą diapazoną tiksliai tokiu pačiu pavadinimu, koks yra ląstelėje, į kurią daroma nuoroda. Tačiau "Excel" pavadinimuose neleidžiami tarpai, todėl ši formulė neveikia, kai pavadinimai yra iš kelių žodžių.

Sprendimas - naudoti funkciją INDIRECT kartu su SUBSTITUTE, kaip tai darėme kurdami 3-iąjį išskleidžiamąjį langą.

Tarkime, kad turite Vandens melionas Šiuo atveju įvardijate melionų eksportuotojų sąrašą vienu žodžiu be tarpų - Arbūzas .

Tada antrajam išskleidžiamajam langeliui pritaikykite "Excel" duomenų patvirtinimą naudodami šią formulę, kuria iš pavadinimo ląstelėje A2 pašalinami tarpai:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

Kaip užkirsti kelią pirminio išskleidžiamojo sąrašo pakeitimams

Įsivaizduokite tokį scenarijų: jūsų naudotojas atliko visų išskleidžiamųjų sąrašų pasirinkimus, tada persigalvojo, grįžo į pirmąjį sąrašą ir pasirinko kitą elementą. Dėl to nesutampa 1-ojo ir 2-ojo sąrašo pasirinkimai. Kad taip neatsitiktų, galite blokuoti bet kokius pirmojo išskleidžiamojo sąrašo pakeitimus, kai tik pasirenkama antrajame sąraše.

Norėdami tai padaryti, kurdami pirmąjį išskleidžiamąjį meniu, naudokite specialią formulę, kuri patikrins, ar antrajame išskleidžiamajame meniu pasirinktas koks nors įrašas:

=IF(B2="", Vaisiai, INDIRECT("FakeList"))

Kai B2 yra antrasis išskleidžiamojo sąrašo elementas " Vaisiai " yra sąrašo, kuris rodomas pirmajame išskleidžiamajame meniu, pavadinimas, o " FakeList " yra bet koks netikras vardas, kuris neegzistuoja.

Dabar, jei 2-ajame išskleidžiamajame sąraše pasirinktas bet kuris elementas, naudotojui spustelėjus rodyklę, esančią šalia pirmojo sąrašo, pasirinkimų nebus.

Dinaminių kaskadinių išskleidžiamųjų sąrašų kūrimas programoje "Excel

Pagrindinis dinaminio "Excel" priklausomo išskleidžiamojo sąrašo privalumas yra tas, kad galite laisvai redaguoti šaltinių sąrašus ir jūsų išskleidžiamieji langeliai bus atnaujinami nuolat. Žinoma, dinaminių išskleidžiamųjų meniu kūrimas reikalauja šiek tiek daugiau laiko ir sudėtingesnių formulių, tačiau manau, kad tai verta investicijos, nes sukūrus tokius išskleidžamuosius meniu dirbti yra tikras malonumas.

Kaip ir beveik su viskuo "Excel" programoje, tą patį rezultatą galite pasiekti keliais būdais. Visų pirma galite sukurti dinaminį išskleidžiamąjį sąrašą naudodami OFFSET, INDIRECT ir COUNTA funkcijų derinį arba atsparesnę INDEX MATCH formulę. Pastarajam būdui teikiu pirmenybę, nes jis turi daug privalumų, iš kurių svarbiausi yra šie:

1. Turite sukurti tik 3 pavadintus intervalus, nesvarbu, kiek elementų yra pagrindiniame ir priklausomuose sąrašuose.
2. Jūsų sąrašuose gali būti kelių žodžių elementų ir bet kokių specialių ženklų.
3. Įrašų skaičius kiekviename stulpelyje gali skirtis.
4. Įrašų rūšiavimo tvarka nesvarbi.
5. Galiausiai labai lengva prižiūrėti ir keisti šaltinių sąrašus.

Gerai, užteks teorijos, pereikime prie praktikos.

1. Sutvarkykite šaltinio duomenis lentelėje

Kaip įprasta, pirmiausia turite surašyti visus išskleidžiamųjų sąrašų pasirinkimus į darbalapį. Šį kartą turėsite saugoti pradinius duomenis "Excel" lentelėje. Tam, įvedę duomenis, pažymėkite visus įrašus ir paspauskite Ctrl + T arba spustelėkite Įdėkite skirtukas> Lentelė . Tada įveskite savo lentelės pavadinimą į Lentelės pavadinimas dėžutė.

Patogiausia ir vaizdžiausia pirmojo išskleidžiamojo sąrašo elementus saugoti kaip lentelės antraštes, o priklausomo išskleidžiamojo sąrašo elementus - kaip lentelės duomenis. Toliau pateiktoje ekrano kopijoje parodyta mano lentelės, pavadintos exporters_tbl - vaisių pavadinimai yra lentelės antraštės, o eksportuojančių šalių sąrašas pridedamas prie atitinkamo vaisiaus pavadinimo.

2. Sukurkite "Excel" pavadinimus

Dabar, kai šaltinio duomenys paruošti, laikas nustatyti pavadintas nuorodas, kurios iš lentelės dinamiškai gaus reikiamą sąrašą.

2.1. Pridėkite lentelės antraštinės eilutės pavadinimą (pagrindinė išskleidžiamoji eilutė)

Jei norite sukurti naują pavadinimą, kuriame būtų nuoroda į lentelės antraštę, pasirinkite ją ir spustelėkite Formulės > Vardas ir pavardė Vadybininkas > Naujas arba paspauskite Ctrl + F3 .

"Microsoft Excel" naudos integruotą lentelės nuorodų sistemą, kad sukurtų pavadinimą table_name[#Headers] modelis.

Suteikite jam prasmingą ir lengvai įsimenamą pavadinimą, pvz. fruit_list ir spustelėkite GERAI .

2.2. Sukurkite ląstelės, kurioje yra pirmasis išplečiamasis sąrašas, pavadinimą

Žinau, kad dar neturite jokio išskleidžiamojo sąrašo :) Tačiau dabar turite pasirinkti ląstelę, kurioje bus pirmasis išskleidžiamojo sąrašo langelis, ir sukurti tos ląstelės pavadinimą, nes šį pavadinimą reikės įtraukti į trečiojo pavadinimo nuorodą.

Pavyzdžiui, mano pirmasis išskleidžiamojo sąrašo langelis yra 2 lapo ląstelėje B1, todėl jam sukuriu pavadinimą, paprastą ir suprantamą, pvz. vaisiai :

Patarimas. Naudokite atitinkamas ląstelių nuorodas kopijuoti išskleidžiamus sąrašus per visą darbalapį.

Būtinai atidžiai perskaitykite šias kelias pastraipas, nes tai labai naudingas patarimas, kurio nenorite praleisti. Labai ačiū Karen už jo paskelbimą!

Jei planuojate kopijuoti išskleidžiamąjį sąrašą į kitas ląsteles, kurdami ląstelės (-ių) su pirmuoju išskleidžiamuoju sąrašu pavadinimą naudokite mišrias ląstelių nuorodas.

Kad išskleidžiamieji sąrašai būtų teisingai nukopijuoti į kitus stulpeliai (t. y. į dešinę), naudokite santykines stulpelių (be ženklo $) ir absoliučias eilučių (su $) nuorodas, pavyzdžiui, = Sheet2!B$1.

Todėl B1 priklausomas išskleidžiamojo sąrašo elementas bus rodomas ląstelėje B2, C1 priklausomas išskleidžiamojo sąrašo elementas bus rodomas ląstelėje C2 ir t. t.

Jei planuojate kopijuoti išskleidžiamus langelius į kitus eilutės (t. y. žemyn stulpeliu), tada naudokite absoliučias stulpelio (su $) ir santykines eilutės (be $) koordinates, pavyzdžiui, = Sheet2!$B1.

Norėdami nukopijuoti išskleidžiamąjį langelį bet kuria kryptimi, naudokite santykinę nuorodą (be ženklo $), pavyzdžiui, = Sheet2!B1.

2.3. Sukurkite pavadinimą priklausomo meniu įrašams gauti

Užuot nustatę unikalius pavadinimus kiekvienam priklausomam sąrašui, kaip tai darėme ankstesniame pavyzdyje, sukursime vieną įvardyta formulė kuri nepriskirta jokiai konkrečiai ląstelei ar langelių intervalui. Ji atves teisingą antrojo išskleidžiamojo sąrašo įrašų sąrašą, priklausomai nuo to, koks pasirinkimas padarytas pirmajame išskleidžiamajame sąraše. Pagrindinis šios formulės naudojimo privalumas yra tas, kad jums nereikės kurti naujų pavadinimų, kai į pirmąjį išskleidžiamąjį sąrašą įtrauksite naujus įrašus - viena pavadinta formulė apima visus įrašus.

Naudodami šią formulę sukursite naują "Excel" pavadinimą:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

Kur:

• exporters_tbl - lentelės pavadinimas (sukurtas 1 veiksmu);
• vaisiai - ląstelės, kurioje yra pirmasis išplečiamasis sąrašas (sukurtas 2.2 žingsnyje), pavadinimas;
• fruit_list - pavadinimas, nurodantis lentelės antraštės eilutę (sukurtą 2.1 žingsnyje).

Daviau jam vardą eksportuotojų_sąrašas , kaip matote toliau pateiktoje ekrano kopijoje.

Na, didžiąją darbo dalį jau atlikote! Prieš pereinant prie paskutinio žingsnio, pravartu atidaryti pavadinimų tvarkytuvę ( Ctrl + F3 ) ir patikrinti pavadinimus bei nuorodas:

3. Nustatykite "Excel" duomenų patvirtinimą

Tai iš tikrųjų yra lengviausia dalis. Sukūrę dvi pavadintas formules, įprastu būdu nustatote duomenų tikrinimą ( Duomenys skirtukas> Duomenų patvirtinimas ).

• Pirmajame išskleidžiamajame sąraše lauke Šaltinis įveskite =fruit_list (pavadinimas, sukurtas 2.1 žingsnyje).
• Išskleidžiamajame sąraše priklausomas įveskite =eksportuotojų_sąrašas (pavadinimas, sukurtas 2.3 žingsnyje).

Atlikta! Jūsų dinaminis kaskadinis išskleidžiamojo meniu yra baigtas ir bus automatiškai atnaujinamas, atsižvelgiant į pakeitimus, kuriuos padarėte šaltinio lentelėje.

Šis visais kitais atžvilgiais tobulas dinaminis "Excel" išskleidžiamojo sąrašo rodinys turi vieną trūkumą - jei šaltinio lentelės stulpeliuose yra skirtingas elementų skaičius, tuščios eilutės meniu bus rodomos taip:

Neįtraukti tuščių eilučių į dinaminį kaskadinį išskleidžiamąjį sąrašą

Jei iš išskleidžiamųjų langelių norite išvalyti visas tuščias eilutes, turėsite žengti dar vieną žingsnį ir patobulinti INDEX / MATCH formulę, naudojamą priklausomam dinaminiam išskleidžiamajam sąrašui sukurti.

Idėja yra naudoti 2 INDEX funkcijas, kur pirmoji gauna viršutinį kairįjį langelį, o antroji grąžina apatinį dešinįjį diapazono langelį, arba OFFSET funkciją su įterptomis INDEX ir COUNTA. Toliau pateikiami išsamūs žingsniai:

1. Sukurkite du papildomus vardus

Kad formulė nebūtų per didelė, pirmiausia sukurkite porą pagalbinių vardų su šiomis paprastomis formulėmis:

• Vardas, vadinamas col_num nuoroda į pasirinktą stulpelio numerį:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• Vardas, vadinamas whole_col nuoroda į pasirinktą stulpelį (ne į stulpelio numerį, o į visą stulpelį):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

Pirmiau pateiktose formulėse, exporters_tbl yra jūsų šaltinio lentelės pavadinimas, vaisiai yra ląstelės, kurioje yra pirmasis išskleidžiamojo sąrašo langelis, pavadinimas, o fruit_list yra pavadinimas, nurodantis lentelės antraštės eilutę.

2. Sukurkite priklausomo išskleidžiamojo sąrašo pavadintą nuorodą

Tada naudokite vieną iš toliau pateiktų formulių, kad sukurtumėte naują pavadinimą (pavadinkime jį eksportuotojų_sąrašas2 ), kurie bus naudojami su priklausomu išskleidžamuoju sąrašu:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(whole_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,0,COUNTA(whole_col))

3. Taikyti duomenų patvirtinimą

Galiausiai pasirinkite ląstelę, kurioje yra priklausomas išskleidžiamojo sąrašo elementas, ir pritaikykite duomenų tikrinimą įvesdami = eksportuotojų_sąrašas2 (ankstesniame žingsnyje sukurtą pavadinimą) į Šaltinis dėžutė.

Toliau pateiktoje ekrano kopijoje parodytas gautas "Excel" dinaminis išskleidžiamojo meniu, kuriame nebeliko visų tuščių eilučių!

Pastaba. Dirbant su dinaminiais kaskadiniais išskleidžiamaisiais sąrašais, sukurtais naudojant pirmiau nurodytas formules, niekas nedraudžia naudotojui keisti pirmojo išskleidžiamojo sąrašo reikšmės po to, kai jis pasirenka antrajame meniu, todėl pirminio ir antrinio išskleidžiamųjų sąrašų pasirinkimai gali nesutapti. Galite užblokuoti pirmojo langelio pakeitimus po to, kai pasirenkama antrajame, naudodami VBA arbasudėtingas formules, siūlomas šioje pamokoje.

Taip sukuriamas "Excel" duomenų patvirtinimo sąrašas pagal kito sąrašo reikšmes. Kviečiame atsisiųsti pavyzdinius darbaknygius ir pamatyti, kaip veikia kaskadiniai išskleidžiamieji sąrašai. Dėkojame, kad perskaitėte!

Atsisiųsti praktikos sąsiuvinį

Kaskadinis išskleidimas pavyzdys 1 - paprasta versija

Kaskadinis išskleidimas 2 pavyzdys - išplėstinė versija be tuščių vietų