얼마 전에 우리는 Excel 데이터 유효성 검사의 기능을 탐색하기 시작했고 쉼표로 구분된 목록, 셀 범위 또는 명명된 범위를 기반으로 Excel에서 간단한 드롭다운 목록을 만드는 방법을 배웠습니다.

오늘은 이 기능을 심층적으로 조사하고 첫 번째 드롭다운에서 선택한 값에 따라 선택 항목을 표시하는 계단식 드롭다운 목록을 만드는 방법을 알아봅니다. 달리 표현하면 다른 목록의 값을 기준으로 Excel 데이터 유효성 검사 목록을 만들 것입니다.

Excel에서 여러 종속 드롭다운을 만드는 방법

멀티 만들기 - Excel의 수준 종속 드롭다운 목록은 쉽습니다. 몇 가지 명명된 범위와 INDIRECT 공식만 있으면 됩니다. 이 방법은 Excel 365 - 2010 및 이전 버전의 모든 버전에서 작동합니다.

1. 드롭다운 목록에 대한 항목을 입력하십시오.

먼저, 드롭다운 목록에 표시할 항목을 각각 별도의 열에 입력하십시오. 예를 들어, 저는 과일 수출업자의 계단식 드롭다운을 만들고 소스 시트의 열 A( Fruit )에는 첫 번째 드롭다운의 항목이 포함되고 다른 3개의 열에는 종속 드롭다운의 항목이 나열됩니다.

2. 명명된 범위 만들기

이제 기본 목록과 각 종속 목록에 대한 이름을 만들어야 합니다. Name Manager 창( Formulas 탭 > Name Manager > New) 에서 새 이름을 추가하거나부호) 및 = Sheet2!B$1.

과 같은 절대 행($ 포함) 참조 결과적으로 B1의 종속 드롭다운 목록이 셀 B2에 나타납니다. C1의 종속 드롭다운은 C2에 표시되는 식입니다.

드롭다운을 다른 행 (즉, 열) 그런 다음 = Sheet2!$B1.

과 같이 절대 열($ 포함) 및 상대 행($ 제외) 좌표를 사용합니다. 방향, = Sheet2!B1.

2.3과 같은 상대 참조($ 기호 없음)를 사용합니다. 종속 메뉴의 항목을 검색할 이름을 만듭니다.

이전 예에서와 같이 각 종속 목록에 고유한 이름을 설정하는 대신 이름이 지정된 수식 하나를 만들 것입니다. 특정 셀이나 셀 범위에 할당되지 않습니다. 첫 번째 드롭다운 목록에서 선택한 항목에 따라 두 번째 드롭다운에 대한 올바른 항목 목록을 검색합니다. 이 수식을 사용하는 주요 이점은 첫 번째 드롭다운 목록에 새 항목을 추가할 때 새 이름을 만들 필요가 없다는 것입니다. 이름이 지정된 수식 하나로 모든 항목을 처리할 수 있습니다.

새 Excel 이름을 만듭니다. 수식:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

여기서:

• exporters_tbl - 테이블의 이름(1단계에서 생성됨);
• fruit - 첫 번째 드롭다운 목록을 포함하는 셀의 이름(2.2단계에서 생성됨);
• fruit_list - 테이블의 헤더 행을 참조하는 이름(에서 생성됨)2.1 단계).

아래 스크린샷에서 볼 수 있듯이 이름을 exporters_list 로 지정했습니다.

음 , 당신은 이미 작업의 주요 부분을 완료했습니다! 마지막 단계에 도달하기 전에 이름 관리자( Ctrl + F3 )를 열고 이름과 참조를 확인하는 것이 좋습니다:

3. Excel 데이터 유효성 검사 설정

실제로 가장 쉬운 부분입니다. 두 개의 명명된 공식을 사용하여 일반적인 방식으로 데이터 유효성 검사를 설정합니다( 데이터 탭 > 데이터 유효성 검사 ).

• 첫 번째 드롭다운 목록의 소스 상자에 =fruit_list (2.1단계에서 만든 이름)를 입력합니다.
• 종속 드롭다운 목록의 경우 =exporters_list <9를 입력합니다>(2.3단계에서 만든 이름).

완료! 동적 계단식 드롭다운 메뉴가 완성되었으며 원본 테이블에 대한 변경 사항을 반영하여 자동으로 업데이트됩니다.

이 동적 Excel 드롭다운은 다른 모든 측면에서 완벽합니다. , 한 가지 단점이 있습니다. 소스 테이블의 열에 다른 수의 항목이 포함된 경우 빈 행이 다음과 같이 메뉴에 나타납니다.

다음에서 빈 행 제외 dynamic cascading dropdown

드롭다운 상자에서 빈 줄을 정리하려면 한 단계 더 나아가 종속 동적 드롭다운 목록을 만드는 데 사용되는 INDEX/MATCH 공식을 개선해야 합니다.

아이디어는2개의 INDEX 함수, 여기서 첫 번째 함수는 왼쪽 위 셀을 가져오고 두 번째 함수는 범위의 오른쪽 아래 셀을 반환하거나 중첩된 INDEX 및 COUNTA가 있는 OFFSET 함수입니다. 자세한 단계는 다음과 같습니다.

1. 두 개의 추가 이름 만들기

수식이 너무 커지지 않도록 먼저 다음과 같은 간단한 수식을 사용하여 두 개의 도우미 이름을 만듭니다.

• col_num 이라는 이름 선택한 열 번호 참조:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• 선택한 열(열 번호가 아니라 전체 열)을 참조하기 위한 entire_col 이라는 이름:

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

위 수식에서 exporters_tbl 는 원본 테이블의 이름이고 fruit 는 첫 번째 드롭다운이 포함된 셀의 이름이며 fruit_list 은 테이블의 헤더 행을 참조하는 이름입니다.

2. 종속 드롭다운에 대한 명명된 참조 만들기

다음으로 아래 수식 중 하나를 사용하여 종속 드롭다운 목록과 함께 사용할 새 이름( exporters_list2 이라고 함)을 만듭니다.

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. 데이터 유효성 검사 적용

마지막으로 종속 드롭다운이 포함된 셀을 선택하고 소스 에 = exporters_list2 (이전 단계에서 만든 이름)를 입력하여 데이터 유효성 검사를 적용합니다. box.

아래 스크린샷은 모든 빈 줄이 사라진 Excel의 동적 드롭다운 메뉴 결과를 보여줍니다!

참고. 동적 계단식 드롭다운 목록으로 작업할 때위의 수식으로 생성된 경우 사용자가 두 번째 메뉴에서 선택한 후 첫 번째 드롭다운의 값을 변경하는 것을 막는 것은 없습니다. 그 결과 기본 및 보조 드롭다운의 선택이 일치하지 않을 수 있습니다. 이 자습서에서 제안하는 VBA 또는 복잡한 수식을 사용하여 두 번째 상자에서 선택한 후 첫 번째 상자에서 변경 사항을 차단할 수 있습니다.

다른 목록의 값을 기반으로 Excel 데이터 유효성 검사 목록을 만드는 방법입니다. 작동 중인 계단식 드롭다운 목록을 보려면 샘플 통합 문서를 다운로드하십시오. 읽어주셔서 감사합니다!

연습용 워크북 다운로드

계단식 드롭다운 샘플 1 - 쉬운 버전

계단식 드롭다운 샘플 2 - 공백 없는 고급 버전

참고. 첫 번째 행이 위의 스크린샷과 같이 일종의 열 머리글인 경우 명명된 범위에 포함하지 않아야 합니다.

자세한 단계별 지침은 Excel에서 이름을 정의하는 방법을 참조하세요.

기억해야 할 사항:

1. 할 항목 첫 번째 드롭다운 목록에 나타나는 항목은 한 단어로 된 항목이어야 합니다. 살구 , 망고 , 오렌지 . 두 개, 세 개 또는 그 이상의 단어로 구성된 항목이 있는 경우 여러 단어 항목이 포함된 계단식 드롭다운을 만드는 방법을 참조하세요.
2. 종속 목록의 이름은 메인에서 일치하는 항목과 정확히 동일해야 합니다. 목록. 예를 들어 첫 번째 드롭다운 목록에서 " Mango "를 선택했을 때 표시되는 종속 목록의 이름은 Mango 여야 합니다.

완료 시 , Ctrl+F3을 눌러 이름 관리자 창을 열고 모든 목록에 올바른 이름과 참조가 있는지 확인할 수 있습니다.

3 . 첫 번째(기본) 드롭다운 목록 만들기

1. 동일한 스프레드시트 또는 다른 스프레드시트에서 기본 드롭다운 목록을 표시할 셀을 하나 또는 여러 개 선택합니다.
2. 데이터 탭으로 이동하여 데이터 유효성 검사 를 클릭하고 아래의 목록 을 선택하여 일반적인 방법으로 명명된 범위를 기반으로 드롭다운 목록을 설정합니다. 허용 하고 범위 이름을 소스 상자.

자세한 단계는 명명된 범위를 기반으로 드롭다운 목록 만들기를 참조하세요.

결과적으로 워크시트에 다음과 유사한 드롭다운 메뉴가 표시됩니다.

4. 종속 드롭다운 목록 만들기

종속 드롭다운 메뉴의 셀을 선택하고 이전 단계에서 설명한 대로 Excel 데이터 유효성 검사를 다시 적용합니다. 그러나 이번에는 범위 이름 대신 소스 필드에 다음 수식을 입력합니다.

=INDIRECT(A2)

여기서 A2는 첫 번째(기본) 드롭다운 목록입니다.

셀 A2가 현재 비어 있는 경우 " 소스가 현재 오류로 평가됩니다. 계속하시겠습니까?"라는 오류 메시지가 표시됩니다. ? "

예 를 안전하게 클릭하면 첫 번째 드롭다운 메뉴에서 항목을 선택하자마자 두 번째 종속 항목에 해당 항목이 표시됩니다. , 드롭다운 목록.

5. 세 번째 종속 드롭다운 목록 추가(선택 사항)

필요한 경우 두 번째 드롭다운 메뉴의 선택 또는 첫 번째 드롭다운 메뉴의 선택에 따라 세 번째 계단식 드롭다운 목록을 추가할 수 있습니다. 두 개의 드롭다운입니다.

두 번째 목록에 의존하는 세 번째 드롭다운 설정

방금 두 번째 종속 드롭다운을 만든 것과 동일한 방식으로 이 유형의 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 다운 메뉴. 위에서 논의한 2가지 중요한 사항을 기억하십시오.계단식 드롭다운 목록의 올바른 작업.

예를 들어 B열에서 선택한 국가에 따라 C열에 지역 목록을 표시하려면 각 지역에 대한 지역 목록을 만듭니다. 두 번째 드롭다운 목록에 국가가 표시되는 것과 똑같이 국가 이름 뒤에 이름을 지정합니다. 예를 들어 인도 지역 목록의 이름은 "인도", 중국 지역 목록의 이름은 "중국" 등으로 지정해야 합니다.

그런 다음 세 번째 드롭다운에 대한 셀을 선택합니다(우리의 C2 경우) 다음 수식을 사용하여 Excel 데이터 유효성 검사를 적용합니다(B2는 국가 목록이 포함된 두 번째 드롭다운 메뉴가 있는 셀임).

=INDIRECT(B2)

이제 B열의 국가 목록에서 인도 를 선택할 때마다 세 번째 드롭다운에 다음 선택 항목이 표시됩니다.

참고. 표시되는 지역 목록은 각 국가마다 고유하지만 첫 번째 드롭다운 목록의 선택에 따라 달라지지는 않습니다.

처음 두 목록에 따라 세 번째 드롭다운 만들기

첫 번째 및 두 번째 드롭다운 목록의 선택 항목에 따라 계단식 드롭다운 메뉴를 만들어야 하는 경우 이 방법으로 진행합니다. :

1. 명명된 범위의 추가 집합을 만들고 처음 두 드롭다운의 단어 조합에 대해 이름을 지정합니다. 예를 들어 첫 번째 목록에는 망고, 오렌지 등 이 있고 두 번째 목록에는 인도, 브라질 등 이 있습니다.그런 다음 명명된 범위 MangoIndia , MangoBrazil , OrangesIndia , OrangesBrazil 등을 만듭니다. 이러한 이름에는 밑줄이나 기타 추가 문자가 포함되어서는 안 됩니다. .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

여기서 A2와 B2는 각각 첫 번째 드롭다운과 두 번째 드롭다운을 포함합니다.

결과적으로 세 번째 드롭다운이 -down 목록은 처음 2개의 드롭다운 목록에서 선택한 과일 및 국가 에 해당하는 지역을 표시합니다.

Excel에서 계단식 드롭다운 상자를 만드는 가장 쉬운 방법입니다. 그러나 이 방법에는 여러 가지 제한 사항이 있습니다.

이 방법의 제한 사항:

1. 기본 드롭다운 목록의 항목은 한 단어여야 합니다. 항목. 여러 단어로 구성된 계단식 드롭다운 목록을 만드는 방법을 알아보세요.
2. 기본 드롭다운 목록의 항목에 범위 이름에 허용되지 않는 문자(예: 하이픈( -), 앰퍼샌드(&) 등. 해결책은 이 제한이 없는 동적 계단식 드롭다운을 생성하는 것입니다.
3. 이러한 방식으로 생성된 드롭다운 메뉴는 자동으로 업데이트되지 않습니다. 명명된 범위 변경'소스 목록에서 항목을 추가하거나 제거할 때마다 참조합니다. 이 제한을 극복하려면 동적 계단식 드롭다운 목록을 만들어 보십시오.

여러 단어 항목이 있는 계단식 드롭다운 목록 만들기

예제에서 사용한 INDIRECT 수식 위의 한 단어 항목만 처리할 수 있습니다. 예를 들어 수식 =INDIRECT(A2)는 셀 A2를 간접적으로 참조하고 참조된 셀에 있는 것과 정확히 같은 이름으로 명명된 범위를 표시합니다. 그러나 Excel 이름에는 공백이 허용되지 않으므로 이 수식은 여러 단어로 된 이름에 사용할 수 없습니다.

해결 방법은 INDIRECT 함수를 SUBSTITUTE와 함께 사용하는 것입니다. 드롭다운.

제품 중에 수박 이 있다고 가정합니다. 이 경우 공백 없이 Watermelon 이라는 한 단어로 수박 수출업체 목록의 이름을 지정합니다.

그런 다음 두 번째 드롭다운에 대해 다음 수식을 사용하여 Excel 데이터 유효성 검사를 적용합니다. 셀 A2의 이름에서 공백:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

기본 드롭다운 목록의 변경을 방지하는 방법

다음 시나리오를 상상해 보십시오. . 사용자가 모든 드롭다운 목록에서 항목을 선택한 다음 마음이 바뀌어 첫 번째 목록으로 돌아가서 다른 항목을 선택했습니다. 결과적으로 1차 선택과 2차 선택이 일치하지 않습니다. 이런 일이 발생하지 않도록 하려면 첫 번째 드롭에서 모든 변경 사항을 차단할 수 있습니다.두 번째 목록에서 선택하는 즉시 아래 목록으로 이동합니다.

이렇게 하려면 첫 번째 드롭다운을 만들 때 두 번째 드롭다운 메뉴에서 항목이 선택되었는지 확인하는 특수 수식을 사용합니다.

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

B2가 두 번째 드롭다운을 포함하는 경우 " Fruit "는 첫 번째 드롭다운 메뉴에 나타나는 목록의 이름이고 " FakeList "는 존재하지 않는 가짜 이름입니다.

이제 두 번째 드롭다운 목록에서 항목을 선택하면 사용자는 첫 번째 목록 옆에 있는 화살표를 클릭합니다.

Excel에서 동적 계단식 드롭다운 목록 만들기

동적 Excel 종속 드롭다운 목록의 주요 이점은 소스 목록을 편집하면 드롭다운 상자가 즉시 업데이트됩니다. 물론 동적 드롭다운을 만들려면 좀 더 많은 시간과 더 복잡한 공식이 필요하지만 일단 설정하고 나면 이러한 드롭다운 메뉴를 사용하는 것이 정말 즐겁기 때문에 투자할 가치가 있다고 생각합니다.

Excel에서 무엇이든 여러 가지 방법으로 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. 특히 OFFSET, INDIRECT 및 COUNTA 함수의 조합 또는 보다 탄력적인 INDEX MATCH 공식을 사용하여 동적 드롭다운을 만들 수 있습니다. 후자는 많은 이점을 제공하기 때문에 내가 선호하는 방법이며 그 중 가장 중요한 이점은 다음과 같습니다.

1. 어떤 방식으로든 이름이 지정된 범위를 3개만 만들어야 합니다.기본 목록과 종속 목록에 많은 항목이 있습니다.
2. 목록에는 여러 단어로 된 항목과 특수 문자가 포함될 수 있습니다.
3. 항목 수는 각 열마다 다를 수 있습니다.
4. 항목의 정렬 순서는 중요하지 않습니다.
5. 마지막으로, 소스 목록을 유지 관리하고 수정하는 것은 매우 쉽습니다.

알겠습니다. 이론은 충분합니다. 실습을 시작하겠습니다.

1. 원본 데이터를 표로 구성합니다.

평소와 같이 가장 먼저 해야 할 일은 드롭다운 목록에 대한 모든 선택 사항을 워크시트에 기록하는 것입니다. 이번에는 원본 데이터를 Excel 테이블에 저장하게 됩니다. 이를 위해 데이터를 입력한 후 모든 항목을 선택하고 Ctrl + T를 누르거나 삽입 탭 > 표 를 클릭합니다. 그런 다음 테이블 이름 상자에 테이블 이름을 입력합니다.

가장 편리하고 시각적인 접근 방식은 첫 번째 드롭다운 항목을 테이블 헤더로 저장하고 테이블 데이터로 종속 드롭다운. 아래 스크린샷은 exporters_tbl 이라는 테이블 구조를 보여줍니다. 과일 이름은 테이블 헤더이고 해당 과일 이름 아래에 수출국 목록이 추가됩니다.

2. Excel 이름 만들기

이제 소스 데이터가 준비되었으므로 테이블에서 올바른 목록을 동적으로 검색할 명명된 참조를 설정할 차례입니다.

2.1. 테이블의 머리글 행에 대한 이름을 추가합니다(기본 드롭다운)

표 머리글을 참조하는 새 이름을 선택하고 수식 > 이름 관리자 > 새로 만들기 를 클릭하거나 Ctrl + F3을 누르십시오.

Microsoft Excel은 내장된 테이블 참조 시스템을 사용하여 table_name[#Headers] 패턴의 이름을 생성합니다.

일부 제공 의미 있고 기억하기 쉬운 이름, 예. fruit_list 를 선택하고 확인 을 클릭합니다.

2.2. 첫 번째 드롭다운 목록을 포함하는 셀의 이름을 만듭니다.

아직 드롭다운이 없다는 것을 알고 있습니다 :) 하지만 첫 번째 드롭다운을 호스트할 셀을 선택하고 해당 이름을 만들어야 합니다. 세 번째 이름의 참조에 이 이름을 포함해야 하므로 이제 셀에 추가해야 합니다.

예를 들어 첫 번째 드롭다운 상자는 시트 2의 B1 셀에 있으므로 간단하게 이름을 만듭니다. fruit :

팁과 같이 자명합니다. 적절한 셀 참조를 사용하여 워크시트 전체에서 드롭다운 목록을 복사 하세요.

다음 몇 단락을 주의 깊게 읽으세요. 놓치고 싶지 않은 매우 유용한 팁입니다. . 게시해 주신 Karen에게 감사드립니다!

드롭다운 목록을 다른 셀에 복사하려는 경우 첫 번째 드롭다운이 있는 셀의 이름을 만들 때 혼합 셀 참조를 사용하십시오. 목록.

드롭다운이 다른 열 (예: 오른쪽)에 올바르게 복사하려면 상대 열($ 없이