En este tutorial, aprenderá cómo seleccionar el área de impresión en Excel manualmente y cómo establecer rangos de impresión para múltiples hojas utilizando macros.

Cuando pulse el botón Imprimir en Excel, se imprime por defecto toda la hoja de cálculo, que a menudo ocupa varias páginas. Pero, ¿qué ocurre si realmente no necesita todo el contenido de una hoja de cálculo enorme en papel? Por suerte, Excel ofrece la posibilidad de definir las partes que se van a imprimir. Esta función se conoce como Área de impresión .

Área de impresión de Excel

A área de impresión es un rango de celdas que se incluirán en la impresión final. En caso de que no desee imprimir toda la hoja de cálculo, establezca un área de impresión que incluya sólo su selección.

Al pulsar Ctrl + P o hacer clic en el botón Imprimir en una hoja que tenga un área de impresión definida, sólo se imprimirá esa área.

Puedes seleccionar varias áreas de impresión en una misma hoja de cálculo, y cada área se imprimirá en una página distinta. Al guardar el libro de trabajo también se guarda el área de impresión. Si cambias de opinión más adelante, puedes borrar el área de impresión o modificarla.

Definir un área de impresión te da más control sobre el aspecto de cada página impresa e, idealmente, deberías establecer siempre un área de impresión antes de enviar una hoja de cálculo a la impresora. Sin ella, puedes acabar con páginas desordenadas y difíciles de leer en las que algunas filas y columnas importantes queden cortadas, especialmente si tu hoja de cálculo es más grande que el papel que estás utilizando.

Cómo configurar el área de impresión en Excel

Para indicar a Excel qué sección de sus datos debe aparecer en una copia impresa, proceda de una de las siguientes maneras.

La forma más rápida de establecer el área de impresión en Excel

La forma más rápida de establecer un rango de impresión constante es la siguiente:

1. Seleccione la parte de la hoja de cálculo que desea imprimir.
2. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página grupo, haga clic en Área de impresión > Configurar área de impresión .

Aparecerá una línea gris tenue que indica el área de impresión.

Una forma más informativa de definir el área de impresión en Excel

¿Quieres ver visualmente todos tus ajustes? Aquí tienes un enfoque más transparente para definir un área de impresión:

1. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página haga clic en el lanzador de diálogos Se abrirá la ventana Configurar página cuadro de diálogo.
2. En el Hoja coloque el cursor en la casilla Área de impresión y seleccione uno o varios intervalos en la hoja de cálculo. Para seleccionar varios intervalos, no olvide mantener pulsada la tecla Ctrl.
3. Haga clic en OK .

Consejos y notas:

• Al guardar el libro de trabajo, el área de impresión también se guardado Siempre que envíe la hoja de cálculo a la impresora, sólo se imprimirá esa zona.
• Para asegurarse de que las áreas definidas son las que realmente desea, pulse Ctrl + P y repase cada una de ellas. vista previa de página .
• Para imprimir rápidamente una parte determinada de sus datos sin establecer un área de impresión, seleccione el rango o rangos deseados, pulse Ctrl + P y elija Imprimir selección en la lista desplegable situada justo debajo de Ajustes Para más información, consulte Cómo imprimir una selección, una hoja o el libro entero.

Cómo establecer varias áreas de impresión en Excel

Para imprimir varias partes diferentes de una hoja de cálculo, puede seleccionar varias áreas de impresión de este modo:

1. Seleccione el primer rango, mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione otros rangos.
2. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página grupo, haga clic en Área de impresión > Configurar área de impresión .

Se crearán varias áreas de impresión, cada una de las cuales representará su propia página.

Nota: esto sólo funciona para no contiguo Los rangos adyacentes, aunque se seleccionen por separado, se incluirán en una única área de impresión.

Cómo forzar a Excel a ignorar el área de impresión

Cuando quieras una copia impresa de una hoja o libro entero pero no quieras molestarte en borrar todas las áreas de impresión, simplemente dile a Excel que las ignore:

1. Haga clic en Archivo > Imprimir o pulse Ctrl + P .
2. En Ajustes haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione Ignorar área de impresión .

Cómo imprimir varias zonas en una página

La posibilidad de imprimir varias áreas por hoja de papel está controlada por un modelo de impresora, no por Excel. Para comprobar si dispone de esta opción, pulse Ctrl + P , haga clic en el botón Propiedades de la impresora y, a continuación, cambiar a través de las pestañas disponibles del Propiedades de la impresora buscando el Páginas por hoja opción.

Si tu impresora tiene esa opción, qué suerte tienes :) Si no la tiene, la única forma que se me ocurre es copiar los rangos de impresión en una hoja nueva. Con la ayuda de la función Pegado especial, puedes vincular de esta forma los rangos copiados a los datos originales:

1. Seleccione la primera área de impresión y pulse Ctrl + C para copiarla.
2. En una hoja nueva, haga clic con el botón derecho en cualquier celda en blanco y seleccione Pegado especial > Imagen enlazada .
3. Repita los pasos 1 y 2 para otras áreas de impresión.
4. En la nueva hoja, pulse Ctrl + P para imprimir todas las áreas de impresión copiadas en una sola página.

Cómo establecer el área de impresión en Excel para múltiples hojas con VBA

En caso de que tenga muchas hojas de cálculo con exactamente la misma estructura, obviamente querrá imprimir la misma rabia en papel. El problema es que al seleccionar varias hojas se desactiva la función Área de impresión Por suerte, existe una solución sencilla que se describe en Cómo imprimir el mismo rango en varias hojas.

Si tiene que imprimir regularmente la misma área en varias hojas, el uso de VBA puede agilizar las cosas.

Establecer el área de impresión en las hojas seleccionadas como en la hoja activa

Esta macro establece automáticamente el área o áreas de impresión de todas las hojas de cálculo seleccionadas igual que en la hoja activa. Cuando se seleccionan varias hojas, la hoja activa es la que está visible cuando se ejecuta la macro.

Sub SetPrintAreaSelectedSheets() Dim CurrentPrintArea As String Dim Sheet As Worksheet CurrentPrintArea = ActiveSheet.PageSetup.PrintArea For Each Sheet In ActiveWindow.SelectedSheets Sheet.PageSetup.PrintArea = CurrentPrintArea span>Next End Sub

Establecer el rango de impresión en todas las hojas de cálculo como en la hoja activa

No importa cuántas hojas tenga, este código define el rango de impresión en todo un libro de trabajo de una sola vez. Simplemente, establezca el área o áreas de impresión deseadas en la hoja activa y ejecute la macro:

Sub SetPrintAreaAllSheets() Dim CurrentPrintArea As String Dim Sheet As Worksheet CurrentPrintArea = ActiveSheet.PageSetup.PrintArea For Each Sheet In ActiveWorkbook.Sheets If Sheet.Name ActiveSheet.Name Then Sheet.PageSetup.PrintArea = CurrentPrintArea End If Next End Sub

Establecer el área de impresión especificada en varias hojas

Cuando trabaje con diferentes libros de trabajo, puede resultarle conveniente que la macro le pida que seleccione un rango.

Funciona de la siguiente manera: seleccione todas las hojas de cálculo de destino, ejecute la macro, seleccione uno o varios rangos cuando se le solicite (para seleccionar varios rangos, mantenga pulsada la tecla Ctrl) y haga clic en OK .

Sub SetPrintAreaMultipleSheets() Dim SelectedPrintAreaRange As Range Dim SelectedPrintAreaRangeAddress As String Dim Sheet As Worksheet On Error Resume Next Set SelectedPrintAreaRange = Application.InputBox( "Please select the print area range" , "Set Print Area in Multiple Sheets" , Type :=8) If Not SelectedPrintAreaRange Is Nothing Then SelectedPrintAreaRangeAddress =SelectedPrintAreaRange.Address( True , True , xlA1, False ) For Each Sheet In ActiveWindow.SelectedSheets Sheet.PageSetup.PrintArea = SelectedPrintAreaRangeAddress Next End If Set SelectedPrintAreaRange = Nothing End Sub

Cómo utilizar las macros

La forma más sencilla es descargar nuestro libro de trabajo de ejemplo con macros de área de impresión y ejecutar una macro directamente desde ese libro de trabajo. He aquí cómo:

1. Abra el libro de trabajo descargado y active las macros si se le solicita.
2. Abra su propio libro de trabajo.
3. En su libro de trabajo, pulse Alt + F8 , seleccione la macro que le interese y haga clic en Ejecutar .

El libro de trabajo de ejemplo contiene las siguientes macros:

• SetPrintAreaSelectedSheets - establece el área de impresión en las hojas seleccionadas como en la hoja activa.
• SetPrintAreaAllSheets - establece el área de impresión en todas las hojas del libro de trabajo actual como en la hoja activa.
• SetPrintAreaMultipleSheets - establece el área de impresión especificada en todas las hojas de cálculo seleccionadas.

Alternativamente, puede guardar su archivo como un libro de trabajo habilitado para macros (.xlsm) y añadirle una macro. Para obtener instrucciones detalladas paso a paso, consulte Cómo insertar y ejecutar código VBA en Excel.

Cómo cambiar el área de impresión en Excel

¿Incluyó accidentalmente datos irrelevantes o se le pasó seleccionar algunas celdas importantes? No hay problema, hay 3 maneras fáciles de editar el área de impresión en Excel.

Cómo ampliar el área de impresión en Excel

Para añadir más celdas al área de impresión existente, basta con hacer lo siguiente:

1. Seleccione las celdas que desea añadir.
2. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página grupo, haga clic en Área de impresión > Añadir al área de impresión .

¡Hecho!

Por supuesto, ésta es la forma más rápida de modificar el área de impresión, pero no transparente. Para hacerlo bien, hay que recordar algunas cosas importantes:

• En Añadir al área de impresión sólo aparece cuando la hoja de cálculo ya tiene al menos un área de impresión.
• Si las celdas que está añadiendo son no adyacente al área de impresión existente, se creará una nueva área de impresión y se imprimirá como una página diferente.
• Si las nuevas células son adyacente a la zona de impresión existente, se incluirán en la misma zona y se imprimirán en la misma página.

Editar el área de impresión en Excel mediante el Administrador de nombres

Cada vez que se establece un área de impresión en Excel, se define un rango denominado Área_de_impresión y no hay nada que te impida modificar ese rango directamente. A continuación te explicamos cómo:

1. En el Fórmulas en la pestaña Nombres definidos grupo, haga clic en Nombre Gerente o pulse la combinación de teclas Ctrl + F3.
2. En el Nombre Gerente seleccione el intervalo que desea modificar y haga clic en el botón Editar botón.

Cambiar el área de impresión mediante el cuadro de diálogo Configurar página

Otra forma rápida de ajustar el área de impresión en Excel es utilizar la función Configurar página Lo mejor de este método es que te permite hacer los cambios que quieras: modificar el área de impresión, borrarla o añadir una nueva.

1. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página haga clic en el lanzador de diálogos (una pequeña flecha en la esquina inferior derecha).
2. En el Hoja de la pestaña Configurar página verá el cuadro de diálogo Área de impresión y podrás editarlo allí mismo:
   • A modificar el área de impresión existente, borre y escriba manualmente las referencias correctas.
   • A sustituir el área existente, coloque el cursor en la Área de impresión Esto eliminará todas las áreas de impresión existentes, de modo que sólo se configurará la seleccionada.
   • A añada una nueva área, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona un nuevo rango. De este modo, se establecerá una nueva área de impresión además de la(s) existente(s).

Cómo borrar el área de impresión en Excel

Borrar el área de impresión es tan fácil como configurarla :)

1. Abra la hoja de trabajo que le interese.
2. Cambiar a la Diseño de página tab> Configurar página y haga clic en el botón Despejar el área de impresión botón.

Nota: si una hoja de cálculo contiene varias áreas de impresión, se eliminarán todas.

Cómo bloquear el área de impresión en Excel

Si comparte con frecuencia sus libros de trabajo con otras personas, es posible que desee proteger el área de impresión para que nadie pueda estropear sus impresiones. Lamentablemente, no existe una forma directa de bloquear el área de impresión en Excel, ni siquiera protegiendo una hoja de cálculo o un libro de trabajo.

La única solución que funciona para proteger el área de impresión en Excel es con VBA. Para ello, se añade el comando Libro_de_trabajo_antes_de_imprimir que fuerza silenciosamente el área de impresión especificada justo antes de imprimir.

Una forma más sencilla sería establecer el manejador de eventos para el botón hoja activa pero esto funciona con las siguientes salvedades:

• Todas sus hojas de cálculo deben tener la misma rabia(s) de impresión.
• Deberá seleccionar todas las fichas de las hojas de destino antes de imprimir.

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean ) ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "A1:D10" End Sub

Si diferentes hojas tienen diferente estructura, especifique el área de impresión para cada hoja individualmente .

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean ) Worksheets( "Sheet1" ).PageSetup.PrintArea = "A1:D10" Worksheets( "Sheet2" ).PageSetup.PrintArea = "A1:F10" End Sub

La macro anterior establece el área de impresión en A1:D10 para Hoja1 y a A1:F10 para Hoja2 Puede modificarlas a su gusto y añadir más hojas.

Para añadir el manejador de eventos en tu libro de trabajo, sigue estos pasos:

1. Pulse Alt + F11 para abrir el Editor de Visual Basic .
2. En la ventana Explorador de proyectos de la izquierda, expanda el nodo del libro de trabajo de destino y haga doble clic en EsteLibroDeTrabajo .
3. En Código ThisWorkbook pegue el código.

Nota: para que este método funcione, el archivo debe guardarse como un libro de trabajo habilitado para macros (.xlsm) y la macro debe activarse al abrir el libro de trabajo.

Problemas con el área de impresión de Excel

La mayoría de los problemas de impresión en Excel suelen estar relacionados con la configuración de la impresora más que con el área de impresión. No obstante, los siguientes consejos para solucionar problemas pueden resultar útiles cuando Excel no imprime los datos correctos.

No se puede establecer el área de impresión en Excel

Problema : No puede conseguir que Excel acepte el área de impresión que usted defina. El Área de impresión muestra algunos rangos extraños, pero no los que usted ha introducido.

Solución Intente borrar completamente el área de impresión y vuelva a seleccionarla.

No se imprimen todas las columnas

Problema Ha seleccionado un número determinado de columnas para el área de impresión, pero no se imprimen todas.

Solución : Lo más probable es que el ancho de la columna supere el tamaño del papel. Intente estrechar los márgenes o ajuste la escala: seleccione Todas las columnas en una página .

El área de impresión imprime en varias páginas

Problema : Desea la impresión de una página, pero se imprime en varias páginas.

Solución: Los rangos no adyacentes se imprimen en páginas individuales por diseño. Si ha seleccionado sólo un rango pero se divide en varias páginas, lo más probable es que sea mayor que el tamaño del papel. Para solucionarlo, intente ajustar todos los márgenes cerca de 0 o elija Hoja de ajuste en una página. Para más detalles, consulte Cómo imprimir una hoja de cálculo Excel en una sola página.

Así es como se configura, modifica y borra el área de impresión en Excel. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!