Sapevate che quando unite 2 fogli di Google potete non solo aggiornare i record di una colonna, ma anche estrarre intere colonne correlate e persino righe non corrispondenti? Oggi vi mostrerò come si fa con le funzioni VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY e il componente aggiuntivo Unisci fogli.

L'ultima volta che ho parlato dell'unione di due fogli Google, ho condiviso i modi per abbinare & aggiornare i dati. Questa volta, aggiorneremo ancora le celle, ma tireremo fuori anche altre colonne correlate e righe non corrispondenti.

Ecco la mia tabella di ricerca, da cui oggi prenderò tutti i dati necessari:

Questa volta è più grande: ha due colonne in più con i nomi dei fornitori e le loro valutazioni. Aggiornerò la colonna Stock con queste informazioni in un'altra tabella e tirerò fuori anche i fornitori. Beh, forse anche le valutazioni :)

Come al solito, utilizzerò alcune funzioni e un componente aggiuntivo speciale per questo lavoro.

Unire i fogli di Google & aggiungere colonne correlate utilizzando VLOOKUP

Ricordate il VLOOKUP di Google Sheets? L'ho usato nel mio precedente articolo per abbinare i dati e aggiornare alcune celle.

Se questa funzione vi spaventa ancora, è giunto il momento di affrontarla e impararla una volta per tutte, perché la userò anche oggi :)

Suggerimento: se state cercando una soluzione rapida per risparmiare tempo, andate subito a conoscere Merge Sheets.

Facciamo un rapido riepilogo della sintassi della formula:

• chiave_di_ricerca è quello che state cercando.
• gamma è quello che state cercando.
• indice è il numero della colonna da cui restituire il valore.
• [is_sorted] è completamente opzionale e indica se la colonna chiave è ordinata.

Suggerimento: sul nostro blog c'è un'intera esercitazione dedicata al VLOOKUP di Google Sheets, date pure un'occhiata.

Quando ho unito due fogli Google e ho semplicemente aggiornato i dati della colonna Stock, ho utilizzato questa formula VLOOKUP:

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Foglio1!$B$2:$D$10,2,FALSE),"))

IFERROR si assicurava che non ci fossero errori nelle celle senza corrispondenze e ARRAYFORMULA elaborava l'intera colonna in una sola volta.

Quindi quali modifiche devo apportare per estrarre anche i venditori come nuova colonna dalla tabella di ricerca?

Beh, visto che è il indice che indica a Google Sheets VLOOKUP da quale colonna deve prendere i dati, si può dire che è quello che deve essere modificato.

Il modo più semplice sarebbe quello di copiare la formula nella colonna vicina e aumentare il suo valore di indice di uno (sostituire 2 con 3 ):

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Foglio1!$B$2:$D$10,3,FALSE),"))

Tuttavia, sarà necessario inserire la stessa formula con un indice diverso tante volte quante sono le colonne aggiuntive che si desidera ottenere.

Fortunatamente esiste un'alternativa migliore, che prevede la creazione di array. Gli array consentono di combinare tutte le colonne che si desidera estrarre in un unico indice.

Quando si crea una matrice in Google Sheets, si elencano i valori o i riferimenti a celle e intervalli tra parentesi, ad es. ={1, 2, 3} o ={1; 2; 3}

La disposizione di questi record in un foglio dipende dal delimitatore:

• Se si usa il punto e virgola, i numeri occuperanno righe diverse all'interno di una colonna:

Quest'ultimo è esattamente ciò che occorre fare nell'argomento dell'indice VLOOKUP di Google Sheets.

Poiché unisco i fogli di Google, aggiorno la seconda colonna ed estraggo la terza, devo creare un array con queste colonne: {2, 3} :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Foglio1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),"))

In questo modo, un'unica formula VLOOKUP di Google Sheets corrisponde ai nomi, aggiorna le informazioni sulle scorte e aggiunge i fornitori correlati in una colonna adiacente vuota.

Abbinare & unire fogli e aggiungere colonne con INDEX MATCH

Queste due funzioni insieme competono con VLOOKUP in quanto ne aggirano le limitazioni nell'unione dei fogli di Google.

Suggerimento: in questa esercitazione conoscerete la MATCH INDEX di Google Sheets.

Per cominciare, vi ricordo la formula che unisce semplicemente una colonna in base alle corrispondenze:

=IFERROR(INDEX(Foglio1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Foglio1!$B$1:$B$10,0)),")

In questa formula, Foglio1!$C$1:$C$10 è una colonna con i valori necessari ogni volta che Foglio1!$B$1:$B$10 incontra lo stesso valore di B2 nella tabella corrente.

Tenendo conto di questi punti, è Foglio1!$C$1:$C$10 che è necessario modificare per unire le tabelle e aggiornare le celle, ma anche per aggiungere colonne.

A differenza del VLOOKUP di Google Sheets, qui non c'è nulla di particolare. Basta inserire l'intervallo con tutte le colonne richieste: quella da aggiornare e le altre da aggiungere. Nel mio caso, sarà Foglio1!$C$1:$D$10 :

=IFERROR(INDEX(Foglio1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Foglio1!$B$1:$B$10,0)),")

Oppure posso espandere la gamma a E10 per aggiungere 2 colonne, non solo una:

=IFERROR(INDEX(Foglio1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Foglio1!$B$1:$B$10,0)),")

Nota: i record in più si trovano sempre nelle colonne vicine. Se queste colonne avranno altri valori, la formula non li sovrascriverà e darà un errore #REF con un suggerimento corrispondente:

Una volta cancellate le celle o aggiunte nuove colonne alla loro sinistra, appariranno i risultati della formula.

Unire i fogli di Google, aggiornare le celle & aggiungere colonne correlate, il tutto utilizzando QUERY

La QUERY è una delle funzioni più potenti dei fogli di calcolo di Google. Non sorprende quindi che oggi la utilizzerò per unire alcuni fogli di Google, aggiornare celle e aggiungere colonne supplementari allo stesso tempo.

Questa funzione si distingue dalle altre perché uno dei suoi argomenti utilizza un linguaggio di comando.

Suggerimento: se vi state chiedendo come utilizzare la funzione QUERY di Google Sheets, visitate questo post del blog.

Richiamiamo la formula che aggiorna le celle per prima:

=IFERROR(QUERY(Foglio1!$A$2:$C$10, "selezionare C dove&QUERY!$B2:$B$10&""),"")

Qui QUERY esamina la tabella con i dati richiesti nel Foglio1, confronta le celle della colonna B con la mia nuova tabella attuale e unisce questi fogli: estrae i dati dalla colonna C per ogni corrispondenza. IFERROR mantiene il risultato privo di errori.

Per aggiungere colonne supplementari per queste corrispondenze, è necessario apportare due piccole modifiche alla formula:

1. elencare tutte le colonne indispensabili per il file selezionare comando:

   ...selezionare C, D, E...

2. ampliare l'intervallo per guardare di conseguenza:

   ...QUERY(Foglio1!$A$2:$E$10,...

Ecco la formula completa:

=IFERROR(QUERY(Foglio1!$A$2:$E$10, "select C,D,E where&Foglio4!$B2:$B$10&""),"")

Aggiorna la colonna stock e inserisce 2 colonne aggiuntive dalla tabella di ricerca alla tabella principale.

Come aggiungere righe non corrispondenti utilizzando FILTRO + VLOOKUP

Immaginate di unire due fogli Google, aggiornare le vecchie informazioni con quelle nuove e ottenere nuove colonne con valori aggiuntivi correlati.

Cos'altro si potrebbe fare per avere un quadro completo dei documenti a disposizione?

In questo modo, avrete tutti i valori in un unico posto: non solo le corrispondenze con le informazioni correlate aggiornate, ma anche le non corrispondenze per farle valere.

Sono rimasto piacevolmente sorpreso dal fatto che il VLOOKUP di Google Sheets sa come farlo. Se usato insieme alla funzione FILTRO, unisce i fogli di Google e aggiunge anche le righe non corrispondenti.

Suggerimento: alla fine, mostrerò anche come un componente aggiuntivo fa lo stesso con una singola casella di controllo.

Gli argomenti del FILTRO di Google Sheets sono piuttosto chiari:

• gamma è il dato che si vuole filtrare.
• condizione1 è una colonna o una riga con un criterio di filtraggio.
• criteri2, criteri3, ecc. sono del tutto facoltativi, ma vanno usati quando si devono usare più criteri.

Suggerimento: per ulteriori informazioni sulla funzione FILTRO di Google Sheets, consultare questo post.

Come fanno queste due funzioni ad andare d'accordo e a unire i fogli di Google? FILTRO restituisce i dati in base ai criteri di filtraggio creati da VLOOKUP.

Osservate questa formula:

=FILTRO(Foglio1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Foglio1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))

Esegue la scansione di due tabelle di Google alla ricerca di corrispondenze ed estrae le righe non corrispondenti da una tabella all'altra:

Vi spiego come funziona:

1. FILTRO va al foglio di ricerca (una tabella con tutti i dati). Foglio1!$A$2:$E$10 ) e utilizza VLOOKUP per ottenere le righe corrette.
2. VLOOKUP prende i nomi degli elementi dalla colonna B del foglio di ricerca e li confronta con i nomi della mia tabella corrente. Se non c'è corrispondenza, VLOOKUP segnala un errore.
3. ISERROR contrassegna ogni errore di questo tipo con 1, indicando a FILTRO di inserire la riga in un altro foglio.

Di conseguenza, la formula estrae 3 righe aggiuntive per le bacche che non sono presenti nella tabella principale.

Non è così complicato una volta che si gioca un po' con questo metodo :)

Ma se non volete dedicare il vostro tempo a questo, c'è un modo migliore e più rapido, senza una sola funzione e formula.

Un modo privo di formule per abbinare & unire i dati - Componente aggiuntivo per unire i fogli

Il componente aggiuntivo Unisci fogli comprende tutte e 3 le possibilità per unire i fogli di Google:

• aggiorna le celle correlate in base alle corrispondenze
• aggiunge nuove colonne per queste corrispondenze
• inserisce le righe con i record non corrispondenti

Per evitare ogni confusione, il processo è suddiviso in 5 semplici passi :

• I primi due sono dove tu selezionare i tavoli anche se si trovano in fogli di calcolo diversi.
• Su il 3d , si deve scegliere le colonne chiave che devono essere controllati per verificare le corrispondenze.
• Il 4° passo consente di impostare le colonne da aggiornare con nuovi record o aggiungere da un foglio all'altro:

Ci sono voluti alcuni secondi prima di poter vedere il risultato:

Installate Fogli unione dallo store di Google Sheets e vedrete che elabora tabelle più grandi con la stessa velocità. Grazie a Fogli unione, avrete più tempo per le cose importanti.

Vi lascio anche questo video dimostrativo di 3 minuti per aiutarvi a decidere :)

Foglio di calcolo con esempi di formule

Unire i fogli Google, aggiungere colonne correlate e righe non corrispondenti - esempi di formule (fare una copia di questo foglio di calcolo)