Saviez-vous que lorsque vous fusionnez deux feuilles de calcul Google, vous pouvez non seulement mettre à jour les enregistrements d'une colonne, mais aussi extraire des colonnes connexes entières et même des lignes qui ne correspondent pas ? Aujourd'hui, je vais vous montrer comment faire avec les fonctions VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY et le module complémentaire Fusionner les feuilles de calcul.

La dernière fois que j'ai abordé la question de la fusion de deux feuilles Google, j'ai parlé des moyens de faire correspondre et d'actualiser les données. Cette fois, nous allons toujours actualiser les cellules, mais nous allons également extraire d'autres colonnes et lignes non correspondantes.

Voici ma table de consultation. Je vais y prendre toutes les données nécessaires aujourd'hui :

Il est devenu plus grand cette fois : il a deux colonnes supplémentaires avec les noms des vendeurs et leurs évaluations. Je vais mettre à jour la colonne Stock avec ces informations dans une autre table et je vais également tirer les vendeurs. Eh bien, peut-être les évaluations aussi :)

Comme d'habitude, je vais utiliser quelques fonctions et un module complémentaire spécial pour ce travail.

Fusionner des feuilles Google et ajouter des colonnes connexes à l'aide de VLOOKUP

Vous vous souvenez de la fonction VLOOKUP de Google Sheets ? Je l'ai utilisée dans mon article précédent pour faire correspondre des données et mettre à jour certaines cellules.

Si cette fonction vous fait encore peur, il est grand temps d'y faire face et de l'apprendre une fois pour toutes car je vais l'utiliser aujourd'hui aussi :)

Conseil : si vous cherchez une solution rapide pour gagner du temps, allez rencontrer Merge Sheets tout de suite.

Faisons un rapide rappel de la syntaxe des formules :

• Clé de recherche est ce que vous recherchez.
• gamme est l'endroit que vous cherchez.
• indice est le numéro de la colonne dont il faut retourner la valeur.
• [is_sorted] est complètement facultatif et indique si la colonne clé est triée.

Astuce : il existe un tutoriel complet consacré au VLOOKUP de Google Sheets sur notre blog, n'hésitez pas à y jeter un œil.

Lorsque j'ai fusionné deux feuilles Google et simplement mis à jour les données de la colonne Stock, j'ai utilisé cette formule VLOOKUP :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE), ""))

IFERROR s'est assuré qu'il n'y avait pas d'erreurs dans les cellules sans correspondance et ARRAYFORMULA a traité la colonne entière en une seule fois.

Quelles modifications dois-je donc apporter pour que les vendeurs deviennent une nouvelle colonne de la table de consultation ?

Eh bien, puisque c'est le indice qui indique à Google Sheets VLOOKUP dans quelle colonne il doit prendre les données, on peut dire que c'est celle qui doit être modifiée.

Le plus simple est de copier la formule dans la colonne voisine et d'augmenter sa valeur. indice par un (remplacer 2 avec 3 ) :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE), ""))

Cependant, vous devrez insérer la même formule avec un index différent autant de fois que de colonnes supplémentaires que vous souhaitez obtenir.

Heureusement, il existe une meilleure solution, qui consiste à créer des tableaux. Les tableaux vous permettent de combiner toutes les colonnes que vous souhaitez extraire dans un seul index.

Lorsque vous créez un tableau dans Google Sheets, vous répertoriez les valeurs ou les références de cellule/plage entre parenthèses, par exemple ={1, 2, 3} ou ={1 ; 2 ; 3}

La disposition de ces enregistrements dans une feuille dépend du délimiteur :

• Si vous utilisez un point-virgule, les chiffres occuperont différentes lignes dans une colonne :

C'est exactement ce que vous devez faire dans l'argument de l'index VLOOKUP de Google Sheets.

Comme je fusionne les feuilles Google, que je mets à jour la deuxième colonne et que je tire la troisième, je dois créer un tableau avec ces colonnes : {2, 3} :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))

De cette façon, une seule formule VLOOKUP de Google Sheets permet de faire correspondre les noms, de mettre à jour les informations sur les stocks et d'ajouter les vendeurs associés dans une colonne adjacente vide.

Faire correspondre & ; fusionner des feuilles et ajouter des colonnes avec INDEX MATCH

Vient ensuite INDEX MATCH, deux fonctions qui, ensemble, concurrencent VLOOKUP en contournant ses limites lors de la fusion de feuilles Google.

Conseil : découvrez l'index MATCH pour Google Sheets dans ce tutoriel.

Permettez-moi de commencer par vous rappeler la formule qui permet de fusionner simplement une colonne en fonction des correspondances :

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Dans cette formule, Feuille1!$C$1:$C$10 est une colonne contenant les valeurs dont vous avez besoin chaque fois que Feuille1!$B$1:$B$10 rencontre la même valeur que dans B2 dans le tableau actuel.

Compte tenu de ces points, il est Feuille1!$C$1:$C$10 que vous devez modifier afin de ne pas seulement fusionner des tableaux et mettre à jour des cellules, mais aussi ajouter des colonnes.

Contrairement au VLOOKUP de Google Sheets, il n'y a rien de compliqué ici. Il suffit d'entrer la plage avec toutes les colonnes requises : celle à mettre à jour et les autres à ajouter. Dans mon cas, il s'agira de Feuille1!$C$1:$D$10 :

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Ou je peux étendre la gamme à E10 pour ajouter 2 colonnes, et non une seule :

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Remarque : ces enregistrements supplémentaires se trouvent toujours dans les colonnes voisines. Si ces colonnes ont d'autres valeurs, la formule ne les écrasera pas. Elle vous donnera une erreur #REF avec une indication correspondante :

Une fois que vous aurez effacé ces cellules ou ajouté de nouvelles colonnes à leur gauche, les résultats de la formule apparaîtront.

Fusionner des feuilles Google, mettre à jour des cellules et ajouter des colonnes connexes - tout cela en utilisant QUERY.

QUERY est l'une des fonctions les plus puissantes des feuilles de calcul Google. Il n'est donc pas surprenant que je l'utilise aujourd'hui pour fusionner quelques feuilles de calcul Google, mettre à jour des cellules et ajouter des colonnes supplémentaires en même temps.

Cette fonction diffère des autres car l'un de ses arguments utilise un langage de commande.

Conseil : si vous vous demandez comment utiliser la fonction QUERY de Google Sheets, consultez cet article de blog.

Rappelons la formule qui met à jour les cellules en premier :

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10, "select C where&QUERY!$B2:$B$10& ;""),"")

Ici, QUERY examine le tableau contenant les données requises dans Sheet1, fait correspondre les cellules de la colonne B avec mon nouveau tableau actuel, et fusionne ces feuilles : il extrait les données de la colonne C pour chaque correspondance. IFERROR maintient le résultat sans erreur.

Pour ajouter des colonnes supplémentaires pour ces correspondances, vous devez apporter deux petites modifications à cette formule :

1. liste de toutes les colonnes indispensables pour le sélectionnez commandement :

   ...choisir C,D,E...

2. élargir la gamme pour regarder en conséquence :

   ...QUERY(Feuille1!$A$2:$E$10,...

Voici une formule complète :

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10, "select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10& ;""),"")

Il met à jour la colonne stock et tire 2 colonnes supplémentaires de la table de consultation vers cette table principale.

Comment ajouter des lignes non correspondantes à l'aide de FILTER + VLOOKUP ?

Imaginez ceci : vous fusionnez 2 feuilles Google, mettez à jour les anciennes informations avec les nouvelles, et obtenez de nouvelles colonnes avec des valeurs supplémentaires liées.

Que pourriez-vous faire d'autre pour avoir une image complète des dossiers en cours ?

De cette façon, vous aurez toutes les valeurs en un seul endroit : non seulement les correspondances avec les informations connexes mises à jour, mais aussi les non-correspondances pour qu'elles comptent.

J'ai été agréablement surpris de constater que la fonction VLOOKUP de Google Sheets sait le faire. Utilisée avec la fonction FILTER, elle fusionne les feuilles Google et ajoute également les lignes non correspondantes.

Conseil : à la fin, je montrerai également comment un add-on fait la même chose avec une seule case à cocher.

Les arguments de Google Sheets FILTER sont assez clairs :

• gamme est la donnée que vous voulez filtrer.
• condition1 est une colonne ou une ligne avec un critère de filtrage.
• critères2, critères3, etc. sont totalement facultatifs. Utilisez-les lorsque vous devez utiliser plusieurs critères.

Conseil : vous en saurez plus sur la fonction FILTRE de Google Sheets dans cet article de blog.

Comment ces deux fonctions peuvent-elles s'entendre et fusionner des feuilles Google ? Eh bien, FILTER renvoie les données en fonction des critères de filtrage créés par VLOOKUP.

Regardez cette formule :

=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))

Il recherche les correspondances dans deux tables Google et transfère les lignes non correspondantes d'une table à l'autre :

Laissez-moi vous expliquer comment cela fonctionne :

1. FILTER permet d'accéder à la feuille de consultation (un tableau contenant toutes les données). Feuille1!$A$2:$E$10 ) et utilise VLOOKUP pour obtenir les bonnes lignes.
2. VLOOKUP prend les noms des éléments de la colonne B de cette feuille de consultation et les fait correspondre aux noms de ma table actuelle. S'il n'y a pas de correspondance, VLOOKUP signale une erreur.
3. ISERROR marque chaque erreur de ce type d'un 1, indiquant à FILTER de prendre cette ligne dans une autre feuille.

En conséquence, la formule extrait 3 lignes supplémentaires pour les baies qui ne figurent pas dans mon tableau principal.

Ce n'est pas si compliqué une fois que vous avez joué un peu avec cette méthode :)

Mais si vous ne voulez pas y consacrer votre temps, il existe un moyen meilleur et plus rapide - sans une seule fonction ni formule.

Un moyen sans formule de faire correspondre et de fusionner des données - module complémentaire Merge Sheets

Le module complémentaire Fusionner les feuilles englobe les 3 possibilités lors de la fusion des feuilles Google :

• il met à jour les cellules liées en fonction des correspondances
• ajoute de nouvelles colonnes pour ces correspondances
• insère des rangées avec des enregistrements non concordants

Pour éviter toute confusion, le processus est divisé en plusieurs étapes 5 étapes simples :

• Les deux premiers sont là où vous sélectionnez vos tables même si elles sont dans des feuilles de calcul différentes.
• Sur la 3d vous devez choisir la ou les colonnes clés qui doivent être vérifiés pour les correspondances.
• Le site 4ème étape vous permet définir les colonnes à mettre à jour avec de nouveaux records ou ajouter d'une feuille à l'autre :

Il a fallu quelques secondes avant que je puisse voir le résultat :

Installez Merge Sheets à partir de la boutique Google Sheets et vous verrez qu'il traite les tableaux plus volumineux tout aussi rapidement. Grâce à Merge Sheets, vous aurez plus de temps pour les choses importantes.

Je vous laisse également cette vidéo de démonstration de 3 minutes pour vous aider à vous faire une idée :)

Feuille de calcul avec exemples de formules

Fusionner des feuilles Google, ajouter des colonnes liées et des lignes non correspondantes - exemples de formules (faites une copie de cette feuille de calcul)