Cuprins
Știați că, atunci când fuzionați 2 foi Google, puteți nu numai să actualizați înregistrările dintr-o coloană, ci și să extrageți coloane întregi legate între ele și chiar rânduri care nu se potrivesc? Astăzi vă voi arăta cum se face acest lucru cu ajutorul funcțiilor VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY și a add-on-ului Merge Sheets.
Ultima dată când am vorbit despre fuzionarea a 2 foi Google, am împărtășit modalități de a potrivi & actualizați datele. De data aceasta, vom actualiza în continuare celulele, dar vom trage și alte coloane conexe și rânduri care nu se potrivesc.
Iată tabelul meu de căutare. Astăzi voi prelua toate datele necesare din el:
S-a mărit de data aceasta: are două coloane suplimentare cu numele furnizorilor și ratingurile lor. Voi actualiza coloana Stock cu aceste informații într-un alt tabel și voi extrage, de asemenea, furnizorii. Ei bine, poate și ratingurile :)
Ca de obicei, voi folosi câteva funcții și un add-on special pentru acest lucru.
Îmbinarea foilor Google & adăugați coloane conexe utilizând VLOOKUP
Vă amintiți VLOOKUP din Google Sheets? L-am folosit în articolul meu anterior pentru a potrivi datele și a actualiza unele celule.
Dacă această funcție încă vă sperie, este timpul să o înfruntați și să o învățați odată pentru totdeauna, pentru că o voi folosi și eu astăzi :)
Sfat: Dacă sunteți în căutarea unei soluții rapide pentru a economisi timp, mergeți imediat la Merge Sheets.
Să facem o scurtă recapitulare a sintaxei formulei:
=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])- cheie_de_cercetare este ceea ce căutați.
- gama este locul pe care îl căutați.
- index este numărul coloanei din care se returnează valoarea.
- [is_sorted] este complet opțional și indică dacă coloana cheie este sortată sau nu.
Sfat. Există un întreg tutorial dedicat VLOOKUP-ului din Google Sheets pe blogul nostru, nu ezitați să aruncați o privire.
Când am fuzionat două foi Google și am actualizat pur și simplu datele din coloana Stock, am folosit această formulă VLOOKUP:
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE),""")))
IFERROR s-a asigurat că nu există erori în celulele fără corespondență, iar ARRAYFORMULA a procesat întreaga coloană deodată.
Deci, ce modificări trebuie să fac pentru a extrage vânzătorii ca o nouă coloană din tabelul de căutare?
Ei bine, din moment ce este index care îi spune lui Google Sheets VLOOKUP din ce coloană ar trebui să ia datele, putem spune cu siguranță că este cea care trebuie modificată.
Cea mai simplă metodă ar fi să copiați formula în coloana vecină și să măriți numărul său index cu unul (înlocuiți 2 cu 3 ):
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE),""")))
Cu toate acestea, va trebui să introduceți aceeași formulă cu un indice diferit de atâtea ori câte coloane suplimentare doriți să obțineți.
Din fericire, există o alternativă mai bună, care presupune crearea de array-uri. Array-urile vă permit să combinați toate coloanele pe care doriți să le extrageți într-un singur index.
Atunci când creați o matrice în Google Sheets, listați valorile sau referințele de celule sau intervale între paranteze, de exemplu. ={1, 2, 3} sau ={1; 2; 3}
Dispunerea acestor înregistrări într-o foaie depinde de delimitator:
- Dacă folosiți punctul și virgula, numerele vor ocupa rânduri diferite în cadrul unei coloane:
Acesta din urmă este exact ceea ce trebuie să faceți în argumentul indexului VLOOKUP din Google Sheets.
Deoarece îmbin foile Google, actualizez a doua coloană și o extrag pe cea de-a treia, trebuie să creez o matrice cu aceste coloane: {2, 3} :
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),"")))
În acest fel, o singură formulă VLOOKUP din Google Sheets potrivește numele, actualizează informațiile despre stocuri și adaugă vânzătorii asociați într-o coloană adiacentă goală.
Potriviți & îmbinați foi și adăugați coloane cu INDEX MATCH
Urmează INDEX MATCH. Aceste două funcții concurează împreună cu VLOOKUP, deoarece ocolesc limitările acestuia atunci când fuzionează foile Google.
Sfat. Aflați INDEX MATCH pentru Google Sheets în acest tutorial.
Permiteți-mi să încep prin a vă reaminti formula care combină pur și simplu o coloană pe baza corespondențelor:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
În această formulă, Foaie1!$C$1:$C$10 este o coloană cu valorile de care aveți nevoie ori de câte ori Foaie1!$B$1:$B$10 are aceeași valoare ca în B2 în tabelul curent.
Având în vedere aceste aspecte, este Foaie1!$C$1:$C$10 pe care trebuie să le modificați nu doar pentru a fuziona tabele și a actualiza celule, ci și pentru a adăuga coloane.
Spre deosebire de VLOOKUP din Google Sheets, aici nu este nimic sofisticat. Pur și simplu introduceți intervalul cu toate acele coloane necesare: cea care trebuie actualizată și altele care trebuie adăugate. În cazul meu, va fi Foaie1!$C$1:$D$10 :
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Sau pot extinde intervalul la E10 pentru a adăuga 2 coloane, nu doar una:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Notă: Aceste înregistrări suplimentare se încadrează întotdeauna în coloanele învecinate. În cazul în care aceste coloane vor avea alte valori, formula nu le va suprascrie, ci va afișa o eroare #REF cu un indiciu corespunzător:
După ce ștergeți aceste celule sau adăugați noi coloane în stânga lor, vor apărea rezultatele formulei.
Îmbinați foile Google, actualizați celulele & adăugați coloane conexe - toate folosind QUERY
QUERY este una dintre cele mai puternice funcții din foile de calcul Google, așa că nu este de mirare că o voi folosi astăzi pentru a fuziona câteva foi de calcul Google, pentru a actualiza celule și pentru a adăuga coloane suplimentare în același timp.
Această funcție diferă de celelalte deoarece unul dintre argumentele sale utilizează un limbaj de comandă.
Sfat. Dacă vă întrebați cum să utilizați funcția QUERY din Google Sheets, vizitați această postare pe blog.
Să reamintim formula care actualizează mai întâi celulele:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10, "select C where&QUERY!$B2:$B$10&"""),"""),"")
Aici QUERY se uită la tabelul cu datele necesare din Foaia1, potrivește celulele din coloana B cu noul meu tabel actual și fuzionează aceste foi: extrage datele din coloana C pentru fiecare potrivire. IFERROR menține rezultatul fără erori.
Pentru a adăuga coloane suplimentare pentru aceste meciuri, trebuie să faceți două mici modificări la această formulă:
- enumeră toate coloanele obligatorii pentru selectați comandă:
...selectați C,D,E... - extindeți intervalul pentru a arăta în consecință:
...QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,...
Iată o formulă completă:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10, "select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10&"""),"""),"")
Se actualizează coloana stoc și se extrag două coloane suplimentare din tabelul de căutare în acest tabel principal.
Cum să adăugați rânduri care nu se potrivesc folosind FILTRUL + VLOOKUP
Imaginează-ți: fuzionezi 2 foi Google, actualizezi informațiile vechi cu cele noi și obții noi coloane cu valori conexe suplimentare.
Ce altceva ați putea face pentru a avea o imagine completă a documentelor pe care le aveți la îndemână?
În acest fel, veți avea toate valorile într-un singur loc: nu numai cele care se potrivesc cu informațiile aferente actualizate, ci și cele care nu se potrivesc, pentru a le face să conteze.
Am fost plăcut surprins de faptul că VLOOKUP din Google Sheets știe cum să facă acest lucru. Atunci când este utilizat împreună cu funcția FILTER, acesta fuzionează foile Google și adaugă și rândurile care nu se potrivesc.
Sfat. În final, voi arăta și cum un add-on face același lucru cu o singură casetă de selectare.
Argumentele FILTER din Google Sheets sunt destul de clare:
=FILTER(range, condiție1, [condiție2, ...])- gama sunt datele pe care doriți să le filtrați.
- condiție1 este o coloană sau un rând cu un criteriu de filtrare.
- criterii2, criterii3 etc. sunt complet opționale. Folosiți-le atunci când trebuie să utilizați mai multe criterii.
Sfat. Veți afla mai multe despre funcția FILTRUL din Google Sheets în acest articol de blog.
Deci, cum se înțeleg aceste două funcții și cum fuzionează foile Google? Ei bine, FILTER returnează datele pe baza criteriilor de filtrare create de VLOOKUP.
Priviți această formulă:
=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1)))
Acesta scanează 2 tabele Google pentru a găsi corespondențe și extrage rândurile care nu se potrivesc dintr-un tabel în celălalt:
Permiteți-mi să vă explic cum funcționează:
- FILTER merge la foaia de căutare (un tabel cu toate datele - Foaie1!$A$2:$E$10 ) și utilizează VLOOKUP pentru a obține rândurile corecte.
- VLOOKUP ia numele elementelor din coloana B de pe acea foaie de căutare și le potrivește cu numele din tabelul meu curent. Dacă nu există nicio potrivire, VLOOKUP spune că există o eroare.
- ISERROR marchează fiecare astfel de eroare cu 1, indicându-i lui FILTER să treacă acest rând într-o altă foaie.
Ca urmare, formula extrage 3 rânduri suplimentare pentru acele fructe de pădure care nu apar în tabelul meu principal.
Nu este atât de complicat odată ce te joci puțin cu această metodă :)
Dar dacă nu doriți să vă pierdeți timpul cu acest lucru, există o modalitate mai bună și mai rapidă - fără nicio funcție și formulă.
Modul fără formule pentru a potrivi & fuziona date - Merge Sheets add-on
Merge Sheets add-on cuprinde toate cele 3 posibilități de fuzionare a foilor Google:
- actualizează celulele aferente pe baza corespondențelor
- adaugă noi coloane pentru aceste corespondențe
- inserează rânduri cu înregistrări care nu corespund
Pentru a evita orice confuzie, procesul este împărțit în 5 pași simpli :
- Primele două sunt acolo unde tu selectați mesele dvs. chiar dacă acestea se află în foi de calcul diferite.
- Pe 3d , trebuie să alegeți coloana (coloanele) cheie care ar trebui să fie verificată pentru a găsi corespondențe.
- The Pasul 4 vă permite setează coloanele de actualizat cu noi înregistrări sau adăugați de la o foaie la alta:
A durat câteva secunde până când am putut vedea rezultatul:
Instalați Merge Sheets din magazinul Google Sheets și veți vedea că procesează tabele mai mari la fel de repede. Datorită lui Merge Sheets, veți avea mai mult timp pentru chestiuni importante.
Vă las și acest video demonstrativ de 3 minute pentru a vă ajuta să vă decideți :)
Foaie de calcul cu exemple de formule
Îmbinarea foilor Google, adăugarea de coloane conexe & rânduri care nu corespund - exemple de formule (faceți o copie a acestei foi de calcul)
